Vous envisagez une réduction des effectifs ? 5 façons de faciliter la transition

Réaliser une réduction d’effectifs est douloureux et délicat.

Plusieurs entreprises ayant déjà annoncé des licenciements dans un contexte de ralentissement économique, il est à craindre que si le ralentissement se transforme en récession, davantage de PDG se tourneront vers les licenciements, car ils y voient le moyen le plus rapide et le plus facile de réduire les coûts. En effet, cela semblait être l’outil par défaut des dirigeants de la C-suite pendant la Grande Récession, lorsqu’un travailleur sur cinq a été licencié.

Mais le monde du travail et le marché des talents sont très différents de ce qu’ils étaient en 2008. L’expérience des récessions précédentes suggère que la vieille stratégie des licenciements massifs nuit généralement à la position financière et concurrentielle d’une entreprise plus qu’elle ne l’aide.

Avant de procéder à une réduction des effectifs, les professionnels des RH peuvent jouer un rôle crucial dans la protection de l’avenir de leur organisation en aidant les dirigeants à comprendre les coûts réels, tant pour l’organisation que pour les personnes concernées, et en présentant des alternatives. Si la réduction des effectifs ne peut être évitée, ce sont les RH et les cadres intermédiaires qui seront en première ligne pour veiller à ce que les licenciements soient effectués avec le plus grand soin.

Être un manager pendant un licenciement est très stressant et déchirant. Qu’il s’agisse d’annoncer la mauvaise nouvelle à des employés estimés, de maintenir l’équipe restante soudée et de maintenir la productivité malgré tous les bouleversements, il faut une énorme quantité d’énergie, de soin et de courage. C’est pourquoi il est important de prendre les choses étape par étape et de rassembler toutes les ressources possibles pour faciliter la transition.

Tout d’abord, il est important de clarifier le langage que vous utilisez lorsque vous communiquez sur un sujet aussi sensible que les réductions de personnel.

Qu’est-ce qu’une réduction des effectifs ?

Une réduction des effectifs ou une réduction des forces (RIF) est le terme à utiliser lorsqu’un poste est supprimé sans qu’il soit prévu de le remplacer, ce qui entraîne une réduction permanente des effectifs.

Quelle est la différence entre les réductions d’effectifs, les mises à pied et les licenciements ?

Bien que de nombreux employeurs et médias utilisent ces termes de manière interchangeable, il existe des différences importantes à noter :

• Les réductions d’effectifs entraînent la cessation définitive d’un poste d’employé.
• Les licenciements peuvent signifier une cessation d’emploi temporaire ou permanente. En fonction de la situation économique et d’autres conditions commerciales, les employeurs peuvent réintégrer les employés ou décider ultérieurement qu’une mise à pied temporaire devient permanente.
• Les furloughs sont des congés obligatoires ou une réduction des heures de travail, pour une période déterminée ou non. À la fin d’un furlough, les employés sont censés retourner au travail ou à un horaire de travail complet. Alors que les travailleurs mis à pied continuent souvent à bénéficier d’avantages sociaux comme l’assurance maladie, ce n’est pas le cas des employés mis à pied.

Considérations juridiques lors d’une réduction des effectifs

La National Law Review conseille aux entreprises d’éviter de prendre des décisions hâtives en matière de licenciements afin d’avoir le temps de consulter des avocats spécialisés en droit du travail pour un examen juridique approfondi de leurs projets.

Les domaines qui méritent une attention particulière sont les suivants :

• Utiliser des critères objectifs pour sélectionner les employés à licencier. Ces facteurs peuvent inclure les compétences et l’expérience, l’ancienneté, la criticité des postes ou des départements, les notes d’évaluation des performances et les mesures disciplinaires.
• Éviter les licenciements disproportionnés de groupes protégés. Les décisions de licenciement doivent être examinées pour s’assurer que les critères n’entraînent pas un pourcentage plus élevé de licenciement des employés plus âgés, des employés handicapés ou de tout autre groupe protégé par les lois fédérales sur la discrimination dans l’emploi. Par exemple, pour déterminer si les employés de sexe féminin peuvent être plus touchés que les employés de sexe masculin, comparez le pourcentage d’employés de sexe féminin dont le licenciement est prévu au pourcentage d’employés de sexe féminin dans votre effectif.
• Déterminer si des préavis sont nécessaires. La loi fédérale WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification Act) exige des employeurs comptant 100 employés ou plus qu’ils fournissent un préavis écrit d’au moins 60 jours en cas de fermeture d’usine ou de licenciement collectif touchant 50 employés ou plus sur un seul site d’emploi. Sachez que certains États exigent un délai plus long.

Comment la réduction des effectifs affecte-t-elle les employés ?

Les licenciements et les réductions d’effectifs ont un impact considérable tant sur les employés licenciés que sur ceux qui restent dans l’entreprise, créant un bouleversement émotionnel et une incertitude financière dans leur vie quotidienne. Voici quelques-uns des impacts sur les employés à surveiller pendant et après un licenciement :

Faible moral et motivation

Après avoir vu des collègues auxquels ils tenaient perdre leur emploi, de nombreux employés restants éprouvent un sentiment de perte et d’incertitude quant à leur propre avenir. La plupart d’entre eux ont le moral bas et ont du mal à être motivés dans un environnement qui semble avoir été mis sens dessus dessous.

Perte de confiance

Les licenciements sont des tueurs de confiance. S’ils ne sont pas traités avec humanité, les employés considéreront que tous les discours de l’entreprise sur la valorisation des employés sont creux et peu sincères. Ils sont également plus susceptibles de douter des assurances concernant leur propre emploi et peuvent commencer à chercher de nouvelles opportunités d’emploi. Si l’on considère que les entreprises dont la culture d’entreprise est fondée sur la confiance ont des résultats près de deux fois supérieurs à ceux du marché en général en termes de bénéfices, le fait d’encourager et de maintenir la confiance dans le leadership est une question importante.

Insécurité de l’emploi, anxiété et dépression

Lorsque les employés craignent pour leur emploi, ils ont tendance à ressentir une perte de contrôle sur leur vie. Surtout avec les prix élevés des denrées alimentaires et des logements d’aujourd’hui, l’insécurité de l’emploi peut rendre une personne anxieuse et déprimée. Il peut alors être difficile de se concentrer sur son travail.

Augmentation de l’épuisement et du stress

Une réduction des effectifs signifie généralement que les membres de l’équipe restants doivent assumer davantage de travail et de responsabilités. Dans la foulée de la pandémie, qui a entraîné une épidémie de burnout, le stress induit par les licenciements peut nuire gravement à la santé physique et mentale.

Si rien n’est fait, toutes les perturbations et le stress engendrés par les licenciements se manifestent de manière mesurable et ont un impact significatif sur l’entreprise et ses employés. Selon une étude publiée dans HBR, les entreprises qui ont licencié des employés ont connu des baisses significatives de l’engagement de la main-d’œuvre dans tous les domaines, y compris une.. :

• 20% de baisse de performance au travail
• 36% d’engagement organisationnel en moins
• 41% de satisfaction professionnelle en moins
• Augmentation de 31 % du taux de rotation volontaire

5 façons d’atténuer l’inconfort de la réduction des effectifs

Il n’y a pas à dire. La réduction des effectifs est douloureuse pour toutes les personnes concernées – celles qui perdent leur emploi et celles qui restent. Mais le soin et les mesures que vous prendrez pour communiquer et soutenir tout le monde feront une énorme différence dans la façon dont chaque personne supportera l’impact, dans la façon dont votre équipe se comportera par la suite et dans la façon dont les employés – et les talents potentiels – percevront votre entreprise pour les années à venir.

Voici cinq façons de rendre le processus plus supportable et de jeter les bases de la reprise.

1. Communiquer avec empathie et transparence

Les employés veulent et ont besoin d’une communication claire, directe et honnête de la part de la direction au sujet des licenciements. Vous ne voulez pas qu’ils l’apprennent d’abord par la rumeur – ou par toute autre forme de média. Utilisez un langage précis, faites preuve d’empathie et soyez prêt à répondre aux questions difficiles. Les communications sur les licenciements doivent fournir une raison franche de la décision, telle que la baisse des revenus ou l’évolution du marché, ainsi que des détails, tels que le calendrier, le nombre d’employés et les départements concernés.

Planifiez les communications en fonction de l’ampleur et de l’impact des licenciements. Par exemple, certains dirigeants tiendront une série de réunions avec l’ensemble d’une unité, ou rencontreront des groupes plus restreints, suivis de réunions individuelles avec les employés touchés. La première communication doit être verbale, de préférence effectuée en tête-à-tête par le superviseur direct de l’employé. Les communications écrites et les lettres de séparation spécifiques aux employés doivent être soigneusement préparées à l’avance afin qu’elles puissent être distribuées et consultées immédiatement.

2. Élaborer des indemnités de départ pour soutenir les employés licenciés

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, l’indemnité de départ est l’un des moyens les plus pratiques de faire preuve d’équité et de soutien après un licenciement. Selon le SHRM, la plupart des entreprises incluent un certain type d’indemnité de départ dans leurs plans de licenciement, 88 % d’entre elles déclarant qu’elles accordent une indemnité de départ lorsque le licenciement est dû à une réduction du personnel ou à une restructuration de l’entreprise. Si le montant habituel est d’une à deux semaines de salaire par année d’emploi, les indemnités varient considérablement selon l’entreprise. Toutefois, il est important que les employés soient traités de manière cohérente, toutes les indemnités de départ étant calculées sur la même base.

3. Fournir une aide à la recherche d’emploi de qualité

De nombreuses entreprises proposent des initiatives de recherche d’emploi ou un financement pour aider les employés licenciés à trouver un nouveau poste. Certaines offrent une aide financière pour rembourser les frais de création de CV et d’accompagnement professionnel, ce qui permet à l’employé de choisir les services et les prestataires qui correspondent le mieux à ses besoins. Cependant, la plupart des employeurs passent un contrat avec une société d’outplacement pour qu’elle fournisse un ensemble de services. Le problème est que, parfois, ces services n’offrent pas une aide individuelle suffisante et peuvent donner aux employés un sentiment d’abandon et de manque de soutien. Les services d’outplacement doivent aller au-delà d’un ensemble de services à cocher en fournissant une aide significative et de haute qualité, notamment un accompagnement individuel, la rédaction d’un CV professionnel et des simulations d’entretien.

4. Développer des processus efficaces de désengagement

Un processus de départ bien organisé donne aux employeurs l’occasion de dire au revoir à un employé, de recueillir ses commentaires lors d’un entretien de départ et de préparer le terrain pour une transition en douceur. C’est une occasion importante de faire preuve d’attention et d’empathie, tout en respectant la dignité de l’employé. Dans le meilleur des cas, un processus de départ peut contribuer à augmenter les chances qu’un employé envisage de se réengager à l’avenir.

Le processus de départ peut inclure les éléments suivants

• Une conversation avec les ressources humaines
• Notifier les autres équipes
• Transférer les tâches à court terme de l’employé à un remplaçant
• Récupérer le matériel de l’entreprise
• Suppression ou révocation de l’accès aux comptes
• Réalisation d’entretiens de sortie
• Selon la situation, organiser une fête d’adieu.

5. Utiliser le coaching pour renforcer la résilience

La résilience est souvent définie comme la capacité d’un individu à rebondir dans l’adversité. Et s’il y a bien une période d’adversité, c’est celle d’un licenciement. Heureusement, les employés peuvent apprendre et développer leur résilience, comme toute autre compétence. Les recherches indiquent que le coaching professionnel est l’un des moyens les plus efficaces de développer la résilience et les facteurs qui y sont liés : la régulation des émotions, l’agilité cognitive et l’autocompassion.

En offrant aux employés et à leurs managers un accès facile au coaching individuel, les employeurs leur donnent la possibilité d’exprimer en privé leurs craintes et leurs préoccupations concernant leur emploi, leurs collègues et leur avenir professionnel. Le coaching permet aux employés de bénéficier d’un retour d’information sans jugement, d’une formation à la réduction du stress et aux techniques de remise en forme mentale, et d’un soutien à la gestion des changements de carrière qui favorise l’épanouissement personnel et professionnel. Les employés plus résilients ont également tendance à avoir une productivité plus élevée, ce qui peut aider leur organisation à maintenir de meilleures performances même en cas de licenciements et à se développer plus rapidement que ses pairs pendant la reprise.

Explorer les alternatives à une réduction des effectifs

Il existe d’autres raisons pour lesquelles les dirigeants peuvent avoir recours aux licenciements en dehors d’une récession, comme la restructuration après des fusions et des acquisitions, l’abandon de lignes de produits et de services non rentables et l’automatisation rapide. Avec les changements rapides apportés par la technologie et l’évolution du comportement des clients, certains postes peuvent ne plus être nécessaires, alors que d’autres secteurs connaissent une demande croissante.

Mais il peut y avoir une meilleure solution. Et une bonne raison d’essayer. Il est largement prouvé que les licenciements ne sont pas seulement difficiles pour les employés ; ils sont presque toujours mauvais pour l’entreprise, écrivent les auteurs et chercheurs de la Harvard Business School Sandra Sucher et Shalene Gupta dans leur récent livre, The Power of Trust : How Companies Build It, Lose It, Regain It.

Les auteurs citent plusieurs exemples d’entreprises où les dirigeants, conscients des dommages causés par les licenciements, ont choisi d’autres moyens pour atteindre les objectifs de réduction des coûts et de restructuration, tels que les licenciements, la requalification et l’amélioration des compétences, et le redéploiement interne proactif. Ces actions permettent aux entreprises d’être plus agiles que leurs pairs en s’adaptant à une demande accrue et en saisissant rapidement les nouvelles opportunités du marché.

Une entreprise n’a peut-être pas trop d’employés ; certains travaillent peut-être simplement dans les mauvais domaines. En combinant la réorganisation avec la requalification et l’amélioration des compétences, les entreprises peuvent faire des stratégies proactives de changement de la main-d’œuvre un avantage concurrentiel.

Voici quelques exemples d’alternatives efficaces aux licenciements :

• Redéployer les employés là où ils sont nécessaires : La plupart des entreprises n’ont pas la visibilité nécessaire pour connaître toutes les capacités de leurs employés, ce qui fait de la main-d’œuvre interne une source de talents inexploitée, mais précieuse. En outre, de nombreux employés déclarent qu’il est plus facile de trouver de nouvelles opportunités dans d’autres entreprises que dans la leur. En cas de licenciement, cela peut signifier que des employés très performants sont renvoyés d’un département, tandis qu’un autre manager se bat pour pourvoir les postes vacants.

Certaines entreprises utilisent des plateformes alimentées par l’IA pour identifier les capacités de la main-d’œuvre interne en permettant aux employés de créer des profils comme LinkedIn, détaillant leurs compétences et leurs intérêts qui vont souvent bien au-delà de leurs responsabilités professionnelles actuelles. Le système peut diriger les opportunités internes vers les employés, ainsi qu’aider les managers à identifier les candidats internes ayant les compétences dont ils ont besoin pour de nouveaux postes et projets. Par exemple, Unilever a utilisé son programme de talents internes pour transférer rapidement des milliers d’employés de secteurs à faible demande vers des secteurs à forte demande pendant la pandémie.

• Remise à niveau et perfectionnement : Alors que la requalification consiste à enseigner aux employés actuels de nouvelles compétences afin de les préparer à d’autres rôles, l’upskilling forme ces employés à développer leurs compétences existantes à un niveau supérieur. Ces deux stratégies sont essentielles pour gérer une main-d’œuvre agile et permettent de réaliser des économies importantes par rapport aux coûts de licenciement, d’embauche et de formation de nouveaux employés. Lorsque les entreprises investissent dans leurs employés par le biais de la requalification et de l’amélioration des compétences, elles favorisent la confiance, la loyauté et l’innovation en éliminant les cloisonnements et en permettant l’échange de connaissances entre les différentes fonctions et les différents marchés.
• Licenciement des employés : Une mesure temporaire au lieu d’un licenciement permanent, les mises à pied permettent aux entreprises de conserver les talents pour les déployer rapidement lorsque la demande revient. Les licenciements permettent de réduire les coûts en mettant les employés en congé sans solde ou à temps partiel, mais ils constituent généralement un important filet de sécurité en maintenant les prestations de santé pour les employés et leurs familles. Bien que le recours aux licenciements n’ait pas été très répandu pendant la Grande Récession, de nombreuses entreprises ont utilisé des stratégies de licenciement de manière efficace pendant la pandémie. Si la plupart des entreprises ont mis en congé les employés licenciés, les leçons tirées des tendances en matière de travail flexible suggèrent que les employeurs pourraient envisager de faire travailler les employés à temps plein moins d’heures ou une semaine de travail plus courte pour un salaire réduit.
• Gérez les performances et les effectifs des employés : Certaines entreprises ont tendance à tomber dans un cycle douloureux qui consiste à recourir à des licenciements périodiques pour éclaircir les rangs, à éliminer les employés peu performants et à réduire les équipes qui sont devenues trop nombreuses au fil du temps. Les professionnels des RH peuvent aider leurs entreprises à éviter cela en donnant aux managers de meilleurs outils pour gérer de manière proactive les performances des employés par le biais d’évaluations significatives, de coaching et de plans de développement. Les planificateurs de la main-d’œuvre peuvent également aider leurs entreprises à mieux contrôler les effectifs en demandant aux managers d’embaucher en interne chaque fois que cela est possible, en particulier en période d’incertitude économique.

Restez fidèle aux valeurs de votre entreprise

Dans un monde parfait, il n’y aurait pas de licenciements. Mais même après avoir exploré et mis en œuvre des alternatives appropriées, ils peuvent être inévitables. Si c’est le cas, il est important de s’assurer que le processus est entrepris en totale harmonie avec les valeurs et l’objectif de votre entreprise. En prenant le temps de rechercher des alternatives et de mettre en place des processus qui soutiennent et traitent toutes les personnes concernées avec dignité et empathie, votre organisation peut protéger la confiance des employés et en sortir plus résiliente et prête à aller de l’avant pour affronter l’avenir ensemble.