Un guide complet du processus d’embauche (y compris 4 incontournables)
Le processus d’embauche est plus compliqué que vous ne le pensez.
En apparence, le processus d’embauche peut sembler facile. Votre organisation publie un poste ouvert, les candidats postulent et les entretiens avec les meilleurs talents ont lieu. Ensuite, l’offre se prolonge, l’équipe s’agrandit et le reste appartient à l’histoire, n’est-ce pas ? C’est faux.
Avec le grand remaniement, plus d’employés que jamais parcourent les tableaux d’affichage des offres d’emploi à la recherche de leur prochaine étape. Et avec un marché du travail en plein essor, le processus d’embauche est plus important que jamais. Il doit répondre aux besoins des deux parties de l’équation du recrutement. Si votre entreprise n’a pas mis en place les processus et l’infrastructure nécessaires pour rationaliser l’expérience d’embauche, vous risquez de perdre les talents dont vous avez besoin. La rationalisation d’un processus d’embauche efficace permet d’attirer les meilleurs talents. Mais il existe une formule magique pour s’assurer que le processus d’embauche de votre entreprise est prêt à réussir.
4 avantages d’un processus d’embauche efficace
Selon une enquête PwC de 2019, 49 % des candidats ont refusé une offre d’emploi en raison d’une mauvaise expérience de recrutement. Cela représente une part massive de talents qui ont atteint le stade de l’offre – et ont finalement refusé.
Pensez à tout le travail et l’investissement qui ont conduit à ce stade. La recherche, la sélection des candidats, la mise à jour des systèmes de suivi, les entretiens téléphoniques, la lecture des lettres de motivation et des CV. Programmation des entretiens avec les membres de l’équipe et la direction, vérification des références, préparation de l’offre, rédaction de la lettre d’offre, négociation, etc.
Le temps passé à ces tâches est énorme. De nombreux managers consacrent de 20 à 40 % de leur temps aux activités de recrutement, sans parler du travail coordonné nécessaire pour mener à bien chaque étape.
Mais si le processus de recrutement n’est pas efficace, votre organisation risque d’avoir une chance sur deux d’attirer les meilleurs talents, même si le candidat apprécie l’organisation et l’offre. L’efficacité n’est pas toujours synonyme de « bonne expérience », mais l’inverse est vrai. Un processus d’embauche inefficace crée une mauvaise expérience pour vos candidats.
Voici quatre avantages d’un processus de recrutement efficace – et pourquoi il fait toute la différence.
Rétention des employés
À bien des égards, le processus d’embauche peut être un aperçu du fonctionnement de l’organisation. Les candidats ont un aperçu de la manière dont l’entreprise communique, de son organisation et de la valeur qu’elle accorde aux personnes. L’expérience des employés – alors que les candidats ne sont pas encore des employés – commence dès la phase d’embauche. Les fondateurs de RecrutementPro ont souvent dit que la culture d’entreprise commence avec l’intégration, et notre directeur des opérations humaines, Gigi Saca, affirme que l’intégration commence dès la signature de la lettre d’offre.
Les employés sont plus susceptibles de rester dans une organisation s’ils ont une expérience positive. Un processus d’embauche efficace permet de démarrer cette expérience du bon pied et d’améliorer la rétention des employés, ce qui profite à votre entreprise à long terme.
Coût de l’embauche
Il existe de nombreuses formules permettant de calculer le coût d’une embauche. Nous nous sommes tournés vers la Society of Human Resource Management (SHRM) et l’American National Standards Institute (ANSI) pour trouver une formule. Le coût par embauche (CPH) correspond aux coûts de recrutement interne et externe divisés par le nombre de nouvelles embauches.
CPH = coûts de recrutement interne + coûts de recrutement externe
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Nombre total d’embauches
Aux France, le coût moyen d’une nouvelle embauche est de 4 000 USD, selon une étude de Bersin by Deloitte. Pour les entreprises qui s’appuient sur des entretiens individuels, l’investissement en temps et en énergie des collègues de toute l’organisation peut être bien plus important. Un processus inefficace et prolongé peut également frustrer et épuiser les responsables du recrutement et leurs équipes.
D’après les études citées ci-dessus, nous savons également que près de la moitié des candidats refusent une offre d’emploi en raison d’une mauvaise expérience de recrutement. Il s’agit d’un coût – et d’une perte – considérable pour toute organisation, mais surtout pour celles qui ont un besoin urgent de pourvoir des postes.
Augmenter la productivité et combler les lacunes en matière de talents
Si votre organisation a beaucoup de postes à pourvoir, cela signifie que les responsables du recrutement de votre entreprise fonctionnent avec des lacunes de talents. Chaque lacune est synonyme d’un manager et d’une équipe qui se surmènent, de risque d’épuisement professionnel ou d’opportunités non saisies.
Un processus d’embauche inefficace peut entraîner des lacunes importantes au sein de votre personnel. C’est du travail qui n’est pas traité, du travail qui s’accumule sur les membres de l’équipe existante, et potentiellement plus de stress et d’épuisement. De même, dans cet environnement commercial dynamique, une demande d’emploi qui reste ouverte trop longtemps risque d’être annulée – des effectifs dont on a désespérément besoin disparaissent.
Un processus de recrutement efficace a un effet d’entraînement sur l’ensemble de votre entreprise. Plus vous êtes en mesure de pourvoir rapidement et efficacement les postes vacants au sein de votre équipe, plus votre entreprise est en bonne position pour réussir. Avec un processus de recrutement efficace, vous êtes également mieux placé pour favoriser la réussite des membres de votre équipe actuelle.
Conserver les meilleurs talents
L’expérience de vos employés commence avant que le candidat ait signé une offre. En fait, elle commence lorsque le candidat interagit pour la première fois avec la marque de votre organisation. Il peut s’agir de la présence de la marque sur les médias sociaux ou sur le site web.
Mais cela peut aussi signifier la façon dont la description du poste est rédigée. Ou encore l’e-mail que le candidat reçoit après avoir postulé à une offre d’emploi ouverte. Créer une expérience exceptionnelle pour les employés est essentiel (et difficile) pour toute organisation. Mais pour s’assurer que l’expérience est excellente, il faut prendre en compte le processus d’embauche. Un processus d’embauche efficace élimine autant d’obstacles que possible sur la route de la recherche d’emploi.
Les 8 étapes du processus d’embauche
Le processus d’embauche est différent dans chaque organisation. Un environnement à forte croissance et au rythme rapide ressent le besoin et l’inefficacité différemment des organisations plus matures. Rationaliser le processus n’est pas toujours facile ou évident.
Plus vous recrutez de personnes et plus vos critères sont élevés, plus l’organisation, les recruteurs et les responsables du recrutement doivent faire preuve d’intention. Et si nous utilisons toujours le mot « efficacité », n’oubliez pas que chaque contact avec les candidats potentiels est une occasion de façonner l’expérience. Réfléchissez à l’endroit et à la manière dont vous déployez la technologie au nom de l’efficacité.
D’une manière générale, il existe des éléments clés qui vous aideront à rationaliser le processus et à maximiser l’efficacité. Gardez à l’esprit ces 8 étapes du processus de recrutement – et commencez à normaliser la façon dont votre entreprise recrute les meilleurs talents.
Les 8 étapes du processus d’embauche
- Identifier le besoin
- Rédiger et afficher la description du poste
- Examiner les candidatures et identifier les meilleurs candidats
- Mener des enquêtes téléphoniques
- Mener des entretiens approfondis avec les membres de l’équipe
- Évaluer et recueillir les commentaires
- Étendre l’offre
- Vérifier les antécédents, l’emploi et/ou les références.
1. Identifier le besoin
Avant de commencer à recruter, vous devez déterminer ce pour quoi vous recrutez. Et selon la structure de votre organisation, il se peut que vous deviez demander l’avis de quelques intervenants pour déterminer quels sont les besoins réels de votre organisation. Réfléchissez aux responsabilités et aux tâches que cette personne devra remplir. Réfléchissez également aux perspectives de croissance et de développement du poste et à la manière dont vous envisagez son évolution au sein de votre organisation. Vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher uniquement pour les tâches d’aujourd’hui – vous devez embaucher les talents dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs de demain. Demandez l’avis de vos partenaires clés (surtout si le rôle est de nature transversale). Et, bien sûr, assurez-vous d’avoir l’approbation de votre équipe de direction pour embaucher pour ce besoin.
2. Rédiger et afficher la description du poste
Rédigez une description de poste complète qui souligne les responsabilités du poste, les compétences et l’expérience. Il est possible que vous disposiez déjà de talents en interne qui pourraient éventuellement utiliser ce poste comme mouvement latéral ou comme promotion.
Diffusez la description du poste auprès de votre équipe de recrutement et recueillez les commentaires de votre équipe immédiate. Réfléchissez aux viviers de talents que vous souhaitez cibler et publiez le poste conformément à la stratégie de recrutement de votre entreprise. Si votre organisation dispose d’un programme de recommandation des employés, veillez à ce que votre entreprise affiche le poste en interne.
Par exemple, certaines organisations utilisent LinkedIn, tandis que d’autres se tournent davantage vers d’autres sites d’emploi. Consultez votre équipe de RH et de recrutement pour savoir où afficher le poste à pourvoir.
3. Examiner les candidatures et identifier les meilleurs candidats
Il est probable que votre entreprise utilise un système de suivi des candidats (ATS) ou un autre logiciel de recrutement. Une fois votre description de poste publiée, vous commencerez, avec un peu de chance, à recevoir des candidatures. Vous pouvez également recevoir des recommandations ou des candidatures internes, qui sont d’autres excellentes sources de talents. Examinez les candidatures reçues et évaluez les candidats. Vos partenaires de recrutement auront également une bonne idée de ce qu’il faut rechercher chez les talents.
Gardez à l’esprit la stratégie de recrutement de votre organisation en matière de diversité lorsque vous examinez les candidatures. Commencez à établir une liste restreinte de candidats avec lesquels vous aimeriez commencer.
4. Mener des enquêtes téléphoniques
Vos meilleurs candidats devraient tous passer par un entretien téléphonique, qui est généralement effectué par l’équipe de recrutement. En général, l’entretien téléphonique est plus court (environ 15 minutes). Il s’agit d’une conversation permettant d’aligner les aspects importants du rôle et de faire preuve de diligence raisonnable : lieu, attentes salariales, antécédents et intérêt pour le rôle.
À partir de là, votre équipe de recrutement travaillera probablement avec le responsable du recrutement pour identifier une poignée de candidats pour l’étape suivante.
5. Mener des entretiens approfondis avec les membres de l’équipe
Avant la pandémie, ces entretiens approfondis étaient souvent menés en personne. De nombreuses organisations ont programmé des entretiens sur place afin de rationaliser le processus d’entretien et de réaliser plusieurs entretiens en une seule visite.
Mais à l’ère du recrutement en cas de pandémie, de nombreuses organisations mènent leurs entretiens « sur place » à distance. D’une certaine manière, l’entretien à distance comporte son propre lot de défis et d’avantages. Assurez-vous que votre équipe et votre ou vos candidats sont prêts à réussir. Il est important de leur communiquer ce à quoi ils doivent s’attendre, de la manière de rejoindre la salle virtuelle au nombre d’entretiens qu’ils auront pendant la « visite ».
Ensuite, réfléchissez aux questions d’entretien que vous aimeriez poser. Si d’autres membres de l’équipe interrogent également le(s) candidat(s), coordonnez-vous pour cibler différents thèmes. Par exemple, un coéquipier jouant un rôle de pair peut axer ses questions sur la collaboration et le travail d’équipe. Le responsable du recrutement, quant à lui, pourrait poser des questions plus axées sur la gestion du temps, la résolution de problèmes et la capacité à gérer des priorités multiples.
Si l’embauche inclusive et la recherche des meilleurs talents sont importantes pour votre organisation, faites preuve de discipline pour poser les mêmes questions à chaque candidat. Recherchez des moyens de prendre conscience des préjugés implicites qui pourraient fausser le processus d’entretien et de les atténuer.
La constitution d’un jury d’entretien diversifié peut être utile, tout comme un accompagnement et un soutien par les pairs en matière d’embauche inclusive. Vous pouvez également envisager un entretien de travail.
6. Évaluer et recueillir des commentaires
Une fois les entretiens terminés, recueillez les commentaires. Il est préférable de le faire dès la fin de l’entretien. Demandez un retour d’information dès la fin de l’entretien. Certaines organisations vous demandent de soumettre vos commentaires dans le logiciel de recrutement, tandis que d’autres discutent en direct.
Dans les deux cas, recueillez les commentaires pendant qu’ils sont encore frais dans l’esprit des gens. Il est probable que votre équipe fasse passer des entretiens à de nombreux candidats. Vous ne voulez certainement pas recueillir les commentaires une ou deux semaines plus tard et risquer de ne pas vous souvenir de tous les détails. Consignez vos commentaires d’entretien de manière claire et concise afin que les autres puissent également les assimiler.
7. Prolonger l’offre
Une fois que vous avez évalué les commentaires, le responsable du recrutement doit prendre la décision. Avec un peu de chance, il y a un candidat qui sort du lot.
Si vous êtes le responsable du recrutement, vous devez vous assurer que les détails de l’offre sont clairement communiqués. Souvent, cela signifie un appel téléphonique avec le candidat directement – soit avec le responsable du recrutement, soit avec le recruteur.
Une fois l’offre transmise verbalement, envoyez l’offre écrite au candidat par courrier électronique. Il est toujours bon de laisser au candidat quelques jours pour réfléchir à l’offre, mais réaffirmez que vous souhaitez qu’il rejoigne l’entreprise. Plus tôt vous pourrez obtenir une décision, mieux ce sera. Et sur un marché où les candidats reçoivent de multiples offres, il est préférable de rationaliser cette étape et d’agir rapidement.
8. Vérification des antécédents, de l’emploi et des références
Si vous avez atteint cette étape, de grandes félicitations s’imposent. Vous avez engagé un nouvel employé ! Mais ce n’est pas parce que le candidat a accepté que le processus d’embauche est terminé. Il faut maintenant s’occuper des détails.
Votre organisation effectuera probablement une vérification des antécédents, qui comprendra également la vérification de l’emploi. Vous voudrez peut-être aussi vérifier les références d’anciens collègues ou d’anciens employeurs.
Créer un processus d’embauche inclusif
Les meilleurs candidats qualifiés viennent d’horizons divers. Les meilleurs talents sont partout, mais les opportunités ne le sont pas. Il est important de s’assurer que votre organisation offre un accès équitable aux opportunités qui se reflètent dans un processus d’embauche diversifié et inclusif.
Un processus d’embauche inclusif est un élément non négociable pour toute organisation. Mais dans la pratique, l’embauche inclusive se manifeste de différentes manières. Nous avons décrit quelques éléments différents pour créer un processus d’embauche inclusif :
- Aidez les responsables du recrutement à devenir des leaders plus inclusifs. Chez RecrutementPro, les responsables ont la possibilité de participer à des cercles de coaching de 6 semaines sur le thème du « recrutement inclusif » avec leurs pairs. Cela les aide à faire ressortir leurs propres préjugés et à comprendre toutes les façons dont ils peuvent sciemment ou inconsciemment éliminer de bons talents de la filière. Les pairs peuvent également les aider à résoudre les problèmes pragmatiques liés à une recherche plus diversifiée et efficace.
- Rédigez des descriptions de poste inclusives. Si votre description de poste aliène les gens (même involontairement), vous risquez de perdre de grands talents. Assurez-vous que le langage que vous utilisez est inclusif et favorise un sentiment d’appartenance. Si un candidat ne se sent pas à l’aise pour postuler à un poste, il y a un problème. Évitez d’utiliser un langage sexué ou des pronoms de genre lorsque vous faites référence au candidat idéal.
- Tenez compte des exigences du poste et des études. J’ai travaillé une fois avec un responsable du recrutement qui voulait un diplômé d’université avec un diplôme de comptabilité pour occuper un poste de saisie de données. Le poste ne nécessitait pas de diplôme de comptabilité de quatre ans (ni même de diplôme universitaire, d’ailleurs). Non seulement cela a éloigné un groupe de candidats talentueux, mais le responsable du recrutement n’a reçu que peu ou pas de candidatures pour ce poste. Soyez réaliste quant aux exigences du poste et des études. Rappelez-vous que les personnes qui adoptent un état d’esprit de croissance et sont prêtes à apprendre sont souvent plus engagées envers l’entreprise à long terme. Les êtres humains sont intelligents – ils apprendront ce dont ils ont besoin si vous leur enseignez. Au bout du compte, vous donnez aux personnes talentueuses l’occasion de mettre un pied dans une carrière intéressante.
- Annoncez le poste par des moyens non traditionnels. Le talent ne vient pas d’une seule source. Nous savons que de nombreuses personnes ont du talent dans ce monde. Alors pourquoi ne choisiriez-vous pas d’annoncer vos postes vacants par des moyens différents et non traditionnels ? Par exemple, réfléchissez à la façon dont vous pouvez vous associer à des programmes de développement de la main-d’œuvre pour contribuer à créer un vivier de talents. Chez RecrutementPro, nous avons embauché de nombreuses personnes issues de milieux divers et non traditionnels (comme des vétérans de l’armée) qui excellent dans leur rôle grâce à leurs compétences transférables et à leur esprit de croissance. Créez des viviers de talents à partir de sources nouvelles et différentes. Vous seriez surpris de voir à quelle vitesse les talents issus de milieux non traditionnels vous impressionneront.
4 processus d’embauche incontournables
En fin de compte, il y a certains aspects du processus d’embauche dont vous ne pouvez pas vous passer. Voici quelques éléments qui sont des incontournables du processus d’embauche dans toute organisation.
Description complète du poste
Une description de poste complète et inclusive est un élément indispensable du processus d’embauche. Sans elle, vous risquez de créer de la confusion, de l’ambiguïté et des priorités mal alignées. Assurez-vous que votre description de poste décrit les exigences du poste, la culture de l’entreprise et l’admissibilité.
Lettres d’offre écrite
C’est une bonne idée de modéliser les lettres d’offre pour être mieux préparé à les rédiger. Les lettres d’offre sont essentielles au processus d’embauche et sont souvent le sceau qui permet de s’assurer les meilleurs talents. Travaillez avec vos équipes de RH et de recrutement pour vous assurer que vos lettres d’offre sont complètes et précises.
Formulaires pour les nouveaux employés
Après avoir accepté l’offre, un nouvel employé doit remplir une série de formulaires. Selon le pays et la région, ces formulaires seront différents. Mais en général, il doit y avoir une sorte de vérification des antécédents et de l’emploi.
Il est également probable que vous demandiez des documents d’identité et que vous demandiez à tout nouvel employé de remplir des informations fiscales. Là encore, il est important de s’assurer que ces formulaires sont facilement accessibles afin de rationaliser le processus d’embauche.
Canaux de paiement pour les nouveaux employés
Tout comme les systèmes de suivi des candidatures, il est probable que votre entreprise utilise une sorte de logiciel de paie pour payer vos employés. Une fois les nouvelles recrues intégrées dans le système, assurez-vous qu’elles disposent de canaux de paiement.
En général, cette opération est effectuée au cours du processus d’intégration, en même temps que les autres formulaires que les nouveaux employés doivent remplir.
Commencez à recruter des talents de manière efficace
Le processus d’entretien peut être long et éprouvant, mais ce n’est pas une fatalité. Grâce à un processus de recrutement rationalisé, vous pouvez trouver les meilleurs candidats pour vos offres d’emploi.
Tout nouvel emploi ou toute nouvelle demande d’emploi peut sembler décourageant. Si votre organisation recrute pour plusieurs postes ouverts, il est essentiel de mettre en place un processus simplifié.
Et n’oubliez pas qu’un processus de recrutement efficace n’aide pas seulement vos nouveaux employés. Il aide également vos employés actuels. Et avec les bonnes structures de soutien en place (comme le coaching), vous pouvez renforcer une main-d’œuvre prospère et répondre à vos besoins en matière de recrutement.
Bon recrutement !
