Toujours à la recherche de l’efficacité ? Découvrez pourquoi l’efficacité est un meilleur objectif

Efficience et efficacité. Ces deux mots à la mode sont souvent utilisés de manière interchangeable, notamment sur le lieu de travail.

Mais il existe des différences essentielles qu’il est important que les employés et la direction comprennent. Pour que les entreprises soient efficaces et efficientes, tous les membres de l’équipe doivent d’abord saisir la distinction entre ces deux termes.

Peut-on être efficace sans efficacité ? Et qu’est-ce qui est le plus important – l’efficacité ou l’efficience ?

Nous couvrons toutes les différences entre l’efficacité et l’efficience et comment vous pouvez utiliser les deux pour atteindre les objectifs de votre équipe.

Définition de l’efficience par rapport à l’efficacité

L’efficience est la capacité de produire un résultat escompté de la manière qui entraîne le moins de perte de temps, d’efforts et de ressources. L’efficacité est la capacité à produire un meilleur résultat, un résultat qui apporte plus de valeur ou qui permet d’obtenir un meilleur résultat.

Comme l’a dit Peter Drucker, l’efficacité consiste à faire les bonnes choses, tandis que l’efficience consiste à faire les bonnes choses. Dans les deux cas, il faut partir du principe que l’on peut définir le bon résultat et les choses à faire.

Indépendamment des ressources, du temps ou de l’énergie physique limités, une équipe efficace donnera toujours la priorité au progrès, au succès et à l’atteinte des objectifs avec un dévouement digne d’une machine.

Des équipes efficaces :

• Se concentrer sur l’obtention d’un rendement maximal avec le moins de temps et d’efforts possible.
• Utiliser un processus de travail méthodique
• Définir et suivre des règles
• Adopter la normalisation et l’automatisation

D’autre part, l’efficacité signifie comprendre que le meilleur résultat est une cible mouvante. L’efficacité exige de faire preuve de prévoyance pour déterminer où les ressources doivent être investies pour obtenir les meilleurs résultats.

Les équipes efficaces investissent du temps et de l’énergie là où leur impact sera le plus grand.

Les équipes efficaces :

• S’attacher à faire les bonnes choses de la bonne manière
• Sont axés sur les résultats
• Se concentrent sur la situation dans son ensemble
• Modifiez les priorités si nécessaire

Prenons l’exemple de deux équipes de représentants commerciaux pour illustrer l’opposition entre efficacité et efficience.

L’équipe A est une équipe efficace. Elle utilise un script standardisé pour ses appels et travaille de longues heures pour atteindre 200 clients par jour. Sur l’ensemble de leurs appels, 10 % aboutissent à une vente.

L’équipe B est une équipe efficace. Chaque représentant commercial passe plus de temps à effectuer des recherches préliminaires sur chaque prospect. Ils atteignent 70 clients par jour, dont 50 % se transforment en vente.

Alors que l’équipe A utilise un processus rationalisé pour atteindre plus de clients potentiels, l’équipe B a un taux de réussite plus élevé et génère plus de bénéfices.

L’efficience est une mesure de productivité car elle porte sur la façon dont les tâches sont exécutées. L’efficacité est une mesure de qualité car elle se réfère à la qualité des résultats obtenus.

Qu’est-ce qui vient en premier, l’efficacité ou l’efficience ?

L’efficacité et l’efficience sont toutes deux nécessaires au bon fonctionnement d’un lieu de travail. Pour qu’une équipe devienne soudée, aucune de ces deux conditions ne peut être ignorée.

Une équipe qui est très efficace mais qui manque d’efficience peut passer trop de temps à s’assurer que les délais sont respectés et que les cases sont cochées. Elle peut le faire sans donner la priorité aux bons projets.

Une équipe qui privilégie l’efficacité sur l’efficience peut se concentrer sur les bonnes tâches. Mais pas à la vitesse ou à la cohérence souhaitées par une équipe efficace.

Ceci étant dit, avant qu’une équipe puisse devenir plus efficace, elle doit identifier ce qui doit être fait. Ce n’est qu’ensuite qu’elle pourra optimiser son travail et le faire de manière efficace.

Le fait d’être efficace et d’accomplir un grand nombre de tâches ne signifie pas nécessairement une augmentation de la productivité, car il se peut que vous fassiez les mauvaises tâches.

En ce sens, l’efficacité doit primer sur l’efficience. Mais le but ultime est qu’une équipe devienne efficace, c’est-à-dire qu’elle fasse bien les bonnes choses.

Que sont l’efficience et l’efficacité dans la gestion ?

Les dirigeants portent une grande part de responsabilité dans le résultat du travail de leur équipe. Si l’efficience consiste à faire les choses correctement et l’efficacité à faire les bonnes choses, alors un grand leader sait comment faire les bonnes choses de la bonne manière.

Voici quelques qualités des leaders efficaces par rapport aux leaders efficients.

Leaders efficaces

• Sont adaptables. Les dirigeants efficaces utilisent le pouvoir de la flexibilité pour investir les ressources uniquement là où elles sont le plus nécessaires à ce moment-là.
• Tiennent compte des buts et objectifs de l’entreprise. Un leader efficace cherche toujours à savoir si les actions de son équipe permettent de produire le résultat souhaité. Au lieu de se contenter d’une liste de tâches à accomplir, les leaders efficaces s’assurent que les actions de leur équipe correspondent aux objectifs de l’entreprise.

• Encouragez l’innovation. La pensée créative et l’innovation sont des caractéristiques nécessaires pour un leader qui dispose de moins de ressources ou de moins de temps. Ils encouragent également l’innovation de leur équipe. Ils apprécient les contributions de leur équipe et les idées de méthodes plus efficaces.

• Avoir une bonne communication interne. Les leaders efficaces communiquent bien avec tous les membres de leur équipe afin de découvrir la meilleure approche possible pour un projet.

Les leaders efficaces

• Se concentrer sur la productivité. Les leaders efficaces consacrent tout leur temps et toute leur énergie à faire les choses de la meilleure façon possible. Le gaspillage minimal est la méthode de choix.
• Sont méthodologiques. Un leader efficace préfère s’en tenir à une routine stricte et méthodique. Il sait ce qu’il faut faire et ne s’arrêtera pas avant de l’avoir fait. Les leaders efficaces sont généralement des personnes très ordonnées qui aiment la structure et les procédures.
• Ils sont orientés vers la tâche. La plupart des leaders efficaces sont orientés vers la tâche à accomplir. Alors que les leaders efficaces se concentrent sur la vue d’ensemble, les leaders efficients se concentrent sur les petits détails.
• Mettez l’accent sur le flux de travail. Les leaders efficaces sont toujours à la recherche de nouvelles façons de rationaliser leurs processus d’affaires. Parce qu’ils veulent utiliser un minimum de ressources pour un maximum de bénéfices, leur préoccupation est d’améliorer le flux de travail actuel de leur équipe.

Comment accroître l’efficacité de vos équipes

Si vous dirigez une équipe qui privilégie l’efficacité mais qui a du mal à s’adapter au changement, vous pouvez apporter les modifications nécessaires.

Jetez un coup d’œil à ces conseils pour une efficacité accrue.

• Encouragez la flexibilité. La rigidité est une chose dont de nombreuses équipes efficaces ont du mal à se défaire. Pour devenir plus efficaces, les équipes doivent être ouvertes au changement.
• Adoptez la collaboration. L’efficacité idéale se développe lorsque les esprits de chacun se rassemblent pour ne faire qu’un. Soyez un leader inclusif en écoutant l’avis de tous les membres de l’équipe.
• Diversifiez les opinions. Chacun a quelque chose de valeur à offrir. Si les décisions sont toujours prises par les deux ou trois mêmes personnes, l’équipe peut manquer l’opportunité d’avoir des idées nouvelles.
• Faites preuve de confiance mutuelle. Il est essentiel pour toute équipe de lâcher le contrôle et de faire confiance à ses collègues pour atteindre leurs objectifs. Cela permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble et aux dirigeants d’allouer les ressources plus efficacement.
• Regardez la situation dans son ensemble. Le fait de trop se concentrer sur les petites choses peut souvent entraîner un manque d’efficacité. Essayer d’avoir une vue d’ensemble plutôt que de s’attarder sur les plus petits détails peut apporter la clarté nécessaire aux équipes orientées vers les tâches.

Comment augmenter l’efficacité de vos équipes

L’efficacité est importante pour de nombreuses raisons. Elle permet de faire avancer le flux de travail, de respecter les délais et de s’assurer qu’aucune énergie n’est gaspillée.

Les équipes qui se concentrent davantage sur l’efficacité que sur l’efficience peuvent avoir du mal à respecter ces normes de productivité. Si cela vous semble familier, jetez un coup d’œil à ces conseils sur la façon d’accroître l’efficacité.

• Déléguez clairement. Les équipes qui manquent d’efficacité ont peut-être besoin d’une meilleure délégation. Lorsque chacun sait exactement quel est son rôle, le travail est fait plus rapidement.

• Rationalisez votre flux de travail quotidien. Il existe toujours des moyens d’optimiser le flux de travail. Votre équipe doit trouver un processus qui élimine le gaspillage et libère de l’espace, du temps et de l’énergie pour les tâches prioritaires.
• Communiquez vos attentes. 44% des employés disent qu’une mauvaise communication a causé un retard ou un échec dans la réalisation de projets. Des attentes clairement communiquées sont la porte d’entrée vers une meilleure efficacité de l’équipe.
• Identifiez les priorités et respectez-les. Les équipes efficaces mais peu efficientes peuvent simplement donner la priorité à trop de tâches à la fois. Choisissez vos priorités quotidiennes en tant qu’équipe et consacrez-y 100% de votre énergie jusqu’à ce qu’elles soient achevées.

Une technique de gestion du temps efficace pour y parvenir est la technique Pomodoro. Cette méthode utilise le blocage du temps pour accroître la concentration sur vos tâches prioritaires.

• Motivez par la positivité. Parfois, un peu d’appréciation des employés suffit à motiver une équipe. Le renforcement positif et la reconnaissance peuvent être utilisés comme un outil pour motiver la productivité. Cela contribue à l’efficacité globale.

Intégrer l’efficience et l’efficacité ensemble

Les équipes les plus productives exploitent à la fois l’efficience et l’efficacité dans leur quête du succès. Voici quelques conseils pour trouver cet équilibre idéal.

1. Demandez la contribution de tous les membres de l’équipe

Pour devenir une équipe équilibrée et cohérente, la contribution de chacun est nécessaire.

Vous pouvez accroître l’efficience et l’efficacité de votre équipe en lui offrant régulièrement des espaces de collaboration et de retour d’information. Cela contribue à une compréhension collective de ce qui doit être fait et pourquoi.

2. Aligner les objectifs individuels et ceux de l’entreprise

Les employés qui se concentrent uniquement sur les objectifs d’une entreprise peuvent devenir myopes. Tout comme une organisation qui ne reconnaît pas l’impact de ses objectifs sur les employés individuels.

En alignant les objectifs professionnels des individus et les objectifs de l’entreprise, ces entités distinctes peuvent commencer à travailler plutôt ensemble.

Chaque membre de l’équipe doit avoir une compréhension claire de l’impact de ses contributions sur l’organisation. De cette façon, ils peuvent s’attaquer aux projets avec plus de discipline et avec un plus grand sentiment d’appartenance.

3. Identifier les domaines à améliorer

L’évaluation régulière de la productivité de votre équipe peut fournir des informations précieuses. L’analyse SWOT, qui met en évidence les possibilités d’amélioration, constitue un excellent moyen d’y parvenir.

Sur la base de votre analyse, vous pouvez créer un plan stratégique pour optimiser le flux de travail de votre équipe.

Comprendre l’efficience par rapport à l’efficacité pour réussir

Lorsqu’il s’agit d’efficience ou d’efficacité, les deux sont nécessaires pour qu’une équipe s’épanouisse vraiment.

Avec une communication ouverte, des évaluations fréquentes et la poursuite du progrès, toute équipe peut trouver le juste milieu entre l’efficacité et l’efficience.

Si vous cherchez des moyens d’accroître l’efficacité de votre équipe, demandez une démonstration à RecrutementPro. Nous pouvons vous aider à développer les compétences et à trouver la bonne approche pour construire une équipe productive et heureuse.