Surmonter la distraction au sein du personnel fédéral

La distraction ! Elle nous frappe tous, d’une manière ou d’une autre. Au travail, à la maison, à l’épicerie, et même lorsque nous sommes dans nos moments les plus zen, en train de méditer. Est-il vraiment étonnant que nous soyons si distraits ? Je parie qu’en ce moment même, alors que vous lisez cet article, vous pensez à la lessive à faire, à ce que vous allez manger ce soir, à la possibilité de quitter votre poste à l’heure pour aller chercher les enfants à l’école, à cet e-mail envoyé par votre collègue qui vous a fait compter jusqu’à dix, et bien sûr, à votre patron qui vous harcèle, que ce soit en personne ou lors d’une réunion MS Teams.

Les distractions sont monnaie courante dans le monde d’aujourd’hui, où tout s’accélère, où les données sont abondantes et où l’on est stimulé visuellement. Pour certains, ce sont les frontières floues du travail à distance et pour d’autres, la myriade de distractions que les nouvelles technologies ont ajoutées à notre vie quotidienne ; il n’est pas étonnant que le maintien de la concentration au travail soit plus difficile que jamais.

Pourquoi la distraction est-elle un tel problème ?

Une étude récente menée par l’Economist Intelligence Unit suggère que seulement 53% des employés passent plus d’une heure entièrement concentrés sur une tâche au cours d’une journée de travail typique et que 28% du temps de travail est perdu chaque année à cause des distractions.

Si nous prenons une partie de cette production perdue, en considérant uniquement la main-d’œuvre fédérale, qui compte plus de 2 millions d’employés, sans compter les militaires en service actif et les entrepreneurs, cette perte de temps de travail s’élève à environ 582 heures perdues par employé, chaque année. Cela représente plus de 1,1 milliard (oui, vous avez bien lu, 1,1 MILLIARD) d’heures annuelles de productivité perdue. La signification de la productivité varie selon les types de rôles, mais la perte de productivité se traduit souvent par un travail important qui n’est pas effectué à temps ou de la bonne manière.

S’il est tentant d’appliquer un coût en termes d’heures productives perdues, la façon dont les distractions envahissent chaque heure et chaque minute, rongeant notre concentration et détériorant la qualité et l’efficacité du travail tout au long de la journée est probablement bien plus coûteuse. Considérez que les 28 % du temps de travail cités ci-dessus peuvent se traduire par une distraction de 17 minutes par heure ou une perte de concentration toutes les 42 secondes. Le manque de concentration devient omniprésent.

Conséquences d’un personnel gouvernemental distrait

Ce qui est encore plus déconcertant, c’est que ces distractions quotidiennes peuvent avoir des répercussions potentielles sur la sécurité nationale. Des études ont montré qu’un manque de concentration peut entraîner des erreurs, des accidents et des blessures pour l’employé, ses collègues et le public.

Pensez à l’impact potentiel si un agent de sécurité des transports distrait dans un grand aéroport manque un couteau, une arme à feu ou des drogues dans la ligne des bagages à main. En 2021, l’agence de sécurité des transports (TSA) du ministère de la sécurité intérieure (DHS) a confisqué près de 5 700 armes à feu, soit le chiffre le plus élevé de l’histoire de l’agence. Pour la TSA, toute distraction, aussi minime soit-elle, peut avoir des conséquences dévastatrices pour les voyageurs.

Plus décourageant encore, la journée moyenne de l’agence américaine des douanes et de la protection des frontières comprend le traitement de près de 500 000 passagers et piétons, près de 90 000 conteneurs routiers, ferroviaires et maritimes, 160 000 véhicules privés entrants et 7,6 milliards de euros de produits importés. Cette même journée moyenne a également donné lieu à plus de 1 700 arrestations, à la confiscation de 4 700 livres de drogue, à la saisie de 342 000 euros de devises illicites et de 9 millions de euros de produits présentant des violations des droits de propriété intellectuelle.

Pour bien faire son travail, il faut être concentré et faire attention aux détails. Encore une fois, imaginez les conséquences si cette main-d’œuvre de plus de 64 000 hommes et femmes était distraite et non concentrée pendant 28 % de leur journée moyenne.

En effet, les recherches de RecrutementPro suggèrent que la capacité à concentrer ses pensées sur ses priorités actuelles est le principal facteur comportemental de productivité, comme le montre le graphique ci-dessous. L’amélioration de la concentration est également la plus grande opportunité de développement pour nos membres, y compris ceux avec lesquels nous travaillons au sein du gouvernement fédéral.

Comment le coaching améliore la concentration et la productivité

Avant de s’intégrer à la plateforme RecrutementPro, les membres complètent une évaluation basée sur notre Whole Person Model™ qui mesure les états d’esprit, les compétences, les comportements et les résultats à travers 31 sous-dimensions qui peuvent être développées par le coaching.

Au départ (avant le coaching), la concentration était une opportunité de développement pour plus de 53% des membres du gouvernement fédéral – leur score global sur la concentration était inférieur de 26% à la moyenne intersectorielle de RecrutementPro. Après avoir travaillé en tête-à-tête avec un coach RecrutementPro dédié, la concentration des membres du gouvernement fédéral s’est améliorée de 85 %. Plus de la moitié de ce groupe n’a plus identifié la concentration comme une opportunité de développement.

Étant donné que la concentration est le principal facteur comportemental de productivité, il n’est pas surprenant que la productivité se soit améliorée de 17% chez tous les membres de RecrutementPro du gouvernement fédéral et de 60% chez les membres du gouvernement fédéral qui ont commencé à considérer la concentration comme une opportunité de développement.

Les avantages du coaching pour les individus incluent (mais ne sont pas limités à) :

• Amélioration de l’introspection et de la conscience de soi
• Un espace sûr pour prendre du recul et mettre en pratique de nouvelles compétences
• Un sens renouvelé de l’objectif, de la concentration et de la clarté.
• Une plus grande responsabilité dans la réalisation des objectifs

Apprenez-en plus sur la façon dont le coaching aide à se concentrer et à être plus productif.

Comment vous aider vous-même et votre équipe

Alors que la plupart des personnes (76%) interrogées dans le cadre de l’étude EIU 2020 pensent que la responsabilité de minimiser les distractions et de maintenir la concentration incombe à l’individu, tous les employés, en particulier au sein de l’administration fédérale, n’ont pas accès à un coaching professionnel. Dans cette optique, l’équipe de spécialistes en sciences du comportement de RecrutementPro a identifié plusieurs actions fondées sur des preuves que les individus et les dirigeants peuvent mettre en œuvre pour améliorer la concentration, la productivité et, en fin de compte, l’efficacité.

Améliorez votre propre concentration

• Réduisez au minimum les distractions dans votre environnement de travail : Non seulement les distractions sont coûteuses pour la tâche immédiate à accomplir, mais les interruptions et le changement de tâche épuisent vos ressources mentales et votre énergie. Cela signifie que non seulement vous devez récupérer et vous recentrer sur votre travail, mais aussi que vous vous fatiguez à le faire. Le résultat ? Un cercle vicieux d’obstacles à la concentration et à la productivité. Voici quelques moyens de minimiser les distractions et d’améliorer votre concentration, au bureau ou sur votre lieu de travail (y compris le travail à distance) :
• Rangez votre téléphone afin de ne pas être distrait par les messages texte.
• Mettez en sourdine les notifications des médias sociaux et des communications internes. Dans la mesure du possible, désactivez les notifications de messages et abstenez-vous de consulter vos e-mails afin d’accomplir des tâches spécifiques.
• Éliminez les bruits périphériques en utilisant un casque antibruit ou en écoutant de la musique (de préférence sans paroles). Il est prouvé que ces deux méthodes favorisent la concentration et le traitement cognitif.
• Réservez et respectez le temps consacré à la concentration en programmant des blocs « sans réunion » dans votre calendrier.
• Prenez des décisions qui favorisent votre santé physique : Notre corps et notre esprit sont inextricablement liés. C’est pourquoi il est important de faire tout ce que vous pouvez pour maintenir et/ou améliorer votre santé physique. Bien que prendre soin de soi ne semble pas être la réponse la plus évidente, le repos, l’activité physique et une alimentation nutritive sont des facteurs de concentration et de productivité. Il existe d’innombrables façons d’améliorer votre bien-être physique, mais voici quelques moyens simples d’agir :
• Restez bien hydraté et grignotez sainement – ce que vous mangez a un impact sur le fonctionnement de votre cerveau. Consommez de manière proactive des sources d’énergie saines tout au long de la journée pour améliorer votre concentration et éviter les envies de sucre et les aliments réconfortants.
• Pratiquez des exercices de respiration et de pleine conscience
• Dormez bien ! La National Sleep Foundation recommande à la plupart des adultes de dormir entre 7 et 9 heures par nuit.
• Planifiez et prenez des pauses au bon moment. Les recherches suggèrent que la concentration et les performances souffrent en l’absence de pauses intentionnelles et que même de brèves pauses (~30 secondes) vous aident à reprendre le travail avec un esprit plus concentré.
• Essayez un petit programme d’étirement – peut-être pendant l’une de vos pauses ! Les étirements réduisent la sensation d’épuisement et améliorent votre capacité de concentration à court terme.
• Faites régulièrement de l’exercice ou une activité physique. Les recherches suggèrent que l’exercice régulier stimule les niveaux de dopamine, de norépinéphrine et de sérotonine dans le cerveau, ce qui a une incidence sur la concentration, l’attention et l’acuité mentale.
• Fixez des objectifs et créez des listes de priorités : Pour vous aider à rester sur la bonne voie et concentré, fixez des objectifs clairs et organisés et créez des listes de priorités détaillées. Voici quelques actions que vous pouvez entreprendre à cette fin :
• Classez votre travail par ordre de priorité et fixez des objectifs raisonnables pour chaque jour. La matrice d’Eisenhower (urgent-important) est un outil de priorisation utile.
• Décomposez les buts en éléments ou objectifs de petite taille.
• Si cela est pertinent, écrivez les tâches critiques pour chaque heure. Envisagez d’utiliser des blocs de calendrier pour déterminer ce sur quoi vous devez travailler pendant une période donnée et testez des techniques de blocage du temps pour limiter le temps que vous consacrez à une seule tâche ou à un seul projet.
• Déléguez des tâches. Déléguer signifie confier le travail que vous faites à quelqu’un d’autre dans votre équipe. La délégation est l’un des concepts les plus difficiles pour les nouveaux managers, car ils ont souvent été promus ou reconnus pour leurs contributions individuelles. Cependant, la délégation permet non seulement d’améliorer l’efficacité et de réduire votre charge de travail globale, mais elle est aussi une preuve de confiance et contribue à responsabiliser et à motiver les autres. En fonction de votre agence et de votre type de travail, il existe plusieurs façons de déléguer efficacement des tâches et des responsabilités.

Améliorez la concentration de votre équipe

• Augmentez le sentiment d’autonomie des employés : Il s’agit de donner au personnel un certain niveau de contrôle ou de latitude décisionnelle sur ses actions, ses projets de travail et son horaire de travail. Un sentiment d’autonomie et de contrôle sur son travail favorise l’implication et l’engagement, conduit à l’innovation et augmente la satisfaction générale au travail. Ce qui est difficile lorsqu’il s’agit de donner un sentiment de contrôle, c’est qu’il n’existe pas de solution unique pour le personnel dans diverses fonctions. Par exemple, le contrôle de l’horaire peut signifier la flexibilité de l’horaire pour le personnel exonéré ou les travailleurs du savoir, alors qu’il peut se manifester par la constance et la prévisibilité de l’horaire pour les travailleurs de quarts. De même, il n’est pas possible de donner aux employés le contrôle de tous les aspects de leur travail, en particulier lorsque vous occupez un poste de direction de première ligne. Cependant, le fait d’être conscient de ce qui doit être rigide dans le cadre de son rôle peut aider à prendre conscience de ce qu’il est possible de faire avec plus de souplesse. Responsabilisez les employés en leur donnant plus de contrôle lorsque vous le pouvez.
• Clarifiez les rôles : Bien que la clarté des rôles puisse sembler incompatible avec l’autonomie, le manque de clarté est source de déresponsabilisation et d’insatisfaction. Les recherches suggèrent que l’ambiguïté des rôles conduit finalement à la frustration et à l’improductivité, car le personnel est incapable d’identifier efficacement sur quoi travailler et dans quelle direction aller. En tant que leaders, il est de notre responsabilité de définir clairement les rôles des membres de l’équipe et de communiquer les attentes en matière de performance. Cela permet d’établir les garde-fous de leur autonomie.
• Établir des normes de communication : Il n’y a pas de plus grand facteur de distraction dans la main-d’œuvre d’aujourd’hui que l’afflux constant de communications : courriels, messages MS Teams, appels téléphoniques, messages texte, etc. En tant que leader, vous pouvez établir des normes de communication de manière explicite et implicite.
  • Explicitement, donnez aux autres la permission de protéger leur temps et de promouvoir leur propre intérêt. Voici quelques exemples :
    • Préconisez un « temps de concentration » pour décourager ou empêcher la vérification des communications numériques.
    • Établir des directives concernant les communications asynchrones afin que les messages et les courriels puissent être envoyés sans attendre une réponse immédiate.
    • Établir des lignes directrices sur la façon dont les différents canaux de communication doivent être utilisés. Par exemple, quels canaux de communication (par exemple, le courrier électronique) sont utilisés à quelles fins et quelles sont les directives concernant la fréquence et la réponse ?
    • Demandez un retour d’information sur la façon dont vous pouvez améliorer la communication de l’équipe, et faites des ajustements si nécessaire.

• • Implicitement, établissez des normes en donnant l’exemple du comportement que vous aimeriez que les autres adoptent. Voici quelques exemples :
    • Programmez l’envoi de vos communications numériques (par exemple, e-mail, message MS Teams, etc.) pendant les heures de bureau normales.
    • Identifiez clairement les communications numériques comme « urgentes » ou « non urgentes » pour aider les autres à établir des priorités.
    • Organisez des Musters ou d’autres réunions  » debout  » en début de poste ou en début de journée.
• Pratiquez l’intentionnalité et donnez l’exemple en matière de soins personnels : Les leaders donnent le ton aux comportements de l’équipe et de l’organisation. Tout comme le fait d’envoyer et de répondre à des courriels en dehors des heures de travail normales suggère que vos subordonnés directs devraient faire de même, le fait d’être visiblement multitâche ou de ne pas être présent pendant les réunions donne aux autres la permission de le faire. Soyez intentionnel quant aux comportements et aux valeurs que vous modélisez. Soyez un modèle fort de la façon dont vous attendez des autres qu’ils se montrent au travail et pour eux-mêmes. Plutôt que de dicter les comportements souhaités, encouragez les autres à prendre soin d’eux-mêmes. Veillez à prendre soin de vous de manière visible et constante !

Passez à l’action

Nous ne pourrons jamais nous débarrasser de toutes les distractions. Comme le stress, elles font partie de nos vies modernes. Pourtant, nous pouvons apprendre à reconnaître ce qui nous distrait et à utiliser certains outils de base pour nous aider à nous remettre plus rapidement de ces distractions. Le coaching n’est qu’un moyen parmi d’autres, bien qu’incroyablement efficace, pour nous aider à apprendre à gérer nos distractions avant qu’elles ne deviennent débilitantes ou ne conduisent à des résultats dévastateurs. Pour plus d’informations sur la manière de s’inscrire à un coaching RecrutementPro, demandez un briefing.

A propos des auteurs

Angela Bailey, SES à la retraite et ancienne CHCO du DHS. Angie a commencé sa carrière au sein de l’administration de la sécurité sociale, a obtenu un BA et un MA en leadership, et est devenue Chief Human Capital Officer au sein du Department of Homeland Security en janvier 2016. Elle a travaillé pour le ministère de la Défense en tant que responsable des relations avec les employés du travail et directrice des ressources humaines, et au sein de l’Office américain de gestion du personnel, en tant que directrice associée adjointe pour le recrutement et l’embauche, directrice associée pour les services aux employés et directrice des opérations. Plus récemment, Angie a fondé AnandaLife, LLC. pour partager ses connaissances, ses idées et ses expériences de vie sur la manière d’atteindre l’excellence en matière de leadership personnel et professionnel, de devenir un catalyseur d’innovation et de trouver la cohérence entre l’esprit, le corps et l’âme.

Michael Litano, Ph.D., RecrutementPro AVP, People Insights | Gouvernement, International, Behavioral Analytics. Mike Litano est AVP de People Insights chez RecrutementPro et professeur adjoint de cours de niveau supérieur à l’université de Georgetown. Chez RecrutementPro, il dirige des équipes de consultants en sciences comportementales titulaires d’un doctorat qui conseillent les agences fédérales et les organisations internationales/mondiales sur les meilleures pratiques en matière de solutions comportementales aux défis organisationnels. Avant RecrutementPro, le Dr Litano a mis en place des équipes d’analyse et de stratégie du personnel chez Capital One et à la NASA (LaRC). Il a obtenu son doctorat en psychologie industrielle et organisationnelle à l’Université Old Dominion de Norfolk, en Virginie, en 2016.