Styles de gestion réactifs et proactifs : Lequel donne des résultats ?

Être manager, ce n’est pas toujours éteindre des incendies, mais cela peut sembler être le cas. Dans un monde parfait, vous seriez capable d’anticiper tous les pires scénarios. Mais la vie – et les affaires – se déroulent rarement de cette façon.

Tout dirigeant doit posséder un ensemble de compétences – la capacité d’être à la fois proactif et réactif. Découvrez dans cet article ce que sont les styles de management proactif et réactif et comment les utiliser au mieux.

L’histoire de deux managers

Imaginons que c’est la période des fêtes. Chaque année, un magasin de détail est submergé de clients à la recherche de la meilleure affaire. L’équipe de vente compte sur ces acheteurs de dernière minute. Leurs achats aident le magasin à mettre de l’ordre dans son dernier effort pour atteindre les objectifs de vente de l’année fiscale.

Le directeur A redoute la saison à venir. Même si c’est la période la plus chargée de l’année, c’est à ce moment-là qu’il y a le plus d’appels et de problèmes de personnel. Les gens font constamment du shopping, mais ils sont tous à la recherche de soldes et de bonnes affaires. Par conséquent, le magasin a toujours du mal à atteindre ses objectifs.

À la fin de l’année, tout le monde est stressé et la moitié du personnel a démissionné.

Le directeur B sait que les vacances peuvent être difficiles. Il commence à embaucher des personnes pour les fêtes de fin d’année au début de l’automne. À l’approche des fêtes, le magasin est bien pourvu en personnel et les employés sont bien formés. Pour stimuler les ventes, ils organisent une série de petits événements de vente afin de savoir quels produits sont les plus populaires. Chaque membre du personnel suit un atelier sur les stratégies de formation à la vente.

Dans les semaines précédant les fêtes, le magasin contacte ses clients habituels et leur offre une réduction s’ils prennent rendez-vous pour faire leurs achats. À l’approche des fêtes, le magasin a déjà dépassé son objectif. Il y a également moins d’acheteurs de dernière minute, ce qui évite d’avoir besoin d’un personnel complet. Davantage d’employés peuvent passer du temps avec leurs proches au lieu de travailler tard.

Quelle est donc la différence ? L’un des responsables a adopté une approche réactive, tandis que l’autre a adopté une approche proactive.

Qu’est-ce que la gestion réactive ou proactive ?

Le management réactif, c’est lorsque les dirigeants répondent aux crises et aux problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. La gestion proactive consiste à anticiper les besoins et les défis afin que vous et votre équipe soyez prêts à les surmonter.

Il est impossible d’anticiper toutes les circonstances. Aucun dirigeant ou organisation ne peut être proactif en permanence. Mais si vous êtes toujours réactif, vous risquez de passer beaucoup de temps en mode « lutte contre les incendies ». Votre équipe peut être frustrée par le fait que vous n’avez pas mis en place de plans d’urgence pour les défis prévisibles.

Est-il préférable d’être proactif ou réactif ?

En général, il est préférable d’être proactif. Cela signifie que vous essayez d’envisager les situations avant qu’elles ne se présentent pour vous assurer que votre équipe y est préparée. Comme le dit le proverbe, « Mieux vaut prévenir que guérir ».

Cependant, les deux styles de leadership présentent des avantages et des inconvénients. Les leaders tournés vers l’avenir doivent maîtriser les deux styles de management, proactif et réactif. Cela est d’autant plus vrai que le monde du travail change. La pandémie de COVID-19 et le passage au travail à distance ont accru le besoin de leaders agiles, capables de s’adapter rapidement à des circonstances changeantes.

Examinons les avantages et les inconvénients du leadership réactif et proactif.

Les avantages du leadership proactif :

Les leaders proactifs (et leurs équipes) ont confiance en leur capacité à prévoir et à planifier les défis potentiels.

Lorsque des difficultés surviennent, le temps de réponse est souvent raccourci par la mise en place d’un plan solide.

Les managers proactifs consacrent souvent plus de temps et de ressources au développement des compétences, à la formation et à l’encadrement de leurs équipes.

Les inconvénients du leadership proactif :

Les dirigeants qui privilégient une approche proactive doivent s’assurer de laisser du temps pour les tâches quotidiennes et les questions urgentes.

Ceux qui se concentrent trop sur l’ensemble de la situation peuvent donner à leurs équipes l’impression d’être déconnectées.

Il est impossible d’anticiper toutes les situations. Essayer de le faire peut conduire à la « paralysie de l’analyse », où les gens se sentent immobilisés jusqu’à ce qu’ils aient tous les faits.

Les avantages du leadership réactif :

Les équipes réactives peuvent très bien travailler sous pression. Elles possèdent d’excellentes compétences en matière de résolution de problèmes qui ont fait leurs preuves.

Les personnes réactives sont souvent plus à l’aise avec l’incertitude et l’essai de différentes approches.

Les contributeurs individuels affichent des niveaux élevés d’appropriation. Ils ne se soucient pas de tout planifier à la perfection ou de soumettre leurs idées à une chaîne de commandement avant d’agir.

Les inconvénients du leadership réactif :

Être toujours en mode résolution de problèmes n’est pas bon pour le moral. On peut avoir l’impression qu’il y a « toujours une urgence ».

Lorsque les dirigeants sont constamment en train d’éteindre des incendies, ils n’ont pas le temps de se consacrer à la planification à long terme.

Il est difficile de mesurer quelles méthodes ont été les plus efficaces ou de prédire le succès à l’avenir.

Qu’est-ce qui provoque un état d’esprit réactif ?

Aucun leader n’entre au travail en se disant « Je suis ici juste pour régler les problèmes ». Les leaders veulent pouvoir définir une vision pour leur équipe, atteindre les objectifs qu’ils ont fixés et aider les gens à se développer dans leur carrière. Mais parfois, des facteurs externes affectent les dirigeants d’une manière qui les empêche d’être aussi prévoyants qu’ils le souhaiteraient.

Tous les dirigeants et tous les lieux de travail rencontrent des difficultés. Mais lorsque les circonstances semblent hors de contrôle, il est facile de se sentir un peu réactif.

Ces environnements sont envahis par la tyrannie de l’urgence. Quelques facteurs contribuent au stress élevé et à l’urgence sur le lieu de travail :

1. Une culture du présentéisme

Les employés ont tout à gagner à s’absenter du travail. S’ils n’ont pas l’impression de pouvoir s’absenter, même s’ils sont malades, le moral en pâtit. Cette culture du « soyez présent quoi qu’il arrive » est préjudiciable au lieu de travail.

2. Mauvaises priorités

Les équipes bénéficient d’un ensemble clair de priorités. Lorsqu’elles ne parviennent pas à fixer un objectif vers lequel chacun peut tendre, les gens dispersent souvent leur énergie dans différentes directions. Cela peut donner l’impression que les efforts de votre équipe sont « éparpillés » ou que rien n’est jamais terminé.

3. L’hypercompétitivité

La concurrence peut être vivifiante et motivante dans un bureau. Mais lorsque les gens ont l’impression qu’ils doivent se battre pour avancer – ou même pour conserver leur emploi – ils perdent leur énergie. Vous ne pouvez pas planifier si vous êtes toujours en train de surveiller vos arrières.

4. Le manque de ressources

Vous travaillez avec un budget restreint ou avec une équipe réduite ? Si votre équipe est réduite à la portion congrue, la réflexion proactive ne sera pas de mise. Les entreprises en « mode de survie » ont du mal à penser plus loin qu’un ou deux pas en avant. Et même lorsqu’elles le font, elles n’ont souvent pas les ressources nécessaires pour investir dans quelque chose qui n’aura pas de retombées immédiates.

5. Burnout

Vos employés ou vos managers sont-ils épuisés ? La pensée proactive requiert une certaine quantité d’énergie et d’optimisme. Ceux-ci peuvent être rares lorsque vous vous sentez épuisé. Vous devez vous occuper du bien-être avant de pouvoir penser à autre chose.

La bonne nouvelle, c’est que le fait de redéfinir les priorités pour être moins réactif peut contribuer à réduire l’épuisement professionnel et à améliorer le bien-être des employés.

La matrice urgence/importance a été décrite pour la première fois par le président Eisenhower et popularisée par Stephen Covey. Elle aide les personnes et les organisations à répartir les tâches en quatre quadrants.

Dans le monde hyperconnecté d’aujourd’hui, nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches les plus urgentes. Cela inclut les téléphones qui sonnent, les notifications qui sonnent, et le manager qui menace de démissionner s’il n’obtient pas d’augmentation.

Souvent, les tâches les plus importantes que nous devons accomplir ne sont pas du tout urgentes. Et beaucoup de nos tâches urgentes auraient pu être traitées avant qu’elles ne deviennent des urgences. C’est là qu’une attitude proactive est utile. En tant que dirigeants, si nous pouvons apprendre à gérer les tâches quotidiennes tout en prenant le temps de planifier les événements futurs potentiels, nous devenons plus efficaces. En donnant la priorité aux tâches et aux situations lorsqu’elles sont importantes (mais pas urgentes), on évite qu’elles ne deviennent des problèmes.

Qualités des leaders proactifs

A quoi ressemble un leader proactif ?

Pour commencer, il a l’esprit d’équipe. Ils savent qu’il est important de former des leaders et recherchent les occasions d’investir du temps dans leurs équipes.

Elles essaient de ne pas être un goulot d’étranglement pour leur équipe. Elles encouragent les autres personnes à discuter de scénarios à court et à long terme afin de détecter les problèmes potentiels. Ils donnent à leurs équipes les moyens d’agir et les aident à devenir autonomes.

Même si ces leaders sont d’excellents résolveurs de problèmes, ils ne passent pas tout leur temps à essayer de les résoudre. Ils partagent leur temps entre la réalisation des objectifs de l’équipe et la confiance dans la capacité de celle-ci à gérer les problèmes imprévus lorsqu’ils se présentent.

Les personnes proactives n’essaient pas de tout prévoir. Elles écoutent l’avis de leur équipe. Elles sont aussi réfléchies que prévoyantes. Elles examinent systématiquement ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné afin d’augmenter leurs chances de réussite.

Ces leaders sont ouverts à de nouvelles approches, pour autant qu’elles soient en accord avec les valeurs de l’organisation.

Comment devenir un manager plus proactif

Une partie de votre responsabilité en tant que leader consiste à relever les défis lorsqu’ils se présentent. Dans ce cas, les stratégies réactives sont utiles. L’astuce consiste à adopter un état d’esprit proactif même lorsque vous devez réagir à des circonstances changeantes.

Voici quelques façons d’être un manager plus proactif :

1. Faites une planification stratégique

Où pensez-vous que votre entreprise va ? De quoi aurez-vous besoin – et qui devrez-vous être – pour y parvenir ? Les entreprises comme les individus bénéficient de la planification stratégique. Chez RecrutementPro, nous mesurons la planification stratégique comme une compétence avec le modèle de la personne entière. Les personnes qui développent cette compétence sont plus à même de penser de manière proactive (tant au travail que dans leur propre vie) pour planifier la manière d’atteindre leurs objectifs.

2. Anticipez votre croissance

Imaginez que vous ayez accompli vos plus grands objectifs. Quels problèmes auriez-vous ? Prenez des mesures pour habiter cette solution à l’avance.

Qu’est-ce que cela signifie ? Par exemple, vous pourriez vouloir multiplier votre clientèle par 10. À quoi cela ressemblerait-il ? Que devez-vous mettre en place ? Pouvez-vous commencer à identifier et à former de nouveaux chargés de clientèle ? Pouvez-vous passer à une nouvelle plate-forme capable de gérer un plus grand nombre de clients ?

3. Suivez votre temps

Que passez-vous beaucoup de temps à faire ? Qu’est-ce que vous faites qui pourrait être fait plus facilement, plus aisément ou par quelqu’un d’autre ?

Si vous avez du mal à le faire maintenant, ces points de pression seront probablement les premiers à se manifester lorsque vous vous développerez. Pouvez-vous rationaliser ces tâches ou les déléguer ? Ont-elles vraiment besoin d’être effectuées ?

4. Demandez à votre équipe un retour d’information

Vous vous souvenez des dessins humoristiques de Dilbert qui se moquaient de la « pensée globale » ? L’un des inconvénients de la pensée proactive est que les dirigeants qui ne parlent que de la « grande image » peuvent sembler déconnectés.

Prenez contact avec votre personnel et les personnes qui interagissent directement avec vos clients régulièrement. Quelles sont les questions qui reviennent régulièrement ? Que pensez-vous de ce que vous devez prévoir ? Faites en sorte qu’il leur soit facile de vous faire part de leurs réactions, de leurs informations et de leurs idées sur une base régulière.

5. Développer la conscience de soi

La pensée réactive peut vous donner l’impression d’être constamment stressé. Cela se produit parce que vous êtes toujours en train de rattraper le retard ou d’attendre que l’autre chaussure tombe. Vous n’avez pas vraiment le temps de planifier les imprévus, ce qui peut vous faire perdre votre marge de manœuvre.

Des situations stressantes peuvent survenir, quelle que soit la qualité de votre planification. Cultiver la conscience de soi peut vous aider à rester calme lorsque vous êtes stressé. Vous serez plus efficace en cas de crise – et plus rassurant pour votre équipe – si vous ne perdez pas la tête chaque fois que quelque chose se produit.

6. Travailler avec un coach

Un mentor, un dirigeant ou un coach est essentiel pour les managers et les propriétaires d’entreprise. En fait, il existe de très bonnes raisons pour lesquelles tout dirigeant devrait travailler avec un coach.

Comme le dit le proverbe, on se sent seul au sommet. Les dirigeants ont tout autant besoin de soutien que leurs équipes, mais ils ne savent pas toujours où aller pour l’obtenir. Au fur et à mesure que les personnes accèdent à des rôles de direction et que les besoins de l’équipe augmentent, le fait d’avoir une personne qui peut prendre du recul et offrir d’autres perspectives est souvent inestimable.

7. Restez concentré sur ce qui compte

Adolescent, je travaillais comme serveur dans un café local. J’aimais mon travail et j’étais un garçon assez ambitieux, alors j’ai rapidement cherché à obtenir une promotion. Je me suis dit que si je travaillais très dur et que je faisais tout parfaitement, je deviendrais chef d’équipe en un rien de temps.

Un jour, mon superviseur m’a vu faire la vaisselle. J’avais toute mon attention pour que cette vaisselle soit parfaitement propre, aussi ai-je été complètement surpris de l’entendre saluer un client qui attendait.

Après que la cliente ait pris son café et soit repartie, mon superviseur m’a gentiment rappelé que rien n’était plus important que nos clients. « Tant que nous sommes ouverts, vous devez vous occuper d’eux », a-t-il dit. « Rien ne peut avoir 100% de votre attention ou de votre énergie, car vous devez toujours savoir ce qui se passe autour de vous. Si vous voulez être superviseur, vous allez devoir apprendre à établir des priorités, car les choses changent tout le temps. »

Souvent, les nouveaux managers sont des contributeurs indépendants qui ont été promus pour leur excellent travail. Ils ont tendance à être particulièrement enclins au « syndrome du tout faire soi-même ». En apprenant à être proactifs, les managers parviendront à trouver un équilibre entre la planification et la résolution des problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Dernières réflexions

Il n’est pas possible d’être proactif tout le temps, mais il n’est pas non plus pratique d’être en mode résolution de problèmes tout le temps. Être proactif signifie apprendre à danser entre le quotidien tout en gardant un œil sur l’avenir.

Trouver cet équilibre entre les styles de gestion réactif et proactif n’est pas facile, mais vous n’avez pas à le faire seul. Travailler avec un mentor ou un coach pour développer la conscience de soi et la perspective peut vous aider à devenir un leader plus efficace et moins réactif.