Structure organisationnelle : Votre guide pour configurer et développer des équipes

De nombreuses structures organisationnelles d’entreprise sont plutôt linéaires – ou, plus exactement, plutôt triangulaires. Les images traditionnelles de l’organigramme d’une pyramide dépeignent des entreprises avec quelques individus puissants au sommet de la société. En dessous se trouve un niveau légèrement plus large qui leur rend compte. Chaque niveau suivant s’élargit de plus en plus, avec une large base d’employés de premier niveau au « bas ».

Cependant, ce n’est pas parce que de nombreuses organisations sont structurées de cette manière que la vôtre doit l’être. En fonction de la taille de votre équipe et de la façon dont vos flux de travail sont structurés, vous pouvez bénéficier d’un certain nombre de structures organisationnelles alternatives. Cela peut également vous donner un aperçu des zones de fractionnement et des éventuelles possibilités de développement. Si vos équipes n’obtiennent pas les résultats escomptés, la structure organisationnelle est l’un des coupables possibles. Les résultats sont le moyen d’évaluer si vos systèmes et structures fonctionnent comme prévu.

Pour choisir la bonne structure pour votre équipe, vous devez réfléchir à son mode de fonctionnement actuel et à votre objectif. Avant de dresser l’organigramme ou de proposer de nouveaux effectifs, lisez ce qui suit. Nous allons examiner les différents types de structures organisationnelles, leur nature et les moyens de les mettre en œuvre.

Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle ?

Une structure organisationnelle est la manière dont une entreprise, une organisation ou une équipe est mise en place. Elle peut être hiérarchique, avec différents niveaux de gestion. Elle peut aussi être divisionnaire, avec différentes lignes de produits et divisions. Parfois, il n’y a que peu ou pas de hiérarchie du tout. Chaque entreprise et chaque équipe possède une structure organisationnelle, même si elle n’est pas formellement définie.

Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle ?

Une structure organisationnelle définit la manière dont les titres de poste, les rôles et les responsabilités sont attribués au sein d’une entreprise. Elle permet de déterminer qui rend compte à qui, et qui prend les décisions sur quoi.

Les startups ont souvent une structure organisationnelle matricielle, avec différents départements travaillant ensemble sur des projets. Les grandes organisations ont généralement une structure hiérarchique avec une chaîne de commandement claire.

La plupart des gens ne pensent à la structure organisationnelle que lorsqu’elle concerne des entreprises entières. Mais les mêmes concepts structurels s’appliquent également à la manière dont les équipes sont organisées au sein d’une fonction, d’un département ou d’une unité commerciale. Les structures organisationnelles et la restructuration concernent essentiellement le pouvoir de décision, les flux d’informations, les priorités et l’allocation des ressources.

Chaque organisation est unique (et a des besoins uniques). Néanmoins, chaque structure organisationnelle aura quelques éléments clés en commun.

Éléments clés d’une structure organisationnelle

Quelle que soit la taille de l’entreprise, certains aspects de la prise de décision et des processus sur le lieu de travail doivent être clairs. De nombreuses petites entreprises gèrent ces désignations de manière informelle. Cependant, à mesure que l’entreprise se développe, il est utile de revoir et de clarifier ces hiérarchies (ou leur absence). Au minimum, chaque organisation doit désigner :

Spécialisation du travail

Les spécialisations professionnelles sont moins connues sous le nom de rôles ou de descriptions de poste. Elles décrivent les responsabilités d’une personne au sein d’une organisation ou d’une petite équipe. Des spécialisations de travail claires vous permettent d’utiliser au mieux les talents. Elles précisent les responsabilités et les critères de réussite d’une personne, et permettent de se prémunir contre une diminution des ressources…

Chaîne de commandement

Si votre organisation, comme beaucoup d’autres, repose sur un mélange de gestionnaires de personnes et de contributeurs individuels, vous devez établir une chaîne de commandement. Cela permet aux gens de savoir clairement à qui ils doivent s’adresser pour obtenir de l’aide. Lorsque des personnes d’autres départements ont besoin de vérifier l’état d’avancement de projets transversaux, il est facile de savoir qui les dirige.

Départementalisation et compartimentation

Le cloisonnement des personnes en départements permet de créer des équipes de personnes dont les tâches sont organisées autour d’un type de travail spécifique. Un département peut être les ressources humaines, les ventes, le marketing ou l’informatique. Les personnes de ces départements partagent souvent des compétences communes et travaillent fréquemment ensemble sur des projets. Chaque département est généralement dirigé par un cadre.

Étendue du contrôle

Le nombre de membres de l’équipe qui dépendent d’un manager donné est officiellement appelé « étendue des responsabilités ». Si un manager a un grand nombre de subordonnés directs, l’équipe est souvent subdivisée en petits départements. Cela se produit souvent dans les grandes entreprises, où plusieurs personnes peuvent occuper une fonction similaire.

Centralisation et décentralisation

Mieux connus sous le nom de « gestion descendante ou ascendante », les termes « centralisation » et « décentralisation » font référence au degré d’influence des dirigeants de haut niveau sur une organisation. Bien sûr, tous les dirigeants ont du pouvoir sur leur organisation. Mais les structures de gestion décentralisées ont tendance à permettre une prise de décision plus souple à tous les niveaux. Les employés sont habilités à jouer leur rôle et à prendre les décisions qu’ils jugent appropriées.

Formalisation

La formalisation détermine le degré de standardisation au sein de l’organisation. Elle peut toucher les fonctions, les systèmes, les descriptions de poste et le flux d’informations. Les organisations à forte formalisation sont souvent plus matures et hautement systématisées. Bien menée, cette structure devrait stimuler l’innovation, et non l’étouffer.

L’importance des structures organisationnelles

Les structures organisationnelles sont importantes car elles aident les entreprises à mettre en œuvre des processus décisionnels efficaces. En attribuant des rôles spécialisés aux employés de niveau inférieur, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions plus rapidement.

En outre, les structures organisationnelles fournissent un organigramme clair qui aide les entreprises à assurer le suivi de leurs ressources humaines. Lorsque votre entreprise est petite, il est difficile d’imaginer que vous puissiez perdre le fil de ce que font les autres. Après tout, dans les start-ups et les petites entreprises, on a souvent l’impression que tout le monde fait tout.

À mesure que vous vous développez, ces silos deviennent plus distincts les uns des autres. À ce stade, une structure organisationnelle vous aide à identifier les lacunes en matière de compétences et de soutien au sein de votre entreprise. Les rôles des personnes deviennent plus spécialisés et les équipes individuelles s’agrandissent. Revoir la répartition du travail permet d’éviter la duplication des efforts et de refléter les professionnels de l’entreprise.

N’oubliez pas, cependant, que derrière ces organigrammes se cachent de vraies personnes. Les dirigeants et les employés représentés dans un organigramme fonctionnent mieux dans des circonstances différentes et avec des styles de leadership différents. Si vous ne les incluez pas dans le pourquoi et le comment de vos changements organisationnels, ils risquent davantage de résister aux changements lorsqu’ils se produisent.

Le changement étant inévitable, il est bon de communiquer tôt et souvent lorsque les choses évoluent. Efforcez-vous de faire preuve d’autant de transparence que possible sur le lieu de travail. Et si vous effectuez des changements dans votre organisation, prenez le temps de vous entretenir avec les personnes concernées. Vous pouvez essayer de minimiser l’impact sur eux et aider à créer un plan de transition si nécessaire.

Types de structures organisationnelles

Il existe plusieurs types de structures organisationnelles, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients. Les plus courantes sont les suivantes : fonctionnelle, divisionnaire, matricielle, équipe de projet, plate et en réseau.

Les structures organisationnelles fonctionnelles sont les meilleures pour les petites entreprises car elles permettent des hiérarchies décisionnelles claires. Chaque équipe fonctionne comme un « silo » individuel. Une fois que les équipes se développent, elles ont intérêt à rendre ces structures fonctionnelles moins rigides. Les équipes avancent souvent plus vite et collaborent mieux avec plus de chevauchement.

Les structures divisionnaires conviennent mieux aux grandes entreprises car elles permettent une plus grande spécialisation. Par exemple, une entreprise mondiale peut diviser ses activités en régions (telles que EMEA/APAC) ou en grandes catégories de services (telles que B2B/D2C).

Dans la structure matricielle, les employés travaillent à la fois dans des équipes fonctionnelles et des équipes de projet, qui peuvent être structurées différemment. Les employés rendent généralement compte à deux patrons : un qui supervise leur travail quotidien et un autre qui supervise des projets ou des tâches plus importants.

Une équipe de projet comprendrait un nombre quelconque de fonctions travaillant ensemble sur un projet spécifique sans hiérarchie permanente. Les employés rendent compte à leur supérieur hiérarchique. Mais ils contribuent également aux efforts de l’équipe dirigés par les responsables des autres départements de l’équipe, selon les besoins.

Les organisations horizontales ont une structure hiérarchique aussi réduite que possible. Les cadres intermédiaires sont largement absents du personnel. Au lieu de cela, la main-d’œuvre rend souvent compte directement aux gestionnaires ou aux dirigeants du niveau « le plus élevé ». Les employés très autonomes s’épanouissent souvent dans ces environnements. L’absence de hiérarchie motive les gens à prendre des décisions, à s’approprier le travail et facilite la résolution des problèmes.

Dans une structure en réseau, les indépendants, les groupes ou les associations travaillent ensemble. Ils travaillent chacun comme des équipes fonctionnelles distinctes, mais peuvent partager une entité globale. Les associations professionnelles ont souvent ce type de structure.

Choisir la meilleure structure organisationnelle pour votre entreprise

En matière de structures organisationnelles, il n’existe pas de solution unique. La meilleure façon de choisir une structure organisationnelle pour votre entreprise est d’abord d’évaluer vos besoins et vos objectifs commerciaux. À partir de là, vous pouvez faire correspondre ces besoins avec l’une des structures organisationnelles courantes.

Bien qu’il n’y ait pas de « bonne » réponse, certaines structures organisationnelles conviennent mieux à votre équipe que d’autres. Et si nous préconisons normalement d’essayer plusieurs solutions jusqu’à ce que vous trouviez ce qui fonctionne, cela ne fonctionne pas aussi bien avec le développement organisationnel.

Les réorganisations d’entreprise (surtout celles qui se répètent) ont tendance à détruire le moral des employés. Même lorsqu’elles sont bien gérées, les réorganisations créent de l’incertitude et du stress chez les employés. Comme elles sont souvent le prélude à des licenciements, les gens ont tendance à craindre de perdre leur emploi, même si les changements sont généralement positifs. Et si d’autres changements majeurs se profilent à l’horizon ? C’est la recette du cynisme et de l’épuisement professionnel.

Lorsque vous décidez d’une structure organisationnelle, il est important de garder ces quatre facteurs à l’esprit :

1. Service

La structure que vous choisirez dépendra du type d’entreprise que vous dirigez. Par exemple, les entreprises qui comptent sur un certain nombre d’employés de première ligne sont structurées de manière très différente des organisations à but non lucratif. Chacune aura un organigramme différent en fonction de ce qu’elle fait et de la priorité qu’elle doit accorder à ses efforts.

Pour bâtir une organisation efficace, vous devez savoir quels membres de l’équipe sont là pour faciliter le travail des personnes sur le terrain et quels employés soutiennent les dirigeants. Par exemple, les dirigeants de la C-suite ont souvent une équipe dédiée au soutien de leurs efforts. Mais l’équipe du service clientèle existe pour soutenir l’utilisateur final. Certains rôles, comme le marketing ou le développement de produits, se situent carrément au milieu. Votre allocation de ressources doit refléter un équilibre entre ces deux types de besoins.

2. Taille

La taille de l’entreprise est un facteur essentiel à prendre en compte lors de la détermination d’une structure organisationnelle formelle. Les petites entreprises ont souvent un degré élevé de chevauchement des rôles. Elles ont des structures moins formalisées. Ce manque de normalisation peut présenter certains défis, mais il permet aux équipes de se développer rapidement.

D’un autre côté, les grandes organisations ont tendance à se développer plus rapidement avec une structure plus centralisée et formelle. Pourquoi ? Il est plus facile pour les gens de savoir où trouver l’information, à qui s’adresser pour faire avancer les choses, et d’éviter de dupliquer inutilement les efforts. Les défis et les forces uniques de chaque organisation de taille différente permettent de déterminer le meilleur type d’arrangement.

3. Étape

Pour créer des systèmes standardisés, il faut (généralement) qu’il y ait quelque chose à systématiser. Il est assez difficile – ou faussement facile – de développer des systèmes pour une entreprise qui n’a pas de clients, pas de services et pas d’employés.

Dans les premiers temps, non seulement les petites entreprises bénéficient d’une structure moins formalisée, mais elles n’en ont pas besoin. Une fois que les flux de travail émergent, que des modèles apparaissent et que des problèmes se posent, elles peuvent refléter ces apprentissages sous la forme d’un processus formel. Le besoin de relations hiérarchiques et de structure divisionnaire apparaît au fur et à mesure que le besoin de systèmes se fait sentir.

4. Systèmes

Les organisations à tous les stades – même avec une seule personne – ont tendance à organiser leur travail par fonction. Il y a la comptabilité, le marketing et le service dès le premier jour. Lorsque ce travail est pris en charge par une seule personne, il n’est pas nécessaire d’articuler des systèmes. Plus de personnes signifie plus de besoins de définir comment, quand et pourquoi le travail d’équipe a lieu.

Les systèmes existants et souhaités jouent un rôle dans la structure de l’organisation. Si vous souhaitez ou avez besoin d’une collaboration et d’une communication plus rapides entre les équipes, vous devrez concevoir une structure plus « plate ». Si les dirigeants doivent être retirés des activités quotidiennes, il sera utile d’avoir une structure qui délègue l’autorité et la responsabilité aux autres.

Pour bâtir une organisation saine, il ne suffit pas de bien fonctionner, même si c’est important. Cela signifie créer des plans pour soutenir vos employés et le lieu de travail dans leur croissance. En réfléchissant aux types d’autorité qui existent actuellement, vous pouvez choisir la bonne structure organisationnelle. Mais savoir où vous voulez aller et quels résultats vous souhaitez obtenir à l’avenir vous aidera à y parvenir.