Rôles et responsabilités : Pourquoi il est important de les définir

La définition des rôles et des responsabilités ne vous aide pas seulement à trouver la bonne personne pour le poste. Elle améliore également l’expérience des employés et favorise l’efficacité de votre organisation.

Voyons pourquoi il est si important que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités.

Quels sont les rôles et les responsabilités d’un emploi ?

Chaque rôle a des responsabilités clés qui correspondent à ce poste. Il est important de comprendre la signification de ces termes lorsque l’on considère l’importance des rôles et des responsabilités. Cela permettra à chacun de s’acquitter efficacement de son travail.

Les responsabilités professionnelles font référence aux devoirs et aux tâches de leurs rôles particuliers. C’est ce qu’on appelle parfois la description du poste. Les rôles, quant à eux, font référence à la position d’une personne dans une équipe.

Les rôles individuels qui composent une équipe varient selon l’organisation ou l’entreprise. Prenons l’exemple du rôle d’un représentant du service clientèle.

Les fonctions et responsabilités d’un représentant du service clientèle sont les suivantes :

• communiquer avec les clients par téléphone, courriel et médias sociaux
• répondre rapidement aux plaintes et aux questions des clients
• donner aux clients des informations sur les produits et services
• traiter les commandes, les formulaires, les demandes et les requêtes
• maintenir une attitude positive et professionnelle envers les clients

Du représentant du service clientèle au PDG, chaque personne d’une organisation joue un rôle.

Le fonctionnement d’une entreprise dépend de la compréhension par chacun de son rôle et de ses responsabilités. En comprenant leurs fonctions, ils peuvent s’acquitter efficacement des tâches qui leur sont confiées.

Tous les membres de l’équipe doivent s’acquitter de leurs responsabilités au mieux de leurs capacités pour que le travail d’équipe soit efficace. Cela vaut aussi bien pour les équipes en personne que pour les équipes virtuelles.

En résumé, votre rôle est votre titre de poste, et vos responsabilités sont votre description de poste.

Les avantages de la définition des rôles et des responsabilités au sein de votre organisation

Définir clairement les rôles et les responsabilités peut aider votre organisation à plus d’un titre. Qu’il s’agisse de renforcer l’efficacité opérationnelle ou d’améliorer votre processus d’embauche, examinons quelques avantages.

Améliorez votre processus de recrutement et responsabilisez votre personnel

Il est important que les candidats internes et externes comprennent les responsabilités d’un rôle. De cette façon, vous pouvez donner un coup de pouce à toute votre équipe et au processus d’embauche.

Les candidats auront des attentes plus précises quant au rôle et à la réussite dans ce domaine. Dans le même temps, votre équipe élargie comprendra pourquoi les nouvelles recrues sont à bord, ce qui réduira les frictions.

La définition des rôles et des responsabilités favorise également la transparence. Elle donne aux membres de l’équipe qui occupent un nouveau rôle un parcours clairement défini dès le premier jour.

Perdez moins de temps et d’argent pour votre organisation

Avec des responsabilités bien définies, l’organisation consacre moins de ressources à l’élimination des redondances. Cela réduit également la probabilité de conflits interpersonnels.

Elle peut aussi aider à combattre les défis du travail à domicile, car les employés éloignés comprendront clairement ce qu’ils sont censés faire.

Il est tout aussi important que les chaînes de supervision et de rapport soient bien définies. De cette façon, l’organisation sera moins sollicitée pour la gestion de ses ressources humaines. En retour, l’efficacité opérationnelle sera moins une contrainte et plus un résultat naturel pour tous.

Les rôles et les responsabilités doivent être définis avant d’embaucher ou de chercher en interne pour remplir un rôle. Comment trouver la bonne personne pour le poste ? Et comment le talent peut-il trouver la bonne opportunité si vous ne pouvez pas dire quel est l’objectif du rôle ?

Comment commencer à définir les rôles et les responsabilités dans mon organisation ?

Commencez par poser la question : Quel est le problème pour lequel ce poste a été créé ?

Avez-vous un produit ou un service ? Avez-vous des clients qui attendent ? Avez-vous besoin d’être en mesure de servir vos clients de manière efficace et efficiente ?

Peut-être avez-vous besoin d’avoir plus de clients et différents types de clients. Ou peut-être avez-vous besoin de différents types de produits.

Si votre organisation existe depuis longtemps, vous cherchez peut-être à vous assurer que votre entreprise est bien gérée. Il est tentant de se contenter de copier-coller les rôles existants. Mais il est bon de se demander si les problèmes et les besoins de l’organisation ont changé.

Cependant, votre entreprise peut être une nouvelle entreprise. Dans ce cas, la définition initiale des rôles et de leurs responsabilités clés au sein d’une chaîne de commandement claire est une opportunité.

Vous devriez investir du temps dès le départ pour obtenir une meilleure clarté sur les questions les plus importantes à traiter. Cela vous aidera à décider quel type de personne est le plus nécessaire.

Naturellement, les questions peuvent changer tous les six mois. Mais l’effort de définition des responsabilités aidera à fixer les attentes. Cela améliorera également les chances de réussite.

La première étape consiste à déterminer les tâches nécessaires pour mettre votre produit ou service entre les mains d’un client. Examinez également comment ces tâches peuvent être regroupées de la manière la plus logique pour les entreprises individuelles des employés.

C’est le processus qui consiste à dériver et à définir les rôles à partir des responsabilités.

Qu’est-ce qu’un rôle, et comment les définissez-vous dans votre organisation ?

Il existe plusieurs rôles professionnels différents au sein d’une organisation. Et chaque rôle est essentiel au succès global et aux opérations de l’entreprise. N’oubliez pas qu’il n’existe pas de grands rôles organisationnels à une seule personne : chacun joue un rôle.

Mais avant de pouvoir attribuer des rôles, vous devez les définir. Voici comment préciser les rôles de votre organisation :

Comprendre ce que le travail doit être fait

Un rôle organisationnel est défini par sa fonction au sein d’une équipe plus large. Cela est vrai qu’il fasse officiellement partie d’une équipe ou non. L’équipe est définie par sa fonction au sein de l’organisation plus large.

Mais pour définir un rôle dans votre organisation, commencez par analyser les tâches de l’employé. Il s’agit des tâches dont chaque employé est responsable pour atteindre l’objectif final de l’organisation. Cet objectif est le service aux clients. Cela est vrai tant pour les entreprises à but lucratif que pour les entreprises à but non lucratif.

Par exemple, l’Acme Widget Company peut exiger l’accomplissement des tâches suivantes pour servir efficacement un client :

• Répondeur téléphonique
• Traitement des commandes
• Relations avec les clients
• Réponse aux plaintes concernant les produits et les livraisons

Toutes ces tâches peuvent logiquement être assurées par une seule personne assumant le rôle de représentant du service clientèle.

Comprendre comment chaque rôle s’intègre dans votre (vos) équipe(s) plus large(s)

La liste des tâches de la section précédente est un exemple d’un ensemble de tâches définissant un rôle spécifique. Une fois que ces tâches sont attribuées à ce rôle organisationnel, elles constituent alors les responsabilités de ce rôle.

Prenons l’exemple d’un membre d’une équipe de service à la clientèle qui relève d’un responsable du service à la clientèle. Dans ce cas, le rôle de représentant du service clientèle n’existe que dans sa structure d’équipe.

Le but de ce rôle est de faciliter la communication entre le client et l’organisation. Ils contribuent également à la communication inter-services au sein même de l’organisation.

Un représentant du service clientèle ne peut pas se tenir seul sur une scène et obtenir quoi que ce soit.

Comment attribuer un rôle à votre organisation, votre équipe ou votre prochain projet ?

Une fois le rôle défini, le défi consiste à l’attribuer correctement à un employé ou à un prospect. Il s’agit d’un domaine où les responsabilités déterminent le processus décisionnel.

Une fois le rôle défini, la première considération est de savoir quelles sont les caractéristiques personnelles requises pour le remplir.

Reprenons l’exemple du représentant du service clientèle ci-dessus. Voici quelques caractéristiques nécessaires pour ce rôle :

• Patience
• Compétences en communication
• Résolution de problèmes
• Empathie

Ces compétences non techniques sont essentielles pour un poste de service à la clientèle. Par exemple, la capacité à apaiser un client furieux qui crie au téléphone est essentielle pour fidéliser votre clientèle.

De plus, la capacité à rester calme et analytique, à refuser d’être ébranlé du mode de résolution des problèmes, est utile. Cela est vrai, que l’employé ait affaire à un client furieux ou à un collègue difficile. Cela signifie que ces compétences sont également cruciales pour s’intégrer au sein de l’équipe.

Au-delà, le point suivant à prendre en considération est l’expérience passée du candidat et son curriculum vitae.

Le candidat a-t-il déjà effectué ce type de travail auparavant ?

Le poste exige-t-il une compétence essentielle, telle que la programmation en Python 2.7 ?

Le candidat a-t-il un succès particulier dans le passé qui pourrait démontrer qu’il est parfaitement adapté au rôle ? Mais peut-être que les titres des postes précédents ne semblent pas indiquer une adéquation parfaite ?

Il s’agit souvent d’éléments de « première sélection ». Les responsables du recrutement voudront aller plus loin dans le processus d’entretien. Cela peut se faire par le biais d’un examen externe ou interne.

Par exemple, quelles sont les forces et les faiblesses du candidat ? Il s’agit d’une question d’entretien classique. Mais elle peut être utilisée à des fins plus substantielles qu’elle ne l’est souvent.

Le point essentiel à tirer d’un candidat est de savoir si un aspect de sa personnalité ou de ses habitudes de travail est en contradiction avec l’objectif professionnel global du poste.

Par exemple, un représentant du service clientèle ne devrait pas être :

• Peau fine
• Rapide à la colère
• Défensif

Ils doivent être capables de bien réguler leurs émotions.

Demandez-vous si le candidat sera simplement un bon élément de l’équipe. Rendra-t-il l’équipe meilleure ? Il ne s’agit pas tant d’une question d' »adéquation » que de savoir si la personne trouvera un défi et une satisfaction à travailler avec l’équipe. Elle devrait également apporter des compétences et des points de vue complémentaires dont l’équipe a besoin.

Pour les candidats internes, existe-t-il un historique de frictions improductives avec d’autres collègues ? Les frictions et les dissensions peuvent être de bonnes choses. Mais cela dépend de la maturité de l’individu à gérer les inévitables désaccords ou tensions autour de perspectives ou d’approches alternatives.

Demandez directement au candidat s’il lui est arrivé qu’un coéquipier propose une idée ou un plan qui contredisait le sien. Écoutez son langage pour en tirer des conclusions :

• Ils ont ressenti de la colère ou du ressentiment – mon idée doit gagner.
• Ils y ont vu une occasion de travailler ensemble – qu’est-ce qu’il voit que je ne vois pas ?

Recherchez les affinités avec les membres de l’équipe existante, mais n’accordez pas trop d’importance à la « compatibilité ». Cela peut conduire à des équipes homogènes et peu performantes.

Plus généralement, le candidat apporte-t-il quelque chose que l’équipe existante n’a pas ?

Le candidat comble-t-il une lacune ? Ou y a-t-il un problème de redondance des compétences ?

Le candidat sera-t-il capable de persuader les autres membres de l’équipe qu’il a une solution à un problème en tant que nouveau venu ?

En d’autres termes, les points faibles et les points forts d’un candidat doivent être mis en évidence par le biais d’exemples historiques. Cela permettra de révéler les réponses à certaines ou à toutes ces questions.

Une question classique que les candidats posent souvent lors des entretiens est la suivante : « Quel problème mon poste a-t-il été créé pour résoudre ? »

C’est une question que l’organisation devrait déjà s’être posée. Elle devrait à nouveau demander au candidat : « Qu’avez-vous fait dans le passé pour résoudre ce problème que nous avons ? »

Il convient également de noter que les rôles ne doivent pas nécessairement être permanents. Un projet ponctuel ou intermittent peut impliquer des rôles assumés par plusieurs personnes. Il peut aussi impliquer plusieurs rôles assumés par une seule personne.

L’analyse reste la même.

Il est souvent utile d’utiliser une matrice RACI pour faire correspondre les tâches aux rôles et attribuer les responsabilités.

Le développement personnalisé permet de libérer le potentiel de la main-d’œuvre que vous embauchez.

Comment définir les responsabilités d’un rôle

Avant de définir les responsabilités, vous devez d’abord bien comprendre les besoins de votre organisation. Vous devez également avoir une idée précise des caractéristiques requises par le bon candidat.

L’étape suivante de ce processus consiste à décomposer les tâches distinctes du rôle, ou responsabilités. Cela vous aidera à formuler la description du rôle.

Les descriptions de poste ou de rôle doivent être spécifiques. Elles doivent inclure la tâche elle-même. Mais elles doivent également inclure les paramètres requis de la tâche et la meilleure façon de l’accomplir.

En étant explicite, vous donnez aux candidats une idée de l’étendue de leur travail et de la manière dont vous mesurerez les performances.

Expliquez les compétences et les tâches nécessaires pour remplir le rôle avec succès.

Par exemple, un cabinet d’architectes peut avoir besoin d’une conception intérieure, extérieure ou structurelle. La section des responsabilités pour un rôle de « design intérieur » pourrait se lire comme suit :

• Communications et réunions avec les clients à l’interne et sur place. Les réunions peuvent avoir lieu pendant les heures normales de travail et les week-ends.
• Utilisation du logiciel AutoCAD, BIM/Revit. Le logiciel doit être utilisé pour la conception et le développement de finitions, de concepts et de thèmes intérieurs.
• Préparation de documents de construction pour les intérieurs et les composants architecturaux. Préparer des présentations pour l’examen et la vente aux clients.
• Élaboration de solutions aux problèmes techniques, de conception et de livraison d’accessoires en respectant les normes et les codes établis.

Les tâches décrites ci-dessus sont discrètes et illustrent la combinaison de compétences générales et spécifiques requises. Elles permettent aux candidats d’avoir une idée claire de leurs responsabilités quotidiennes.

Quelques mots sur le cadrage temporel

Les échéances et les délais sont toujours des considérations importantes dans toute définition de responsabilité.

Veillez à ce que l’employé qui assume ce rôle comprenne bien les délais à respecter. Il doit comprendre la nécessité de communiquer les problèmes de délais à son supérieur hiérarchique.

Exemple :

• Veiller à ce que tous les projets soient livrés à temps, dans le respect de la portée et du budget.
• Solides compétences en communication écrite et verbale. Confiance professionnelle pour s’engager et interagir efficacement avec les cadres supérieurs et la direction.

Assurez-vous d’inclure la structure hiérarchique, le cas échéant

Pour les candidats internes, il est important de noter toutes les exigences en matière de rapports. Incluez également toute responsabilité de supervision qui pourrait être pertinente.

La communication des exigences en matière de rapports permet de minimiser la confusion et les frictions liées à la chaîne de commandement. Cela permet de s’assurer que les membres de l’équipe sont tous sur la même longueur d’onde dès le départ.

Si vous n’attribuez pas le rôle à un employé existant, l’étape suivante consiste à prendre toutes les informations ci-dessus et à les rédiger dans une description de poste.

Comment rédiger une description de poste efficace

Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à rédiger des descriptions de poste efficaces.

1. Format pour une lecture facile

Mettez en forme les descriptions de poste pour faciliter la lecture et le balayage, et utilisez des puces chaque fois que possible. Décomposez les responsabilités et les qualifications en une seule ligne. De cette façon, les candidats peuvent facilement les scanner lorsque la description est mise en ligne.

2. Soyez précis quant aux compétences ou connaissances requises

Indiquez tout logiciel spécifique ou toute autre compétence requise pour le poste. Indiquez également les diplômes et certificats spécifiques requis. Assurez-vous de mentionner l’expérience nécessaire pour qu’un candidat puisse remplir ce rôle avec succès.

3. Soyez réaliste quant aux candidats potentiels

Il peut être tentant d’exiger que tous les candidats possèdent un doctorat dans une discipline connexe. Ou qu’ils doivent avoir une expérience de gestion de niveau directeur dans une entreprise du classement Fortune 500.

Mais veillez à ne pas « surqualifier » le poste. Si vous le faites, vous courez le risque que de bons candidats ne postulent pas pour le poste en raison d’une description de poste trop ambitieuse.

Les composantes essentielles d’une description de poste et modèle gratuit de description de poste

Pour vous aider à rédiger la description de poste parfaite, nous avons compilé tous les éléments essentiels que vous devrez inclure. Nous avons également inclus une définition et un exemple pour chaque élément afin de vous aider à démarrer.

Une fois que vous aurez compris tous les éléments nécessaires, utilisez le modèle gratuit ci-dessous comme point de départ pour vos descriptions.

Titre du poste

Cela peut être parlant, comme dans le cas du représentant du service clientèle ou des exemples de décoration intérieure ci-dessus.

Cependant, il se peut que vous adaptiez un poste interne à un poste externe, public. Dans ce cas, veillez à ne pas fournir un titre de poste qui soit du pur jargon ou trop « fluffy » ou vague. Veillez à ce que l’intitulé du poste traduise la nature du poste aux candidats externes.

Exemple : Chef de projet de l’équipe de vente

Description

La description est une « thèse » d’une ou deux phrases sur le poste. Elle doit rendre compte de l’objectif et de la fonction essentiels du poste. Elle est particulièrement utile si l’intitulé du poste lui-même est plutôt vague.

Exemple : Le chef de projet de l’équipe de vente sera responsable de la planification, de l’approvisionnement et de l’exécution de bout en bout de tous les projets pour notre département des ventes.

Si le titre du poste est quelque chose comme « représentant du service clientèle », une description peut être moins nécessaire. À moins qu’il n’y ait quelque chose de spécifiquement unique dans ce poste.

Responsabilités

La liste des responsabilités est le cœur de la description de poste et devrait déjà être rédigée. Peaufinez-la et mettez-y des puces pour la rendre plus facile à lire. Décomposez les descriptions de responsabilités en plusieurs étapes en rubriques distinctes qui peuvent être scannées.

Exemple :

• Contribuer à la définition de la portée et des objectifs du projet. Impliquer toutes les parties prenantes concernées et assurer la faisabilité technique.
• Assurer la disponibilité et l’allocation des ressources
• Élaborer un plan de projet détaillé pour contrôler et suivre l’avancement du projet.

Qualifications requises

Les qualifications requises n’ont peut-être pas été prises en compte jusqu’à présent. Ce qui a été mis sur papier jusqu’à présent, c’est ce qui doit être fait et combien de personnes sont nécessaires pour le faire.

Exemple :

• Diplôme BA/BS ou expérience professionnelle équivalente
• Minimum de cinq ans d’expérience dans un secteur connexe, dans des environnements opérationnels très complexes. L’expérience doit comprendre la gestion de projets de taille moyenne du début à la fin.
• Vous avez fait vos preuves en matière de livraison de projets dans les délais et de haute qualité.

Structure hiérarchique (pour les affectations internes)

Cette section n’est pas pertinente pour les offres d’emploi externes. Cependant, dans le cas d’une offre d’emploi destinée à des candidats internes, elle permet d’éviter de nombreux problèmes ultérieurs. Par exemple, cela donne à un employé interne intéressé l’occasion de dire « Pas question de travailler pour Dave ! ».

Cela permet également aux candidats de savoir clairement à qui ils rendront des comptes et qui leur rendra des comptes. Ils peuvent mieux comprendre en quoi leur rôle est essentiel à la réussite de l’équipe au sens large.

Exemple : Le poste relève du directeur des ventes

Lieu, salaire, avantages

De nombreuses offres d’emploi ne contiennent pas cette information. C’est particulièrement vrai si le poste fait partie d’un secteur dans lequel les taux du marché sont bien connus. Ou s’il s’agit d’un poste de direction pour lequel la rémunération sera un point de négociation important.

Mais pour les candidats externes, en particulier, les informations salariales peuvent être cruciales. Votre poste peut offrir d’excellents avantages sociaux que d’autres postes similaires n’offrent pas. Ainsi, vous pouvez attirer de meilleurs candidats.

Pour les demandeurs d’emploi non cadres, une annonce ne contenant aucune information sur le salaire ou les avantages sociaux est facilement négligée et ignorée.

Le modèle de description de poste : un exemple

Titre du poste : Rédacteur technique senior

Description du poste : ACME Documentation Services est un spécialiste de la publication de documents militaires. Nous recherchons une personne créative mais capable de résoudre des problèmes de manière analytique. Il doit communiquer simplement et efficacement des flux de travail complexes en matière de conception, de fabrication et d’exploitation des équipements.

Responsabilités :

• Interviewer des PME pour la collecte de connaissances sur la fabrication et les opérations
• Fonctionner au sein d’une équipe de projet. Fournir des services à l’appui de l’élaboration de manuels techniques et de didacticiels.
• Créer de la documentation et des illustrations techniques. Utiliser des logiciels de CAO, Adobe Illustrator, Arbor Text Pro, des éditeurs XML et des applications de développement Web.
• Communiquer avec les PME, les membres de l’équipe et les représentants des clients. Déterminer les exigences de révision et l’approbation de la publication

Qualifications :

• Compétence logicielle décrite ci-dessus
• Familiarité avec les normes de documentation militaire (MIL-STD-40051 et MIL_HDBK-1222C).
• Connaissance du règlement TRADOC 350-70 pour le développement de la formation.
• Baccalauréat ou expérience équivalente 5+ ans de rédaction technique
• Citoyenneté américaine, capacité à passer une vérification des antécédents.

Lieu/salaire/avantages : Ce poste est situé dans notre bureau de Sterling Heights, MI. Nous offrons un ensemble généreux de vacances et d’avantages sociaux. Nous proposons également un programme d’abondement de la retraite, une assurance vie et des congés payés. Le salaire est fonction de l’expérience.

Comment utiliser le modèle de description de poste

Un modèle de description de poste complet tel que celui-ci est conçu pour les postes externes. Si votre poste est interne, vous pouvez inclure des informations plus spécifiques sur la supervision. Vous pouvez également insérer des informations plus spécifiques sur le salaire ou le grade.

Une copie doit être insérée dans le dossier personnel de l’employé embauché pour ce rôle, à des fins d’évaluation ultérieure. Ceci au cas où la question de la répartition des responsabilités se poserait ultérieurement au sein de l’équipe.

Mettez en pratique vos connaissances sur les rôles et responsabilités

N’oubliez pas qu’un rôle est moins une étiquette. Il décrit plutôt ce que fait une personne au sein d’une organisation ou d’un projet. Il définit sa relation avec les autres employés ou les clients.

Une responsabilité est une tâche spécifique dont une personne occupant un poste ou un rôle dans un projet est responsable. C’est ce qu’elle fait au jour le jour.

Les organisations qui définissent clairement les rôles et les responsabilités peuvent simplifier leurs processus d’embauche. Elles peuvent donner à leurs employés les moyens d’être plus performants et plus concentrés au travail. Cela permet également de renforcer l’efficacité opérationnelle en réduisant la confusion et les redondances.

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