Retourner au travail après un Covid ? Les employeurs peuvent faciliter les choses

Les employés s’inquiètent du retour imminent au travail en personne, alors que le coronavirus semble s’éloigner. 82 % des personnes interrogées dans le cadre d’une récente enquête du Wall Street Journal ont déclaré qu’elles appréhendaient ce retour. De même, un tiers des personnes qui ont déjà repris le travail en personne font état d’un impact négatif sur leur santé mentale, selon une enquête de McKinsey.

La variante delta et l’augmentation des infections Covid-19 ont sans aucun doute aggravé les hésitations, et l’anxiété, des gens. Les vaccinations en cours pour les enfants pourraient réduire certains risques, mais à court terme, elles pourraient accroître l’incertitude des parents qui travaillent. L’anxiété est un obstacle majeur à la productivité, à la satisfaction professionnelle et aux relations interpersonnelles avec les collègues. Les employeurs devraient s’efforcer de créer un retour au bureau sans heurt et sans anxiété, non seulement parce que c’est la bonne chose à faire, mais aussi pour éviter toute perturbation majeure des activités de l’entreprise.

Il faut également reconnaître que les inquiétudes liées au coronavirus ne sont qu’une partie de la réticence à retourner au travail. Ainsi, une grande partie des discussions, et de la résistance, au retour sur le lieu de travail n’a pas grand-chose à voir avec la prévalence du vaccin Covid-19.

Mais de nombreuses personnes ont de véritables préoccupations en matière de santé, de sécurité et d’environnement de travail en général. Nous verrons ci-dessous comment les employeurs peuvent contribuer à atténuer l’anxiété en communiquant de manière détaillée sur le plan de retour au travail, en faisant preuve d’empathie à l’égard des préoccupations des employés, en favorisant les relations interpersonnelles et en restant concentrés sur le bien-être de leurs employés.

1. Demandez à vos employés ce qu’ils pensent de leur retour au travail.

Les travailleurs sont divisés quant au retour au bureau. Dans l’ensemble de la population, nous savons que beaucoup sont stressés. Certains sont craintifs et anxieux. Beaucoup ne voient tout simplement pas l’intérêt.

Savez-vous ce que ressentent vos employés ? Si vous ne le savez pas, vous ne serez pas en mesure d’y répondre.

Annoncer un mandat de retour au bureau sans vérifier auprès de vos employés revient à tirer dans le noir. C’est pourquoi il est utile d’évaluer les sentiments de votre équipe à l’égard du retour au travail au moyen de sondages et de conversations individuelles. Source de l’image : McKinseyD’abord, précisez qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses. Les employés peuvent craindre qu’il s’agisse d’une question piège ou qu’ils aient l’air de ne pas pouvoir suivre s’ils préfèrent continuer à travailler à domicile. Vous ne pouvez pas instaurer une confiance totale du jour au lendemain, mais le fait de répéter aux employés que leur réponse ne sera pas jugée est un pas dans la bonne direction. Les enquêtes anonymes et/ou les conversations en tête-à-tête sont deux moyens de vérifier la situation auprès des employés. Voici les questions que vous devez poser pour déterminer comment les employés se sentent et pour faire émerger des préoccupations auxquelles vous pouvez répondre activement :

• Comment vont les choses à la maison et avec votre famille ?
• Pensez-vous qu’il est prudent de retourner au bureau ? Comment envisagez-vous de gérer les contacts étroits avec les autres ?
• Qu’est-ce qui vous inquiète le plus dans le retour au travail au bureau ?
• Préférez-vous travailler à plein temps à domicile, au bureau, ou une combinaison des deux ?
• Que pouvons-nous faire pour rendre votre retour moins stressant ?
• Qu’est-ce qui vous manque dans le travail en personne ?
• Pensez-vous que votre productivité sera entravée si vous reprenez le travail en bureau ?
• Etes-vous ou quelqu’un de votre foyer est-il immunodéprimé ?
• Avez-vous des dispositions pour la garde d’enfants/la prise en charge des soins ?

2. Communiquer avec un plan d’action qui répond aux préoccupations communes

68% des employés interrogés dans le cadre d’une enquête McKinsey estiment que leurs collaborateurs n’ont pas pleinement communiqué la vision de l’entreprise en matière de retour au travail, et près de 50% ont déclaré que ce manque de communication les rend anxieux. Les employeurs ont l’occasion de réduire cette anxiété en communiquant clairement le plan de retour au bureau, y compris en répondant à toute préoccupation spécifique soulevée par leur équipe.Si une majorité d’employés craignent de tomber malade, votre plan devrait donner la priorité à la prise en charge de cette crainte par des protocoles de sécurité au bureau, comme le recommandent les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC). Créez un plan d’action complet qui indique si et comment vous allez répondre à certaines des préoccupations les plus courantes, notamment :

• Modifier les espaces de bureau pour aider les employés à maintenir une distance physique et assurer une bonne ventilation.
• Mettre en place un nettoyage et une désinfection de routine des espaces de bureau
• Mettre en place une politique claire sur le port de masques, les types de masques et autres équipements de protection individuelle (EPI).
• Exigences relatives aux contrôles de température avant d’entrer dans l’établissement
• Exigences relatives à la soumission de rapports quotidiens de dépistage Covid
• Clarté sur un mandat de vaccination à l’échelle du cabinet
• Accommodements pour les employés souffrant de problèmes de santé
• Recherche des contacts en cas de cas positif de COVID-19
• Accès aux prestataires de soins de santé sur place

La création de ce plan d’action n’est pas facile, alors envisagez d’utiliser un modèle comme celui de Woodruff Sawyer pour commencer. Une fois que vous avez partagé le document du plan d’action, proposez une réunion à l’échelle de l’entreprise pour passer en revue le document. Soyez également disponible pour répondre aux préoccupations individuelles. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un changement important et émotionnel qui intervient à la fin de l’une des périodes les plus difficiles de l’histoire récente. En d’autres termes, ne faites pas d’économies – ce n’est pas le moment.

3. Offrez la possibilité de choisir un horaire de travail, si possible.

La plupart des employés préfèrent un modèle flexible de travail hybride, où ils peuvent choisir la fréquence à laquelle ils se rendent au bureau. Et les employés sont prêts à quitter leur emploi plutôt que de renoncer à la flexibilité dont ils bénéficiaient pendant la pandémie. Le retour au travail en personne ne doit pas coûter cher à vos employés – donnez-leur la possibilité de planifier leurs horaires. Une récente enquête de Microsoft portant sur 30 000 employés montre que chaque employé est différent et a des besoins et des préférences qui lui sont propres. Certains employés citent l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et le temps de concentration comme des raisons de retourner au travail, tandis que d’autres y voient des raisons de rester à la maison. En outre, il existe ce que le PDG de Microsoft, Satya Nadella, appelle le « paradoxe du travail hybride » : les employés veulent avoir la flexibilité de travailler à distance, mais ils ont également besoin d’une collaboration en personne. Si l’on combine ce paradoxe avec les limites de capacité des lieux de travail et les exigences de présence sur place pour certaines équipes, on obtient la recette du chaos. Mais il existe des moyens de faciliter la planification des horaires.

• Horaires de cohorte – Divisez les équipes en groupes en fonction de leur degré de collaboration au cours du travail. Demandez à un groupe de venir le lundi et le jeudi une semaine et à l’autre groupe le mardi, le jeudi et le vendredi. Changez leurs horaires la semaine suivante.
• Horaires décalés – Si les employés travaillent généralement en équipe, répartissez-les en fonction de leur heure d’entrée et de sortie pour éviter la surpopulation et maintenir la distance sociale.
• Programmes pilotes – Piloter le retour au bureau peut faciliter la transition en laissant les employés expérimenter et trouver leur niveau de confort.
• Horaires individuels – Cette option permet aux employés de choisir la fréquence et le moment où ils veulent venir au bureau. Utilisez un outil de planification comme Officely, Capterra ou Resource Guru pour rendre le processus facile et efficace.

4. Facilitez les connexions interpersonnelles

Les employeurs peuvent réduire l’anxiété liée au retour au travail après un Covid en mettant l’accent sur l’interaction en personne. Et réfléchissez à la façon dont vous pouvez créer un espace pour que les gens dépassent le superficiel.

Après tout, la connexion est la chose qui a le plus manqué aux employés pendant la pandémie. Les happy hours Zoom et les salles d’évasion virtuelles ne peuvent pas tout faire pour lutter contre l’isolement social et la solitude des employés.

Après un an et demi de connexions Internet en retard, de partage d’écrans et de la fatigue consécutive à Zoom, l’interaction en face à face pourrait s’avérer être un point fort du lieu de travail. Plus important encore, si vous ne concevez pas l’interaction en personne, les personnes qui étaient enthousiastes à l’idée de revenir au bureau ne le seront plus pour longtemps.

Mais n’oubliez pas les personnes qui ne sont pas dans la salle. L’année et demie écoulée a montré que nous sommes capables d’une connexion profonde, même à distance, si nous y consacrons du temps et en faisons une priorité dans la durée.Les employés sont enthousiastes à l’idée de se sentir connectés, mais beaucoup souffrent d’anxiété sociale. La réorientation nécessitera donc plus que de croiser des collègues dans le couloir ou de bavarder autour de la fontaine à eau. Les employeurs ont besoin de tactiques pour faciliter l’établissement de liens profonds et de qualité, car les muscles sociaux qui n’ont pas été utilisés pendant la pandémie doivent être réentraînés. Il s’agit donc d’aider les employés à nouer des liens significatifs avec leurs collègues de travail, ce qui peut atténuer une partie de l’anxiété. Il existe un certain nombre de moyens d’y parvenir dans votre environnement de travail :

• Bloquez du temps une ou deux fois par mois sur le calendrier, pendant les heures de travail normales, pour que votre équipe se connecte de manière informelle. Faites venir les personnes éloignées par vidéo si vous devez utiliser des écrans plus grands dans une salle de conférence.
• Programmez des  » happy hours  » de retour au travail ou d’autres rassemblements pour aider les employés à considérer le retour au bureau comme une célébration.
• Organisez des déjeuners de groupe (avec des mesures de distanciation sociale en place) qui suscitent la conversation. Par exemple, un repas-partage où chaque employé apporte son plat préféré amène naturellement à parler des différentes cuisines et préférences.
• Organisez des réunions non professionnelles une ou deux fois par mois, au cours desquelles les employés peuvent discuter de sujets qui sont traditionnellement considérés comme « interdits ». Les employés établissent des liens plus profonds lorsqu’ils apprennent à connaître la famille de leurs collègues, les défis qu’ils doivent relever et les choses qui les enthousiasment.
• Offrez plus d’opportunités de collaboration par le biais d’ateliers entre pairs et de réunions de remue-méninges afin que les employés puissent expérimenter l’avantage d’être dans la même pièce.
• Adoptez une politique de porte ouverte pour que les employés se sentent à l’aise de parler aux gestionnaires des problèmes et des défis qu’ils rencontrent lorsqu’ils mettent en place un nouvel horaire.

5. Fournir un soutien continu en matière de santé mentale

Un retour au travail sans heurts peut dépendre de la forme mentale des employés et de leur capacité à s’adapter aux nouveaux changements. Tout comme l’utilisation d’une salle de sport pour maintenir la forme physique, la santé mentale doit également être entretenue.

Les employés peuvent être irritables, confus et effrayés lorsqu’ils doivent faire face à de nouvelles routines et à l’évolution des circonstances. Il se peut également qu’ils souffrent d’une forme de SSPT Covid.Des études montrent que 55 % des employés sont languissants à tout moment. Cela signifie que les facteurs de stress quotidiens les touchent davantage et qu’ils sont incapables de donner le meilleur d’eux-mêmes. Le coaching permet aux employés d’acquérir les compétences et l’état d’esprit dont ils ont besoin pour gérer le stress et surmonter les difficultés quotidiennes. L’aptitude mentale est renforcée par la clarté, l’objectif et le sens du travail et de la vie. Voici comment les employeurs peuvent utiliser le coaching pour développer leurs muscles mentaux :

• Coaching individuel : Les séances de coaching individuel aident les gens à se développer et à atteindre des performances optimales. Fournissez un coach personnel pour aider les employés à clarifier leurs points forts et à apprendre à les exploiter.
• Cercles de coaching : Faciliter les sessions de coaching en groupe. Il s’agit d’expériences de développement de six semaines dirigées par un coach. Les employés établissent des liens sociaux et de confiance et apprennent par un échange d’idées au sein du groupe.
• Exercices de santé mentale : Créez un moment programmé pour que les employés puissent faire une pause pendant la journée de travail pour des exercices de santé mentale comme la méditation, la respiration et l’écriture dans un journal.

Le retour au travail ne se limite pas à faire passer les employés par la porte.

Les lieux de travail hybrides deviennent rapidement la nouvelle norme. Mais ne vous focalisez pas sur la logistique de votre lieu de travail au point de perdre de vue l’expérience des employés, la culture et le travail lui-même.

Vous réussirez peut-être à faire venir les employés au bureau, mais la véritable mesure du succès sera ce que vous pourrez faire pour leur donner envie de rester – et de s’épanouir – dans votre organisation.