Retour d’information sur la communication efficace : 3 conseils pour fusionner l’ancien et le nouveau

Une communication efficace est essentielle sur le lieu de travail. Si vous ne communiquez pas assez, les employés sont tenus dans l’ignorance des choses qu’ils doivent changer et améliorer. De même, si vous n’encouragez pas une communication ouverte, vos employés peuvent ne pas se sentir libres de venir vous voir avec un problème, laissant celui-ci se transformer en un conflit plus large.

Si les collègues ne sont pas informés des progrès de chacun, ils risquent de faire double emploi ou de ne pas respecter les délais. Lorsque différentes équipes au sein du bureau ne communiquent pas régulièrement entre elles, c’est l’entreprise dans son ensemble qui peut en pâtir.Aujourd’hui, apprendre à communiquer efficacement sur le lieu de travail est plus important que jamais. Les millennials veulent plus de feedback au travail pour atteindre leurs objectifs ambitieux de développement professionnel.

Une enquête récente de PWC a révélé que 41 % d’entre eux préfèrent communiquer par voie électronique plutôt qu’en face à face ou par téléphone, tandis que 78 % ont déclaré que l’accès à la technologie qu’ils aiment utiliser les rend plus productifs.Cependant, avec l’assaut de nouveaux outils technologiques qui aident à répondre aux demandes de communication de cette génération, nous voyons aussi des sources de tension. Certaines générations plus âgées et certains employés moins férus de technologie peuvent hésiter à adopter les nouvelles technologies, préférant la communication traditionnelle en face à face.

Bien que la technologie puisse nous faciliter la vie, les psychologues ont souligné les limites de la communication non verbale. Le langage corporel, les expressions faciales et le ton de la voix sont également extrêmement importants pour une communication efficace, car ils offrent davantage d’indices sur les pensées et les intentions de l’interlocuteur.Créer des canaux de communication plus ouverts est une solution simple qui peut vous aider à éviter ces pièges courants et à encourager le partage des connaissances entre les générations.

Voici trois idées pour aider votre entreprise à communiquer efficacement :

1. Google Docs et séances de brainstorming

Google Docs peut être un outil formidable pour vous aider à collaborer avec plusieurs collègues sur un projet, en vous permettant de lire et de modifier directement le travail de chacun. Cependant, rien ne vaut une bonne séance de brainstorming. La beauté du brainstorming est qu’il permet aux employés de faire rebondir leurs idées les uns sur les autres.

Le fait de pouvoir envisager une question sous plusieurs angles vous permet de trouver une solution créative à un problème. L’implication de chacun dans le processus conceptuel renforce le sentiment d’appartenance de tous les membres du groupe.

Cependant, il faut garder à l’esprit que ce sont parfois les mêmes personnes qui donnent leur avis lors des séances de brainstorming. La technologie peut encourager les personnes qui seraient plus enclines à rester sur la touche à exprimer leur opinion après une session.

C’est particulièrement vrai pour les employés à l’esprit d’observation qui aiment écouter différents arguments et trouver de nouvelles solutions innovantes après avoir laissé les idées mijoter.La nature non structurée d’une session de brainstorming peut également faciliter la dérive hors sujet. L’utilisation d’un outil comme Google Docs peut aider à mettre de l’ordre dans le processus créatif. Pendant la réunion, les comptes rendus et les enseignements peuvent être enregistrés directement sur l’ordre du jour de la réunion pour que tout le monde puisse les consulter en temps réel, ce qui garantit que les informations importantes ne sont pas oubliées.

Après la réunion, une feuille Google partagée peut aider tout le monde à suivre le plan d’action, mais permet également une certaine flexibilité en permettant aux membres de l’équipe d’apporter des modifications qui apparaissent directement sur la feuille de chacun.

2. Slack et All-Hands

Les millennials ont grandi en envoyant des messages courts et des informations par SMS, Facebook et Twitter. Slack (ou d’autres outils de messagerie) est un excellent outil pour envoyer des messages rapides à des individus ou à des groupes de collègues sans déranger les autres personnes du bureau.

C’est particulièrement utile dans les bureaux à aire ouverte. Il peut également vous aider à stimuler l’esprit d’équipe en informant tout le monde des réalisations au sein de votre équipe. Cependant, il est impératif que vous ne laissiez pas la technologie remplacer complètement les réunions de bureau. Bien que Slack puisse être excellent pour faire avancer les choses au sein d’un petit groupe de personnes, il n’y a pas beaucoup de transparence. Même si chaque équipe est sur la bonne voie pour atteindre ses propres objectifs, avec des canaux de communication fermés, les déconnexions peuvent se développer entre les différents groupes de l’entreprise.All-Hands est une solution populaire que nous utilisons également ici à RecrutementPro. Chaque entreprise qui utilise cette tactique a sa propre version. Qu’une personne s’exprime pendant une minute ou dix, les avantages sont plus importants que vous ne l’imaginez.All-Hands favorise une plus grande transparence entre vos différentes équipes. Même si vos équipes de marketing et de développement ne travaillent pas ensemble sur de nombreux projets, elles doivent toutes être informées des progrès de l’autre et des nouveaux projets mis en œuvre.

Vous constaterez que cela peut conduire à davantage de contributions entre les équipes et à une collaboration spontanée. Même si tout le monde ne peut pas assister à ces réunions, la technologie offre une solution alternative. Skype, Zoom et Google Hangouts sont des outils utiles pour permettre aux membres de votre équipe qui voyagent ou travaillent à distance de participer virtuellement aux réunions.

3. Réunions en tête-à-tête et relations avec les managers

Donner un retour d’information rapide et continu permet d’accélérer le développement professionnel de vos employés et managers. Toutefois, pour profiter pleinement des avantages du retour d’information continu, il est essentiel d’instaurer la confiance.

Pour cela, vous devez simultanément créer une relation dans laquelle vous, vos managers et vos employés se sentent à l’aise pour se donner du feed-back en personne dans le cadre d’entretiens individuels.Les meilleurs managers assurent le suivi de leurs employés après une évaluation à 360 degrés. Les meilleurs managers assurent un suivi auprès de leurs employés après une évaluation à 360 degrés. C’est particulièrement important lorsqu’un employé a reçu un feedback constructif. Une réunion en tête-à-tête vous permet de discuter des résultats, d’entendre leurs réactions et de développer un plan pour intégrer ces informations dans leur plan de développement.Au même moment, lorsque les tensions sont élevées, l’utilisation de la technologie peut également être bénéfique, permettant aux employés de réguler leurs émotions avant de répondre au feedback.

Par exemple, lorsque vous voulez demander plus d’informations sur le feedback constructif qui vous a été donné mais que vous sentez que votre réponse peut être affectée par vos émotions, le fait de noter votre réponse peut vous aider à traiter l’information jusqu’à ce que vous ayez le temps de parler calmement en personne.

Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque vous commencez à adopter un état d’esprit axé sur le feedback.

Lauren Kelley, responsable de l’apprentissage et du développement chez Google, explique pourquoi il est essentiel d’acquérir la capacité mentale nécessaire pour donner un feed-back efficace en matière de communication. Son travail consiste à former des chefs de produit et à expliquer pourquoi le développement personnel et professionnel dépend de la capacité à bien communiquer au sein des équipes et avec les individus.

Si vous avez du mal à créer une culture du feedback, RecrutementPro peut vous aider. Grâce aux conseils d’un coach, vous pouvez donner à vos équipes les moyens de donner et de recevoir un bon retour d’information. Le coaching virtuel peut vous aider à libérer le potentiel de votre personnel.