Rédiger un plan d’amélioration des performances (PIP) qui fonctionne vraiment

Trois mots qui peuvent faire naître la peur dans le cœur de tout employé : plan d’amélioration des performances. Les plans d’amélioration des performances (PIP) donnent aux employés peu performants une chance de réussir. Mais ils sont souvent considérés comme un signal d’alarme – et le premier pas vers le licenciement.

Document formel qui permet de suivre et d’orienter les performances professionnelles, les PIP identifient les domaines spécifiques dans lesquels les employés doivent prendre des mesures correctives. L’intention du PIP est souvent bonne : il est censé aider les employés en difficulté dans leur propre processus d’amélioration. Mais les données indiquent le contraire. En fait, les PIP n’apportent souvent pas les améliorations souhaitées ; on estime que 90 % des PIP conduisent l’employé à quitter l’entreprise.

Cependant, utilisés correctement, les PIP peuvent être un moyen d’éviter un roulement inutile. Pour réussir, un PIP doit être conçu de manière sensible comme un processus collaboratif et transparent.

À bien des égards, les PIP peuvent être considérés comme une compétence et une opportunité de coaching. Bien sûr, il est formellement documenté dans le cadre de la gestion des performances. Mais il s’agit d’un outil pour aider l’employé à réussir. Et l’acquisition de solides compétences en matière de coaching en conjonction avec un PIP peut être un bon moyen d’aider à débloquer les performances maximales de votre personnel.

Un PIP doit se concentrer sur les compétences et les problèmes personnels, et décrire les progrès réalisables de l’employé. Dans cet article, nous allons explorer :

• Ce qu’est un plan d’amélioration des performances (PIP)
• Les avantages et les défis de l’utilisation d’un PIP pour traiter un problème de performance d’un employé.
• Ce que doit comprendre une amélioration efficace des performances
• Comment créer un PIP qui fonctionnera réellement ?

Qu’est-ce qu’un plan d’amélioration des performances ?

Un plan d’amélioration des performances (PIP) est un outil permettant d’aider les employés peu performants à améliorer leurs performances. Un plan d’amélioration des performances efficace devrait :

• Documenter les problèmes de performance existants
• Encourager un dialogue constructif
• Proposer des solutions aux problèmes identifiés
• Soutenez les employés peu performants en leur proposant des mesures concrètes.
• Donnez à l’employé une idée claire de la manière dont il peut améliorer ses performances.
• Favoriser une culture de travail positive et minimiser la rotation du personnel.
• Décrire la formation supplémentaire dont un employé pourrait avoir besoin pour améliorer son rendement au travail.

« L’objectif d’un plan d’amélioration personnel (PIP) est de découvrir les problèmes qu’un membre de l’équipe peut rencontrer et de l’aider à les résoudre », explique Christiaan Huynen, PDG et fondateur de DesignBro.

« Avoir des conversations planifiées avec les membres de votre équipe sur leurs succès, leurs défis, leurs plans d’action, leurs échéances et les outils ou ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail est un moyen simple mais puissant d’aider quiconque à mieux faire son travail. »

Le pour et le contre des plans d’amélioration des performances

Les PIP peuvent être efficaces, mais ils ne sont pas toujours la meilleure solution en cas de mauvaises performances. Voici ce qu’il faut garder à l’esprit avant de décider d’utiliser un PIP :

Les avantages des plans d’amélioration des performances :

• Ils permettent d’agir rapidement lorsque les performances se détériorent – l’employé sait qu’il y a un problème dès qu’il se présente.
• Ils offrent une structure et une orientation à un employé en difficulté, afin qu’il ne se demande pas ce qu’il doit faire pour améliorer ses performances.
• Lorsqu’il est exécuté correctement, un PIP peut aider l’employé à se sentir plus motivé et plus productif au travail.
• Il peut permettre aux employés de s’approprier leurs progrès.
• Ils peuvent aider l’employé à sentir qu’il est traité équitablement.

Les inconvénients des plans d’amélioration des performances :

• Ils peuvent détourner l’attention des tâches de routine
• L’employé peut se concentrer exclusivement sur les questions mentionnées dans le PIP et négliger son rôle quotidien
• Certains employés peuvent se sentir démotivés ou indûment stressés par le PIP.
• Ils peuvent conduire à des conversations difficiles, que tous les managers ne sont pas prêts à gérer.
• De nombreux employés les considèrent comme un signe avant-coureur de licenciement.
• Ils demandent beaucoup de temps et d’efforts aux professionnels des RH, aux employés et à leurs managers.

Que comprend un plan d’amélioration des performances ?

Prêt à créer un PIP efficace qui fonctionne vraiment ? Voici ce que vous devez inclure :

• Évaluation
• Objectifs
• Échéanciers
• Ressources et formation
• Dates de réunion ou de contrôle régulier
• Plans pour les prochaines étapes

Évaluation

Un PIP doit inclure une évaluation de la performance actuelle de l’employé, ainsi que de sa performance passée. Le suivi des performances dans le temps peut aider à déterminer quand et pourquoi les performances ont commencé à poser problème. À ce stade, il est très important de communiquer ouvertement et clairement – au cas où une solution facile pourrait être identifiée.

Buts

Pour fonctionner, un PIP doit avoir des objectifs clairs. « Ne fixez pas d’objectifs ambigus et peu pratiques », a déclaré David Bitton, cofondateur et CMO chez DoorLoop. « Les objectifs doivent toujours être explicites et mesurables, afin que les employés sachent ce vers quoi ils doivent tendre. »

L’utilisation du principe SMART (Specific, Accurate, Relevant, and Time-Bound) est un bon début. Veillez à ce que ces objectifs soient discutés et approuvés en collaboration.

Un exemple d’objectif pour un employé qui lutte contre l’épuisement professionnel pourrait être d’assister à une séance de coaching par mois pendant trois mois. Pour une personne qui a du mal à gérer son temps, vous pouvez lui fixer comme objectif de pointer à l’heure tous les jours pendant la durée du PIP.

Il est également important de mentionner toute mesure disciplinaire qui pourrait être prise si les objectifs ne sont pas atteints.

Lignes du temps

Déterminez quand chaque objectif doit être atteint. Cela dépendra de l’objectif individuel et de la situation de chaque employé, mais le format des plans de 30-60-90 jours que vous utilisez pour l’accueil des nouveaux employés peut être un point de départ utile. Il est bon d’inclure des jalons et des points de contrôle au cours de la période couverte par le PIP, afin de maintenir l’employé sur la bonne voie.

Ressources et formation

Dressez la liste des ressources supplémentaires, de la formation ou de l’accompagnement que vous proposerez pour aider l’employé à atteindre les objectifs de son PIP. Il ne faut pas s’attendre à ce que les employés complètent un PIP sans ce type de soutien. Les dirigeants doivent également se demander d’où proviendra le budget pour ces ressources.

Dates de réunion

Des réunions régulières devraient être la pierre angulaire du PIP. En plus des réunions individuelles au début, au milieu et à la fin d’un PIP, de courtes vérifications hebdomadaires sont utiles. Le feedback en temps réel doit également être ajouté tout au long du processus, tant de la part des dirigeants que des employés.

Plans pour les prochaines étapes

Pour que les PIP fonctionnent bien, la transparence est essentielle. Énumérez ce qui se passera une fois le PIP terminé – les résultats positifs et négatifs :

• Si tous les objectifs du PIP sont atteints, l’employé reviendra-t-il à des évaluations de performance régulières ?
• Quel type de rétroaction fournirez-vous ?
• Que se passera-t-il si un employé n’atteint pas chacun de ses objectifs ?

Bien qu’il soit difficile de discuter de possibilités telles que la rétrogradation et le licenciement, si ce sont des résultats potentiels, ils doivent également être mentionnés.

Comment créer un plan efficace d’amélioration des performances

Un PIP doit également comporter un élément d’autoréflexion pour le dirigeant qui le rédige. Avant de créer un PIP, les dirigeants doivent vérifier que leurs propres actions n’ont pas conduit par inadvertance à ce moment.

« Prêtez une attention particulière aux questions ou aux pensées soulevées par chaque employé lorsqu’il discute de son PIP », dit Bitton. « Ne faites pas abstraction de ce qu’ils disent. Cela permet non seulement d’éviter qu’ils soient distraits et frustrés par l’ensemble du processus, mais aussi de découvrir si un PIP est mérité. »

Au lieu d’un monologue, une discussion sur le PIP devrait être un dialogue entre le manager et l’employé, avec de nombreuses opportunités pour des évaluations à 360 degrés des deux parties. L’employé peut très bien avoir un retour utile sur la manière dont son manager pourrait lui apporter plus de soutien ou des conseils plus clairs.

Veillez à ce que le PIP ne soit pas une surprise pour l’employé. Tout comme d’autres outils de gestion des performances, tels que les entretiens individuels ou les évaluations de fin d’année, les PIP ne fonctionnent que dans le cadre d’un programme de feedback continu :

« Ce processus ne devrait jamais être la première fois qu’une personne reçoit un feedback sur ses performances », a déclaré Josh Saterman, PDG et fondateur de Saterman Connect. « Un feedback significatif avec des objectifs clairs devrait toujours avoir été fourni avant d’administrer un PIP. »

Lorsqu’il s’agit de créer un PIP utile, n’oubliez pas les 3 C : collaboration, clarté et compassion.

Collaboration

Un PIP doit être considéré comme une occasion de collaborer efficacement.

Les données de RecrutementPro montrent que, depuis la pandémie, la capacité des dirigeants à établir des relations avec leurs équipes est devenue un facteur clé de différenciation de la performance des équipes. Pour résoudre les problèmes de performance, il faut comprendre leur cause profonde. « La première étape consiste à consacrer du temps à mieux connaître votre employé », recommande Nikki Pak, fondatrice de Winning in Work.

« Le monde d’aujourd’hui a tellement de choses à faire, comme l’augmentation du coût de la vie, les conséquences de COVID-19 et les troubles géopolitiques. Si l’on mélange cela avec l’apprentissage de nouvelles méthodes de travail et le fait qu’une grande partie de celles-ci soient à distance, pour certains employés, cela a été trop. »

Pour s’assurer que le PIP n’ajoute pas une pression excessive sur des employés déjà à risque d’épuisement professionnel, impliquez l’employé dans le processus :

• Invitez-les à collaborer à la conception d’une série d’objectifs de performance qu’ils considèrent comme raisonnables.
• Demandez-leur leur avis sur le PIP à chaque étape, pour vous assurer qu’ils le trouvent utile et non stressant.
• L’objectif n’est pas de faire pression sur l’employé pour qu’il parte, mais de l’aider à améliorer ses performances et à devenir un collaborateur précieux pour l’équipe.

Les dirigeants doivent également impliquer d’autres départements. « Il va sans dire que l’implication des services juridiques, des ressources humaines et d’autres dirigeants est un élément essentiel du processus PIP », déclare M. Saterman.

« Les dirigeants peuvent avoir toutes les meilleures intentions, mais il y a toujours de la place pour que d’autres experts les guident et s’associent à eux pour s’assurer qu’ils offrent l’expérience la plus impactante pour l’employé qui passe par le processus PIP. »

Clarté

Les objectifs et les délais de chaque PIP doivent être parfaitement clairs, ainsi que les critères que l’employé doit remplir en cours de route.

« En tant que dirigeants, nous devons nous rappeler que nous avons embauché, intégré et investi dans nos employés. Dans les scénarios de meilleures pratiques, ce que le processus PIP met en lumière, c’est que grâce à la communication, à une rétroaction saine et à des attentes claires, les gens peuvent réussir », commente M. Saterman.

Compassion

Lorsque vous discutez de la PIP, n’oubliez pas que les employés peuvent être inquiets des implications. Adoptez une approche compatissante :

• Appliquez les principes de rétroaction positive, en soulignant par exemple les choses qu’ils font bien ;
• Rassurez l’employé en lui disant que vous croyez qu’il peut améliorer son rendement ;
• Utilisez les bonnes phrases pour encadrer vos réponses de manière compatissante.

Ce qu’il faut éviter lors de la rédaction d’un plan d’amélioration des performances

Lorsque vous rédigez votre PIP, assurez-vous d’éviter :

Cibles ambiguës

Si un employé ne sait pas comment ou quand il est censé atteindre ses objectifs, c’est là qu’un PIP peut devenir un facteur de démotivation majeur.

Biais

Lorsqu’ils créent et mettent en œuvre un PIP pour leurs subordonnés directs au sein de leurs équipes, les leaders doivent éviter les préjugés. Lorsqu’il s’agit de rédiger un PIP, les préjugés les plus courants dont vous devez vous méfier sont les suivants :

• L’effet « corne » – tout ce que fait un employé est considéré comme négatif.
• Le préjugé « Just like-me » – le manager n’évalue positivement les employés que si leur personnalité et leur approche du travail sont similaires à celles du manager.

Délais irréalistes

Fixer un délai irréaliste pour atteindre des objectifs spécifiques peut être démotivant. Cela expose également vos employés à l’échec. Réfléchissez à des moyens de rendre leurs objectifs réalisables dans un laps de temps raisonnable.

Un PIP bien conçu peut être une opportunité de croissance

Les PIP ont peut-être une mauvaise réputation, mais s’ils sont conçus et mis en œuvre correctement, ils peuvent réellement aider un employé à améliorer ses performances. S’ils sont utilisés efficacement dans le cadre d’une stratégie globale de gestion des performances, les PIP peuvent aider les employés à comprendre exactement où leurs performances laissent à désirer, à avoir une idée claire de la manière d’améliorer leur travail et à fixer des objectifs tangibles afin qu’ils puissent prendre en charge leur propre amélioration.

« En fin de compte, un PIP peut nous aider à créer un lien plus fort, où les dirigeants soutiennent le développement des employés », a déclaré Saterman. « Lorsqu’il est bien fait, l’effet d’entraînement est que cette personne ajoute maintenant encore plus de valeur à l’entreprise. Au final, cela soutient les leaders, les autres collègues, les clients et l’entreprise elle-même. »