Qu’est-ce qu’un plan d’action ? Comment devenir un héros de l’action dans la vie réelle

Nous avons tous connu des moments où un projet a mal tourné. Peut-être que le traiteur n’est jamais venu à un événement d’entreprise que vous organisiez, ou que vous avez oublié de consulter une partie prenante essentielle avant de lancer un projet communautaire.

Vous auriez probablement pu éviter ces gaffes en vous préparant davantage. En fait, 39 % des projets échouent en raison d’un manque de planification.

Bien que la passion et l’excitation soient des traits de caractère nobles, il vaut la peine de tout mettre au point avant de se précipiter dans une tâche. En général, cela signifie qu’il faut fixer des objectifs réalisables, définir des étapes claires pour les atteindre et déléguer le travail de façon claire aux membres de votre équipe. Il est bon de prévoir une bonne dose d’échéances pendant que vous y êtes.

Ce sont les caractéristiques d’un plan d’action solide. Voyons comment vous pouvez en créer un pour vous-même.

Qu’est-ce qu’un plan d’action ?

Un plan d’action est une liste de tâches et de ressources nécessaires pour mener à bien un projet ou atteindre un objectif.

À première vue, cela ressemble à une liste de tâches ou à un plan de travail. Si vous avez l’habitude de travailler dans un environnement où le rythme est soutenu et les délais serrés, vous vous sentez peut-être déjà assez doué pour cela.

Mais c’est là que réside la différence : un plan d’action concerne la progression vers un objectif plus large. Les listes de tâches, en revanche, sont un fatras de choses que vous devez faire dans la journée, sans qu’elles aient nécessairement un lien entre elles.

Dans un plan d’action, chaque tâche a un objectif et une échéance clairs. Elles travaillent ensemble pour mener à bien un projet selon les normes que vous êtes en droit d’attendre d’une personne aussi performante que vous.

Pourquoi élaborer un plan d’action ?

Alors, quel est l’objectif d’un plan d’action ? Il est utile à votre travail de plusieurs façons :

• Agissez comme un manuel d’instruction pour votre projet. Cette stratégie de gestion des tâches vous indiquera quelles sont les étapes à suivre et à quel moment.
• Gardez votre motivation. Un excellent moyen de garder le moral est de mettre par écrit vos objectifs, de les décomposer en étapes d’action et de suivre vos progrès. Au fur et à mesure que les victoires s’accumulent, vous vous sentirez motivé pour continuer.
• Vous aider à établir des priorités. Des dates d’échéance claires signifient que vous savez ce que vous devez terminer en premier. Cela vous donnera une idée claire de ce à quoi vous devez donner la priorité pendant la semaine de travail. Le fait de diviser le projet en objectifs à court et à long terme vous aidera à rester organisé.

Et n’oubliez pas : les plans d’action peuvent également profiter à votre vie personnelle. Que vous vendiez du savon sur Etsy ou que vous peigniez pendant votre temps libre, le fait de décomposer vos étapes peut vous aider à progresser vers vos objectifs personnels.

Qui doit élaborer un plan d’action ?

Les plans d’action sont utiles, peu importe qui vous êtes – surtout si vous êtes un chef de projet. Ils vous permettent de :

• Décomposez une activité en morceaux concrets et réalisables. Les projets vous sembleront moins accablants si vous définissez les petites étapes à franchir.

• Suivez votre progression pendant toute la durée du projet. Vous pouvez vérifier les tâches étape par étape au fur et à mesure que vous ou votre équipe les accomplissez, ce qui vous permet de savoir facilement si vous prenez du retard.

• Créez un flux de travail clair et efficace. Vous saurez sur quoi travailler et quand. Cela vous aidera, vous ou votre équipe, à hiérarchiser les tâches spécifiques et à maximiser l’efficacité.

• Réduisez la possibilité d’oublier des tâches. Plus vous planifiez à l’avance, plus vous aurez le temps de vous souvenir des tâches importantes à ajouter ou de laisser une marge de manœuvre pour des étapes supplémentaires inattendues. Vous réduirez ainsi la probabilité d’oublier quelque chose d’important.

• Communiquez efficacement avec votre équipe. En décomposant chaque tâche, vous pouvez facilement les attribuer aux membres de l’équipe, ce qui réduit le risque de mauvaise communication et d’inefficacité.

• Informez facilement vos supérieurs de vos progrès. Votre plan est votre critère de mesure de vos résultats. Cet outil permet de savoir facilement si vous êtes dans la bonne direction ou si vous prenez du retard.

Vous pouvez utiliser les plans d’action quelle que soit la taille du projet – la seule différence est le nombre d’étapes à franchir pour atteindre les objectifs fixés. Cela les rend particulièrement utiles pour la planification stratégique.

Les plans stratégiques indiquent comment votre organisation espère atteindre ses objectifs à long terme au cours des 3 à 5 prochaines années. En général, les dirigeants d’entreprise passent beaucoup de temps à les étudier. Ils étudient les tendances du marché, consultent leurs employés et réalisent une solide analyse SWOT. Forts de ces informations, ils mobilisent plusieurs petits plans pour atteindre leurs objectifs.

Ainsi, si, par exemple, l’objectif stratégique de votre startup est de devenir l’application smartphone dominante pour les contenus liés aux chats, vous aurez besoin de plans d’action pour :

• Création de la plateforme
• Créer une base d’utilisateurs
• Recruter les bons talents
• Service d’assistance à la clientèle
• Acquisition de fonds d’amorçage

Et vous pouvez encore subdiviser ces plans en leurs propres ensembles d’objectifs et de tâches. La création de la plate-forme pourrait impliquer plusieurs départements, notamment la conception de l’interface utilisateur et le développement d’algorithmes. Ces deux projets nécessitent leurs propres plans d’action pour atteindre les objectifs de plus haut niveau de l’organisation.

Comment rédiger un plan d’action

Entrons dans le vif du sujet. Voici comment vous pouvez établir les étapes d’un plan d’action.

1. Utilisez la méthode de fixation des objectifs SMART

SMART signifie des objectifs qui sont :

• Spécifique : Définissez clairement ce à quoi ressemble le succès. Sinon, vous ne saurez jamais si vous l’avez atteint.

• Mesurable : Quelle est la mesure de votre succès ? Assurez-vous que votre objectif est quantifiable afin de pouvoir suivre votre progression vers la ligne d’arrivée.

• Réalisable : Vous devriez être en mesure d’atteindre votre objectif avec les compétences et les ressources dont vous disposez actuellement.

• Pertinent : Un objectif SMART complétera les autres objectifs de votre plan d’action stratégique ou plus large.

• Limité dans le temps. Il y a une date limite claire à laquelle vous devez avoir terminé vos tâches.

Voici un exemple d’objectif SMART : « Notre objectif est de vendre 20 000 savonnettes supplémentaires d’ici la fin de l’année. »

2. Identifier les tâches

Vous pouvez maintenant dresser la liste des étapes nécessaires pour atteindre votre objectif final. Identifiez toutes les tâches nécessaires pour atteindre les principales étapes et attribuez-les à votre équipe avec des échéances claires (ou à vous-même, si vous êtes seul).

Pour en revenir à notre affaire de savon, vous pourriez créer les tâches suivantes :

• Augmenter la capacité de production de savon de 10%.
• Développer une campagne de marketing pour promouvoir des ventes supplémentaires
• Travaillez avec les distributeurs pour stocker plus de produits sur leurs étagères.
• Négocier une baisse du coût des matières premières

3. Identifier les tâches

L’étape suivante consiste à affecter des ressources à chaque tâche, comme le budget du projet, les membres de l’équipe ou l’équipement. Chaque tâche doit également être assortie d’un délai précis et d’un responsable unique. Cela vous aidera à assurer le suivi et à responsabiliser votre équipe.

Pour bien faire, vous devrez peut-être céder des tâches à vos subordonnés directs – ce qui n’est pas chose facile lorsque vous préférez tout faire vous-même. Apprendre à déléguer n’est pas facile, mais cela vous met, vous et votre équipe, sur la voie du succès.

4. Donner la priorité à

Certaines tâches dépendront de la réalisation d’autres éléments en premier lieu. Si vous avez besoin de plus d’argent pour acheter des matières premières, votre première étape sera peut-être d’obtenir un financement. Si vous n’avez pas assez de personnel pour accélérer la production, vous devrez embaucher quelqu’un pour combler le vide. Dans ces deux cas, le résultat souhaité dépend d’une tâche précédente.

Cela signifie que vous devrez prendre des décisions stratégiques sur l’orientation à donner à vos efforts. Veillez à mettre en évidence ces dépendances dans votre plan de gestion et tenez compte de la séquence dans l’établissement de vos priorités. Vous éviterez ainsi les goulots d’étranglement, qui peuvent se produire lorsque votre équipe s’enlise dans des tâches moins prioritaires.

5. Fixer des jalons et des échéances

Les membres de l’équipe sont plus motivés lorsqu’ils comprennent comment leur travail s’inscrit dans l’ensemble du projet. Leur donner des jalons clairs les aidera à cet égard.

Les jalons sont des points spécifiques dans un calendrier qui indiquent quand une tâche est terminée ou quand une nouvelle phase du projet commence. En fixant des échéances claires et en célébrant les étapes importantes, vous aiderez votre équipe à se sentir intégrée et à faire partie du voyage.

6. Contrôler et apporter des modifications

Même les plans les mieux conçus rencontrent des problèmes. Et plus vous êtes expérimenté, plus vous serez en mesure d’anticiper les problèmes et de préparer des plans d’urgence. Peu importe où vous en êtes dans votre carrière, vous ferez vos preuves en tant que gestionnaire de projet grâce à votre capacité à prendre des mesures correctives.Lorsqu’une pandémie mondiale fait dérailler vos plans de production, il vous incombe de communiquer avec votre équipe et de vous adapter en conséquence. Il peut s’agir de petits ajustements, comme le report des échéances. Ou bien vous devrez peut-être créer des objectifs de plan d’action entièrement nouveaux. Tant que tout le monde est sur la même longueur d’onde – y compris la direction – vous pouvez vous adapter en cas d’adversité.

Construire un plan d’action efficace

Lorsque vous créez votre plan d’action, voici quelques principes directeurs à garder à l’esprit :

• Impliquez votre équipe dans le processus de planification. Ce sont eux qui font le travail, après tout. Ils peuvent vous aider à faire du remue-méninges et vous donner des indications précieuses sur le travail nécessaire pour atteindre des objectifs spécifiques. Ils peuvent également vous aider à fixer des délais appropriés et à décider ce qui est faisable et ce qui ne l’est pas.

• Fixez des objectifs de projet SMART. Cela vaut la peine de le mentionner à nouveau. Les objectifs SMART sont vos amis – gardez-les à l’esprit pour ne pas vous perdre.
• Créez des modèles de plan d’action. Lorsque vous trouvez un format qui fonctionne pour votre projet, gardez-les pour plus tard. La moitié du travail consiste à organiser les informations dans votre document ou votre feuille de calcul. Les modèles vous aideront à éviter les problèmes.

Devenez un héros de l’action

Dans chaque film d’action, il y a un moment où notre héros élabore un plan pour abattre un méchant. Il identifie la faiblesse de l’ennemi, attribue des rôles à nos fidèles personnages secondaires, puis passe à l’action. Il identifie les faiblesses de l’ennemi, attribue des rôles aux personnages secondaires et se lance dans l’action.Vous ne menez peut-être pas une grande bataille, mais votre objectif n’en est pas moins important. Savoir ce qu’est un plan d’action et comment l’exécuter peut faire de vous le héros de votre organisation. Utilisez la méthode SMART, assignez clairement des tâches avec des échéances et transformez vos plans réussis en modèles que vous pourrez utiliser plus tard. En un rien de temps, vous aurez atteint vos objectifs professionnels.