Qu’est-ce qu’un PAE ? Un guide des programmes d’aide aux employés

En 2021, vous aurez peut-être l’impression que le COVID-19 est à l’origine de la plupart des malheurs de vos employés. Mais même avant la pandémie, nos recherches indiquaient que 55 % des employés se languissaient à un moment donné. Ils ne sont pas malades, mais ils ne vont pas bien non plus, et ils ont besoin d’aide.
Lorsque les employés ne sont pas prospères, les entreprises ne le sont pas non plus. Si un nombre important de vos employés sont démotivés et se sentent léthargiques, des dérapages sont inévitables.
Les programmes d’aide aux employés (PAE) sont un moyen pour les entreprises d’essayer de favoriser le bien-être des membres de l’équipe. Dans la mesure où ils sont utilisés, les bons PAE peuvent contribuer à la productivité des employés, à leur bien-être personnel et au succès de l’organisation. En réalité, ils sont souvent peu utilisés et ne contribuent pas au bien-être ou à la performance globale des employés.

Qu’est-ce qu’un PAE ?

PAE signifie programme d’assistance aux employés. Il s’agit d’un programme d’avantages sociaux offert par une entreprise pour aider les employés à résoudre des problèmes qui pourraient avoir un impact sur leur vie. L’idée est de régler les problèmes personnels avant qu’ils n’interfèrent avec le rendement au travail. Le programme d’aide aux employés est l’un des principaux avantages offerts par les employeurs en France du Nord, et ce pour une bonne raison.
Les employeurs savent que l’organisation est gagnante lorsque les employés ne sont pas aux prises avec des facteurs de stress personnels accablants. Pourtant, les PAE sont beaucoup moins populaires auprès des employés qu’ils sont censés aider. Selon de nombreuses études, l’utilisation du PAE est inférieure à 10 %.

Pourquoi les PAE sont-ils importants ?

Selon l’American Institute of Stress, 48% des « personnes déclarent que le stress a un impact négatif sur leur vie personnelle et professionnelle. » Cela coûte aux employeurs 300 milliards de euros par an en « soins de santé liés au stress et en travail manqué. »
Les entreprises concernées par ces chiffres ajoutent souvent des PAE à leur programme d’avantages sociaux. Ces programmes peuvent contribuer à réduire le stress et, en retour, profiter à l’entreprise dans son ensemble. Les employés peuvent se sentir plus soutenus par le simple fait de disposer de ces offres.

Les PAE soutiennent le bien-être des employés

Les nouvelles formes de PAE ne se contentent pas d’aider les employés à gérer le stress au travail. Ils évoluent rapidement vers des programmes de bien-être holistiques.
En offrant des PAE, les entreprises peuvent soutenir leurs employés lors d’événements importants de la vie et de la carrière. Ils leur fournissent des ressources précieuses pour les aider à faire face aux facteurs de stress sans que le travail en souffre. Voici quelques exemples de situations auxquelles les PAE apportent leur soutien :

• Les situations familiales, telles que le divorce, l’aide à l’adoption ou la garde d’enfants.
• Les relations sociales ou professionnelles, comme la résolution de conflits, le travail en réseau, les problèmes familiaux et l’établissement de relations.
• Récupération après un abus de substances ou un événement traumatique, comme un accident ou la perte d’un être cher.
• Soutien au bien-être mental pour aider les employés à faire face au stress ou aux problèmes de santé mentale.
• Le développement professionnel. Les PAE proposent souvent des programmes de formation permettant de développer diverses compétences. NetApp s’est associé à RecrutementPro Coaching pour offrir un coaching en leadership pour une culture de haute performance. De même, Google offre jusqu’à 12 000 € de remboursement des frais de scolarité pour faire avancer les carrières.
• Les transitions de carrière, qu’il s’agisse d’un changement latéral ou d’une promotion. Les employés reçoivent le soutien dont ils ont besoin pour s’installer en douceur dans les responsabilités de leur nouveau rôle.
• Des voyages pour aider les employés à se reposer et à se ressourcer. Airbnb offre un crédit de voyage.

L’amélioration du bien-être peut aider les employés à être plus heureux et plus épanouis au travail et en dehors du travail.

Le bien-être augmente la productivité et les performances au travail

Lorsque les employés vont bien, leurs performances s’améliorent. Une étude réalisée en 2018 par l’Office fédéral de la santé au travail (OFS) a révélé que les entreprises disposant d’un PAE ont vu :

• Une diminution de 69,2% de l’absentéisme.
• Une amélioration de 22,8 % du « présentéisme au travail ».
• Une diminution de 10% de la « détresse au travail ».

Lorsque les employés sont engagés au travail, ils sont plus productifs. L’engagement des employés facilite la collaboration avec leurs collègues et réduit l’épuisement professionnel. Les données ci-dessus réaffirment l’impact positif des PAE sur les performances professionnelles des employés.

Les PAE peuvent améliorer les résultats de l’entreprise.

Investir dans le bien-être des employés peut se traduire par un meilleur rendement pour les entreprises à long terme. Par conséquent, les PAE, même avec une faible utilisation, présentent généralement un retour sur investissement positif, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Le rapport 2020 Workplace Outcome Suite (WOS) a révélé que « avec des variations réalistes du prix du PAE et de la rémunération des employés – mais les autres aspects étant égaux – le ROI varie de 3:1 pour les employeurs de petite taille, de 5:1 pour les employeurs de taille moyenne et de 9:1 pour les employeurs de grande taille. » L’étude a également fait état d’économies d’environ 2 000 à 3 500 euros par employé grâce à la réduction de l’absentéisme et du présentéisme au travail. (On parle de présentéisme lorsque les employés se présentent mais sont distraits et incapables de fournir un bon rendement).
En outre, si un employé est plus heureux, les entreprises sont plus susceptibles de le conserver à long terme. Une meilleure rétention des employés entraîne une réduction des dépenses de recrutement, d’intégration et de formation.
Les données du PAE ne couvrent qu’une partie de l’impact qu’un investissement plus large dans le bien-être peut avoir sur les résultats.

Comment fonctionnent les PAE ?

Les programmes d’aide aux employés sont généralement offerts par une organisation à ses employés à un coût minime ou gratuit. Habituellement, les employeurs travaillent avec des fournisseurs externes de PAE pour offrir une gamme de services, mais ce n’est pas toujours le cas.
Il est important de noter que la gamme d’offres incluses dans le parapluie des PAE s’élargit et évolue. Pour certaines entreprises, le PAE se limite encore aux services de soins cliniques, au sevrage tabagique et aux programmes de perte de poids. D’autres incluent tout, du gymnase aux conseillers financiers en passant par le service de restauration sur place.

Programmes internes

Lorsque les programmes PAE sont internes, les organisations emploient directement des prestataires de services. Google dispose d’un centre de fitness, d’une garderie, d’une cafétéria et d’autres services aux employés dans ses locaux. Ces services sont proposés avec des masseuses internes sur plusieurs sites. Comme un nombre croissant d’employés quittent leur emploi pour des raisons de santé mentale, certaines entreprises ont même un thérapeute sur place.
Les programmes internes sont généralement coûteux, compte tenu de l’infrastructure nécessaire pour étendre les services. Ce type de modèle convient généralement aux grandes entreprises disposant d’un financement suffisant pour mettre en œuvre le programme.
Le soutien par les pairs est un type de PAE interne. Un employé formé peut servir de conseiller pour ses pairs. Il peut aider à naviguer dans des situations qu’il a surmontées, comme la toxicomanie ou l’abandon du tabac. Ces relations peuvent aider les employés à reprendre le contrôle et à réduire le stress.
« Nous avons augmenté l’utilisation de notre PAE et diminué nos congés de maladie », déclare Lyne Wilson, vice-présidente adjointe, à propos du programme de soutien par les pairs de Nav Canada, une organisation à but non lucratif. « Il y a des employés qui sont au travail aujourd’hui qui… ». [otherwise] auraient pris un congé de maladie, et nous avons pu éviter cela.  »

Partenariat ou contrat fixe

Dans un modèle de contrat, les employeurs établissent un partenariat avec une organisation ou un fournisseur externe et tiers. Il peut s’agir d’un établissement d’enseignement, d’un réseau de récupération de substances ou d’une plateforme de coaching en matière de santé mentale comme RecrutementPro. Le tiers offre des services moyennant des frais fixes, indépendamment de l’utilisation par les employés.
Les entreprises peuvent adapter les prestations du PAE aux besoins et au budget de l’organisation. Pour les services de santé mentale, les employeurs peuvent couvrir un nombre spécifique de séances de thérapie par an.
Ou encore, disons que le PAE prend en charge les frais de scolarité d’un cours universitaire qui complète l’évolution de la carrière de l’employé. Dans ce cas, l’organisation peut le payer d’avance ou rembourser le montant des frais de scolarité plus tard. Si l’employeur est partenaire d’un établissement d’enseignement, les employés peuvent obtenir une réduction du montant des frais de scolarité.

Contrat de paiement à l’utilisation

Dans ce type de modèle de PAE, les organisations s’associent à des fournisseurs de services sur la base d’un paiement à l’utilisation. Cela signifie que l’employeur ne paie que pour les services utilisés par les employés. Une entreprise peut obtenir un tarif réduit pour ses employés en s’associant avec un prestataire de services de santé mentale. Dans ce cas, les employés ont accès au service, mais l’organisation ne paie que pour le nombre de séances réservées par les employés. Le processus de facturation est simple, en supposant que le PAE peut être facilement mesuré de manière quantifiable.
La propriété, la responsabilité et l’obligation incombent toujours au prestataire de services. L’intention première de l’employeur est simplement de fournir des services de conseil ou de soutien aux travailleurs. En général, les petites entreprises adoptent ce modèle ou un modèle similaire.

Combinaison de PAE

Il n’est pas nécessaire de choisir entre les services PAE internes et externes. Utilisez un mélange des deux types pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise.
Par exemple, votre organisation n’a peut-être pas l’infrastructure nécessaire pour construire un centre de conditionnement physique sur place. Vous pourriez plutôt établir un partenariat avec un centre de conditionnement physique local. Si vous disposez des ressources nécessaires, vous pouvez engager un thérapeute ou lancer un programme de soutien par les pairs en interne.
Un programme combiné fournit des services sur mesure qui répondent aux principales préoccupations de leurs employés. Il permet de cibler l’impact tout en utilisant au mieux le budget alloué par l’entreprise.

Quel est le coût d’un programme d’assistance aux employés ?

Le coût de la mise en œuvre d’un PAE varie en fonction de multiples facteurs. Il peut s’agir de la taille de l’organisation, de l’accord avec le fournisseur et du type de soutien que vous souhaitez mettre en place. Vous pouvez également décider d’introduire une initiative unique ou un programme complet.
En raison de cette variabilité, les recherches sur les PAE tendent à montrer des chiffres différents. Selon Katie Lynch, fondatrice et PDG d’Apiary Life, les PAE coûtent entre 30 et 50 euros par employé et par an. Selon une étude récente de l’Université du Maryland à Baltimore, le coût pour les grandes entreprises d’acheter des services de PAE complets auprès d’un fournisseur externe est d’environ 1,08 € par employé chaque mois.
L’étude a également révélé des différences de coûts en fonction de la taille de l’entreprise. « Un employeur de plus de 2 000 employés payait environ 0,96 € par employé par mois, tandis qu’un plus petit employeur payait environ 1,58 € par employé par mois.
En ce qui concerne la structure de paiement, les organisations peuvent parvenir à un accord avec les fournisseurs sur la tarification. Selon une étude de l’Université du Maryland à Baltimore, certains des modèles de tarification pour les EAPS sont les suivants :

• « Remboursement basé sur la valeur » où les prestataires de services sont payés en fonction de l’atteinte de résultats prédéterminés par les employés. Un exemple d’objectif est une réduction de l’absentéisme ou une amélioration de la santé mentale. Les ressources humaines peuvent mesurer le résultat, ou les employés peuvent signaler eux-mêmes leurs progrès.
• « Utilisation budgétisée » où les employeurs paient le prestataire en fonction de l’utilisation prévue ou du budget alloué. Si l’employeur dispose d’un budget fixe pour le PAE, le prestataire accepte d’offrir des services dans les limites de ce budget, qui peuvent être moins complets.
•  » Paiements groupés  » lorsque le coût total d’un nombre fixe de séances est inférieur au prix par séance. Les employeurs versent au fournisseur le prix groupé. Les fournisseurs proposeront ce modèle pour établir une relation de travail durable avec l’organisation et la retenir comme client.

Il est important de savoir que les PAE offrent une grande souplesse – trouvez le bon fournisseur et vous pourrez régler les détails. Bien que certaines organisations puissent s’inquiéter des dépenses, le retour sur investissement peut être considérable.

Comment lancer un programme d’assistance aux employés sur votre lieu de travail ?

La première étape pour lancer un PAE dans votre organisation consiste à identifier les besoins de vos employés. Comprenez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin de pouvoir les soutenir efficacement. De plus, chaque organisation et ses employés sont uniques. L’industrie, le rythme de travail, les ressources disponibles, etc., sont autant de facteurs qui contribuent à façonner les expériences des employés.
Enfin, reconnaissez que de nombreux programmes d’avantages sociaux ne sont pas appréciés des employés. Les employés d’aujourd’hui ont des attentes plus élevées que par le passé en matière de soutien répondant à leurs besoins et préférences spécifiques. Les employés attendent le même niveau de personnalisation, de facilité d’utilisation et d’expérience qu’ils obtiennent en tant que consommateurs dans les avantages auxquels ils ont accès en tant que salariés. Il est peu probable qu’une approche « taille unique » permette d’obtenir une main-d’œuvre bien formée, engagée et heureuse.
Dans cette optique, les étapes suivantes peuvent vous aider à démarrer la mise en œuvre d’un PAE dans votre entreprise :

Demandez aux employés de quel type de soutien ils ont le plus besoin.

Les besoins de vos employés peuvent vous aider à déterminer les priorités du PAE.
Supposons que le taux de roulement du personnel soit élevé dans votre entreprise. Comprenez les raisons sous-jacentes en envoyant un sondage à l’échelle de l’entreprise. Celui-ci peut révéler des préoccupations telles qu’une charge de travail élevée, un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ou des obstacles à la communication. Si les employés manquent de temps, envoyez une enquête rapide à laquelle il faut répondre en une minute ou moins.
Analysez les réponses pour identifier les thèmes communs et les besoins que vous voudrez aborder avec votre PAE. Si de nombreux employés mentionnent la santé mentale dans un sondage, il pourrait être judicieux d’investir dans des séances de counseling ou de coaching comme service du PAE. Plutôt que de chercher le dénominateur commun à l’ensemble du personnel, recherchez des options qui vous permettront de répondre à chaque employé là où il se trouve en termes de besoins, de priorités et de préférences en matière de soutien. Et sachez que ceux-ci sont susceptibles d’évoluer avec le temps.

Déterminez comment vous voulez offrir votre PAE

Tout d’abord, demandez-vous s’il est judicieux de travailler avec un fournisseur externe ou d’embaucher un fournisseur de services interne. Ensuite, déterminez si vous voulez que les services du PAE soient fournis sur place ou dans les locaux du fournisseur.
Si vous engagez un prestataire en interne, vous aurez plus de contrôle sur l’organisation du PAE. Le prestataire s’adaptera à la culture de l’entreprise et offrira des services qui sont étroitement liés aux objectifs de l’organisation. Vous n’aurez peut-être pas le même niveau d’accès ou d’influence avec un prestataire externe, car il a sa propre structure et ses propres processus en place.
Les services sur site présentent des avantages similaires. L’entreprise peut suivre de près les services, les progrès et l’impact. L’inconvénient est que les employés peuvent ne pas se sentir à l’aise pour accéder aux services sur place même s’ils ont besoin d’aide (par exemple, les services de santé mentale). Les fournisseurs hors site peuvent ne pas être aussi facilement accessibles pour certains employés, et il peut être difficile de suivre l’utilisation et les progrès.
Dans les deux cas, le budget de l’organisation, ses priorités et les besoins des employés peuvent vous aider à déterminer quel type de PAE est le plus approprié.

Recherche de fournisseurs potentiels

Une fois que vous savez quel type de PAE vous souhaitez mettre en œuvre, recherchez les fournisseurs qui offrent des services.
Demandez aux fournisseurs potentiels de vous envoyer une proposition accompagnée de références. Veillez à informer les fournisseurs potentiels du budget et des préférences de votre entreprise en matière de PAE. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à examiner des propositions qui ne vous conviennent pas.
Lorsque vous examinez les propositions, prêtez attention à la façon dont le prestataire s’acquitte de ses tâches :

• Liste des clients précédents et expériences
• Estimation des coûts
• Flexibilité de l’emplacement
• Portée des services
• Processus de paiement

Certains de ces facteurs peuvent vous aider à réduire rapidement la liste des vendeurs. Pesez le pour et le contre des autres options avant de prendre votre décision.

Évaluer continuellement le PAE de votre entreprise

Vous avez identifié ce que vos employés attendent d’un PAE, et vous avez investi dans un certain nombre de fournisseurs de services – formidable ! Mais votre travail sur le PAE n’est pas tout à fait terminé. Les organisations doivent déterminer si les recommandations de leur PAE aident réellement les employés et ajuster le programme au besoin.
Une façon de mesurer l’efficacité d’un PAE est de fixer des indicateurs clés de performance et de suivre les progrès chaque mois. Vous pouvez le faire par le biais de mesures ou de vérifications fréquentes auprès des employés au moyen de sondages.
L’une des façons de mesurer l’efficacité d’un PAE est de fixer des indicateurs clés de performance et de suivre les progrès chaque mois. Vous pouvez le faire par le biais de mesures ou de contrôles fréquents auprès des employés au moyen d’enquêtes.
Les bons programmes d’aide aux employés peuvent être un moyen rentable d’ajouter de la valeur et d’améliorer la rétention des employés. Lorsqu’ils sont proposés parallèlement à un régime d’assurance maladie, ils offrent un soutien plus complet en matière de bien-être. Les employés qui disposent de ressources pour gérer les facteurs de stress, les problèmes personnels et les questions liées au travail sont souvent plus heureux et plus productifs. Il s’agit d’une stratégie gagnant-gagnant pour une croissance à long terme.