Qu’est-ce qu’un élément d’action ? Votre guide de la gestion des tâches

Combien de fois cela s’est-il produit ? Vous arrivez à la fin d’une réunion pour une initiative importante. La discussion a été productive, l’énergie élevée.

Mais le temps est écoulé. Vous quittez la réunion sans savoir clairement qui fait quoi. Ou ce que l’on attend de vous pour continuer à faire avancer les choses.

Plus important encore, vous ne connaissez pas vos actions et personne d’autre ne les connaît.

Bien sûr, vous allez prendre des mesures. Mais il se peut que vous fassiez double emploi avec un autre membre de l’équipe. Vous avez tous beaucoup de choses à faire. Le manque de clarté sur les responsabilités et les échéances rend difficile l’établissement de priorités.

Si vous êtes un leader ou un manager, vous ne voulez pas que les membres de votre équipe aient cette confusion.

Tout nouveau projet implique l’identification et la réalisation de tâches pour qu’il soit couronné de succès. Souvent, certaines tâches peuvent être décomposées en actions individuelles afin de simplifier le processus pour toutes les personnes concernées.

En divisant la tâche en une liste d’actions, chacun de vos employés a une idée claire de son rôle. Cela permet un flux de travail fluide entre les différents niveaux de votre entreprise et optimise l’efficacité.

Voyons ce que sont les bonnes actions, comment les rédiger et comment les mettre en œuvre dans votre entreprise.

Que sont les éléments d’action, et pourquoi devrais-je les utiliser ?

Une action est une tâche clairement définie qui doit être accomplie. Chaque action sert de tremplin à un projet ou un objectif plus important et plus complexe. Un élément d’action a un propriétaire et une date limite. Le propriétaire rend compte à l’équipe des progrès réalisés ou des obstacles rencontrés.

La meilleure façon de comprendre les actions est de penser à tous les éléments nécessaires à l’accomplissement d’une tâche, du premier courriel à envoyer à la livraison finale du produit à votre client.

L’utilisation d’éléments d’action permet de clarifier la façon dont les différentes parties d’un projet s’assemblent et qui en est responsable. La clarté donne du pouvoir à l’équipe.

À chaque étape du processus, différentes personnes de votre équipe devront effectuer une action spécifique. Lorsque ce processus n’est pas bien coordonné, cela peut entraîner une perte de productivité. Il est également source de frustration et nuit à l’engagement des employés.

Quand on sait que 44 % des projets sont retardés ou incomplets en raison d’une mauvaise communication, on comprend l’importance de disposer d’un système fiable. Les éléments d’action permettent une communication efficace au sein des équipes, ce qui conduit à un meilleur travail d’équipe et à une meilleure coordination.

La signification des éléments d’action va plus loin que la simple création d’une liste de choses à faire. Elles offrent un guide tout-en-un pour accomplir la tâche. Cela signifie que chaque membre de l’équipe impliqué dans le projet a une compréhension claire de ce qu’il doit faire et quand il doit le faire.

Les éléments d’action permettent au manager et à l’équipe d’avoir une visibilité sur les progrès réalisés. Ils peuvent rapidement voir les conséquences si une tâche prend du retard.

Cela permet de diviser même les plus grands projets en sections gérables. La création d’une liste de petites tâches rend l’ensemble du projet moins intimidant et plus facile à réaliser. Elle contribue également à motiver votre équipe en lui permettant de comprendre comment elle s’intègre dans le processus.

Quels sont les exemples de bonnes mesures à prendre ?

Prenons un exemple concret pour mieux comprendre ce qu’est un élément d’action.

Imaginez que votre entreprise ait décidé de se concentrer sur le développement de la notoriété de sa marque en ligne cette année.

Il peut s’agir d’une décision prise par la direction. Mais elle doit être communiquée clairement au reste de l’entreprise. Il ne sert à rien d’avoir des idées fantaisistes qui restent au niveau de la direction.

Chaque employé doit savoir quel sera son rôle dans le développement de la visibilité de votre marque. Plus ce rôle leur sera communiqué clairement, plus ils pourront être productifs.

Alors comment traduire les grandes idées en tâches quotidiennes pratiques ? En créant une liste d’actions et en les déléguant aux personnes appropriées.

Dans cet exemple de développement de la notoriété de la marque en ligne, les actions à entreprendre pourraient être les suivantes :

Point d’action

Propriétaire

Date d’échéance

Notes

Renforcer la présence sur Instagram en commençant les tests A/B sur la voix et le contenu.

Michelle

01/31/2022

L’objectif est d’augmenter le nombre de nos abonnés de 10 400 à 11 960. Il faut faire une recommandation sur le style à adopter.

Créer un calendrier de contenu pour les médias sociaux pour les six prochains mois.

Emma

06/15/2022

Le calendrier du contenu doit inclure la date, les images/vidéos, les légendes et les hashtags pertinents.

Créez une liste de blogueurs invités à contacter pour une collaboration.

Louis

03/25/2022

Les blogueurs invités doivent avoir un lien avec notre secteur d’activité

Créez deux modèles différents d’e-mails et de DM Instagram pour contacter les blogueurs invités.

Louis

03/31/2022

Ils seront utilisés pour des tests A/B afin d’évaluer quel modèle est le plus efficace.

Organisez une réunion avec l’équipe de référencement pour discuter du classement dans Google.

Thomas

02/11/2022

Faire une analyse SWOT pour évaluer s’il existe des possibilités d’améliorer notre classement et ce que nous devons faire.

Augmenter les dépenses liées aux publicités Facebook de 5 à 10 euros par jour.

Aliyah

02/31/2022

Notre budget mensuel pour la publicité payante a augmenté

Toutes ces tâches exigeront que différentes personnes de votre équipe atteignent certains objectifs dans un délai donné. En déléguant chaque aspect de votre objectif aux bonnes personnes, vous pouvez créer une méthode infaillible pour obtenir les résultats souhaités.

L’utilisation d’éléments d’action clairement définis élimine la confusion qui peut résulter d’une discussion générale de ces éléments lors d’une réunion d’équipe. Les éléments d’action font sortir vos tâches de cet espace général et les placent dans une position plus axée sur les résultats.

Comment définissez-vous les actions à entreprendre ?

Maintenant que vous comprenez l’importance de disposer d’une liste d’actions, vous vous demandez peut-être encore : « Qu’est-ce qu’une action ? »

Les bons éléments d’action ont certaines caractéristiques qui les rendent concis et faciles à comprendre par tous les membres de l’équipe. En fonction de l’équipe et du projet, vous pouvez maintenir les actions à un niveau plus élevé.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas de microgérer la façon dont les gens effectuent leur travail. Les points d’action concernent les résultats du travail dont ils sont responsables.

Une action doit inclure :

• Un code d’identification/numéro de référence unique
• La personne ou l’équipe responsable de la réalisation de l’action
• Un calendrier avec une date de début, ainsi que des rapports d’avancement prévus.
• Une date limite pour l’achèvement de l’élément
• Une description de la tâche avec plus de détails
• Un statut (par exemple : prévu, en cours, terminé)
• Un ordre de priorité par rapport à l’objectif global
• Espace supplémentaire pour inclure tout document ou note nécessaire

En fournissant ces informations, vous permettrez à votre équipe de hiérarchiser plus facilement ses différentes missions au sein de l’entreprise. De cette façon, vous pouvez aider votre équipe à gérer son temps plus efficacement.

Disposer d’un bon modèle de liste d’actions permet de rationaliser le processus de création d’une liste de tâches. Vous pouvez utiliser le même modèle de liste d’actions dans les différents services de votre entreprise. Il est ainsi beaucoup plus facile pour la direction d’évaluer les différents projets et de suivre les progrès réalisés tout au long de l’année.

Conseils pour rédiger des actions

Lors des réunions, il arrive souvent que tout le monde parle de la tâche à accomplir sans que des objectifs clairs soient fixés. Trop souvent, les employés quittent une réunion d’équipe ou une séance de brainstorming après avoir écouté de nombreuses idées sans savoir exactement ce qu’ils doivent faire.

Au lieu de prendre des notes de réunion qui seront classées, sans jamais être revues, vous devriez rédiger une liste des actions à entreprendre lors de la réunion. Mieux encore, identifiez explicitement les mesures à prendre à haute voix au fur et à mesure de la conversation.

Consacrez 5 minutes à la fin de la réunion pour revoir cette liste d’actions et vous assurer que les bons responsables ont été désignés. Envoyez la liste après la réunion pour clarifier et renforcer les responsabilités.

Afin d’éviter que le compte rendu de la réunion ne soit trop vague, il est utile de garder à l’esprit les conseils suivants lors de la rédaction de vos actions :

1. Soyez précis

Expliquez en détail ce qui doit être fait et pourquoi. Si quelqu’un ne comprend pas ce qui doit être fait, il peut perdre beaucoup de temps à faire quelque chose qui n’a rien à voir.

Bien que vous deviez être précis, ne stipulez pas comment la personne ou le groupe responsable doit accomplir l’action. Pour une plus grande autonomie sur le lieu de travail, les équipes autogérées devraient pouvoir décider de leurs propres méthodes et flux de travail.

Elles doivent comprendre ce que l’on attend d’elles et comment la tâche spécifique dont elles sont responsables s’intègre dans le projet global.

2. Utilisez des verbes dans votre description

L’utilisation de verbes pour décrire l’action fait apparaître clairement ce qui doit être fait. Utilisez un langage simple pour éviter toute confusion et rendre la description aussi claire que possible.

2. Attribuer la propriété

Chaque action doit être attribuée à une personne ou un groupe de personnes spécifiques. De cette façon, il n’y a pas de confusion quant à la personne responsable de chaque élément. Déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes est un excellent moyen de responsabiliser votre équipe.

3. Fixez une date d’échéance réaliste

Bien qu’il puisse y avoir une forte pression pour qu’un projet soit terminé à une certaine date, ne fixez pas de délais irréalistes à votre équipe. Mettre trop de pression sur vos employés est improductif.

Si votre équipe se sent obligée de travailler de longues heures, elle pourrait être stressée et épuisée mentalement et physiquement. Cela pourrait conduire à un épuisement professionnel.

4. Inclure les détails de la tâche

Une description claire de ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif final est importante pour éviter les ambiguïtés.

5. Inclure un statut

Indiquez un statut, tel que Prévu, En cours, En révision et Terminé. Le fait d’avoir un statut pour chaque action vous permet de garder le contrôle de vos tâches et de savoir exactement où vous en êtes en termes de livraison.

Cela aide également les chefs de projet à suivre, à gérer et à rendre compte de l’avancement du projet.

6. Attribuer un niveau de priorité

Certains membres de l’équipe peuvent se voir attribuer plus d’une tâche. Comme le multitâche peut nuire aux performances, il est préférable qu’ils se concentrent sur une seule tâche à la fois.

En attribuant des niveaux de priorité – faible, moyen, élevé ou urgent – votre équipe saura sur quoi se concentrer en premier. Cela contribuera à améliorer leur concentration et leur gestion du temps.

Comment rédiger des actions pour d’autres personnes

Lorsqu’il s’agit de projets complexes, un chef de projet doit souvent communiquer efficacement les exigences du client à son équipe. Pour ce faire, les chefs de projet doivent être capables de rédiger des actions pour d’autres personnes.

Voici quelques conseils :

1. Assurez-vous que les actions sont claires. En mettant l’accent sur la clarté, vous vous assurez que chacun comprend clairement l’ensemble de la tâche et ce qu’il doit faire individuellement.

2. Assurez-vous que les personnes assignées ont tout ce dont elles ont besoin. Il ne sert à rien de demander à votre équipe de faire quelque chose si elle n’a pas les ressources pour le faire.

Rendez vos actions raisonnables en vous assurant que vos employés ont les compétences et les outils nécessaires pour fournir un travail de qualité. Offrez-leur un environnement propice pour s’exprimer et demander ce dont ils ont besoin.

3. Tenez compte des compétences de votre équipe. Prenez en considération les compétences, l’expertise et les préférences de chaque membre de l’équipe. En assignant la bonne tâche à la bonne personne, vous pouvez améliorer la productivité et motiver votre équipe.

4. Donnez le contexte pour une meilleure compréhension. Chacun doit savoir comment les actions qui lui sont assignées s’inscrivent dans les objectifs généraux de l’entreprise. Donner des informations contextuelles peut aider les employés à accomplir leurs tâches et les motiver. Connaître la valeur de leur rôle personnel peut également les motiver et créer un sentiment d’appartenance.

5. Rendez les actions aussi granulaires que possible. Lorsque vous êtes confronté à des tâches complexes, la meilleure façon de les traiter est de les décomposer en de nombreuses actions différentes. En divisant ces grands projets à long terme en de nombreux éléments plus petits, votre équipe est en mesure de les traiter de manière méthodique.

Suivi des actions

Vous avez assigné des actions à votre équipe. Et maintenant ?

Vous devez être en mesure de suivre les actions et de vérifier leur état d’avancement pour vous assurer qu’elles ont été réalisées en temps voulu.

La manière la plus efficace de suivre les actions est d’intégrer des rapports et un suivi dans votre flux de travail. De cette façon, il est beaucoup plus facile pour la direction de suivre l’avancement de chaque projet ou tâche. Chaque membre de l’équipe peut également voir comment le projet progresse au-delà de son rôle personnel.

Les chefs de projet et les gestionnaires doivent être en mesure de voir les progrès réalisés pour chaque action en un seul endroit consolidé. Cela permet d’éviter la microgestion et d’avoir une vision globale de l’état d’avancement du projet.

Il peut s’agir d’un document partagé comme une feuille de calcul ou d’un logiciel de gestion de projet. L’un ou l’autre fonctionnera tant qu’il offre un haut niveau de fonctionnalité et facilite la collaboration entre les équipes.

La communication est un élément essentiel du suivi des actions. Les membres de l’équipe doivent se sentir en sécurité pour communiquer les blocages qu’ils rencontrent. De même, les chefs de projet doivent communiquer si les priorités changent.

Principaux éléments à prendre en compte pour créer des actions efficaces

Rappelez-vous ces points à retenir :

• Les actions sont comme des tremplins qu’une équipe ou un individu doit franchir pour accomplir une tâche plus importante.
• Une bonne liste d’actions définit clairement le rôle et les responsabilités de chaque personne afin d’éviter toute confusion ou duplication du travail.
• L’utilisation d’un modèle standard de liste d’actions assurera la cohérence au sein de votre entreprise.
• Assignez toujours un propriétaire de tâche pour prendre en charge et être responsable de chaque action.
• Assurez-vous que le propriétaire de chaque élément d’action comprend la description de la tâche et dispose des ressources nécessaires pour l’accomplir.
• Faites le suivi des actions en intégrant des rapports et un suivi dans votre flux de travail.

Quel que soit le secteur d’activité, chaque entreprise a des objectifs à long et à court terme. Mais comment traduire ces idées dans le monde réel ?

En utilisant des actions, vous faites descendre ces objectifs dans le détail des étapes individuelles.

Cela les rend beaucoup plus réalisables, car chaque personne dispose d’un ensemble de directives pour amener votre équipe exactement là où vous l’imaginez.

Si vous souhaitez passer à l’action ou apprendre comment transformer les performances, RecrutementPro peut vous aider. Nos coachs peuvent vous aider à améliorer votre capacité à gérer les tâches et les personnes pour obtenir les meilleurs résultats.