Qu’est-ce que la productivité ? Un guide complet pour améliorer la vôtre

La productivité est un sujet brûlant de nos jours.
Pour beaucoup d’entre nous, la productivité est un bien absolu, un objectif évident pour nous-mêmes autant que pour les organisations où nous travaillons.
C’est un peu comme un badge d’honneur, et notre sens de la productivité peut sembler être le reflet direct de notre réussite dans la vie. Mais, bien que tout le monde en parle, nous n’avons pas tous tendance à partager la même compréhension de ce que signifie la productivité.
La vérité, c’est que la productivité n’a rien à voir avec la liste des tâches à accomplir. Si la productivité personnelle contribue à la productivité de l’entreprise, ces deux types de productivité sont définis de manière très différente.
Lorsque vous et votre patron avez des définitions différentes de ce qui est productif sur le lieu de travail, les choses peuvent devenir confuses. Et improductives.
Dans cet article, nous allons explorer ce qu’est la productivité et comment cette définition a changé, comment elle fonctionne pour vous et votre organisation, et comment être plus productif.

Qu’est-ce que la productivité ?

Les politiciens, les économistes et les experts en parlent au niveau macro. Les chefs d’entreprise et les managers s’en inquiètent pour leurs équipes et leurs employés travaillant dans un environnement hybride. Et la plupart d’entre nous, individuellement, évaluent si nous nous sommes « sentis » très productifs un jour donné.
Est-ce que tout cela revient au même ?
Pas tout à fait. La productivité peut avoir des significations différentes selon les contextes, notamment avec l’essor du travail intellectuel et de l’automatisation. Comprendre les différentes couches de la productivité peut vous aider à voir comment votre productivité personnelle au travail contribue à la productivité de votre entreprise et peut-être même comment les deux sont liées à la productivité de votre pays.
Pour les pays, la productivité mesure l’efficacité avec laquelle ils transforment la main-d’œuvre et les matériaux (les intrants) en biens et services (les extrants, le PIB). Il s’agit d’une mesure générale qui reflète les tendances en matière de politique et de technologie et indique la santé économique par rapport à d’autres éléments du macro-environnement. Elle n’est pas vraiment utile pour réfléchir à votre propre productivité.
Pour les entreprises également, la productivité mesure dans quelle mesure elles génèrent des revenus à partir des intrants, de la main-d’œuvre et des matériaux. La productivité des entreprises correspond généralement aux revenus divisés par les heures travaillées. Pour les dirigeants d’entreprise, un niveau de productivité global n’est pas susceptible de fournir des informations exploitables, mais il peut les aider à se situer par rapport à la concurrence ou à d’autres grandes entreprises.
La productivité au niveau de l’entreprise – le chiffre d’affaires par rapport aux heures de travail des employés au cours d’un trimestre – peut sembler très éloignée de nos propres activités, qui peuvent donner des résultats ou apporter de la valeur dans un délai différent.
Lorsque les gens pensent à « être productif », ils pensent à ce qu’ils font personnellement. Pour beaucoup, cela signifie rayer des choses de la liste des « choses à faire ». Ce type de productivité personnelle reflète l’efficacité avec laquelle vous accomplissez vos tâches. Mais toutes les tâches ne sont pas créées égales, et est-ce important qu’elles soient bien faites ou simplement faites ?

Malheureusement, la productivité personnelle, au travail ou dans la vie, peut être difficile à cerner, surtout maintenant que de nombreuses personnes ne font pas de tâches répétitives – c’était beaucoup plus facile lorsque la productivité pouvait être mesurée par le nombre de gadgets qu’une personne fabriquait par heure.
La productivité personnelle est un sujet de désaccord à l’ère du travail intellectuel. La créativité et l’innovation, voire un excellent service à la clientèle, ne se résument pas à une mesure d’efficacité. Néanmoins, il est utile de réfléchir à ce que signifie la productivité dans votre rôle et votre type de travail :

• Quelle est la manière appropriée d’évaluer la qualité ou la valeur ?
• Quelle est la mesure pertinente de la quantité ?
• Quels sont les intrants que nous voulons utiliser le plus efficacement possible ?

Ensuite, essayez de mettre en place les conditions pour l’améliorer – quelle que soit la métrique :
Pour vos équipes et pour vous-même, le résultat le plus pertinent auquel il faut penser est la valeur. Productivité = (valeur du travail) / (temps de l’employé, effort).
La valeur peut sembler difficile à définir, mais vous pouvez commencer par penser aux résultats. Une chose a de la valeur pour vous (ou pour une entreprise) lorsqu’elle vous aide à atteindre les résultats que vous souhaitez. Tout ce qui figure sur votre liste de tâches n’est pas équivalent en termes de valeur pour vous ou pour les autres.
Cela modifie notre façon d’envisager la productivité, qui intègre désormais l’efficacité avec laquelle une activité apporte de la valeur, en plus de l’efficience avec laquelle elle est réalisée. Dans une entreprise, la valeur du travail est fonction de l’alignement du travail sur les priorités de l’organisation, de la qualité de son exécution et de l’efficacité avec laquelle il est réalisé.

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Pourquoi la productivité est-elle importante ?

Une entreprise ne peut être productive si ses employés ne sont pas en mesure d’effectuer de manière efficace et efficiente le type de travail qui génère des revenus pour l’entreprise. Mais alors que le chiffre d’affaires est mesuré sur une période donnée, la valeur de l’entreprise peut provenir d’activités professionnelles qui préparent l’entreprise à générer du chiffre d’affaires au cours d’un trimestre ultérieur, ou plus probablement sur plusieurs trimestres.
Favoriser la productivité des employés pour obtenir des résultats commerciaux est un élément essentiel de la réussite d’une entreprise. D’autre part, un employé qui se sent personnellement productif est souvent plus heureux et plus épanoui. Nous connaissons tous le sentiment de déception d’une journée où, malgré nos efforts, nous ne nous sentions pas du tout productifs.
La pandémie a transformé la productivité pour beaucoup.
Comme beaucoup d’entre nous se sont adaptés au travail à domicile, les travailleurs ont passé 12 % de temps en moins dans les grandes réunions et 9 % de temps en plus à interagir avec les clients. Cela a contribué à une augmentation de 47 % de la productivité globale dans certaines entreprises américaines.
Pour les entreprises, la productivité signifie la santé et la croissance de l’entreprise. Une entreprise productive peut se développer, offrir de nouveaux services et éventuellement baisser ses prix.
Pour les employés, la productivité est importante car elle nous permet de progresser vers notre plein potentiel. Être productif nous permet de gérer notre travail, notre vie privée, nos loisirs et nos engagements familiaux avec facilité et sérénité.

Les avantages d’une meilleure productivité

Être plus productif est un objectif commun, mais c’est aussi un objectif avec lequel beaucoup de gens ont du mal à composer.
Seuls 21 % des employés de bureau britanniques déclarent être productifs toute la journée, et le temps productif réel moyen d’une journée de travail de 8 heures est de 2 heures et 53 minutes.
Naturellement, les difficultés rencontrées par les employés en matière de productivité se répercutent aussi sur le rendement global de l’entreprise.
En étant plus productifs sur le plan personnel, les gens peuvent accomplir leur travail efficacement, faire leurs courses plus rapidement et profiter de plus de temps libre.
La productivité peut aider les employés à respecter des limites saines entre vie professionnelle et vie privée et à se sentir plus maîtres de leur situation. Certaines personnes peuvent même apprécier davantage leur travail lorsqu’elles sont productives, et elles sont susceptibles d’être moins stressées.
Traditionnellement, nous associons la productivité aux performances. La productivité et les performances de chacun contribuent au succès de l’entreprise, ce qui entraîne une baisse des prix, une augmentation de la rentabilité et, éventuellement, une hausse des salaires des employés.
Des entreprises comme NetApp utilisent le coaching pour améliorer les performances et la productivité. Lorsqu’une entreprise a des niveaux de productivité élevés, elle utilise ses ressources plus efficacement et est prête à croître et à se développer.
Lorsque la productivité des entreprises et des industries augmente, la productivité globale de leur pays augmente également.
Lorsque les entreprises d’un pays produisent et fournissent davantage de biens et de services, la production économique du pays est supérieure à ses entrées. Cela augmente le produit intérieur brut (PIB), qui indique la croissance économique. Une croissance économique élevée entraîne un niveau de vie élevé, ce qui profite à l’ensemble du pays.

Quels sont les exemples de productivité ?

Qu’il s’agisse de la productivité personnelle ou de la productivité de l’entreprise, il s’agit toujours d’obtenir le meilleur rendement (ou bénéfice) de l’intrant. Pour les entreprises, les intrants peuvent signifier le capital, les matériaux ou le coût de la main-d’œuvre. Pour les personnes, les intrants représentent généralement le temps, les efforts et le dévouement.
La motivation des employés est un élément clé de la productivité du travail, et être motivé et inspiré contribue à votre productivité personnelle.
Il existe de nombreuses façons d’encourager la motivation et d’augmenter la productivité, tant au niveau personnel qu’au niveau organisationnel.
En ce qui concerne la productivité personnelle, il existe de nombreuses techniques permettant d’augmenter le nombre d’heures travaillées en une journée sans compromettre la qualité. En voici quelques-unes :

• Décomposer les grands projets en petites tâches
• Utiliser la technique Pomodoro (travailler par intervalles courts de 25 minutes)
• Développer une routine matinale réparatrice
• Hiérarchiser votre liste de tâches pour vous concentrer sur les plus importantes.

Les entreprises peuvent utiliser la gamification pour motiver leurs employés et accroître leur engagement.
Lorsque Microsoft a ajouté la gamification aux processus de vente, elle a constaté une augmentation de 10 % de la productivité dans les centres de contact. De plus, 78 % de leurs agents ont déclaré se sentir responsabilisés et encouragés à être plus performants au travail.

Certains avantages peuvent également accroître la productivité des entreprises. L’entreprise de logiciels myosh a constaté d’importants gains de productivité et des avantages en termes de coûts à maintenir une politique de travail à distance, avant même l’adoption de COVID-19.
Comprendre ce qui motive vos employés et développer une culture d’entreprise forte peut, à terme, stimuler la productivité, les performances et la rentabilité.

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Comment fonctionne la productivité ?

La plupart d’entre nous comprennent comment la productivité personnelle améliore notre vie, mais qu’en est-il de la productivité des entreprises ou des pays ?
Lorsque vous êtes productif, il vous faut moins de temps, d’efforts et de sollicitation mentale pour obtenir ce que vous voulez ou créer un produit fini de haute qualité.
Lorsque le résultat est le même (obtenir ce que vous voulez), mais qu’il faut moins de moyens pour y parvenir (temps, efforts et ressources), vous êtes plus productif.
Il en va de même pour les entreprises.
Lorsque les entreprises produisent une plus grande quantité d’un résultat donné (biens et services) avec moins d’intrants (travail, capital et matériaux), elles sont plus productives.
Bien sûr, dans le monde des affaires d’aujourd’hui, le résultat de nos efforts peut être plus difficile à quantifier. (C’est la raison pour laquelle tant de personnes optent par défaut pour une liste de contrôle – « fait » ou « pas fait » est facile à mesurer, même si cela n’a aucun rapport avec la valeur). Il est difficile pour les particuliers ou les entreprises de comparer les résultats, car la valeur est de moins en moins souvent livrée sous forme d’unité standard de produit. Toutefois, au niveau de l’entreprise, il est possible de comparer le niveau d’effort, de temps et de ressources utilisés pour produire un chiffre d’affaires ou un revenu équivalent.
Les entreprises mesurent la productivité en prenant le revenu total (ou les ventes nettes) d’une période donnée (la sortie) et en le divisant par le nombre total d’heures de travail des employés au cours de la même période (l’entrée). C’est ce qu’on appelle la formule de la productivité du travail.

Traditionnellement, une plus grande productivité de la main-d’œuvre signifie que les employés travaillent plus efficacement et créent plus de biens en moins de temps. Cela conduit à une augmentation des bénéfices, puisque les entreprises dépensent moins en frais de personnel pour générer un certain nombre d’unités de biens ou un certain montant de recettes de vente.
Parallèlement, une faible productivité ou une productivité partielle peut indiquer des problèmes dans les processus utilisés pour produire les biens ou générer et réaliser les ventes.
Même lorsque l’engagement des employés est élevé, si le processus de production ralentit en raison d’un manque de matériaux ou de capitaux, les niveaux de productivité chuteront. En effet, le coût du travail (ou la productivité de la main-d’œuvre) n’est qu’un des éléments entrant dans la formule de la productivité du travail.
Les gouvernements mesurent plusieurs facteurs de productivité pour comprendre la productivité économique globale et reconnaître les tendances de la productivité.
Par exemple, une tendance de la productivité en 2020 était le travail à domicile, et les données économiques montrent que le PIB pourrait augmenter si les employés continuaient à travailler à distance 1 à 2 fois par semaine.
Si une seule personne productive fait la différence, le PIB national et la productivité des entreprises reposent sur un engagement important des employés pour obtenir des résultats.

Comment pouvez-vous être plus productif ?

Maintenant que vous voyez comment votre productivité personnelle affecte l’ensemble du système, vous vous sentez probablement inspiré pour devenir plus productif au travail. Il est utile de savoir que votre rôle fait la différence !
Voici quelques conseils précieux pour vous aider à être plus productif au travail.

Gamifiez vos tâches

Transformez votre liste de tâches en un défi, et faites participer vos collègues.
89% des employés pensent que la gamification les rendrait plus productifs au travail, alors augmentez votre niveau de productivité avec une saine compétition. Créez un groupe de productivité et attribuez des prix à celui qui cochera le plus de tâches sur sa liste en une journée ou une semaine.

Faites des pauses

Si le travail en profondeur peut être puissant, faire des pauses nous aide finalement à être plus productifs. L’utilisation de la technique Pomodoro peut vous rappeler de vous éloigner de votre bureau, de vous étirer et de recentrer votre esprit.
Faire une courte pause rafraîchit votre perspective et vous aide à découvrir de nouvelles façons de résoudre les problèmes.

Définissez vos objectifs

Connaître vos objectifs peut vous aider à rester sur la bonne voie et à en faire plus.
Garder vos objectifs à l’esprit et créer une liste de choses à faire à court terme qui se concentre sur un objectif global peut vous aider à rester motivé.

Découvrez quand vous êtes le plus productif

Suivez votre activité quotidienne et réfléchissez à ce que vous pensez de la qualité et de la valeur de vos résultats pour savoir quand vous êtes le plus productif. Ne vous contentez pas de considérer le suivi des activités comme une mesure de la productivité. Ces types de rapports d’outils de productivité peuvent constituer un point de départ utile et vous aider à comprendre votre propre productivité.

Vous travaillez peut-être mieux sur des tâches créatives le matin, mais vous réservez les tâches administratives pour l’après-midi. Comprendre comment vous travaillez le mieux peut vous aider à programmer votre journée pour obtenir des performances optimales.

Communiquez avec votre équipe

Vous n’avez pas besoin de tout résoudre tout seul. Apprenez à déléguer et à collaborer. Demandez de l’aide et travaillez ensemble.
Lorsque vous êtes dans une logique d’efficacité, vous pouvez penser que faire les choses vous-même est plus efficace et productif que de prendre le temps de faire appel à d’autres personnes. Faire appel à un membre de l’équipe peut vous aider à obtenir rapidement de meilleures réponses et, en fin de compte, à créer plus de valeur. Un message rapide ou un appel téléphonique peut être tout ce dont vous avez besoin pour continuer à avancer.

Les meilleurs livres sur la productivité

Lorsqu’il s’agit d’améliorer votre productivité personnelle, ces suggestions ne sont que la partie émergée de l’iceberg.
Si vous êtes prêt à vous lancer et à transformer votre productivité, consultez ces trois ouvrages influents sur la productivité.

Essentialisme

Si vous avez l’impression d’être toujours occupé mais toujours pas productif, Essentialism : The Disciplined Pursuit of Less de Greg McKeown est fait pour vous.
L’Essentialisme met l’accent sur la poursuite d’un nombre réduit de choses et sur le fait de les faire très bien. Plutôt que de cocher une longue liste de choses à faire mais de faire un travail médiocre, l’Essentialisme recommande une approche minimaliste de la productivité.

Travail en profondeur

Si les distractions sont votre perte, Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World (Règles pour un succès concentré dans un monde distrait)
de Cal Newport est un ouvrage incontournable.
Deep Work vous aide à maîtriser l’art de la concentration. Dans Deep Work, vous découvrirez comment apprendre rapidement et appliquer vos connaissances immédiatement, sans succomber aux distractions.

Mange cette grenouille

Donner la priorité au travail peut être un défi. Eat That Frog! : 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time de Brian Tracy rend la hiérarchisation des priorités intuitive et simple.
Ce livre est un outil puissant pour vous aider à transformer votre productivité. Dans Eat That Frog, vous apprendrez comment vous attaquer à la tâche la plus difficile dès le matin.

Il est temps d’affiner vos compétences en matière de productivité

Maintenant que vous savez comment la productivité personnelle s’intègre à la productivité de l’entreprise, vous êtes prêt à renforcer vos compétences en matière de productivité !
Vos nouvelles capacités de productivité peuvent également faciliter la gestion de tous les domaines de votre vie.
Si vous procrastinez ou avez du mal à rester concentré, vous n’êtes pas seul. Le coaching avec RecrutementPro peut vous aider à mieux vous concentrer et à établir des priorités, afin que vous puissiez être sûr que votre productivité crée une réelle valeur ajoutée.