Qu’est-ce que la politique de la porte ouverte sur le lieu de travail et fonctionne-t-elle encore ?
Si vous avez remarqué des problèmes de communication entre vos collègues ou si vous avez l’impression que les membres de votre équipe sont épuisés, il est peut-être temps de changer. Les formules de travail à distance et hybrides ont peut-être bouleversé la façon dont le travail est effectué au sein de votre équipe. Peut-être que là où les informations et les idées circulaient auparavant, les gens travaillent désormais seuls.
Vous ne voyez votre équipe qu’en réunion et vous vous sentez à l’écart.
Si cela vous ressemble, vous n’êtes pas seul. Selon une enquête de Gallup, seuls 7 % des travailleurs américains sont tout à fait d’accord pour dire que la communication sur le lieu de travail est ouverte et précise.
En tant que manager ou dirigeant, comment pouvez-vous améliorer la communication au sein de vos équipes ? Une politique de la porte ouverte pourrait être la solution.
Vous vous demandez peut-être ce qu’est une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail et comment elle peut aider mon équipe ? Que signifie même une politique de la porte ouverte lorsque vous travaillez à distance ?
La politique de la porte ouverte repose sur un principe simple : la communication ouverte résout une multitude de problèmes organisationnels.
Le problème est que les managers et les dirigeants se tournent souvent vers la communication ouverte trop tard. Ils félicitent un employé après son mécontentement, tentent de remonter le moral des troupes après que la confiance s’est érodée, ou enquêtent sur une rupture de communication après l’échec d’un projet.
En tant que manager, vous avez tout à gagner à adopter une approche plus proactive. Avec les bonnes tactiques, vous pouvez répondre aux préoccupations des employés avant qu’elles ne se retournent contre vous.
L’un des meilleurs outils de l’arsenal de tout leader est une politique de la porte ouverte. Grâce à cette politique, vous pouvez comprendre plus rapidement ce que ressentent les membres de votre équipe et régler les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop importants.
Découvrons ensemble ce qu’est une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail et comment la mettre en œuvre dès aujourd’hui.
Qu’est-ce qu’une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail ?
Au niveau de base, une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail signifie que vous gardez la porte de votre bureau ouverte lorsque vous êtes au travail. Une porte ouverte est une invitation pour les autres à entrer.
Mais cette politique va un peu plus loin, surtout depuis que la pandémie de COVID-19 a rendu les visites au bureau moins fréquentes.
Une politique de porte ouverte efficace est une politique de communication qui favorise la transparence et rend les gestionnaires et les dirigeants accessibles aux employés. Mais il ne s’agit pas nécessairement d’une politique déployée à l’échelle de l’organisation. En tant que chef d’équipe, superviseur, gestionnaire ou chef de service, vous pouvez instaurer votre propre politique de la porte ouverte et vous rendre accessible à votre équipe.
Que vous dirigiez une petite entreprise, que vous vous rendiez dans un bureau ou que vous travailliez à distance, il s’agit d’instaurer la confiance et la sécurité psychologique et de diriger de manière inclusive.
Cela signifie que votre porte (peut-être métaphorique) est ouverte à la conversation, quelle que soit la préoccupation d’un employé. Vous encouragez les membres de votre équipe à parler ouvertement et en toute transparence des problèmes qu’ils rencontrent.
Ce type de porte ouverte peut exister dans n’importe quel lieu de travail, même virtuel.
Tous les niveaux hiérarchiques – des employés ordinaires aux cadres supérieurs – peuvent adopter cette politique. Ainsi, les employés peuvent se sentir à l’aise d’adresser leurs questions à la personne la plus apte à y répondre. Vous n’aurez pas besoin d’envoyer quelqu’un dans un terrier à la recherche de réponses s’il peut s’adresser directement à son supérieur hiérarchique.
Quel est l’objectif d’une politique de portes ouvertes et quels en sont les avantages ?
La mise en œuvre d’une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail apportera de nombreux avantages à votre équipe. Voici quelques avantages d’une politique de la porte ouverte :
1. Amélioration du travail d’équipe
Si les gens se sentent à l’aise pour venir vous poser leurs questions, les bonnes informations se répandront dans l’équipe. Lorsqu’il y a moins de silos de communication, le moral des employés et le travail d’équipe s’améliorent. Votre équipe se sentira habilitée à obtenir les réponses dont elle a besoin quand elle en a besoin.
2. Éviter les problèmes plus importants
Vous ne pouvez pas résoudre les problèmes dont vous n’êtes pas au courant. En gardant une ligne de communication ouverte, les employés peuvent vous signaler les problèmes au fur et à mesure qu’ils se développent, et non lorsque la situation est devenue incontrôlable. Les politiques de la porte ouverte peuvent même protéger les employeurs et leurs employés contre les préjudices juridiques et autres.
3. Des discussions plus saines et plus ouvertes
Les portes ouvertes augmentent la confiance des employés, encouragent les discussions ouvertes et rendent le lieu de travail plus sain. Les employés seront plus enclins à divulguer des problèmes personnels ou des préoccupations liées au lieu de travail qui pourraient affecter leurs performances. Cela est particulièrement important lorsqu’il s’agit de problèmes potentiels liés à la diversité et à l’inclusion.
Lorsque les gens se sentent en sécurité, ils partagent des informations qui peuvent profiter à l’ensemble de l’organisation. Vous pourriez voir l’engagement de vos employés augmenter, car les gens se sentent plus à l’aise de venir parler de leurs problèmes à leur supérieur.
4. Taux de rétention plus élevés
Lorsque vous savez ce qu’est la politique de la porte ouverte sur le lieu de travail et que vous la mettez en œuvre, vous pouvez suivre la satisfaction de votre personnel au travail. Vous pourrez alors agir en conséquence en apportant des améliorations ou des changements si nécessaire.
Cela permettra de réduire la rotation du personnel. Cela signifie plus de productivité, plus de connaissances institutionnelles et un environnement de travail plus positif.
5. Un meilleur endroit pour travailler
Chacun veut se sentir valorisé et écouté. Une politique de la porte ouverte peut contribuer à une culture de travail accueillante qui permet à votre équipe de partager ses grandes idées.
Une politique de la porte ouverte est l’un des nombreux outils dont dispose un dirigeant efficace. Si vous êtes un leader qui cherche à devenir encore meilleur, envisagez d’utiliser RecrutementPro. Notre objectif est d’aider les gens à maximiser leur potentiel de leadership et à donner un coup de fouet à leur développement de carrière.
Le coût d’une politique de la porte ouverte sur le lieu de travail
Il est facile de comprendre l’importance des politiques de portes ouvertes sur le lieu de travail. Mais, lorsque vous mettez en œuvre cette pratique, gardez à l’esprit les inconvénients potentiels.
Voici quelques inconvénients de la politique de la porte ouverte sur le lieu de travail :
1. Elle peut faire perdre du temps
C’est une source d’humilité lorsque les employés vous confient leurs questions et leurs préoccupations. Mais si vous ne faites pas attention, elles peuvent facilement prendre tout votre temps – surtout si vous n’êtes pas la meilleure personne pour y répondre. Vous ne pouvez pas négliger vos autres tâches et responsabilités.
2. Il peut éroder la résolution de problèmes en équipe
Si les membres de l’équipe sont trop dépendants de vous, ils peuvent cesser d’essayer de résoudre les problèmes eux-mêmes. Ils préféreront venir vous voir pour résoudre les choses à leur place. N’oubliez pas d’encourager la résolution créative des problèmes au sein de l’équipe et travaillez avec eux pour qu’ils se sentent capables de s’approprier les petits problèmes.
3. Les gens peuvent ignorer les hiérarchies d’équipe
Les politiques de portes ouvertes peuvent aplatir la chaîne de commandement. Dans certaines situations, cela peut être bien. Mais les gens ne devraient pas venir vous voir avec des problèmes qui conviennent mieux à leur chef d’équipe.
4. Il peut être utilisé pour des ragots ou des calomnies.
Si deux collègues de travail sont en conflit, l’un d’eux peut profiter de la politique de la porte ouverte pour dire du mal de l’autre. Cela peut engendrer une certaine toxicité sur le lieu de travail. Il est important de s’en apercevoir au moment où cela se produit et de faire comprendre à votre équipe que vous n’accepterez pas les ragots sur le lieu de travail. Dans son livre Conscious Business, le coach exécutif Fred Kofman recommande de ne jamais entendre un conflit de la part d’un subordonné direct, sauf si les deux parties sont dans la pièce (ou Zoom).
Comment créer une politique de portes ouvertes
Maintenant que vous connaissez les avantages et les inconvénients, voici comment créer une politique de la porte ouverte sur votre lieu de travail :
- Fixez des limites. Avoir une politique de carte-blanche laisse la porte ouverte aux abus. Au contraire, soyez délibéré sur votre disponibilité et vos limites. Par exemple, vous pouvez communiquer publiquement vos nouvelles heures de bureau chaque semaine et réserver une partie de votre agenda pour répondre aux questions.
- Communiquez clairement la politique. Informez votre équipe qu’elle est la bienvenue pour poser des questions lorsque votre porte est ouverte. Mais, si votre porte est fermée, cela signifie que vous êtes occupé. Si tout ou partie de votre équipe est à distance, vous devez faire évoluer les signaux et les attentes.
- Vous pouvez décider d’avoir des heures de bureau ouvertes régulièrement programmées et laisser les gens s’inscrire pour de courts rendez-vous dans ce laps de temps (plusieurs programmes de calendrier ont cette fonctionnalité).
- Vous pouvez également utiliser des emojis sur Slack et MS Teams ou d’autres outils de communication pour faire savoir aux gens quand vous êtes occupé ou libre – envisagez de créer votre propre emoji « La porte est ouverte » dans ce but précis.
- Vous pouvez également écrire la politique quelque part pour que tout le monde la voie, comme dans le document d’accueil et de processus de votre équipe.
- Clarifiez l’objectif de la politique. Il est important de clarifier l’objectif de la politique. Faites savoir à votre équipe que votre porte n’est pas ouverte à la socialisation ou aux commérages – elle est destinée à communiquer les préoccupations ou les questions liées au travail.
- Assurez le suivi. Lorsque la politique est en place, vous devez respecter votre part du marché. Pratiquez une communication efficace comme l’écoute active et un langage corporel ouvert. Soyez compréhensif face aux préoccupations des employés. Si vous ne le faites pas, vous risquez de briser leur confiance, et ils n’adhéreront plus à la politique.
Exemples de politique de la porte ouverte sur le lieu de travail
Il existe de nombreuses façons de configurer une politique de portes ouvertes si vous êtes conscient des risques et des limites mentionnés ci-dessus.
Voici quelques politiques d’ouverture créatives qui pourraient convenir à différents styles de gestion et environnements de travail :
Exemple 1 : En tant que cadre supérieur, votre emploi du temps est chargé – vous ne pouvez pas avoir des heures de bureau constantes chaque semaine. Envoyez plutôt un courriel à l’ensemble du personnel chaque lundi, indiquant à l’équipe quand elle peut passer au cours de la semaine. Et si quelque chose est urgent, dites-leur qu’ils peuvent vous répondre pour fixer un moment de discussion en dehors de ces heures.
Deuxième exemple : Imaginons que vous travaillez depuis chez vous en raison de la pandémie de COVID-19, et que vous indiquiez à vos collaborateurs qu’ils peuvent programmer un chat vidéo s’ils en ont besoin. Vous pouvez également encourager les responsables à organiser des réunions mensuelles en tête-à-tête avec leur équipe et à rencontrer ensuite les superviseurs.
Tous les commentaires importants remonteraient jusqu’à vous sans que vous ayez à rencontrer tout le monde. Vous pouvez former les managers à aider leurs employés à résoudre les problèmes. Cela renforcera simultanément leurs compétences en matière de leadership et le moral de l’équipe.
Exemple 3 : Si vous êtes une petite équipe travaillant principalement sur le terrain, dites aux employés de n’appeler que s’ils sont bloqués. Comme vous êtes généralement séparés et jamais près d’un ordinateur, distribuez un guide de l’employé avec les numéros de téléphone de chacun. Et lorsqu’ils appellent, demandez-leur toujours quelles solutions ils ont essayées jusqu’à présent avant de leur donner des conseils.
Notre politique fonctionne-t-elle correctement ?
Il y a toujours une période d’ajustement lors de la mise en œuvre d’une nouvelle politique. N’oubliez pas d’être attentif à ces signes qui indiquent que les choses ne fonctionnent pas comme vous l’aviez prévu :
1. Votre porte est (littéralement) toujours ouverte
Il faudra peut-être réajuster notre politique si les gens vous interrompent constamment. Parfois, les portes fermées sont nécessaires pour répondre à vos autres obligations professionnelles. C’est particulièrement vrai si vous êtes un membre de la direction et que les gens s’adressent à vous plutôt qu’à leur supérieur immédiat. Vous n’avez peut-être pas la meilleure réponse à leurs questions et vous avez d’autres choses à faire.
2. Vous n’entendez pas ce que vous devez savoir
La plupart des employés profiteront de vos heures de bureau pour se plaindre. Cela est parfaitement valable. Mais vous voulez aussi entendre leurs idées novatrices ou leurs préoccupations réelles. Les portes ouvertes sont l’occasion de partager des informations, et pas seulement de se défouler.
3. Vous n’utilisez pas cette information de manière stratégique
Il est tentant de vouloir résoudre les problèmes de tout le monde. Mais en y consacrant trop de temps, on se détourne de l’image globale. Utilisez les informations pour prévenir les problèmes sur le lieu de travail dans la mesure du possible – et pas seulement pour les résoudre lorsqu’ils se présentent.
L’essentiel
Savoir ce qu’est la politique de la porte ouverte sur le lieu de travail peut revitaliser une organisation. Vous pouvez garder un œil sur votre personnel grâce à une communication honnête, faire émerger de nouvelles idées et maximiser la productivité. Chacun aura le sentiment de faire partie de l’équipe.
Améliorez vos compétences en matière de communication, exploitez votre intelligence émotionnelle et apprenez à établir des relations de travail solides avec RecrutementPro. Devenez le meilleur leader que vous puissiez être, en commençant par la politique de la porte ouverte.
