Qu’est-ce que la gestion du changement ? Conquérez-la avec ce guide

On dit que le changement est la seule constante. Nous dirions que la résistance au changement en est une autre. Et cela n’a jamais été aussi vrai que dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement.La technologie et la mondialisation entraînent des changements comme jamais auparavant. Les organisations savent qu’elles doivent s’adapter pour survivre, mais les transitions sont des processus délicats. Elles doivent prendre en compte le facteur humain tout en atteignant les objectifs de l’organisation. Trop de plans de gestion du changement ont couvert tous les détails. Pour réussir, vous avez besoin d’un plan de gestion du changement solide et d’une équipe de personnes engagées pour le mettre en œuvre. Vous ne savez pas ce qu’est la gestion du changement ? Plongeons dans la gestion du changement et son concept.

Qu’est-ce que la gestion du changement ?

La gestion du changement est un ensemble de stratégies, de processus et de procédures que les entreprises utilisent pour gérer les changements organisationnels impliquant des personnes. Ces processus aident à ce que la transition se fasse en douceur.

Pourquoi mettre en œuvre la gestion du changement ?

La modification de vos processus, opérations ou outils nécessite le soutien de la direction. Vous aurez également besoin de l’adhésion de vos employés.
Les deux groupes ont tendance à être résistants au changement pour différentes raisons.
Les cadres supérieurs sont souvent difficiles à convaincre. Ils ne veulent pas autoriser des changements qui pourraient être impopulaires auprès des employés.
Il se peut également qu’ils ne voient pas l’intérêt du changement proposé. Ou peut-être ont-ils une opinion différente sur le type de changements nécessaires. Ce que l’on oublie souvent de dire, c’est que les grands changements impliquent des changements de budget, de ressources et d’influence. Le changement change.

Les employés résistent souvent au changement parce qu’ils craignent ce qu’il peut apporter. Ils craignent une augmentation de la charge de travail, des compétences obsolètes, des attentes vagues ou, pire encore, un licenciement.
C’est pourquoi la gestion du changement place le facteur humain au centre des changements proposés.
Un processus de gestion du changement efficace guide l’organisation et toutes les personnes concernées. Il les aide à passer de l’état actuel à l’état futur en passant par la phase de transition.

Les 4 modèles courants de gestion du changement

Heureusement, la gestion du changement n’est pas un concept nouveau. Il existe des cadres établis pour organiser, structurer et communiquer le changement. Il existe de nombreux modèles différents de gestion du changement, mais certains sont plus courants que d’autres. Jetons un coup d’œil à quatre modèles éprouvés de gestion du changement :

1. Le modèle de gestion du changement de Lewin

Le psychologue Kurt Lewin a développé ce modèle de changement en 1947. Il s’agit de l’une des premières théories de gestion du changement.
Le modèle de Lewin a mis en évidence la nécessité de passer par une période de transition pour s’adapter au changement organisationnel.
Ce faisant, il a défini la gestion du changement comme le processus qui permet de gérer cette transition.
Lewin décrit trois étapes de la gestion du changement :

1. Dégeler les anciens comportements et modes de travail
2. Enseigner de nouveaux comportements
3. Geler les nouveaux comportements et les nouvelles façons de travailler

(Source de l’image)

2. Le modèle de transition de Bridges

Ce modèle, développé par William Bridges, place les émotions des personnes au centre du processus de gestion du changement.
Comme Lewin, Bridges identifie trois étapes de la gestion du changement. Chaque étape est liée à des émotions différentes.
Les trois étapes décrites par Bridges sont :

1. Terminaisons
2. Zone neutre
3. Nouveaux départs

(Source de l’image)

3. Le modèle ADKAR de Prosci

Le modèle de changement de Prosci est désigné par l’acronyme ADKAR. Il signifie :
A : Prise de conscience de la nécessité du changement
D : Désir de soutenir le changement
K : Connaissance de la manière de réussir le changement
A : Capacité à adopter les nouveaux comportements ou compétences
R : Renforcement du changement (similaire au concept de « gel » de Lewin).
Comme Lewin et Bridges, Prosci a également identifié trois étapes de changement.
Il s’agit de :

1. Se préparer au changement
2. Gérer le changement
3. Renforcer le changement

4. Le modèle de changement en 8 étapes de Kotter

Le modèle de changement en huit étapes de Kotter est une approche descendante.
C’est différent de Lewin, Bridges et Prosci. Ces derniers adoptent une approche ascendante de la gestion du changement.
L’objectif du modèle de Kotter est de maintenir l’élan du processus de changement et d’éviter que le projet ne s’enlise.
Le processus en huit étapes de Kotter pour la gestion du changement est le suivant :

1. Créer un sentiment d’urgence
2. Construire une coalition d’orientation
3. Formuler une vision et des initiatives stratégiques
4. Enrôler une armée de volontaires
5. Faciliter l’action en supprimant les obstacles
6. Générer des gains à court terme
7. Accélération durable
8. Changement d’institut

(Source de l’image)

Niveaux de la gestion du changement

La gestion du changement se déroule à trois niveaux : individuel, organisationnel et d’entreprise.
Voyons comment elle fonctionne à chaque niveau.

1. La gestion du changement individuel

Au niveau individuel, les employés doivent comprendre le processus de changement et leur rôle dans ce processus.
Pour soutenir son équipe, un responsable du changement efficace doit donner la priorité aux tâches suivantes :

• Donner des instructions claires lors de l’attribution de nouvelles tâches
• Apprendre aux employés de nouveaux comportements
• Motiver l’équipe à mettre en œuvre les changements

Les principes de la psychologie et du coaching peuvent aider les gens à surmonter leur résistance au changement.
Souvent, le simple fait de se sentir soutenu suffit à aider les gens à s’adapter à la transition.

2. Gestion du changement organisationnel

La gestion du changement organisationnel est le processus de mise en œuvre des solutions et stratégies proposées.
Le changement au niveau organisationnel nécessite un processus documenté de gestion du changement. Ce document fournit un soutien et des conseils aux personnes concernées par les changements proposés.
Identifiez les groupes de personnes qui seront impliqués dans le changement et définissez les actions qu’ils doivent entreprendre.
Créez ensuite des plans de mise en œuvre pour chaque niveau de l’organisation. Ces plans aideront vos employés à mettre en œuvre le changement.

3. Gestion du changement dans l’entreprise

Le changement au niveau de l’entreprise intervient une fois que le processus de gestion du changement est terminé.
A ce stade, les changements sont intégrés dans l’entreprise. Ils doivent également être au cœur des domaines suivants :

• Processus d’entreprise
• Procédures de l’entreprise
• Structures d’entreprise
• Projets d’entreprise
• Compétences de leadership
• Rôles et responsabilités

L’objectif de la gestion du changement au niveau de l’entreprise est de créer une organisation agile et flexible, quelle que soit sa taille.
Le programme de gestion du changement devrait permettre à votre entreprise de mieux s’adapter aux changements du marché et aux nouvelles technologies.

La gestion du changement aujourd’hui

Dans le passé, la plupart des entreprises n’avaient qu’un seul objectif : augmenter régulièrement leur part de marché et leurs bénéfices en maintenant le statu quo. La gestion du changement consistait donc à effectuer de petits changements internes. L’objectif était de maintenir l’équilibre.
Cependant, dans le marché mondialisé d’aujourd’hui, le paysage commercial a radicalement changé. Ce changement a les moteurs suivants :

• L’ouverture de nouvelles frontières commerciales
• Mobilité des travailleurs
• La concurrence mondiale
• Communication instantanée
• Les avancées technologiques

Les entreprises du XXIe siècle doivent être flexibles et adopter une culture du changement. Cela les aidera à rester pertinentes et rentables sur un marché en constante évolution.
Qu’est-ce que cela signifie pour la gestion du changement ? Pour commencer, la gestion du changement organisationnel est plus complexe qu’auparavant. Les changements se produisent plus rapidement et plus souvent.
Il aurait pu être judicieux de créer des plans de changement et de communication élaborés lorsque le changement consistait à passer d’un système fixe à un autre, à une échelle qui ne se produisait qu’une fois par décennie.
Aujourd’hui, les entreprises seront confrontées à des changements à la fois massifs et plus mineurs, et ce plus fréquemment. Cela exige de nouvelles approches de la gestion du changement dans l’organisation.

À quoi ressemblera la gestion du changement à l’avenir ?

Les gestionnaires du changement doivent élaborer des stratégies efficaces tout en tenant compte de l’élément humain. Cet élément est essentiel pour que le changement soit efficace.
Selon Prosci, l’avenir de la gestion du changement repose sur trois éléments clés.

1. Collaboration avec d’autres disciplines

En particulier, la gestion du changement s’intégrera davantage à la gestion de projet. La collaboration entre les gestionnaires de projet et les gestionnaires du changement va augmenter.
La gestion du changement continuera à intégrer les nouvelles technologies et la recherche. Cela va des médias sociaux aux dernières découvertes en neurosciences.

2. Une plus grande attention portée au développement des capacités de gestion du changement organisationnel

Le changement nécessite des agents à tous les niveaux. Les entreprises renforceront leur capacité interne de gestion du changement.

3. Développement continu des professionnels de la gestion du changement

Les programmes de certification en gestion du changement sont de plus en plus demandés, bien que l’on ne sache pas encore si ces certifications permettent d’obtenir des résultats nettement meilleurs.

Considérer l’aspect humain de la gestion du changement

Les personnes sont au centre de tout changement organisationnel majeur. Chaque décision les affecte, et vous avez besoin de leur adhésion pour que votre plan de gestion du changement réussisse.
Gardez à l’esprit les principes suivants pour vous assurer que votre équipe reste engagée et soutenue tout au long des changements.
S’appuyer sur les valeurs de l’entreprise : Alignez votre projet de programme de gestion du changement sur la culture, les valeurs et le comportement de votre organisation. Pour ce faire, organisez des réunions régulières avec les responsables hiérarchiques et leurs équipes.
Surcommuniquez : Communiquez clairement et fréquemment avec vos équipes. Expliquez les raisons des changements et faites régulièrement le point sur les progrès réalisés.
Encouragez le retour d’information et la collaboration : Permettez à votre équipe de participer autant que possible au processus de planification. Cela contribuera à aligner vos décisions sur la culture de l’entreprise.

Les six principes de la gestion du changement

En 2020, le risque de lassitude des employés face au changement a doublé suite à l’épidémie de COVID-19.
À une époque où les organisations doivent être plus adaptables que jamais, les employés ont perdu leur capacité d’absorption du changement.
C’est pourquoi les processus de gestion du changement doivent être plus efficaces que jamais.
Ces six principes du changement peuvent aider à minimiser l’impact sur les membres de votre équipe :

1. Comprendre le changement

La première étape d’une mise en œuvre réussie du changement consiste à faire comprendre à tous pourquoi il est nécessaire et quels sont ses avantages.
Les cadres et les dirigeants doivent s’engager dans le processus de changement et comprendre ses avantages. Comprendre le changement vous aidera à expliquer ses avantages à vos employés. Mais pour surmonter la peur non exprimée, voire irrationnelle, du changement, vous devez faire plus qu’expliquer ses avantages.
Le changement le plus réussi se produit lorsque la direction et les employés ressentent la nécessité du changement, voient une opportunité irrésistible, et ont confiance dans le leadership.
Vous devez également les aider à comprendre les conséquences négatives de la non-application du changement.
Pour bien comprendre le processus de changement, il est nécessaire que chacun sache :

• Les objectifs et les raisons du changement
• Les avantages pour l’organisation
• L’impact sur le personnel et son travail
• Leur rôle dans l’efficacité du changement

2. Planifier le changement

Pour que le changement se déroule sans heurts, vous devez élaborer un plan écrit formel. Il servira de feuille de route pour votre processus de changement. Il permettra également d’aligner les cadres et les groupes de travail sur les objectifs du projet. Ne vous perdez pas dans les détails au point de perdre de vue l’objectif principal. Il est essentiel de comprendre les jalons. De même, il faut être réaliste quant à la quantité de détails qui seront modifiés et qui recevront de nouvelles dates et de nouveaux détails au fur et à mesure que le processus de changement commencera.
Pour créer un plan de changement efficace pour votre organisation, vous devez :

• Obtenir le consensus et le soutien des sponsors de niveau exécutif
• Planifiez comment susciter le soutien et l’engagement de vos employés
• Identifiez les sources de soutien internes et externes, car elles contribueront à l’élaboration de la stratégie et à la mise en œuvre du processus de changement.
• Mesurer l’impact que le changement aura sur les fournisseurs, les clients et les ressources humaines, et inclure les résultats négatifs potentiels.

Votre plan de changement devrait inclure :

• Une comparaison de la réalité actuelle et de la vision future après le changement.
• Une articulation claire des avantages et des raisons du changement
• Preuve que l’organisation peut atteindre les objectifs fixés.
• Détails des décisions et des changements à effectuer à chaque niveau

3. Mettre en œuvre le changement

Une fois que vous avez votre plan de changement, vous pouvez commencer à mettre en œuvre le changement.
Nommez des agents de changement engagés à tous les niveaux de l’entreprise pour vous aider à atteindre les objectifs du projet.
Formez ces employés afin qu’ils puissent répondre aux questions et guider leurs coéquipiers pendant la transition. Les managers doivent agir comme des modèles et des coachs.

4. Communiquer le changement

Une communication efficace est essentielle à la réussite du processus de gestion du changement. Pourtant, les gestionnaires du changement concentrent souvent leurs efforts sur la création de plans détaillés. Ce faisant, ils négligent la communication avec leurs équipes.
En tant que responsable du changement, il est essentiel de fournir des mises à jour régulières à toutes les parties prenantes. Celles-ci doivent être claires et faciles à comprendre.
Les réunions bilatérales sont un moyen d’améliorer la communication. Celles-ci sont également l’occasion pour les dirigeants de recevoir un retour d’information de la part de leurs équipes.
Pendant ces réunions, restez calme et respectueux lorsque vous discutez du processus de changement. Cela permettra d’éviter de fortes réactions émotionnelles de la part de vos employés.
Mais trop souvent, même les plans de communication les mieux détaillés ne parviennent pas à ouvrir un canal de communication, pourtant si nécessaire pour comprendre les résistances et apaiser les craintes.
Communiquez les avantages découlant des premières victoires. Laissez les premiers utilisateurs passer en premier, puis rendez leur histoire si convaincante que tous les autres voudront aussi monter à bord.

5. Encourager la propriété

Pour que le processus de changement réussisse, les dirigeants à tous les niveaux doivent avoir un sentiment d’appartenance.
Lorsque les gens sont investis dans un projet, ils le considèrent comme leur responsabilité et sont motivés pour le réaliser.
L’une des meilleures façons d’encourager l’appropriation est d’impliquer les dirigeants dans le processus de changement dans leurs domaines d’influence.
Plutôt que de les gérer, adoptez une approche de coaching. Permettez-leur d’intervenir dans le processus et de chercher des solutions aux problèmes qui peuvent survenir dans le travail quotidien de leur équipe.
Le fait d’impliquer les dirigeants dans le processus et de les tenir informés réduira également leur résistance au changement. C’est important lorsque vous prenez des décisions qui affecteront la mise en œuvre du processus de changement.
Vous pouvez également encourager l’appropriation en offrant des récompenses à vos employés. Récompensez les dirigeants qui assument de nouvelles responsabilités et prennent des décisions qui contribuent à la réalisation des objectifs.

6. Évaluer le paysage culturel

Un processus de changement réussi nécessite un engagement à tous les niveaux de l’organisation.
C’est pourquoi il est essentiel de prendre en compte le contexte culturel de vos employés. Connaître les croyances, les comportements et les perceptions de vos collègues peut aider à prévenir d’éventuels problèmes.
Cela montre également à vos employés que vous êtes digne de confiance et que vous êtes déterminé à apporter des changements qui profitent aux personnes à tous les niveaux de l’entreprise.
En outre, cela vous aidera à évaluer si l’organisation est préparée aux changements proposés.

Comment mettre en œuvre un plan de gestion du changement

Un processus efficace de gestion du changement guide l’organisation et toutes les personnes concernées. Il les aide à sortir de l’état actuel, à passer par la phase de transition et à entrer dans l’état futur.
Suivez ces conseils pour une mise en œuvre réussie :

• Soutenez vos employés tout au long du processus de changement de comportement.
• Assurez-vous que chacun comprend ce qui va se passer et comment cela va affecter son travail.
• Suivre les progrès et effectuer des évaluations régulières
• Recherchez les lacunes dans les connaissances et les compétences et répondez-y par des formations.
• Identifiez les principales parties prenantes et définissez leur niveau d’engagement et de participation au changement.

Les cinq compétences les plus importantes pour les gestionnaires du changement

La bonne nouvelle, c’est qu’il n’y a pas de solution universelle en matière de leadership dans la gestion du changement. Tout type de leader peut acquérir les compétences nécessaires pour gérer efficacement le changement.
Voici les cinq principales compétences requises pour ce travail :

1. L’intelligence émotionnelle

La résistance des employés est courante lors des processus de transformation organisationnelle.
En général, les gens résistent au changement en raison d’une émotion motrice principale : la peur.
Il peut s’agir de la peur de l’inconnu, de la peur de perdre leur emploi ou de la peur de voir leur rôle changer ou leurs responsabilités augmenter.
La peur pousse les gens à agir de manière irrationnelle et est à l’origine de toute une série d’autres émotions.

2. Une communication claire

D’excellentes compétences en matière de communication sont indispensables à tout dirigeant. Pendant une transition de gestion du changement, la communication doit être claire et détaillée.
Lorsque vous gérez un processus de changement, vous devez communiquer clairement les raisons du changement et les procédures à suivre.
Vous augmenterez ainsi les chances de réussite de votre stratégie de gestion du changement.

3. Transparence

La mise en œuvre d’une initiative de changement peut être un processus délicat. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de licencier des personnes.
Cependant, il est essentiel d’être aussi transparent que possible avec vos employés. Cela renforcera la confiance et contribuera à apaiser leurs craintes.
Adoptez une politique de la porte ouverte afin que vos collègues puissent vous faire part de leurs préoccupations en privé.

4. Entraîneur

Un gestionnaire du changement devrait avoir les compétences nécessaires pour encadrer ses coéquipiers pendant le processus de transition.
Les dirigeants peuvent former les cadres intermédiaires aux techniques de coaching. Cela permet d’instaurer une culture du coaching dans l’ensemble de l’organisation.
Le coaching augmente la résilience, ce qui aidera les employés à traverser la période de transition. Une gestion du changement réussie exige des dirigeants qu’ils aient un haut niveau de résilience personnelle.
La résilience vous aide à surmonter les défis de la mise en œuvre du changement et à obtenir des résultats.

5. Réflexion stratégique et souci du détail

La gestion du changement exige que vous ayez une vision d’ensemble. En même temps, vous devez rester concentré sur les détails quotidiens au fur et à mesure que vous avancez dans la transition.

Gestion du changement : les défis

La gestion du changement est un défi par nature. Pour vous aider à vous préparer, nous avons identifié quatre des défis les plus courants en matière de gestion du changement.
Les gestionnaires du changement peuvent atténuer les effets de ces défis en utilisant les solutions ci-dessous.

1. Choisir la bonne équipe

Créer une équipe d’agents de changement fiables, capables de mettre en œuvre avec succès le programme de changement, est un défi.
Vous avez besoin que vos meilleurs éléments participent au projet, mais ils ont déjà leur travail à faire.
Les responsables du changement doivent rechercher des personnes prêtes à faire un effort supplémentaire pour garantir des résultats positifs. Pour identifier ces personnes, discutez avec vos collègues et vos supérieurs hiérarchiques.
N’acceptez pas n’importe quelle personne qui se porte volontaire. Demandez plutôt à leurs collègues de vous dire comment ils sont vraiment. Cela vous aidera à vous assurer que vous choisissez les meilleures personnes pour le poste.

2. Renforcer l’engagement

Votre initiative de changement nécessite l’engagement de la direction et des employés qui devront faire face aux changements.
Vous pouvez surmonter de nombreuses objections en ayant des conversations régulières avec les parties prenantes à tous les niveaux.
Soyez transparent et honnête dans votre communication. Cela contribuera à maintenir le soutien et l’engagement envers le projet de changement.

3. Équilibrer les efforts

L’une des principales raisons de la résistance de vos employés au changement est qu’ils sont occupés.
Ils craignent que le processus de changement se traduise par un surcroît de travail pour eux. Et souvent, ils ont raison.
L’équipe de projet de gestion du changement doit calculer dans quelle mesure le changement augmentera la charge de travail de chaque employé.
Si l’augmentation est supérieure à 10 % pour un individu, cherchez des moyens de redistribuer ses tâches.
Cela évitera que les changements n’affectent certaines personnes plus que d’autres. Cela réduira également le risque d’accablement, d’épuisement et de lassitude face au changement.

4. Gérer la durée du programme de changement

Les gens pensent souvent qu’un programme de changement doit être court pour réussir.
Ils pensent que les processus de transition longs et fastidieux perdent progressivement leur soutien et leur engagement au fil du temps.
Mais selon une étude de la Harvard Business Review, ce n’est pas vrai. En fait, les projets plus longs qui sont régulièrement révisés ont plus de chances de réussir que les projets plus courts.
Cela signifie que le temps entre les révisions est plus important pour le succès que la durée totale.
Un projet de gestion du changement doit avoir des objectifs, des rôles et des responsabilités clairement définis.
Suivez les progrès réalisés en effectuant des évaluations toutes les six à huit semaines. Cela vous aidera à identifier les lacunes, les défis et les nouveaux risques.

Surmonter le défi de la gestion du changement

Les organisations qui adoptent la gestion du changement ont un avantage sur celles qui ne le font pas.
Elles ont plus de chances de rester pertinentes et rentables. C’est pourquoi il vaut la peine de relever les défis de la gestion du changement.
Appliquez les principes et les conseils exposés dans cet article pour surmonter les résistances et mettre en œuvre un changement durable.
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