Pourquoi la flexibilité du lieu de travail est importante et 4 façons de l’offrir

Une étude menée par LinkedIn auprès de cadres de niveau C aux France et au Royaume-Uni montre que 81 % d’entre eux modifient leurs politiques pour offrir une plus grande flexibilité sur le lieu de travail.

Pourquoi ?

Offrir de la flexibilité sur le lieu de travail n’est plus un avantage réservé aux start-ups de pointe.

C’est désormais un élément essentiel des stratégies de recrutement, de satisfaction et de fidélisation d’une entreprise.

Qu’est-ce que la flexibilité du lieu de travail ?

La flexibilité du lieu de travail comprend le lieu, le moment et la manière dont les employés effectuent leur travail.

La création d’une culture de la flexibilité sur le lieu de travail aide les employés à répondre aux exigences de leur vie personnelle tout en maintenant des niveaux de performance élevés au travail.

La flexibilité du lieu de travail met également l’accent sur la capacité à s’adapter à l’évolution des circonstances et des attentes.

Qu’est-ce que la flexibilité sur le lieu de travail ?

La flexibilité du lieu de travail est une culture qui donne la priorité au bien-être de la personne dans son ensemble en encourageant une approche flexible du travail. Cela comprend les horaires alternés, le travail à distance et une approche ouverte pour atteindre les objectifs.

« La flexibilité du lieu de travail permet aux employés de mener une vie bien remplie en dehors du travail », explique Ursula Mead, fondatrice et directrice générale d’InHerSight, une plateforme d’évaluation des entreprises pour les femmes.

« Je n’aime pas appeler cela l’équilibre entre le travail et la vie privée parce que ce n’est pas constamment équilibré. Je préfère l’intégration travail-vie privée parce qu’il y a du donnant-donnant. Parfois, le travail de la vie (rendez-vous chez le médecin, tâches ménagères, s’occuper de la famille, etc.) nécessite plus d’attention que le travail rémunéré. Et parfois, c’est l’inverse. La flexibilité élimine la structure rigide et irréaliste qui n’aurait pas dû exister au départ », explique M. Mead.

Flexibilité informelle ou formelle sur le lieu de travail

La flexibilité sur le lieu de travail peut être informelle ou formelle.

La flexibilité informelle sur le lieu de travail est un accord irrégulier entre un employé et un manager. Et elle a peu d’impact sur les autres personnes sur le lieu de travail.

Chez Shopify, Lauren Sudworth, responsable du marketing de contenu mondial, propose à son équipe des « journées couettes ». Ils consacrent chaque dernier vendredi du mois à du temps libre pour se reposer et se détendre. Mais demandez à quelqu’un d’un autre département de l’entreprise, et il est probable qu’il n’ait aucune connaissance de ce rituel mensuel.

La flexibilité formelle du lieu de travail est généralement une politique permanente de l’entreprise. Dans ce cas, la direction autorise les employés à s’éloigner des horaires de travail ou des lieux de travail traditionnels.

Aux premiers jours de la pandémie, Shopify a annoncé un passage au « numérique par défaut », permettant aux travailleurs de travailler de n’importe où en permanence.

Examinons de plus près quelques exemples de flexibilité du lieu de travail et comment devenir un employé et un employeur plus flexible.

Quel est un exemple de flexibilité sur le lieu de travail ?

Employés flexibles

Les employés flexibles peuvent adapter leur approche d’une tâche en fonction des exigences uniques de la situation. Voici quelques exemples de flexibilité des employés :

• Changer votre comportement en fonction des critiques constructives reçues lors de l’évaluation des performances.
• Se porter volontaire pour assumer les responsabilités d’un collègue qui est en congé parental.
• Changer vos priorités pour répondre à un problème urgent
• Apprendre à utiliser un nouveau logiciel ou une nouvelle compétence complexe qui augmentera votre productivité.
• Trouver des moyens de rationaliser les processus pour améliorer l’efficacité.
• S’adapter aux changements dans votre rôle, en prenant de nouveaux projets ou responsabilités.
• Former de nouveaux employés ou aider des collègues à apprendre une nouvelle compétence que vous maîtrisez déjà.
• Se tenir au courant des tendances du secteur et trouver des moyens de mettre en œuvre ce que vous avez appris pour améliorer l’entreprise.

Les employés qui font preuve de souplesse ou d’un esprit de croissance ont tout à gagner à acquérir de nouvelles compétences dans un environnement changeant. Cette flexibilité contribue en fin de compte à la progression de leur carrière ainsi qu’au succès de l’entreprise.

Employeurs flexibles

La flexibilité au travail est également une compétence essentielle pour la gestion d’une équipe.

Les managers qui ont un état d’esprit flexible tiennent compte des besoins uniques de chaque employé. Par conséquent, ils offrent aux travailleurs une plus grande latitude quant à la manière d’atteindre leurs objectifs.

Par exemple, un employé peut avoir besoin de plus de directives pour accomplir ses tâches. Un autre peut fonctionner avec plus d’ambiguïté.

De plus, les gestionnaires devront souvent faire preuve de souplesse en ce qui concerne les horaires. Par exemple, un membre de leur équipe qui est une mère célibataire avec trois enfants de moins de cinq ans peut avoir des besoins différents de ceux d’un jeune diplômé.

Voici quelques exemples de flexibilité du lieu de travail du point de vue de la direction :

• Évaluer les besoins et les préférences de chaque membre de l’équipe
• Offrir un retour d’information de la manière dont chaque employé aime le recevoir.
• Accorder des congés aux aidants pour qu’ils puissent se rendre à des rendez-vous chez le médecin et à des événements familiaux importants.
• Encourager la créativité et permettre aux employés de partager de nouvelles idées.
• Déclarer les objectifs de manière transparente et laisser les travailleurs déterminer la meilleure façon de les atteindre.
• Créer un environnement dans lequel les employés se sentent à l’aise pour demander des congés.
• Récompenser les employés pour leur travail d’une manière qui les motive.

Horaires de travail flexibles

La flexibilité du lieu de travail peut également faire référence à des arrangements de travail avec des horaires flexibles. Cela comprend :

L’horaire flexible : Les employés peuvent arriver et repartir du travail à l’heure qui leur convient, pour autant que leur travail soit terminé à temps.

Le télétravail : Les employés peuvent travailler dans un bureau à domicile, un espace de coworking ou ailleurs. Il peut s’agir d’un travail quotidien, d’un à plusieurs jours par semaine ou uniquement en cas de mauvais temps. Vous pouvez également mettre en place un lieu de travail hybride où les employés peuvent choisir de travailler à la maison, au bureau ou une combinaison des deux.

Horaires de travail comprimés : On observe une tendance croissante à s’éloigner de la semaine de travail typique de cinq jours, où chaque journée dure huit heures. Dans le cadre d’une semaine de travail comprimée, les employés pourraient travailler quatre jours de 10 heures, puis prendre un jour de congé supplémentaire pendant la semaine.

Horaires de travail réduits : Envisagez de permettre aux employés de travailler moins que la semaine normale de 40 heures. Certains peuvent préférer travailler à temps partiel 20 ou 30 heures par semaine et passer le reste de la journée à s’occuper de leurs proches à la maison.

Partage de poste : Si vous avez plus d’un employé qui souhaite un horaire réduit, vous pouvez proposer un partage de poste pour maintenir la productivité. Par exemple, au lieu d’avoir un spécialiste des données qui travaille à temps plein 50 heures par semaine, vous pouvez en embaucher deux qui travaillent à temps partiel 25 heures chacun.

9 avantages de la flexibilité sur le lieu de travail

La flexibilité du lieu de travail présente de nombreux avantages tant pour les employés que pour les employeurs, notamment :

1. Des niveaux plus élevés de satisfaction des employés – Un rapport récent révèle que les employés qui estiment que leur entreprise fait un bon travail en offrant une flexibilité de travail en termes de temps et de lieu sont 2,6 fois plus susceptibles d’être heureux de travailler dans leur entreprise.
2. Diminution de la rotation du personnel – Les employés très satisfaits de leur travail sont moins susceptibles de partir. La flexibilité du lieu de travail augmente la rétention des employés et diminue le coût du recrutement et de la formation des nouveaux employés.
3. Attirer les meilleurs talents – Offrir la flexibilité du lieu de travail contribue également à attirer les chercheurs d’emploi. L’étude SHRM State of the Workplace révèle que 31 % des professionnels des RH ont déclaré que le plus grand défi pour trouver des talents était la flexibilité limitée du travail en termes d’horaires et de lieu. Les recherches de LinkedIn vont dans le même sens et montrent que l’engagement de la génération Z est 77 % plus élevé lorsque les postes de l’entreprise mentionnent la flexibilité.
4. Réduction des frais généraux – Les employeurs qui autorisent le travail à distance peuvent avoir moins besoin d’espace de bureau. Certains peuvent être en mesure d’éliminer complètement le coût d’un bail, des services publics et d’une équipe de nettoyage de nuit.
5. Diminution de l’impact environnemental – Le travail à distance peut être bénéfique pour l’environnement. Moins de déplacements vers le bureau signifie moins d’émissions de carbone en voiture, en bus, en train, etc.
6. Créativité accrue – Pour certains employés, l’inspiration frappe à minuit. Pour d’autres, elle survient avant le lever du soleil, lorsque leur maison est calme et que les enfants dorment encore. Donnez aux employés la liberté de fixer leurs propres horaires. Donnez-leur les moyens d’exploiter plus efficacement leur énergie créative.
7. Une productivité accrue – 38 % des employés du secteur technologique considèrent la flexibilité comme un facteur contribuant à leur productivité. Cela va de pair avec la réduction du temps de trajet et la possibilité pour les travailleurs de contribuer au moment où ils se sentent le plus productifs.
8. Plus de soutien pour les aidants – La flexibilité sur le lieu de travail peut changer la donne pour un employé stressé, débordé ou souffrant de la fatigue des aidants. Donnez à un parent la possibilité de travailler à des heures irrégulières après le coucher de son enfant ou de prendre quelques heures de congé pour conduire sa mère à son rendez-vous de chimiothérapie. Ce sont les petites choses qui peuvent créer une plus grande loyauté parmi vos employés.
9. Équité entre les sexes – « Ce n’est pas un secret que les femmes font plus de travaux ménagers et ont plus de responsabilités de garde d’enfants que les hommes », partage Mead. « Ces responsabilités constituent un travail en soi. Elles contribuent à des taux plus élevés d’épuisement professionnel chez les femmes et à un écart salarial croissant entre les sexes. (Les femmes sont plus susceptibles de passer à des emplois à temps partiel ou de poursuivre un travail rémunéré moins pénible parce qu’elles doivent donner la priorité au travail non rémunéré). La flexibilité donne aux femmes – et à tous les employés – la possibilité de mener de front famille et carrière.

Comment améliorez-vous la flexibilité sur le lieu de travail ?

Il existe de nombreuses façons d’introduire plus de flexibilité dans la culture de votre entreprise. Selon votre situation, il n’est peut-être pas possible de permettre à chacun de travailler à domicile ou aux horaires de son choix. Mais vous pouvez faire des petits pas vers un lieu de travail moins strict et plus adaptable.

1. Commencez la discussion sur les modalités de travail flexibles

La meilleure façon de savoir quel type de flexibilité du lieu de travail vos employés souhaitent est de leur demander. Ne partez pas du principe que tout le monde veut travailler à domicile. Par exemple, vous pouvez constater que vos développeurs préfèrent le calme d’un bureau à domicile. Et votre équipe de marketing aime être dans une pièce ensemble pour se nourrir de l’énergie de chacun. Ou peut-être vos employés préféreraient-ils des congés payés illimités, une semaine de travail de quatre jours ou une rémunération et des avantages plus flexibles.

2. Choisissez l’approche qui vous convient le mieux

Soyez réaliste quant au degré de flexibilité que votre lieu de travail peut réellement offrir. Par exemple, si vous gérez un magasin de détail, vous ne pourrez pas vendre à vos clients par Zoom. En revanche, la fermeture anticipée du magasin le dimanche pourrait faire l’affaire. Trouvez la meilleure façon d’aider vos employés sans nuire à l’entreprise.

3. Créer une culture de la flexibilité sur le lieu de travail

Créer des opportunités pour travailler de manière plus flexible peut ne pas être suffisant. Des études montrent que de nombreux employés ont un préjugé favorable à la flexibilité du travail. Il s’agit d’une croyance selon laquelle les gens ont peu de chances de progresser s’ils prennent des congés. Ce préjugé peut avoir un effet négatif sur l’engagement, la fidélisation et le bien-être des employés.

Il est donc essentiel que les employés sentent que l’entreprise est sincère dans son désir d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de ses employés. La flexibilité du lieu de travail ne doit pas être un vœu pieux de l’équipe des ressources humaines comme une tactique bon marché pour recruter les meilleurs talents.

La meilleure façon de le montrer et de le prouver est que chacun – des cadres moyens aux dirigeants – mette en pratique ce qu’il prêche. Prenez régulièrement des congés, adonnez-vous à des loisirs en dehors du travail et donnez la priorité au temps passé avec votre famille et vos amis. Et faites-le savoir publiquement. Publiez-le dans votre statut Slack ou votre calendrier pour que les autres puissent le voir. Cela aidera les employés à se sentir suffisamment en sécurité pour faire de même.

4. Changez votre perspective

Mead suggère que les managers s’efforcent de faire évoluer l’état d’esprit de leur équipe, qui doit passer de la notion de « temps passé sur le siège » à celle d' »obligation de résultats ».

Souciez-vous davantage de ce que votre équipe accomplit que du temps qu’elle passe assise à son bureau.

« Célébrez le nombre de tâches accomplies à la fin du mois et profitez des entretiens individuels pour faire le point avec les employés », suggère M. Mead.

Posez-leur la question suivante : « Est-ce que le fait d’avoir accompli le nombre X de tâches à accomplir vous a semblé réalisable, ou était-ce un effort ? Et est-ce viable en termes de bien-être mental, physique et émotionnel et de vos autres responsabilités ? »

Lorsque les besoins personnels de vos employés sont satisfaits, ils sont plus heureux, en meilleure santé, plus satisfaits et plus engagés au travail. Les options de travail flexibles peuvent grandement contribuer à accroître la productivité ainsi que les résultats de votre entreprise.