Pourquoi la communication en face à face est importante (même pour le travail à distance)

En tant que leader efficace, vous savez que de solides compétences en communication sont essentielles pour gérer votre équipe.

On parle de communication en face à face lorsque deux personnes ou plus peuvent se voir tout en communiquant. Elle encourage l’engagement et la participation aux réunions et instaure une culture de confiance dans l’entreprise.

Mais depuis la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations sont passées à un modèle de travail à distance, au moins une partie du temps. Ce changement de paradigme pose un défi aux dirigeants qui souhaitent maintenir une communication en face à face avec leurs équipes.

Mais pourquoi la communication en face à face est-elle importante pour un leadership efficace ? Et est-elle toujours pertinente à l’ère du numérique ? Si c’est le cas, comment les responsables d’équipes à distance peuvent-ils continuer à tirer parti de son pouvoir ? Lisez la suite pour le savoir.

Qu’est-ce que la communication en face à face ?

On parle de communication en face à face lorsque deux ou plusieurs personnes interagissent et communiquent en étant visibles les unes des autres. Il peut s’agir d’une conversation physique, en personne, ou d’un cadre virtuel.

La communication en face à face est souvent plus efficace que les conversations écrites ou audio uniquement. En effet, le fait de se voir nous permet de percevoir les signaux non verbaux et le langage corporel. Et comme une grande partie de la communication est non verbale, le fait de pouvoir se voir permet de mieux se comprendre.

Les bons leaders savent que la communication en face à face les aide à se rapprocher des membres de leur équipe.

Par exemple, lorsque vous devez avoir une conversation difficile avec un employé, vous savez qu’il est préférable de le faire en face à face.

À l’ère du numérique, la technologie de la vidéoconférence nous permet de passer du temps en tête-à-tête avec nos collègues, même si nous ne sommes pas physiquement dans la même pièce qu’eux.

Les réunions virtuelles sont devenues la norme depuis que la pandémie de COVID-19 a bouleversé notre façon de travailler. Même si les entreprises réintègrent leurs bureaux, nombre d’entre elles continuent de recourir à un mélange de travail en personne et à distance. 91 % des employés déclarent vouloir continuer à travailler au moins une partie du temps à distance, il semble donc que le travail à distance soit là pour rester.

Les entreprises ont désormais largement recours à la communication en ligne. La communication en face à face est donc plus difficile qu’auparavant.

Mais c’est grâce aux logiciels de vidéoconférence que le monde a pu continuer à tourner pendant que nous nous réfugions tous sur place. L’appel vidéo est devenu la principale forme de communication en face à face pour les travailleurs à distance.

6 avantages de la communication en face à face

Examinons l’importance de la communication en face à face et comment elle peut aider votre équipe à distance à travailler ensemble plus efficacement.

1. Il permet de garder les employés dans la boucle

Le travail à distance a ses avantages. Par exemple, vous économisez du temps et de l’argent sur les trajets domicile-travail, et vous pouvez porter votre pyjama pendant la journée de travail. Il peut également permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Mais il a aussi ses inconvénients. L’un d’eux est que les membres de l’équipe à distance peuvent se sentir seuls ou exclus. C’est particulièrement vrai lorsqu’une partie de votre équipe travaille au bureau, et l’autre partie à distance.

Tenez tout le monde au courant en maintenant une communication régulière en face à face. Essayez d’inclure différents types de réunions, notamment un mélange de réunions individuelles et de réunions d’équipe, afin que les collègues éloignés se sentent inclus.

Vous pouvez même envisager des pauses café virtuelles ou d’autres activités de renforcement de l’esprit d’équipe. Cela contribuera à renforcer les liens entre les membres de l’équipe.

2. Il réduit les malentendus

Le fait de pouvoir voir les indices de communication non verbale de l’autre nous aide à comprendre plus facilement ce que l’autre personne dit.

Les autres canaux de communication, tels que le courrier électronique ou les appels audio, sont moins fiables. Ils sont plus susceptibles d’entraîner des erreurs de communication et la perte d’informations. 63 % des gens ont manqué des informations importantes coincées dans la boîte de réception d’un collègue absent.

La communication en face à face peut également contribuer à la résolution des conflits en réduisant les malentendus.

3. C’est plus rapide et plus efficace

Nous avons tous fait l’expérience d’une longue et ennuyeuse chaîne d’e-mails qui aurait pu être résolue en cinq minutes par une conversation en face à face.

Les courriels sont une perte de temps notoire et ne favorisent pas la productivité. L’employé moyen passe plus de trois heures par jour à communiquer par courrier électronique pour des raisons professionnelles.

De plus, chaque fois qu’un courriel entrant vous distrait, il vous faut 64 secondes pour retrouver votre attention. Tout cela contribue à une perte de concentration et à une baisse de la productivité.

Les équipes bien connectées sont 20 à 25 % plus productives que les équipes déconnectées. L’un des meilleurs moyens de favoriser cette connexion est la communication en face à face.

4. Il stimule l’engagement

Les réunions d’équipe en face à face sont un excellent moyen de créer un sentiment de communauté. Elles encouragent également l’engagement actif et la participation d’une manière que les courriels et la messagerie instantanée ne peuvent pas faire.

Heureusement, les réunions virtuelles peuvent être tout aussi efficaces que les réunions en personne. En fait, pour de nombreuses équipes, les réunions virtuelles ont été le ciment de leur cohésion au plus fort de la pandémie. Elles ont aidé les gens à se concentrer pendant des journées qui semblaient très incertaines.

Le succès des réunions en face à face dépend du fait que les participants se sentent écoutés. Il s’avère que les gens ont 4,6 fois plus de chances de se sentir responsabilisés lorsqu’ils se sentent écoutés. Encourager vos employés à s’exprimer lors des réunions peut donc contribuer à renforcer l’engagement.

5. Il crée la confiance

La confiance est un élément crucial de toute équipe réussie. L’interaction en face à face renforce les liens interpersonnels entre les membres de l’équipe. Cela permet d’établir et de renforcer la confiance. En particulier si vous investissez dans la constitution d’une équipe virtuelle, il est important de tirer parti de l’interaction en face à face pour établir la confiance.

Cela est tout aussi vrai pour vos clients que pour votre équipe. Une équipe qui a un haut niveau de confiance travaille mieux ensemble et est plus productive. De même, l’établissement de relations avec vos clients nécessite également de la confiance.

La communication en face à face peut aider à établir la confiance grâce à des indices non verbaux tels que :

• Contact avec les yeux
• Ton de la voix
• Expressions faciales

6. Il peut vous rendre plus persuasif

Si vous vouliez demander une faveur à un collègue, serait-il préférable de le faire en personne ou par téléphone ? Instinctivement, vous pensez probablement qu’un entretien en face à face serait plus efficace.

Et vous avez raison. Il est beaucoup plus difficile de dire « non » en face de quelqu’un que d’appuyer sur « envoyer » dans un courriel.

Ainsi, lorsque vous souhaitez utiliser votre pouvoir de persuasion pour influencer vos collègues, il est préférable de le faire en face à face.

Non seulement vous pouvez les engager par des signaux non verbaux, mais vous pouvez aussi les observer et évaluer leurs réactions. Cela vous permet de voir si votre argument fonctionne ou si vous devez changer de tactique.

5 inconvénients de la communication en face à face

Alors, la communication en face à face a-t-elle des inconvénients ? Eh bien, cela dépend du contexte et de ce que vous essayez d’obtenir.

Examinons quelques scénarios dans lesquels la communication en face à face peut ne pas être la meilleure option ou la plus efficace.

1. Vous faites partie d’une équipe mondiale à distance

Lorsqu’un grand nombre de personnes sont concernées, les canaux de messagerie instantanée tels que Slack ou même le courrier électronique peuvent être un moyen plus efficace de communiquer.

Cela est particulièrement vrai pour les équipes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires et qui fixent leurs propres horaires, par exemple une équipe de freelances.

Dans ces cas, la communication écrite permet aux membres de l’équipe de participer à la discussion quand cela leur convient. Mais même dans les équipes distantes, il existe toujours des possibilités de renforcement de l’équipe virtuelle.

2. Vous voulez programmer un événement

Si vous organisez une réunion ou un événement, le courrier électronique est souvent le moyen de communication le plus efficace. En effet, il permet à l’organisateur de disposer d’une trace écrite de la participation.

Les invitations par courrier électronique se synchronisent avec les calendriers des participants. Elles contiennent également les informations dont les participants ont besoin et auxquelles ils peuvent se référer, ce qui en fait un moyen pratique d’organiser des événements.

3. Vous avez seulement besoin de vérifier quelque chose

Vous avez peut-être oublié le nom d’un client ou égaré vos notes de réunion. Lorsque tout ce dont vous avez besoin est une réponse rapide, la meilleure option est parfois de décrocher le téléphone et d’appeler. De plus, vous avez la réponse écrite sous les yeux, ce qui vous permet de vous y référer ultérieurement.

Comme il n’est pas nécessaire de prévoir une réunion, vous gagnez du temps. Cela signifie également que vous n’avez pas à passer du temps à rédiger un courriel et à attendre une réponse alors qu’une conversation de 30 secondes suffit.

4. Vous voulez partager des informations avec toute votre équipe

Si vous devez faire une annonce importante, un mémo à l’échelle de l’entreprise peut être une meilleure option qu’une réunion en face à face.

Certaines entreprises créent des vidéos ou d’autres médias à partager sur leurs plateformes de médias sociaux. Vous pouvez également envoyer des bulletins d’information ou créer un blog ou une publication LinkedIn Pulse.

5. Votre équipe a la fatigue du Zoom

Si les réunions virtuelles ont remplacé les réunions en personne sur votre lieu de travail, il est important de reconnaître que les employés peuvent avoir plusieurs réunions programmées au cours de leur journée.

La fatigue liée aux réunions est réelle. Les dirigeants doivent donc créer un équilibre entre la communication en face à face et d’autres options pour aider les employés à rester en forme mentalement.

Comment améliorer la communication en face à face lorsque l’on travaille à distance ?

Vous vous demandez peut-être comment améliorer la communication en face-à-face de votre équipe à distance. Dans ce cas, voici cinq conseils que vous pouvez commencer à mettre en œuvre dès maintenant.

1. Fournir des outils de communication

Le fait de ne pas disposer d’outils de communication adéquats peut constituer un obstacle à la communication à distance en face à face.

Commencez par vous assurer que tous les membres de votre équipe ont accès au même logiciel, qu’il s’agisse de Zoom, Skype, Microsoft Teams ou d’un autre fournisseur.

Lorsque vous choisissez un outil de communication numérique pour votre équipe, assurez-vous qu’il dispose à la fois d’un chat vidéo et d’autres fonctions de collaboration telles que le partage d’écran.

2. Programmez des appels vidéo réguliers

Si vous voulez que votre équipe prenne au sérieux la communication en face à face, assurez-vous qu’elle réserve du temps dans son emploi du temps pour cela.

Essayez d’inclure une variété d’occasions de communication en face à face, par exemple :

• Réunions d’équipe hebdomadaires
• Réunions mensuelles en tête-à-tête
• Discussions périodiques autour d’un café

Trouvez des moyens de garder votre équipe active et engagée pendant les appels. Encouragez la participation active, mais sachez que tout le monde n’a pas le même style de communication.

Par exemple, certaines personnes communiquent mieux lors de réunions individuelles que lors de réunions de groupe. Pour cette raison, il est important de créer une variété de points de contact et de moyens de communiquer en face à face.

3. Accueillir les heures de bureau

Si vous êtes un dirigeant, réservez chaque semaine du temps pour les heures de bureau. Faites savoir à vos collègues que, puisqu’ils ne peuvent pas physiquement frapper à la porte de votre bureau ou vous surprendre dans le couloir, vous mettez ce temps à leur disposition.

Les membres de votre équipe se sentiront ainsi soutenus et leur confiance en vous s’en trouvera renforcée. Les employés ont besoin de confiance, de cohésion sociale et de trouver un but dans leur travail. Ils veulent également sentir que leurs réalisations sont reconnues.

Profitez de cette période pour aider vos collègues à résoudre des problèmes ou à trouver des moyens de réaliser leurs aspirations professionnelles.

4. Prioriser les appels de l’équipe

Si vous êtes un chef d’équipe, il est essentiel de montrer l’exemple. Donnez la priorité aux réunions en face-à-face avec votre équipe en les programmant dans votre calendrier. Évitez d’annuler ou d’arriver en retard.

Montrez-leur par vos comportements de leader que la communication en face à face est importante. Si vous prenez les réunions d’équipe aussi au sérieux que les réunions avec les clients, les membres de votre équipe feront de même. Cela favorisera une plus grande cohésion d’équipe et une meilleure collaboration.

5. Travaillez sur vos compétences en communication

Chaque organisation – et chaque chef d’équipe – vit et meurt par ses capacités de communication. Si vous occupez un poste de direction, il y a de fortes chances que vos compétences en communication soient déjà satisfaisantes, mais il est toujours possible de les améliorer.

Dans la prochaine section, nous examinerons certaines compétences de communication spécifiques que vous pouvez travailler à développer.

3 compétences fondamentales de communication en face à face pour les dirigeants

Examinons trois compétences que vous pouvez développer en tant que leader pour améliorer la communication en face à face.

Aptitudes à l’écoute

Saviez-vous que votre capacité d’écoute est tout aussi importante que vos compétences orales – surtout à l’ère du numérique ? Ou qu’il existe différents types d’écoute que vous devez utiliser en fonction des circonstances ?

Lorsque vous pensez à la communication, vous pensez peut-être aux compétences orales. Mais le développement de vos capacités d’écoute est tout aussi important. Écouter efficacement peut comprendre :

• Vérification de la compréhension
• Être patient
• Laisser les autres parler

Signes non verbaux

Dans une communication en face à face, il est important de prêter attention aux indices non verbaux. Il s’agit notamment de :

• Expressions faciales
• Mouvements du corps
• Contact avec les yeux

Vous devez remarquer les signaux non verbaux des autres tout en faisant attention aux signaux que vous pouvez également émettre.

Donner et recevoir du feedback

En tant que leader, une partie importante de la communication consiste à donner à votre équipe un feedback efficace qu’elle peut utiliser pour réussir. En même temps, vous devez savoir comment demander et recevoir un retour d’information de la part de votre équipe.

Adoptez ces trois comportements de communication et encouragez les membres de votre équipe à faire de même. Et n’oubliez pas que donner l’exemple est bien plus efficace que de simplement donner des ordres. Si vous communiquez efficacement, votre équipe fera de même.

La communication en face à face est plus importante que jamais

La communication en face à face est plus importante que jamais dans le monde post-pandémique.

Elle peut contribuer à instaurer la confiance et à favoriser les relations entre les membres d’une équipe et avec leurs responsables. Elle peut également conduire à une meilleure collaboration, à une plus grande productivité, à plus d’innovation et de créativité.

Heureusement, la technologie de la vidéoconférence rend possible la communication en face à face, même pour les équipes éloignées.

Si vous souhaitez être aidé à améliorer la communication en face à face de votre équipe, demandez une démonstration personnalisée à RecrutementPro. Nous sommes spécialisés dans l’aide aux professionnels pour améliorer les compétences clés de leadership telles que la communication.