Développement professionnel

Planifiez le travail, puis exécutez le plan. Voici comment créer un plan qui fonctionne

Par Patrick Dubuisson , le mardi, 25 octobre 2022, 19h03 - 11 minutes de lecture
Planifiez le travail, puis exécutez le plan. Voici comment créer un plan qui fonctionne

Vous avez réussi – vous avez obtenu une promotion ou décroché l’emploi de vos rêves.

Après avoir travaillé dur, vous êtes prêt à vous distinguer dans votre prochain projet. Vous voulez faire une excellente première impression à votre patron. Que vous ayez de grandes idées à présenter ou de grands défis à relever, l’exécution est importante.

Vous savez que vous devez communiquer vos idées clairement. Mais vous devez également communiquer votre capacité à les mettre en œuvre et à mobiliser les ressources nécessaires. Pour cela, il faut d’abord démontrer que vous avez une bonne compréhension de la nature, de la taille et de la complexité du projet.

Comment ? En créant un plan de travail qui montre votre approche et permet aux autres de voir où se situe leur place. Un plan de travail n’est pas toujours juste, mais il incite les gens à poser les bonnes questions.

Donc, avant de changer le monde, réfléchissez à votre approche. Suivez-vous une méthodologie connue ? Votre responsable aura besoin de détails, depuis le calendrier de votre projet jusqu’à un plan d’action de haut niveau. (Et, éventuellement, un plan d’action détaillé).

En bref, vous aurez besoin d’un plan de travail – une feuille de route pour atteindre vos objectifs professionnels. Que vous souhaitiez rationaliser le flux de travail de votre équipe, créer une nouvelle application ou organiser l’événement du siècle, un plan stratégique vous permettra d’y parvenir.

Voyons comment créer un plan de travail qui réponde à vos objectifs de gestion de projet et produise les résultats et l’impact qui comptent.

Qu’est-ce qu’un plan de travail ?

Un plan de travail est un document qui aide chacun à communiquer plus clairement sur le projet.

Un bon plan de travail présente les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet.

Il indique clairement quel est le résultat souhaité et les principaux flux d’activités ou de produits livrables qui permettront d’atteindre ce résultat. Il met également en évidence les ressources ou la participation nécessaires et les dépendances.

Les principales parties prenantes doivent examiner le plan et y contribuer avant le début du projet. Ce processus est long, mais vous disposerez d’une feuille de route claire et soutenue par tous lorsqu’elle sera prête (nous reviendrons dans un instant sur la manière de créer un plan d’action et d’atteindre vos objectifs).

Un plan de travail final comprend généralement

  • Buts et objectifs du projet
  • Tâches du projet
  • Attribution des tâches (si vous travaillez en équipe)
  • Étapes importantes
  • Principaux résultats attendus
  • Ressources nécessaires
  • Calendrier, y compris les dates d’échéance
  • Budgets

3 bonnes raisons d’utiliser un plan de travail

Il est tentant d’éviter de créer un document aussi rigoureux pour votre flux de travail. Après tout, ce processus est à la fois compliqué et quelque peu chronophage. Mais le travail supplémentaire fourni maintenant sera payant à long terme.

La création d’un plan vous oblige à réfléchir réellement à la manière d’atteindre l’objectif. Le processus vous oblige à poser des questions difficiles, telles que : qui fera le travail, et disposera-t-on de suffisamment de temps ?

Voici trois raisons d’élaborer un plan de travail :

1. Il aidera votre équipe à rester concentrée sur son travail

Un bon plan de travail fixe des échéances et des tâches. En indiquant qui est responsable de quoi, on responsabilise tout le monde. Les gens peuvent également voir comment leur travail s’inscrit dans un contexte plus large. Cela peut le rendre plus gratifiant, mais aussi les aider à prendre de meilleures décisions.

2. Gérer les attentes

Au moment où vous démarrez le projet, votre plan aura fait le tour de toutes les parties prenantes concernées, y compris la direction. Ce processus demande du temps et des efforts. Mais sans lui, les gens vous enverront inévitablement des courbettes tout au long du projet. (C’est toujours le cas, mais vous êtes sur une base plus solide avec un bon plan de travail).

Tout le monde doit savoir clairement ce que le plan exige et ce qu’il peut accomplir. Cela permet de faire ressortir les attentes non concordantes et les différentes interprétations dès le départ afin de réduire la confusion et les conflits en cours de route. De plus, cela met en évidence des exigences et des contraintes dont vous n’étiez peut-être pas conscient, comme des autorisations spéciales, que vous pouvez ajouter au plan.

3. Il sera plus facile de savoir quand faire la fête.

Le suivi de vos objectifs et des étapes importantes vous donne une raison de célébrer avec votre équipe. Rien ne fait plus plaisir que de rayer un élément important de la liste. De plus, vous pouvez partager vos succès avec la direction, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de vous mettre en valeur.

Comprendre quel niveau de détail est approprié et comment présenter votre plan aux différentes parties prenantes sont quelques-unes des compétences que RecrutementPro peut vous aider à développer.

Comment créer un plan de travail pour un projet

Vous pouvez planifier votre projet dans Microsoft Word, Excel, ou un logiciel de gestion de projet dédié. Vous pouvez également trouver des modèles de plan de projet en ligne.

Quel que soit votre choix, il y a quelques principes fondamentaux à suivre. Tout d’abord, commencez simplement. À chaque étape, essayez de raconter une histoire claire et facile à comprendre. Deuxièmement, testez-le à haut niveau avant d’entrer dans les détails. Partagez-le avec votre responsable, des membres expérimentés de l’équipe ou des pairs de confiance et écoutez ce qui résonne ou ce sur quoi ils ont des questions.

Un exemple peut vous aider à comprendre le fonctionnement du processus. Imaginons que vous soyez à la tête du service des relations publiques d’une entreprise d’équipement de plein air. Dans ce rôle, l’un de vos objectifs est d’organiser une collecte de fonds pour une organisation locale à but non lucratif très en vue. Préparons votre plan de travail pour le présenter à votre PDG.

Étape 1 : Définir le « pourquoi » de votre projet

Dans votre document de plan de travail, vous devrez expliquer :

  • Le but de cette entreprise. Comment s’inscrit-il dans la vision globale de l’entreprise ? Qu’apportera-t-elle à l’organisation ? Fournissez une explication claire.
  • L’historique et le contexte plus large de ce projet. Démontrez où le projet s’inscrit dans le plan d’affaires ou les objectifs clés de l’entreprise. Il peut également être utile de montrer comment le projet s’inscrit dans les valeurs fondamentales de l’entreprise.

Dans le cas de l’entreprise d’équipement de plein air, vous voulez montrer l’engagement de l’entreprise envers la communauté locale. Cela permet de renforcer la confiance des clients et des employés, qui sont les piliers de la réussite de l’entreprise.

Et parce que vous vendez des équipements de plein air, votre organisme de bienfaisance de choix est un groupe environnemental. Cela correspond parfaitement à l’image de plein air de votre organisation.

Étape 2 : Définissez le calendrier de votre projet

Il est toujours bon d’avoir une échéance claire pour un projet. Un projet limité dans le temps vous aide à établir des priorités et à faire avancer les choses. De plus, le fait d’avoir une date limite peut vous aider à gérer efficacement votre temps.

Dans cet exemple, votre délai est clair : vous avez jusqu’à la date de l’événement. Choisissez une date provisoire pour vous aider à établir le calendrier. N’oubliez pas que la date de l’événement pourrait changer au cours des discussions avec les parties prenantes.

Vous aurez également besoin de dates de début et de fin pour chaque aspect du projet, comme la création du matériel de promotion et les invitations des invités. Déterminez quelles sont les dates fixes et celles qui présentent une certaine flexibilité. Ne créez pas un plan qui repose sur le meilleur des scénarios à chaque étape du processus.

Veillez à affecter des membres de l’équipe à ces tâches.

Étape 3 : Définissez clairement vos objectifs

C’est ici que vous énumérez des objectifs clairs et réalisables. Pensez à utiliser la technique des objectifs SMART. Elle vous aidera à définir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Veillez également à définir des indicateurs clés de performance (ICP). Ce sont les outils dont vous avez besoin pour mesurer le succès.

Pour votre collecte de fonds, un objectif de dons de 100 000 € et un taux de participation de 50 % seraient des indicateurs de réussite raisonnables.

Étape 4 : Passez en revue vos contraintes

Vos objectifs doivent être compatibles avec le calendrier, le budget et les ressources que vous avez choisis. Vous avez probablement trouvé des obstacles lors du processus de planification, alors assurez-vous que la portée du projet est réaliste. Ne promettez pas un alunissage si vous n’avez pas d’argent pour une fusée.

Votre événement doit avoir un moyen réaliste d’atteindre son objectif de 100 000 €. Votre entreprise a-t-elle des relations dans la communauté ? Aurez-vous de nombreux invités de marque qui pourront faire des dons importants ? Sont-ils assurés de venir s’ils répondent à l’invitation ?

Répondez honnêtement à ces questions, réfléchissez à des solutions de rechange imaginatives et adaptez vos objectifs en conséquence.

Étape 5 : Discuter des risques et de la responsabilité

Pensez à votre plan sous tous les angles. Quelles sont vos principales dépendances ? Qu’est-ce qui pourrait mal tourner ? Qu’il s’agisse d’une rotation inattendue du personnel ou d’une météo défavorable obligeant l’événement à se dérouler à l’intérieur, soyez clair sur ce qui pourrait empêcher un résultat idéal et ayez un plan de secours. Ayez-en plusieurs et précisez à l’avance les conditions qui déclencheraient un plan de secours.

Types de plans de travail

Chaque plan de travail est différent. Comme le montre ce modèle de plan de travail, il varie en fonction du type de projet, du nombre de personnes impliquées et des personnes qui utiliseront le plan chaque jour.

La nature de ces stratégies les rend difficiles à catégoriser, mais nous pouvons les ramener à deux types principaux :

Plan de travail des employés

Ces plans sont de plus petite envergure et se concentrent sur des projets simples au sein d’un département. Ils visent à aider votre équipe à atteindre ses objectifs internes, ce qui évite de devoir obtenir l’approbation de la direction. En général, ces petits projets relèvent de votre compétence en tant que chef de service ou manager.

Le plan de travail d’un employé comprend des éléments tels que

  • Objectifs du projet

  • Un budget

  • Matériaux et dépenses nécessaires au projet

  • Délais et date estimée d’achèvement

Plan de travail du gestionnaire

Le plan de travail d’un gestionnaire est plus approprié pour les grands projets. Ils impliquent des objectifs et des stratégies à long terme, et peuvent nécessiter l’aide d’autres départements. Ces projets ont tendance à avoir :

  • L’impact prévu sur l’entreprise

  • Analyses détaillées des risques

  • Ventilation granulaire des coûts et budgets

En raison de leur taille et de leur complexité, ces plans nécessitent souvent l’approbation de la hiérarchie.

Revenons à la collecte de fonds de votre entreprise d’équipement de montagne. Ce projet serait considéré comme un plan de direction. Il est coûteux, pourrait avoir un impact significatif sur l’image de marque de l’entreprise et implique plusieurs parties prenantes en dehors de votre service. Dans le plan, vous trouverez peut-être des tâches que vous pourrez confier à vos employés à plus petite échelle – mais cela fait toujours partie du rôle du manager.

Et une fois que tu l’as fait sortir du parc…

Les plans de gestion de projet sont essentiels pour tout chef d’équipe, mais ils ne sont pas tout. Avoir et communiquer une vision et diriger une équipe jusqu’à l’exécution sont des compétences importantes. Maintenant que vous savez comment créer un plan de travail solide, vous êtes sur la bonne voie.

RecrutementPro peut vous aider à améliorer vos compétences en matière de leadership afin d’obtenir l’adhésion de tous à vos plans de travail. Nous sommes là pour vous aider à créer un plan pour écraser vos objectifs (de la meilleure façon possible).

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Patrick Dubuisson

Je suis un professionnel du recrutement, qui partage sa vie entre sa famille, son boulot, et surtout son boulot.  J'ai 42 ans, toutes mes dents, un labrador, un pavillon de banlieue dans les Yvelines, une femme, deux enfants, un break et je passe des vacances au Touquet tous les ans, quand je ne vais pas chasser l'ours au bord du lac Baïkal ou boire de la vodka avec Nicolas. J'aime la course à pied, le squash, le tennis, le mikado, la vodka et la roulette.

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