Planification d’urgence : 4 étapes pour se préparer à l’inattendu

La plupart des jours au travail se déroulent comme d’habitude – vous l’espérez. Malheureusement, il y a aussi des jours où rien ne semble aller. Parfois, ces contretemps font simplement partie de la gestion d’une organisation. Et certains jours, ils peuvent constituer une perturbation majeure de votre travail.

Parce que vos clients comptent sur vous pour tenir vos promesses, il est essentiel que vous ayez un plan de secours en place. Il n’est pas possible d’empêcher tous les incidents de se produire, mais vous pouvez minimiser leur impact avec un peu de planification stratégique.

Plutôt que d’attendre que le pire scénario se produise, les entreprises – et les particuliers – peuvent mettre en place un plan de secours. Cela permet de s’assurer que les activités normales de l’entreprise se poursuivent aussi harmonieusement que possible.

Découvrez dans cet article ce qu’est un plan d’urgence pour entreprise, pourquoi vous devriez en avoir un et comment commencer à le planifier.

Qu’est-ce que la planification d’urgence ?

La planification d’urgence fait partie de la stratégie de gestion des risques d’une entreprise. C’est ainsi que les entreprises prévoient les perturbations potentielles de leurs activités.

Qu’est-ce que la planification d’urgence ?

La planification d’urgence est un plan d’action mis en place pour aider les individus, les équipes et les organisations à minimiser les perturbations. En termes courants, c’est ce que l’on appelle le « plan B ». Les plans d’urgence portent moins sur la manière d’atténuer les événements négatifs que sur le développement proactif de compétences en matière de résolution de problèmes.

Si, traditionnellement, les plans d’urgence ont été un domaine d’intérêt pour les gestionnaires et les organisations, ils présentent également de nombreux avantages pour les individus.

Pourquoi la planification d’urgence est-elle importante ?

Pour comprendre la planification d’urgence, il est préférable d’adopter une vue d’ensemble. Bien sûr, lorsque les entreprises ont mis en place un plan de gestion de crise, tout le monde dort un peu mieux la nuit. Il est bon de savoir que l’on saura quoi faire si quelque chose se produit.

Mais dans la vie, comme dans les affaires, la seule véritable constante est le changement. Comme le dit Tina Gupta, vice-présidente chargée des talents et de l’expérience des employés chez WarnerMedia, « le changement n’est pas une chose à laquelle il faut s’attendre. » La peur du changement et de l’incertitude amène les gens à s’en cacher, interprétant chaque brin d’air agité comme le signe d’un crash imminent.

Lorsque vous adoptez une perspective tournée vers l’avenir, vous n’avez plus à avoir peur de l’incertitude. La planification d’urgence devient une stratégie pour être proactif au lieu d’être réactif. C’est un exercice qui consiste à chercher des moyens de prospérer au lieu de survivre.

RecrutementPro appelle ce type de personne un leader tourné vers l’avenir. Plutôt que de fuir les menaces potentielles ou de prétendre que tout va bien, ils cultivent un état d’esprit agile. Ces personnes combinent optimisme, pragmatisme et capacité à envisager l’avenir (ou ce que les psychologues positifs appellent la prospection).

Exemple de planification d’urgence :

Voyons comment WarnerMedia a pu adopter la planification d’urgence comme outil pour créer un environnement psychologiquement sûr.

Réalisation d’une évaluation des risques

Avant de pouvoir créer un plan d’urgence, vous devez identifier les risques qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise. La meilleure façon d’y parvenir est d’obtenir le soutien de votre équipe. Organisez une séance de brainstorming au cours de laquelle vous pourrez parler des expériences récentes, des initiatives à venir et des pièges courants.

Ce type d’évaluation des risques ne vous met pas à l’abri des surprises. Demain, il y aura des événements inattendus, dont beaucoup n’ont jamais eu lieu dans votre organisation (des mois d’interruption de service en cas de pandémie, ça vous dit quelque chose ? Cela permettra d’amorcer une prise de conscience, un état d’esprit flexible et une orientation vers la recherche de solutions.

Ne commettez pas l’erreur de limiter la réunion aux seuls managers. Vos employés débutants et vos collaborateurs individuels auront une idée précise de ce qui pourrait se passer – et de la manière de le gérer.

Les entreprises font souvent de la planification stratégique un événement annuel, mais vous devriez revoir votre plan d’urgence plus fréquemment. Idéalement, l’évaluation des risques devrait faire partie intégrante de la planification de toute nouvelle initiative.

4 étapes pour développer un plan d’urgence

Voici 4 étapes pour développer un plan d’urgence pour votre équipe :

1. Identifier les déclencheurs

Quels sont les risques ? La première étape de la planification d’urgence consiste à savoir à quels scénarios vous vous préparez. Il est impossible de tout prévoir, mais il y a de fortes chances que vous puissiez penser à un (ou dix) scénario catastrophe qui pourrait perturber les opérations.

Classez ces scénarios par ordre de vraisemblance. Les plus probables et les plus importants formeront l’ossature de votre plan d’urgence.

2. Examiner la situation

Dans votre scénario hypothétique, quel serait le plan d’action le plus probable ? Notez-le, mais n’oubliez pas de vous demander si c’est le meilleur plan d’action. Si votre nouveau plan est très différent de ce que vous avez fait auparavant, vous devrez en discuter avec vos dirigeants.

Faites participer votre équipe à cette étape du processus. L’un des avantages de la planification à l’avance est que vous avez le temps de réfléchir à des réponses. Si la perturbation s’est déjà produite auparavant, demandez-leur ce qu’ils ont fait pour la résoudre et ce qu’ils auraient souhaité faire différemment.

3. Déterminer qui a besoin de savoir

Une fois que vous avez créé un plan viable, déterminez qui sont les parties prenantes. Déterminez qui doit être informé dès que les plans changent et qui sera chargé de mettre le plan B en marche. Si quelqu’un doit autoriser des achats, donner accès à des ressources ou soutenir le plan d’une autre manière, assurez-vous qu’il le sache également.

4. Pratique

Si vous le pouvez, faites une répétition de votre plan de reprise après sinistre. Les détails varieront en fonction de la « catastrophe », mais l’exécution du plan est un exercice utile. Il vous aidera à repérer des éléments que vous n’auriez peut-être pas pu prévoir à l’avance.

Par exemple, lorsque la pandémie de coronavirus a immobilisé des millions de travailleurs, les entreprises qui avaient déjà mis en place des politiques de travail à distance étaient dans une position idéale pour le changement. Les entreprises qui s’appuyaient sur des lieux de travail traditionnels ont dû rapidement élaborer des stratégies pour s’assurer que les membres de l’équipe à distance disposaient de la technologie et du soutien nécessaires pour travailler à domicile pendant une période prolongée.

Comment maintenir un plan d’urgence

En général, c’est une bonne idée de revoir votre plan d’urgence (au minimum) une fois par an. Cependant, d’autres événements peuvent déclencher une révision de vos stratégies de récupération.

Votre plan comporte trois parties principales : l’élément déclencheur (ou événement inattendu), le plan d’action prévu et les personnes concernées. Si l’un de ces éléments change, vous devrez mettre à jour votre plan.

Par exemple, le passage à un nouveau système, une nouvelle plate-forme ou un nouveau flux de travail entraînera une modification de votre plan A et de votre plan B. Si vous recrutez pour un nouveau rôle qui se situe entre deux fonctions, cela peut changer les personnes concernées.

Réflexions finales

Votre plan de continuité des activités n’est pas seulement un exercice de préparation. C’est une occasion d’aider vos équipes à apprendre à devenir plus agiles et plus créatives dans la résolution de problèmes.

Tout le monde doit développer cette compétence, qu’il s’agisse d’une équipe de gestion de projet qui élabore un plan d’urgence pour le déploiement d’une nouvelle incitation à la vente, d’une équipe informatique qui planifie la mise en service d’un nouveau système ou d’un manager qui aide un employé à créer un plan d’urgence pour respecter les délais de travail. Dans une période d’incertitude et de changement constant, réfléchir à l’avance aux problèmes et aux alternatives possibles fait partie de la vie.

Mme Gupta, de WarnerMedia, affirme que l’autonomisation de son équipe par le coaching l’a aidée à « passer de l’accablement à l’épanouissement dans le changement ». Lorsqu’ils ont confiance en eux, en l’entreprise et en son plan, les employés deviennent plus confiants. Ils sont plus enclins à prendre des risques et à se faire confiance.

Lorsque les choses tournent mal, votre plan ne se contentera pas de minimiser l’impact potentiel. Il donnera à votre équipe les moyens de s’épanouir dans l’incertitude en réagissant à tout ce qui se présente à elle.