Orientation professionnelle des nouveaux embauchés : 7 façons de préparer les employés à la réussite

Les nouveaux employés sont souvent intimidés par leur premier jour, mais l’orientation professionnelle peut les faire se sentir les bienvenus, augmenter la productivité et même améliorer la rétention des employés à long terme.

En effet, lorsqu’il s’agit d’un nouvel emploi, la première impression compte. L’orientation des nouveaux embauchés peut donner aux employés un sentiment d’autonomie, d’information et d’enthousiasme pour leur travail. De plus, un départ positif peut conduire à des taux plus élevés de satisfaction des employés.
La création d’un programme d’orientation professionnelle qui donne aux employés la confiance dont ils ont besoin pour réussir est cruciale pour toute organisation, quelle que soit sa taille. Découvrons ce qu’est l’orientation des nouveaux employés, ce qu’il faut inclure et comment les managers et les RH doivent se préparer. Nous partagerons également nos cinq meilleurs conseils pour un programme d’orientation professionnelle sans faille.

Qu’est-ce que l’orientation professionnelle ?

L’orientation professionnelle est le processus d’accueil des nouveaux employés dans l’organisation. Elle a généralement lieu le premier jour de travail (mais peut durer jusqu’à un mois dans certaines entreprises) et consiste à remplir les documents d’embauche, à examiner les politiques de l’entreprise et à rencontrer les collègues. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il n’existe pas de modèle unique pour l’orientation professionnelle. Il s’agit de personnaliser et d’adapter l’orientation à chaque organisation.

Que se passe-t-il pendant l’orientation professionnelle ?

Pendant le processus d’orientation professionnelle, les employés nouvellement embauchés découvrent la mission et les valeurs de l’entreprise. Ils passent également en revue les avantages sociaux avec l’équipe des ressources humaines, remplissent des documents et participent à des séances de formation spécifiques à leur rôle.

Les avantages de l’orientation professionnelle

L’orientation professionnelle est un élément essentiel du processus d’intégration des employés. Si votre organisation souhaite réduire le taux de rotation, garantir la productivité et améliorer la collaboration, elle doit commencer par orienter efficacement les nouveaux membres de son équipe.

Avantages de l’orientation professionnelle pour les employeurs

Il peut être facile de comprendre pourquoi une orientation professionnelle est bénéfique pour un nouvel employé. Mais qu’en est-il de votre organisation dans son ensemble ?
Plus important encore, des études ont montré qu’une expérience pratique d’orientation des nouveaux employés peut augmenter la satisfaction des employés. Lorsque les travailleurs savent exactement ce que l’on attend d’eux et qu’ils disposent des ressources nécessaires pour réussir, ils se sentent mieux préparés à faire leur travail – et lorsque les employés se sentent responsabilisés, ils sont plus heureux.
Voici quelques autres raisons pour lesquelles l’orientation professionnelle est excellente pour les employeurs :

• Commencer le cycle de vie de l’employé du bon pied

• Vous permet de définir des attentes claires pour les nouveaux employés.

• Réduit le taux de rotation en augmentant la satisfaction et la préparation au travail.

• Veille à ce que tous les employés disposent des mêmes ressources et informations.

Les avantages de l’orientation professionnelle pour les employés

Peu importe qui vous êtes, rejoindre une nouvelle équipe peut être source de stress ou d’anxiété – sans compter les nombreuses questions. Le remède à ce stress est une orientation pratique des employés.
Voici pourquoi l’orientation professionnelle est excellente pour les employés :

• Réduit le stress et la confusion lors de la prise d’un nouvel emploi

• Améliore la productivité et l’efficacité dès le départ

• Intégrer les travailleurs dans une nouvelle équipe

• Augmente la cohésion de l’équipe et la capacité à atteindre les objectifs.

• Augmente le niveau de confiance et l’engagement général.

Ce qu’il faut inclure dans une orientation professionnelle

Lorsque les employés entrent dans leur nouvel environnement de travail, vous voulez vous assurer que l’orientation couvre tout ce qu’ils ont besoin de savoir. La liste ci-dessous vous permettra de vous assurer que vous n’oubliez aucune information cruciale lors de l’élaboration de l’orientation professionnelle la plus efficace possible.

Aperçu de l’organisation

Même si votre processus d’entretien est approfondi, les nouveaux employés auront forcément des questions sur l’organisation, ses valeurs et sa culture d’entreprise. Partagez ces informations dès le départ et vous serez en mesure d’anticiper certaines des questions les plus courantes des nouveaux employés.

Politiques et procédures

Cette partie du processus d’orientation professionnelle n’est peut-être pas amusante, mais elle est essentielle. Les politiques et procédures de l’entreprise (P&P) couvrent toutes les directives que les employés doivent suivre dans le cadre de leur travail. Cela inclut les règles de sécurité, les exigences en matière de code vestimentaire, les politiques d’équité et les détails sur la façon dont les violations des P&P sont traitées.

Avantages et détails des paiements

Les employés doivent obtenir toutes les informations dont ils ont besoin sur les avantages et les paiements dès le premier jour. C’est souvent l’un des aspects les plus déroutants de la prise d’un nouvel emploi. S’il n’est pas traité correctement, les questions sur les avantages sociaux, la couverture d’assurance et la paie peuvent distraire les employés pendant des jours et des jours.

Rôles et responsabilités

Si les managers ne définissent pas les rôles et les responsabilités avant l’arrivée d’un nouvel employé, il y a de quoi être confus. L’orientation des employés devrait clarifier ce qui fait partie de leur description de poste, et ce qui n’en fait pas partie. Cela aidera les nouveaux membres de l’équipe à se concentrer sur le travail qui compte.

Visite des installations

Si vos nouveaux employés travaillent sur site ou participent à un travail hybride, il s’agit d’un élément crucial de l’orientation professionnelle. Le plus important, c’est que la visite des installations montre au nouvel employé où se trouve son bureau ou un espace où il peut travailler. D’un point de vue pratique, la visite doit également leur montrer non seulement où se trouvent la salle de repos et les toilettes, mais aussi le café, les collations et les fournitures de bureau.

Présentation de leur nouvelle équipe

Enfin, l’orientation professionnelle doit inclure des présentations d’équipe. Cela inclut les personnes avec lesquelles vos nouvelles recrues travailleront quotidiennement. Vous pouvez également faciliter les présentations à de futurs collaborateurs – par exemple, un nouveau responsable marketing peut demander à un responsable des ventes des informations sur les campagnes.
C’est aussi une bonne idée d’encourager les membres de l’équipe existante à prendre du temps avec les nouvelles recrues pour leur souhaiter la bienvenue et leur expliquer comment ils vont (ou pourront plus tard) travailler ensemble.

Considérations sur l’orientation professionnelle à distance

De nos jours, de nombreux employés effectuent leur orientation professionnelle de manière virtuelle. Bien qu’il y ait des défis à relever, ce type d’orientation peut être tout aussi intéressant et efficace qu’en personne. Voici quelques conseils pour s’assurer que les équipes virtuelles obtiennent la même valeur que les employés sur place :

• Au lieu d’une visite des installations, présentez à ces employés des outils comme Slack et Zoom et fournissez des liens vers des ressources de formation à distance.

• Assurez-vous que les employés virtuels sont au courant des avantages pertinents (par exemple, une allocation pour acheter des articles de bureau à domicile).

• Aidez à l’intégration des nouveaux employés en partageant des informations sur les événements sociaux virtuels, les réunions de l’entreprise, etc.

• Organisez une réunion virtuelle « pour faire connaissance » qui donne à la nouvelle équipe de l’employé l’occasion de se saluer.

• Présentez les nouveaux employés à l’entreprise ou au service avec un courriel de célébration.

• Aidez le nouvel embauché à planifier des cafés-rencontres virtuels avec les parties prenantes concernées.

Comment préparer l’orientation des nouveaux employés

Toute bonne orientation professionnelle commence avant que le nouvel employé ne franchisse la porte. Si vous êtes préparé à l’avance, les employés se sentiront accueillis, à l’aise et en confiance dès le départ.
Voici quelques conseils pour aider les ressources humaines, les opérations humaines et les managers à préparer l’orientation.

Partagez le plan à l’avance

Pour garantir une transition en douceur, partagez les plans d’orientation avec les nouveaux employés à l’avance – au moins une semaine si possible. Il peut s’agir d’un simple courriel contenant le programme de leur premier jour. Ou, si vous êtes ambitieux, vous pouvez créer un paquet de bienvenue numérique avec des FAQ. Quelle que soit la façon dont vous le faites, les employés vous seront reconnaissants de leur donner une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre.

Préparez l’équipement et les ressources

Qu’il s’agisse de nettoyer leur nouveau bureau ou de leur envoyer un ordinateur portable, n’oubliez pas cette étape cruciale. Assurez-vous que vous avez tout préparé pour que les employés puissent passer leur première semaine de travail avec succès, d’une souris d’ordinateur supplémentaire au manuel de l’employé.

Assurez-vous que votre équipe est prête à dire « bienvenue ».

Communiquez avec les employés actuels avant le premier jour de la nouvelle recrue. S’ils sont prêts à aider à accueillir un nouveau membre de l’équipe, cela facilitera toute la transition. Vous pouvez également coordonner les horaires pour vous assurer que tout le monde est disponible pour un déjeuner ou une pause café de bienvenue.

5 conseils pour une orientation sans faille des nouveaux employés

Maintenant que vous savez ce qu’il faut inclure et comment vous préparer, ces 5 conseils vous aideront à créer la meilleure expérience d’orientation des employés possible.

Concentrez-vous sur les besoins de la nouvelle recrue

Certains programmes d’orientation professionnelle passent trop de temps à partager des informations sur l’organisation. Cependant, des études montrent que se concentrer sur l’identité d’un nouvel employé est beaucoup plus efficace pour la rétention des employés.
Au lieu de former les nouveaux travailleurs pour qu’ils s’intègrent à la culture de l’entreprise, essayez de leur donner l’occasion d’être un « ajout à la culture« . Pendant l’orientation professionnelle, engagez des conversations sur les objectifs et les valeurs personnelles. Demandez aux nouveaux employés comment ils espèrent contribuer. Au lieu de projeter des attentes comportementales, ces conversations peuvent aider à créer un sentiment d’appartenance.

Faites-leur sentir qu’ils sont les bienvenus dès le début

Les nouveaux employés sont susceptibles de se sentir dépassés dès leur premier jour. De petits efforts pour les mettre à l’aise seront très utiles. Par exemple, vous pouvez laisser un t-shirt de l’entreprise sur leur bureau ou les accueillir avec du café frais et des pâtisseries pour le petit déjeuner. Dans ce cas, c’est l’intention qui compte.

Créer un calendrier

Vous pouvez gagner du temps en créant un calendrier pour l’orientation professionnelle. En le partageant avec toutes les personnes concernées, vous anticiperez et éviterez beaucoup de questions. Cela vous permettra de concentrer votre énergie sur ce qui compte : aider la nouvelle recrue à effectuer une transition en douceur.

Utilisez une liste de contrôle d’orientation numérique

Semblable à un calendrier, une liste de contrôle numérique pour les nouvelles embauches permettra de s’assurer que tout le monde (et tout) est sur la même page. Vous pouvez la créer en utilisant un outil d’engagement des employés comme Asana ou une simple feuille de calcul. Dans tous les cas, la liste de contrôle vous aidera à suivre les progrès de la nouvelle recrue et à l’aider à rester organisée.

Constituez une équipe

La constitution d’une équipe peut être considérée comme une activité ringarde, mais elle fonctionne. Pendant l’orientation, il s’agit d’un outil puissant pour favoriser la collaboration future et réduire la maladresse qui accompagne tant de présentations. Qu’il s’agisse d’une activité de consolidation d’équipe virtuelle ou d’un exercice de fixation d’objectifs d’équipe, c’est l’une des meilleures façons d’intégrer un nouvel employé.

Demandez du feedback

Enfin, les meilleures orientations professionnelles évoluent avec le temps. Profitez de l’occasion pour demander aux nouvelles recrues ce qu’elles pensent du programme. Vous pouvez utiliser une enquête par e-mail ou demander un retour informel après quelques semaines de travail. Une fois que vous avez entendu leurs opinions, le plus important est de mettre en œuvre le feedback.

FAQ sur l’orientation des nouveaux employés

Nous savons que vous avez peut-être encore des questions sur l’orientation professionnelle. La bonne nouvelle ? Nous sommes ici pour clarifier certaines choses pour vous, afin que vous puissiez accueillir de nouveaux employés de manière efficace.

Combien de temps dure l’orientation des employés ?

L’orientation des employés peut durer quelques heures, une semaine de travail entière, voire un mois entier. Cela dépend de la taille de votre entreprise et du niveau de détail que vous estimez devoir atteindre lors de l’accueil. Comme nous l’avons mentionné plus haut, il n’existe pas de modèle unique d’orientation professionnelle.

Les employés boomerang doivent-ils suivre une orientation professionnelle ?

Un employé boomerang est une personne qui a déjà travaillé pour une organisation et qui a été réembauchée par la suite. Il est conseillé à ces employés de suivre une orientation professionnelle, car les politiques et procédures de l’entreprise peuvent changer au fil du temps. Les employés boomerang devront également remplir des formulaires de nouvelle embauche, même s’ils ont travaillé pour l’entreprise dans le passé.

Quels documents sont nécessaires pour l’orientation professionnelle ?

Lorsqu’un employé débute dans votre entreprise, vous aurez besoin de quelques documents essentiels pour officialiser les choses. En plus de cette liste, assurez-vous de vérifier la réglementation locale en matière de travail.

• Formulaire W-4 (ou un formulaire W-9 pour les entrepreneurs)

• Formulaire de vérification de l’éligibilité à l’emploi I-9

• Formulaire de retenue de l’impôt d’État

• Informations sur le dépôt direct

• Liste d’inventaire de l’équipement des employés

• Documents internes tels que les accords de non-concurrence et de non-divulgation.

• Documents sur les avantages sociaux détaillant la couverture d’assurance maladie, les avantages liés au bien-être, les congés payés, etc.