Développement professionnel

Nous devons parler (des styles de communication sur le lieu de travail)

Par Patrick Dubuisson , le mardi, 25 octobre 2022, 19h03 — Communication - 11 minutes de lecture
Nous devons parler (des styles de communication sur le lieu de travail)

Il est trop facile de mal interpréter un courriel.

Vous passez une heure à rédiger soigneusement votre message pour que le destinataire comprenne ce que vous lui demandez. Vous choisissez la bonne ponctuation pour éviter de paraître impoli tout en faisant comprendre l’urgence de la tâche. Satisfait de ce que vous avez écrit, vous cliquez sur « Envoyer ».

Quelques minutes plus tard, ils vous répondent. Et il n’a rien compris à votre message.

Communiquer efficacement au travail peut ressembler à un exercice d’équilibriste. Le message envoyé n’est pas toujours le message reçu, et la façon dont une personne vous entend dépend souvent de son style de communication.

Cela est vrai, que vous dirigiez une équipe depuis votre domicile ou en personne. Si vous communiquez principalement par courrier électronique ou par Slack, vous devez construire soigneusement votre message avec les mots parfaits et la ponctuation appropriée pour éviter les erreurs de communication.

Et, alors que le monde revient lentement au travail en personne, vous devrez peut-être réapprendre à gérer les membres de l’équipe difficiles lorsque vous ne pouvez pas vous cacher derrière votre écran.

Comprendre les styles de communication sur le lieu de travail peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre équipe. Voici tout ce que vous devez savoir.

Pourquoi apprendre les différents styles de communication ?

Si vous voulez le style de communication le plus efficace sur le lieu de travail, soyez adaptable. Lisez les comportements des autres, pratiquez l’intelligence émotionnelle et rencontrez les membres de votre équipe là où ils sont.

Cela vous aidera de plusieurs façons :

  • Elle favorise la confiance. Une bonne communication et la confiance entretiennent une relation symbiotique – l’une nourrit l’autre. Si vous pouvez communiquer efficacement avec les autres, vous établirez des relations positives et encouragerez un excellent travail d’équipe.
  • Elle favorise un environnement de travail sain. S’adapter aux styles de communication de votre personnel contribuera à une culture de travail positive. Chacun se sent écouté et donne le meilleur de lui-même dans ce type d’environnement.
  • Elle réduit les conflits. Comprendre les différents types de communication vous rendra plus conscient des sentiments des autres et évitera les malentendus potentiels. Cela permet de réduire la frustration de toutes les parties concernées.
  • Cela fait de vous un meilleur leader. Le leadership est une question de conscience de soi et d’adaptation. Si vous êtes conscient de votre style de communication et que vous apprenez à vous adapter aux autres, vous vous positionnez comme un chef d’équipe compétent.
  • Elle stimule l’engagement des employés. Qu’il s’agisse de faire la conversation ou de fixer le calendrier d’un projet, votre style personnel peut aider les gens à se sentir à l’aise et inclus.

Quels sont les styles de communication en entreprise ?

Les styles de communication ne doivent pas être confondus avec les types de communication.

Un type de communication est l’aspect physique de la transmission d’un message, comme le ton de la voix ou la communication non verbale, comme le langage corporel. Même avec des mots amicaux et accueillants, croiser les bras ou parler d’une voix ferme peut communiquer de l’agressivité.

Le style de communication, quant à lui, fait référence aux qualités plus abstraites de la communication. Il s’agit de la façon dont une personne réagit émotionnellement à un message, fixe ses limites ou partage ses idées. C’est l’énergie qu’une personne dégage lorsqu’elle s’adresse aux autres, et qui sous-tend toutes ses interactions.

Ces caractéristiques montrent l’importance des styles de communication sur le lieu de travail. Certaines personnes sont à l’aise pour prendre la parole lors de réunions et prendre des décisions rapides. D’autres préfèrent avoir plus de temps pour réfléchir avant de s’engager dans une action. Vous devez vous adapter si vous voulez bénéficier de tous ces avantages.

L’adaptation de votre style de communication personnel demande du travail et une réflexion personnelle. Parlez-en avec RecrutementPro. Nos coachs peuvent vous aider à identifier vos points forts et vos points faibles pour affiner vos compétences en communication.

Les 4 types de styles de communication (et comment leur parler)

Il peut être difficile de lire le style de communication des gens. Les gens ne l’affichent généralement pas sur leur front, c’est donc à vous de chercher des indices sociaux.

Chacun a ses propres besoins et préférences lorsqu’il travaille avec les autres. Mais en règle générale, la plupart des gens s’identifient à l’un des quatre styles de communication suivants :

  • Passif
  • Agressif
  • Passif-agressif
  • Assertif

Parfois, cependant, vous pouvez passer d’un style de communication à l’autre en fonction de la situation. Voici comment vous pouvez identifier et interagir avec chacun d’eux.

1. Le style de communication passif

Les communicateurs passifs ont tendance à être silencieux et à ne pas rechercher activement l’attention. Ils prennent rarement position et s’affirment, partagent leurs sentiments ou expriment leurs besoins. Leur manque de communication fait qu’il est difficile de savoir si elles sont mal à l’aise ou si elles ont besoin d’aide.

Recherchez les traits suivants pour identifier un communicateur passif. Habituellement, ils :

  • Dire oui à tout. Cela peut être particulièrement dommageable s’ils approuvent une mauvaise idée ou s’ils acceptent plus de travail qu’ils ne peuvent en assumer.
  • Sembler facile à vivre. Parfois, cette attitude de laisser-faire est authentique. D’autres fois, elle masque un malaise, une inquiétude ou une anxiété.
  • Évitez le contact visuel. Il y a de nombreuses raisons possibles à cela. Mais souvent, c’est dû à la timidité ou à un malaise face à des personnes bruyantes et affirmées.
  • Vous vous excusez. Cela peut être un signe d’anxiété sociale. Les personnes anxieuses croient souvent qu’elles ont tort, et sont donc plus susceptibles de s’excuser pour des choses mineures.
  • La bougeotte. Il peut s’agir de taper du pied, de faire tourner un stylo entre ses doigts ou de se réajuster constamment sur son siège.
  • Parler doucement. Bien que cela ne signifie pas toujours qu’ils sont passifs, le fait de parler doucement est un indicateur courant des communicateurs passifs. Ils ne peuvent souvent pas rivaliser dans une pièce remplie de gens bruyants.

Considérez ces méthodes lorsque vous parlez avec un communicateur passif :

  • Privilégiez les interactions en tête-à-tête. Les conversations privées sont généralement plus confortables pour les communicateurs passifs. Les situations de groupe peuvent les rendre plus mal à l’aise.
  • Adressez-vous à eux directement. Permettez-leur de parler puisqu’ils ne chercheront pas à le faire eux-mêmes. Essayez de les mettre en confiance.
  • Posez des questions ouvertes. Évitez les questions par « oui » ou par « non », car ils risquent de vous répondre sans trop de détails. Posez des questions ouvertes et laissez-leur le temps de répondre.

2. Style de communication agressif

Les communicateurs agressifs aiment dominer une conversation. Sans s’en rendre compte, ils expriment souvent leurs pensées et leurs sentiments sans hésitation – peut-être même au détriment des autres. Ils peuvent également réagir avant de réfléchir, ce qui provoque des tensions, des conflits et une faible productivité sur le lieu de travail.

Faites attention aux caractéristiques agressives telles que :

  • Interrompre les autres qui parlent. Quand un communicateur agressif est dans la pièce, les autres peuvent à peine placer une phrase.
  • Manque de respect ou de conscience de l’espace personnel. Ils forcent les gens à s’écarter du chemin en les poussant ou en se tenant inconfortablement près d’eux. Elles peuvent être trop excitées ou emphatiques et empiéter sur votre espace personnel.
  • Langage corporel agressif. Elle peut croiser les bras, placer les mains sur les hanches ou faire des gestes énergiques.
  • Contact visuel intense. Ils peuvent utiliser des regards directs et perçants pour intimider les autres. Ils peuvent aussi vous regarder avec impatience, attendant que vous acceptiez ce qu’ils veulent. Même s’il n’en a pas l’intention, un regard intense peut mettre les gens mal à l’aise.

Voici comment gérer les communicateurs agressifs :

  • Soyez calme mais sûr de vous. Contrôlez le ton de la conversation. Concentrez-vous sur les problèmes et essayez de ne pas vous mettre sur la défensive ou de ne pas transformer la conversation en dispute.
  • Restez professionnel. Méfiez-vous du langage émotionnel ou des rancunes personnelles. Eloignez la conversation des sujets chargés d’émotion et concentrez-vous sur la situation dans son ensemble.
  • Éloignez-vous si vous le devez. Si l’agresseur devient trop exigeant et que la conversation cesse d’être productive, vous êtes libre de vous éloigner et de réessayer lorsqu’il se sera calmé.

3. Le style de communication passif-agressif

Les personnes passives-agressives peuvent sembler agréables au premier abord. Mais derrière votre dos, elles manipulent discrètement les situations à leur avantage ou disent des choses à double sens. Elles peuvent également essayer de cacher leurs véritables sentiments lorsqu’elles vous parlent ou vous influencer en vous faisant culpabiliser ou en vous faisant subir un éclairage gazeux.

Faites attention aux indices des communicateurs passifs-agressifs, tels que :

  • Le sarcasme. Leurs paroles semblent agréables, mais leur ton suggère le mécontentement, la condescendance ou un désaccord général.
  • Le déni. Ils peuvent nier un certain nombre de choses, y compris leur implication dans une erreur ou le fait qu’un problème soit vraiment inquiétant.
  • Faire semblant d’être heureux alors qu’ils ne le sont pas. Si quelque chose ne va pas comme ils le souhaitent, ils peuvent dire qu’ils vont bien. Mais ensuite, ils vous donneront le traitement silencieux pour le reste de la semaine, indiquant une couche d’agression qu’ils ont habilement cachée.

Voici comment vous pouvez vous adapter :

  • Faites des demandes claires et précises. Essayez de ne pas laisser de place à une mauvaise interprétation. Sinon, ils pourraient déformer vos paroles contre vous.
  • Faites face à leur comportement négatif. Organisez une réunion privée et dénoncez leur comportement. Faites un suivi avec un responsable si le comportement ne s’améliore toujours pas.
  • Accueillez leurs commentaires. Il peut être difficile de prendre les devants, mais cela peut ouvrir la porte à une conversation honnête. Demandez-lui son avis et donnez-lui l’occasion d’exprimer ses doléances.

4. Style de communication assertif

Un style assertif est le style de communication le plus efficace en matière de leadership et au sein des équipes. Les personnes de cette catégorie partagent leurs idées avec assurance, mais toujours avec gentillesse et respect.

Elles n’ont pas peur de se remettre en question ou de fixer des limites saines au travail. Ce sont également des communicateurs intuitifs, qui mettent les autres à l’aise et facilitent les discussions productives.

Voici quelques comportements d’affirmation de soi courants :

  • Collaborer, partager et motiver : Ils partagent volontiers leurs idées mais finissent toujours par demander « Qu’en pensez-vous ? ». Elles cultivent naturellement des relations interpersonnelles saines.
  • Contact visuel amical. Elles utilisent le contact visuel pour lire les expressions du visage et établir un lien avec leur interlocuteur.
  • Langage corporel ouvert. Ils semblent détendus mais pas avachis. Ils font face aux personnes à qui ils parlent. Ils utilisent l’écoute active et offrent des hochements de tête affirmatifs.

Vous n’avez pas à « traiter » avec des personnes assertives. Au contraire, vous devriez :

  • Encouragez-les à partager leurs idées. Ils sont une voix positive de l’équipe. Donnez-leur de l’espace pour communiquer leurs pensées.
  • Mettez-les dans des positions de leadership. Ce sont les personnes qui vont inspirer et porter votre équipe. Ils peuvent également vous aider à communiquer avec vos collègues passifs, agressifs et passifs-agressifs.

Maîtrisez votre style de communication sur le lieu de travail

Le lieu de travail est rempli de nombreux types de personnalités et de styles de communication. En tant que leader, il vous incombe de vous adapter à leurs différents styles de communication et de veiller à ce que chacun puisse s’exprimer.

Certains seront plus difficiles à gérer que d’autres. Vous vous sentirez souvent frustré lorsqu’ils sont passifs, agressifs ou passifs-agressifs. Dans ces moments-là, il est important d’adopter une attitude positive. Lorsque vous gardez votre sang-froid, vous encouragez les autres à se mettre à votre niveau au lieu de s’abaisser au leur.

Et si vous avez la chance d’avoir une star dans votre équipe, dites-lui à quel point vous l’appréciez. Aidez-les à briller. En fin de compte, ils sont vos plus grands alliés lorsque vous essayez de rallier les gens à votre cause.

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Patrick Dubuisson

Je suis un professionnel du recrutement, qui partage sa vie entre sa famille, son boulot, et surtout son boulot.  J'ai 42 ans, toutes mes dents, un labrador, un pavillon de banlieue dans les Yvelines, une femme, deux enfants, un break et je passe des vacances au Touquet tous les ans, quand je ne vais pas chasser l'ours au bord du lac Baïkal ou boire de la vodka avec Nicolas. J'aime la course à pied, le squash, le tennis, le mikado, la vodka et la roulette.

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