Ne perdez plus votre temps ! Apprenez à trouver un équilibre entre le travail difficile et le travail intelligent

« Je choisirai une personne paresseuse pour faire un travail difficile parce qu’une personne paresseuse trouvera un moyen facile de le faire. » Nous ne savons pas exactement qui a dit cela, mais nous y croyons absolument. Cette citation vous met au défi d’évaluer vos flux de travail et de déterminer si votre production justifie la quantité d’énergie que vous y consacrez.

Cela ne veut pas dire que vous devez essayer de faire des économies, bien au contraire. Il s’agit de maximiser l’efficacité et de produire le meilleur travail avec moins d’efforts.

C’est particulièrement important dans un environnement où tout va très vite. En menant les projets à bien rapidement, vous prendrez une longueur d’avance et aiderez votre organisation à rester au sommet de sa mission.

Mais l’efficacité n’est pas toujours facile. Si vos habitudes peuvent vous arrêter parce que vous avez l’habitude de faire les choses à votre manière, ce sont parfois les processus organisationnels ou la bureaucratie qui font obstacle à l’approbation des projets et aux délais.

Heureusement, travailler rapidement est une compétence comme une autre. Examinons la différence entre le travail acharné et le travail intelligent pour améliorer votre productivité.

Travail intelligent ou travail acharné : quelle est la différence ?

Vous êtes probablement déjà familier avec le travail acharné. Il s’agit de passer beaucoup de temps et de fournir beaucoup d’efforts pour accomplir une tâche. Le travail intelligent, en revanche, consiste à produire la même quantité de travail avec une efficacité accrue et un apport réduit, qu’il s’agisse de temps, d’efforts ou des deux.

Le travail intelligent et le travail acharné exigent tous deux une solide éthique du travail et un engagement envers la qualité. Mais le travail intelligent vous permet de réaliser un plus grand nombre de tâches quotidiennes, ce qui vous permet de rentrer plus tôt chez vous ou de passer plus rapidement à une nouvelle tâche.

Voici un aperçu des principales différences entre le travail intelligent et le travail acharné :

1. Temps : Un travail difficile signifie passer de longues heures sur une tâche ou une série de tâches. Le travail intelligent consiste à accomplir la même quantité de travail (avec la même qualité) en moins de temps.
2. Qualité vs. quantité : Le travail difficile se concentre souvent sur la quantité plutôt que sur la qualité. Le travail intelligent traite les deux de manière égale.
3. Les processus : Le travail acharné est généralement le mode de travail par défaut : faire les choses sans trop réfléchir à la manière de les faire. Le travail intelligent signifie que vous vous intéressez au processus de travail autant qu’à la tâche. Cela signifie que vous devez établir des priorités, déléguer et améliorer votre gestion du temps pour obtenir les résultats souhaités.
4. Les échéances : Travailler dur n’est pas toujours le meilleur moyen d’atteindre un objectif dans un délai donné. Le travail intelligent consiste à faire les choses rapidement, ce qui en fait une meilleure option pour terminer les choses dans les délais.

Voyons quelques exemples.

Exemple 1

Tâche : Vous devez coordonner une réunion entre les PDG de six start-ups technologiques. La réunion doit avoir lieu la semaine prochaine.

Méthode difficile : Vous accomplissez la tâche par vous-même en créant une liste d’invités, en rédigeant des courriels et l’ordre du jour de la réunion, en invitant tous les participants requis, en réservant un créneau horaire qui convient à tous, en réservant un lieu de réunion pratique et en organisant la nourriture tout en tenant compte des restrictions alimentaires des personnes.

L’ensemble de ce travail devrait vous prendre environ huit heures, mais vous avez également d’autres responsabilités mineures à assumer. En tout, il vous faut environ deux jours pour tout boucler.

Méthode intelligente : Utilisez une invitation à un événement précédent comme modèle (ou trouvez-en une en ligne), changez la date et mettez à jour la liste des invités et le programme. Dans votre invitation, demandez-leur de vous informer de toute restriction alimentaire avant la fin de la journée. En attendant leurs réponses, vous pouvez réserver le lieu de la réunion et mettre à jour l’invitation après avoir confirmé le lieu.

Exemple n°2

Tâche : Coordonnez une campagne de collecte de fonds pour le nouveau programme sportif de votre organisation destiné aux jeunes à risque.

Méthode difficile : Vous achetez l’espace publicitaire à la télévision, tournez le spot, planifiez une campagne d’envoi de lettres et organisez un événement pour célébrer les bénévoles et les donateurs. Cette tâche est un travail à plein temps en soi, car elle exige une gestion de projet et une production de contenu rigoureuses.

Méthode intelligente : Vous engagez un vidéaste indépendant pour tourner le spot télévisé, ce qui demande du temps et des compétences techniques. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les lettres de collecte de fonds et la planification de l’événement. Cela vous permettra également d’avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pendant toute la durée de la campagne, ce qui contribuera à compenser tout risque potentiel de burnout ou d’épuisement mental.

Vous avez besoin d’aide pour rationaliser votre flux de travail ? Essayez de travailler avec RecrutementPro. Nos coaches peuvent vous aider à gérer votre temps, à apprendre à déléguer et à maximiser votre ratio effort-productivité.

Comment développer des compétences professionnelles intelligentes

Apprendre à travailler intelligemment est, eh bien, un travail difficile. Voici quelques conseils pour travailler plus intelligemment, et non plus durement.

1. Arrêtez le multitâche. Vous pensez peut-être que vous êtes multitâche, mais vous passez en fait rapidement d’un élément à l’autre, ce qui ne fait que consommer une énergie précieuse. Votre cerveau peut mettre jusqu’à 15 minutes pour se réorienter après avoir changé d’activité, il est donc préférable de vous concentrer sur une seule activité.
2. Faites des pauses. Lorsque vous avez trop de choses à faire, vous êtes tenté de passer la journée sans déjeuner, ce qui nuit à votre santé à long terme. Vous risquez de vous épuiser, ce qui peut entraîner des erreurs dans votre travail et, si vous ne vous reposez jamais suffisamment, vous risquez de vous épuiser. Essayez d’utiliser la technique Pomodoro pour bloquer votre temps et planifier des pauses régulières. Vous ne ferez pas votre meilleur travail à la fin d’une longue journée, alors gardez-le pour demain, lorsque vous serez frais et dispos. Il prendra probablement moins de temps et sera de meilleure qualité avec une nouvelle ardoise.
3. Faites d’abord les tâches les plus difficiles (et les plus urgentes). Lorsque vous planifiez votre semaine, assurez-vous que toutes les tâches urgentes figurent en tête de votre liste de tâches, ce qui vous permettra de les réaliser dans les délais impartis. Pour les projets plus importants, cela vous permettra d’avoir une marge de manœuvre lorsque quelque chose sera inévitablement retardé.
4. Effectuez les petites tâches en une seule fois. Le fait de regrouper les petites tâches vous permettra d’accomplir plusieurs éléments en peu de temps. Il peut s’agir de répondre à des courriels, à des messages WhatsApp ou à des appels téléphoniques, autant de tâches qui demandent souvent moins de concentration mentale et que vous pouvez donc aborder entre deux tâches plus importantes. Vous pourrez ainsi travailler tout au long de l’après-midi sans craindre de manquer quelque chose d’important.
5. Suivez vos niveaux d’énergie. En organisant votre journée en fonction de vos niveaux d’énergie, vous gagnerez en efficacité. Si vous êtes plus productif le matin, programmez vos tâches les plus difficiles à ce moment-là. Mais si vous avez encore besoin d’une dose de caféine à midi pour atteindre votre pic, utilisez votre matinée pour vous attaquer à des tâches moins exigeantes.
6. Automatisez ce que vous pouvez. Les raccourcis clavier, les scripts de base de données et les filtres de messagerie sont des moyens efficaces d’automatiser les tâches quotidiennes. Si vous prenez le temps de tout mettre en place, vous aurez plus d’énergie pour vous concentrer sur d’autres tâches.
7. Faites passer votre vie en premier. Il est peu probable que vous puissiez aider qui que ce soit si vous vous épuisez. Veillez à prendre le temps de vous occuper de vous entre deux séances de travail et évitez le surmenage.
8. Adoptez un état d’esprit de croissance. Chaque projet est une occasion d’apprendre, de grandir et d’affiner vos compétences. Avec un état d’esprit de croissance, vous affinerez constamment vos méthodes pour maximiser l’efficacité.

Un travailleur intelligent utilise des objectifs SMART

Avant de commencer un grand projet, assurez-vous que vous et vos collègues êtes clairs sur le « pourquoi » du travail. Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde et que vous avez mis en place un plan de travail clair, vous perdrez moins de temps à débattre de la vision du projet à mi-parcours.

Utilisez la méthode de fixation des objectifs SMART pour vous assurer que vous avez une vision claire. Cela signifie fixer des objectifs qui sont :

• Spécifique : Qu’essayez-vous exactement d’accomplir ? Énoncez clairement votre vision.
• Mesurable : Comment saurez-vous que vous avez terminé ? Vous devez avoir un moyen clair de mesurer le succès. Par exemple, si votre objectif est de rationaliser le recrutement de nouveaux employés, indiquez la vitesse que vous visez.
• Réalisable : Cet objectif est-il réaliste compte tenu du temps et des ressources dont vous disposez actuellement ? Si non, vous devrez peut-être prévoir des étapes supplémentaires pour atteindre votre objectif.
• Pertinent : L’objectif correspond-il à la mission de votre organisation ? Ne travaillez sur des projets longs, ardus et coûteux que s’ils apportent une valeur ajoutée.
• Limité dans le temps : Avez-vous une échéance précise en tête ? Il est essentiel de fixer une date de fin pour éviter d’errer sans but pendant une durée indéterminée.

Le travail acharné ne se démode jamais

Être efficace ne signifie pas être paresseux. En tant que travailleur acharné, vous devez veiller à ce que votre apport produise un rendement maximal. Si vous parvenez à maîtriser l’art de l’efficacité, vous serez prêt à vous épanouir dans les environnements de travail actuels, qui évoluent rapidement.

Grâce aux conseils ci-dessus, vous êtes sur la bonne voie pour trouver un équilibre entre le travail acharné et le travail intelligent. Tout est question de gestion du temps, d’efficacité et d’efficience, sans perdre de vue votre santé mentale et physique.

Chez RecrutementPro, nos coachs peuvent vous aider à apprendre à rationaliser votre flux de travail, à communiquer efficacement avec votre équipe et à développer les compétences nécessaires pour prospérer sur un lieu de travail moderne.