Mangez la grenouille : De nouvelles façons d’aborder la gestion du temps

Nous voulons accomplir tout ce qui est important pour nous en temps voulu. Mais parfois, il semble qu’il n’y ait pas assez d’heures dans une journée. En particulier dans cette nouvelle normalité, les gens ressentent la pression sur le temps et recherchent des stratégies de gestion du temps efficaces, car ils sont tirés dans plus de directions que jamais auparavant.

Heureusement, une bonne gestion du temps peut vous aider à rendre vos journées plus efficaces. Essentiellement, elle peut vous aider à avoir l’impression d’avoir plus d’heures dans une journée.

Mais pour beaucoup d’entre nous, la gestion du temps est une aspiration – c’est quelque chose que nous nous efforçons tous d’améliorer. Et il n’existe pas de solution idéale pour chaque personne. Nous avons donc dressé une liste de conseils pratiques de gestion du temps afin de stimuler votre productivité tout en trouvant les stratégies qui vous conviennent.

Explorons la gestion efficace du temps et les compétences nécessaires pour utiliser votre temps de manière constructive sur le long terme.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est le processus délibéré qui consiste à décider de l’utilisation de son temps et à le répartir entre les tâches et les activités. Grâce à la planification et au contrôle, une gestion efficace du temps vous permet de faire davantage de ce qui est important pour vous tout en respectant vos responsabilités et vos engagements.

La gestion du temps n’est certainement pas un concept nouveau.

Depuis l’introduction de la chaîne de montage par Henry Ford jusqu’à l’arc-en-ciel actuel d’outils et d’applications d’organisation, l’ère moderne tourne autour du temps.

En tant qu’individus, notre temps est une ressource limitée. Nous le traitons comme une monnaie. Nous le dépensons, le gardons, le gaspillons et l’échangeons contre de la valeur. Pourtant, nous luttons pour le contrôler.

Il n’existe pas de solution facile à la mauvaise gestion du temps. Et de nombreux facteurs en sont la cause.

Examinons ce que nous savons et plongeons dans de nouvelles façons de voir comment nous (et nos équipes) utilisons le temps.

Pourquoi une gestion efficace du temps est-elle importante ?

Faire plus avec moins est une stratégie que de nombreuses entreprises encouragent. Qu’il s’agisse de réduire les effectifs, les ressources ou les budgets. De nombreux travailleurs ont connu un certain type de « serrage de ceinture » au cours des dernières années.

Mais faire plus avec moins peut aussi être un raccourci pour comprendre et exécuter les priorités.

La gestion du temps est la façon dont vous démontrez vos priorités et votre capacité à agir en fonction de celles-ci.

Faire preuve de compétences pratiques en matière de gestion du temps peut être un moyen de montrer votre valeur à une entreprise – valeur qui pourrait bien sauver votre emploi ou vous valoir une promotion.

Les avantages d’une gestion efficace du temps

Une bonne gestion du temps présente une longue liste d’avantages. Examinons quatre d’entre eux.

1. Plus de temps à dépenser là où vous en avez besoin (ou envie)

Je ne veux pas insister sur l’évidence, mais si vous utilisez votre temps plus efficacement, vous libérez du temps dans la journée ou la semaine. Et voici quelque chose qui n’est peut-être pas si évident : vous n’êtes pas obligé d’utiliser ce temps supplémentaire pour travailler. La gestion du temps vous permet de faire davantage ce qui compte pour vous.

Essayez de trouver un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. Faites une promenade, prenez un café avec un ami ou un collègue, ou suivez un cours que vous avez envie d’essayer. C’est à vous de choisir !

2. Capacité à réaliser des objectifs

Pour dire les choses simplement, se fixer et réaliser des objectifs procure une sensation formidable.

Une fois que vous aurez mieux géré votre temps, vous pourrez intégrer la fixation d’objectifs dans votre routine. Vous éprouverez alors la satisfaction de les atteindre régulièrement.

De plus, le fait de partager les objectifs que vous avez fixés et les résultats que vous avez obtenus est un excellent moyen d’obtenir les félicitations de votre responsable et de toute l’équipe.

Si vous ne savez pas par où commencer pour définir vos objectifs, essayez de créer une déclaration de vision personnelle. Cette déclaration peut servir de boussole pour vous guider dans la bonne direction.

3. Plus d’opportunités de croissance

Vous voulez acquérir une nouvelle compétence au travail ? Êtes-vous prêt à étendre votre champ d’action à un nouveau territoire ou à être considéré pour une promotion ?

Devenir un grand leader et apprendre une nouvelle compétence demandent du temps.

Vous aurez plus de chances de bénéficier de ces opportunités si vous êtes constamment considéré comme un bon gestionnaire de votre temps.

4. Réduction du stress

L’avantage le plus important d’une utilisation plus efficace de votre temps est peut-être la possibilité de réduire votre stress. Il peut s’agir de terminer un projet avant qu’il ne devienne une crise, de maintenir vos heures de travail à un niveau raisonnable, ou même de vous réserver du temps pour des activités épanouissantes.

Ce sont là autant de façons dont une technique efficace de gestion du temps peut contribuer à réduire le stress et à améliorer la santé mentale en général.

Stratégies et conseils pour la gestion du temps

L’auteur Binita Bora met en évidence cinq éléments qui peuvent vous aider à améliorer votre gestion du temps :

1. Créez le bon environnement. Disposez d’un espace physique organisé, dégagé et pratique, ce qui peut vous faire gagner du temps dans la recherche de dossiers ou de documents, dans le déplacement de matériel inutile ou même dans la recherche d’un trombone. Prenez le temps de maîtriser vos compétences en matière d’organisation et vous gagnerez du temps à long terme.
2. Établissez des priorités. Décider où passer son temps peut être une tâche en soi. Mais en établissant des priorités dès le départ, vous pouvez accomplir les tâches urgentes à temps et les tâches essentielles également.
3. Fixez de nouveau des priorités. Si vous vous attaquez aux choses essentielles, vous devrez peut-être aussi identifier les tâches ou les distractions qui ne sont ni urgentes ni importantes.
   Posez-vous la question : Cette tâche doit-elle être accomplie par vous ? Pouvez-vous déléguer la tâche ? Faut-il la faire tout court ?
   Si la réponse est non, faites le vide (et libérez votre esprit) pour vous attaquer d’abord aux tâches les plus importantes et les plus urgentes.
4. Fixez des objectifs. Se lancer dans un projet – ou une semaine de travail – sans se fixer d’objectifs, c’est comme sortir de son allée sans savoir où l’on va.
   Cela peut sembler contre-intuitif, mais consacrer du temps à la définition d’objectifs vous fera probablement gagner du temps à long terme. C’est un concept connu sous le nom de « aller lentement pour aller vite ».
   Essayez d’améliorer vos compétences en matière d’organisation afin de comprendre clairement où vous allez et ce qui sera le plus vital pour vous aider à y parvenir. Cette considération vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
5. Prenez de bonnes habitudes. Certaines personnes préfèrent planifier le lendemain avant de quitter le travail, tandis que d’autres préfèrent planifier dans les 30 premières minutes de la journée. Certains trouvent productif de bloquer de grands morceaux de temps pour penser/écrire/concevoir, tandis que d’autres travaillent mieux par petits sprints. L’essentiel est de consacrer 5 minutes à la fin de chaque journée pour réfléchir à ce qui a marché et ce qui n’a pas marché. Cela vous aidera à comprendre ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre situation. Une fois que vous aurez déterminé comment vous travaillez le mieux, tenez-vous-en à cette méthode. Intégrez vos habitudes dans votre journée de travail pour tirer le meilleur parti de vos compétences en autogestion.
6. Effectuez un audit du temps. Savez-vous où va votre journée de travail ? Avez-vous confiance dans votre perception de la façon dont vous passez votre temps chaque jour et chaque semaine ? Un audit du temps peut être une activité éclairante pour vous montrer comment vous passez votre temps. Vous apprendrez ce qui occupe vos journées et où vous pourriez récupérer un peu de temps. Personne d’autre que vous n’a besoin de savoir que vous contrôlez votre propre productivité.
7. Créez une liste de choses à ne pas faire. Si la liste des choses à faire n’a pas été efficace pour vous, vous avez peut-être intérêt à la renverser. Une liste de choses à ne pas faire est un regard intentionnel sur les pertes de temps que vous voulez arrêter, qu’il s’agisse d’une désintoxication numérique, y compris le défilement des médias sociaux et le visionnage de vidéos, ou même des réunions qui n’ont rien à voir avec votre travail. En étant plus intentionnel sur les choses à ne pas faire, vous pourrez vous concentrer davantage sur les choses à faire.
8. Bloquez votre temps différemment. Avec tant de choses à accomplir, il peut être tentant de diviser votre emploi du temps quotidien en blocs de temps étroitement structurés.Mais il pourrait être plus efficace d’arrondir vos estimations de temps pour chaque tâche importante.Ajoutez du temps supplémentaire (10-25%) au temps que vous pensez que chaque tâche prendra. Cette technique de gestion du temps peut s’avérer particulièrement utile pour les personnes qui surestiment chroniquement leur vitesse de travail ou qui sous-estiment les retards potentiels.Vous pouvez également créer un planning hebdomadaire pour avoir une vue d’ensemble de ce que vous devez accomplir.

Arrêtez le multitâche. Il est faux de croire que les personnes très efficaces jonglent constamment avec de multiples tâches mineures. La recherche a montré que le multitâche nuit à nos performances et à notre bien-être. Le multitâche inefficace peut consister à suivre ses courriels tout en créant une présentation de diapositives ou à prendre des appels professionnels pendant son trajet. Vous serez beaucoup plus efficace, vous avancerez plus rapidement dans vos projets et vous ferez un bien meilleur travail si vous vous concentrez sur une seule chose à la fois. Désactivez vos notifications par e-mail et par SMS, mettez votre téléphone en sourdine et concentrez-vous sur la tâche à accomplir. Cela sera payant à court et à long terme.

Compétences en matière de gestion du temps

Selon Erich C. Dierdorff, professeur de gestion et d’entrepreneuriat au Richard H. Driehaus College of Business de l’université DePaul, il faut plus que ces activités pour s’approprier son temps. Trois compétences principales sont nécessaires pour mettre en œuvre les stratégies énumérées ci-dessus et en tirer des avantages durables :

• Conscience : comment vous voyez et appréciez le temps et ses limites.
• Arrangement : la partie tactile de la gestion du temps, y compris la planification et la programmation des activités et des objectifs.
• Adaptation : comment pivoter lorsque le temps vient à manquer ou que les priorités changent.

Bien que ces compétences soient souvent négligées, M. Dierdorff affirme qu’elles sont essentielles à une gestion efficace du temps.

Comment renforcer vos compétences en matière de gestion du temps

Renforcer ces compétences n’est pas aussi simple que d’ouvrir une application. Mais en investissant votre temps à développer la conscience de soi, à comprendre vos habitudes et à en créer de nouvelles, vous pouvez augmenter vos chances de gérer votre temps plus efficacement.

Prendre conscience de ses capacités de gestion du temps

Pour améliorer vos compétences en matière de gestion du temps, vous devez d’abord comprendre comment vous fonctionnez actuellement. En prenant conscience de la façon dont vous gérez votre temps, vous établirez une base de référence sur laquelle vous pourrez vous améliorer.

Essayez les activités ci-dessous pour prendre conscience de la façon dont vous gérez votre temps :

• Obtenez un retour d’information de la part de vos collègues, de votre patron ou de vos pairs.
• Utilisez un outil de suivi du temps pour mesurer les activités auxquelles vous consacrez votre temps et utilisez-le comme référence.
• Apprenez à vous connaître en répondant à quelques questions :
• A quel moment de la journée travaillez-vous le mieux ?
• Avez-vous tendance à surestimer ou à sous-estimer le temps que prennent les tâches ?
• Êtes-vous occupé mais moins productif ?
• Êtes-vous plus efficace ou plus efficient ?
• Quels sont les types de projets que vous abordez de front, et ceux qui vous poussent à la procrastination ?

Apprenez à vous connaître et à connaître votre rapport au temps

Sans vouloir être trop méta, demandez-vous quel est le rapport entre votre personnalité et le temps. Vous considérez-vous comme un fonceur qui aime s’y prendre tôt ? Ou préférez-vous répartir votre temps entre plusieurs tâches ?

Comprendre le rapport entre votre personnalité et vos habitudes et le temps vous aidera à identifier les compétences en gestion du temps dans lesquelles vous devriez investir en priorité.

Pour avoir une meilleure idée du rapport entre votre personnalité et le temps, posez-vous les questions suivantes :

• Ai-je tendance à terminer une tâche avant de passer à la suivante ?
• Est-ce que je travaille mieux sous pression et je laisse les projets jusqu’à la dernière minute ?
• Comment établir des priorités ?
• Comment puis-je déléguer ?
• Comment aborder une nouvelle tâche ?

Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, mais des questions comme celles-ci peuvent vous aider à identifier vos domaines d’intérêt.

Identifiez les compétences en matière de gestion du temps sur lesquelles vous souhaitez travailler.

Décider quel domaine nécessite le plus d’améliorations en premier peut vous sauter aux yeux, ou vous devrez peut-être creuser un peu. Mais savoir si vous devez vous pencher sur vos compétences en matière d’établissement de priorités ou sur votre capacité à vous adapter au changement est essentiel pour améliorer votre gestion globale du temps.

Vous découvrirez peut-être que vous souhaitez améliorer plus d’un domaine. Si c’est le cas, commencez par un seul domaine, puis progressez une fois que vous avez maîtrisé la première compétence.

Signes d’une mauvaise gestion du temps

Tout comme une gestion du temps efficace présente des avantages, une mauvaise gestion du temps présente des inconvénients. Examinons six d’entre eux.

1. Le temps perdu

Si une bonne gestion du temps peut vous faire gagner du temps, il n’est pas surprenant que l’inverse soit également vrai. Si vous n’êtes pas à jour dans vos tâches, si vous sautez d’un projet à l’autre ou si vous utilisez votre temps de manière inefficace, votre travail prendra plus de temps. Vous disposerez de moins de temps pour d’autres projets ou pour vous absenter du travail.

2. Manque de délégation

Il y a souvent plus de choses à faire que vous ne pouvez en faire. Et si vous ne gérez pas bien votre temps, vous n’êtes probablement pas très organisé non plus. Pour cette raison, vous pouvez avoir du mal à utiliser l’aide facilement disponible.

Il n’est pas facile de déléguer si vous n’avez pas une idée claire de la tâche à accomplir et de la façon dont les autres peuvent vous aider. Il est donc inévitable que le travail s’accumule.

3. Perte de contrôle

En clair, si vous ne contrôlez pas votre temps, c’est lui qui vous contrôle.

Si vous ne savez pas gérer votre temps, il vous est difficile de prévoir quand vous allez terminer un projet ou être disponible pour entreprendre autre chose. Dans ce cas, vous n’êtes pas maître de votre temps ou de votre travail.

Que se passe-t-il généralement lorsque nous n’avons pas le sentiment de maîtriser notre temps ? Nous pouvons devenir stressés, frustrés, malheureux et insatisfaits de notre vie. Lorsque vous n’avez pas le contrôle, vous n’avez pas non plus le temps et l’attention nécessaires pour vous consacrer entièrement à d’autres aspects de votre vie : relations, santé, objectifs.

4. Mauvaise qualité du travail

Si une mauvaise gestion du temps vous amène à réaliser des projets de manière précipitée, il est probable que la qualité de votre travail en pâtira également.

Une collaboration et une communication efficaces sont nécessaires pour obtenir le meilleur produit final. Alors, même si vous avez l’impression de donner le meilleur de vous-même lorsque vous devez respecter un délai, voici la réalité : si vous n’avez pas la possibilité de réviser votre travail ou de le soumettre à l’examen d’un collègue, il y a de fortes chances que des erreurs vous échappent.

5. Mauvaise réputation

Si vous regardez cette liste jusqu’à présent, vous pouvez voir que l’employé qu’elle décrit ne sera pas très apprécié dans l’entreprise. Êtes-vous devenu un employé sur lequel on ne peut pas compter en période de rush ? Votre gestion de projet est-elle inefficace ? Voulez-vous que vos collègues vous considèrent de cette façon ?

Si votre réputation en pâtit, vos chances d’avancement et de croissance en pâtiront également.

6. L’incapacité à atteindre les objectifs

La façon dont vous passez vos heures est la façon dont vous passez vos jours. En fin de compte, c’est la façon dont vous passez votre vie.

Bien sûr, il nous arrive à tous d’avoir des journées chaotiques ou d’être accaparés par des tâches sans fin que nous n’aimons pas et que nous préférerions ne pas faire. Mais s’il s’agit de la norme plutôt que de l’exception, examiner la façon dont vous passez votre temps peut constituer une vérification utile.

La question suivante est : la façon dont vous passez votre temps est-elle sous votre contrôle ou hors de votre contrôle ?

Si vous la maîtrisez, le développement de vos compétences en matière de gestion du temps peut vous aider à vivre la vie que vous souhaitez.

3 étapes pour mieux gérer son temps

Gérer son temps est possible avec une réflexion proactive et en développant des compétences fondamentales. Voici les trois premières étapes que nous vous recommandons de franchir pour démarrer votre démarche et améliorer votre gestion du temps :

1. Commencez par prendre conscience de vous-même et comprendre comment vous percevez votre temps et quelles sont les compétences à améliorer.
2. Effectuez un audit du temps pour voir où et comment vous le passez.
3. Expérimentez les stratégies ci-dessus pour développer vos compétences en matière de gestion du temps.

Commencez à mieux gérer votre temps dès aujourd’hui

Vous savez maintenant combien la gestion du temps est importante et quels sont certains de ses nombreux avantages.

Il est temps de commencer à apporter des changements mineurs à vos stratégies de gestion du temps.

Essayez de vous surprendre lorsque vous êtes multitâche et choisissez de vous concentrer sur une seule tâche. Effectuez un audit du temps pour voir où va tout votre temps. Ou essayez l’une des autres stratégies dont nous avons parlé.

Avez-vous du mal à maîtriser la gestion de votre temps ? Contactez RecrutementPro pour un coaching personnalisé qui vous aidera à gagner du temps en un rien de temps.