Maîtriser le processus (et les données) des rapports sur les ressources humaines

Votre département des ressources humaines peut être l’un des départements les plus cruciaux de votre organisation.

Mais il y a beaucoup à gérer en même temps. Alors comment s’assurer que votre organisation utilise ses données et ses ressources avec une efficacité maximale ?

Le reporting des ressources humaines est l’un des meilleurs outils pour aider les organisations à tirer le meilleur parti de leur capital humain.

Définissons le reporting des ressources humaines, ses caractéristiques et les principales mesures que vous devez suivre dans le cadre de ce processus.

Qu’est-ce que le rapport sur les ressources humaines ?

Commençons par la signification du rapport sur les ressources humaines :

Le rapport sur les ressources humaines est un processus par lequel les entreprises suivent les principales mesures concernant leurs employés et leur main-d’œuvre.

Grâce à ces rapports, les responsables RH peuvent analyser leurs données et découvrir des informations cruciales sur leur organisation. Ce processus est souvent réalisé par le biais de systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) et de logiciels RH.

Le département RH d’une entreprise s’efforcera de suivre et d’analyser ces indicateurs clés pour s’assurer que l’organisation fonctionne de manière harmonieuse et efficace. Il utilisera également ces informations pour garder un œil sur ce qui se passe au sein du personnel.

Par exemple, les professionnels des RH peuvent utiliser les rapports RH pour suivre les coûts d’embauche lors du recrutement d’un nouveau poste. En suivant les coûts d’embauche, ils seront en mesure de mieux estimer le coût de l’embauche pour ce poste à l’avenir.

Pourquoi les rapports RH sont-ils importants pour toutes les entreprises ?

Toute organisation comptant plus d’une poignée d’employés devrait utiliser l’analyse et le reporting RH. Voici cinq raisons pour lesquelles c’est important :

1. Identifier la racine des problèmes

Plus une organisation est grande, plus il peut être difficile de cerner l’origine d’un problème. Cela devient encore plus difficile lorsque vous ne suivez pas les bonnes mesures.

En créant et en gérant des rapports sur les ressources humaines, les professionnels des RH peuvent mieux analyser les données et trouver la cause profonde des problèmes qui apparaissent.

Par exemple, s’il y a un problème de performance, les rapports RH peuvent aider à examiner les données et à détecter ce problème à un stade précoce. Les dirigeants peuvent alors procéder à des évaluations de performance et commencer à encadrer leurs employés pour les aider à réaliser leur potentiel.

2. Gérer l’information

Plus une organisation se développe, plus elle doit gérer d’informations.

Par exemple, le nombre d’employés augmente. Non seulement l’effectif doit être géré, mais il y a aussi plus de rapports de performance, plus de demandes de congé et plus de départements.

Les rapports RH offrent un moyen simplifié d’organiser et de gérer ces informations. Lorsque votre organisation a besoin d’accéder à des informations, il est beaucoup plus facile de les trouver si elles sont organisées logiquement.

3. Effectuer une planification efficace

Selon le rapport de Gartner sur les tendances et les priorités en matière de RH pour 2021, 37 % des responsables des RH ne sont pas équipés pour conduire le changement.

Mais la conception organisationnelle et la gestion du changement sont une priorité majeure pour les équipes RH, à 46 %. Et 36 % ne savent pas quelles sont les lacunes en matière de compétences de leurs employés actuels.

L’accès aux bonnes données RH peut aider les organisations à déterminer ces besoins et à planifier efficacement.

4. Prendre de meilleures décisions d’embauche

Il peut être difficile d’embaucher les bonnes personnes.

Grâce aux rapports sur les ressources humaines, vous pouvez analyser les données relatives aux employés actuels et passés. Cela peut vous aider à améliorer vos processus décisionnels. Il peut également simplifier la gestion des talents.

Vous pouvez découvrir les qualités que vos meilleurs leaders ont en commun. De plus, vous pouvez découvrir quels types de personnes ne correspondent pas à la culture de votre entreprise.

5. Identifier et prédire les modèles de rotation du personnel

Selon le Bureau américain des statistiques du travail, le taux de rotation des employés en 2020 était de 57,3 %.

Et selon Work Institute, la rotation des employés coûte environ 30% du salaire annuel d’un employé.

Ainsi, pour un employé qui gagne le salaire annuel médian de 48 672 €, le coût est d’environ 15 000 €.

De plus, le Work Institute affirme que 37,9 % des employés quittent leur emploi après un an ou moins. Mais ¾ des départs d’employés peuvent être évités.

Pour améliorer la fidélisation des employés, les organisations doivent connaître les raisons de leur départ. Les données obtenues à partir des rapports des RH peuvent aider à identifier les modèles de rotation du personnel.

En conséquence, votre organisation peut prendre les mesures nécessaires pour réduire son taux de rotation et améliorer l’engagement des employés.

Quels indicateurs RH les entreprises doivent-elles suivre ?

Alors, quels sont les indicateurs RH importants pour une organisation ?

Voici huit points de données cruciaux à garder à l’esprit lorsque vous choisissez ce que vous allez suivre dans vos rapports RH :

1. Employés actifs

Les employés actifs sont tous les employés actuellement inscrits sur votre liste de paie. Cette mesure n’inclut pas les employés qui ont récemment quitté l’entreprise, ont été licenciés ou ont été congédiés.

2. Taux de rotation

Quel est le pourcentage d’employés qui partent sur une période donnée ? Il est important de suivre votre taux de rotation pour identifier les problèmes éventuels. Il est également important de savoir ce que vous pouvez faire pour améliorer l’expérience de vos employés.

Si un professionnel des RH constate que le taux de roulement a augmenté au cours de l’année écoulée, l’organisation peut prendre des mesures pour augmenter le taux de rétention des employés.

3. Niveau d’éducation

Le niveau d’éducation représente le parcours éducatif de vos employés. Il peut s’agir de l’école secondaire, de certifications, de diplômes d’études supérieures ou de diplômes d’études supérieures.

Vous pouvez suivre le niveau d’éducation de vos employés pour rester conscient de votre capital humain.

4. Données démographiques

Il est important de garder trace des données démographiques de vos employés afin de pouvoir évaluer la diversité et l’égalité dans votre organisation.

5. Coût du travail

Le coût du travail est la somme de toutes les façons dont votre organisation rémunère ses employés. Cela inclut les salaires, les plans 401(k), les avantages sociaux et les taxes.

6. L’absentéisme (et son coût)

Quel pourcentage du temps vos employés sont-ils absents ?

En plus du taux d’absentéisme, votre organisation devrait également suivre le coût de l’absentéisme. Le suivi de ces paramètres peut vous aider à évaluer le bien-être de votre personnel.

Il peut également vous aider à identifier les problèmes liés au lieu de travail et à les éradiquer.

7. Coûts de formation et de recrutement

Le recrutement et la formation des nouvelles recrues ont un coût. Ce coût varie selon les organisations.

La connaissance de ce coût peut vous aider à établir le coût du roulement du personnel.

Les coûts de formation et de recrutement peuvent également varier selon le rôle. Le suivi de cette mesure vous aide à déterminer quels sont les rôles pour lesquels il est plus difficile d’embaucher, de sorte que vous puissiez maximiser vos efforts pour accroître la rétention de ces personnes.

Par exemple, vous pouvez découvrir que le recrutement d’ingénieurs logiciels coûte plus cher à votre organisation que le recrutement de responsables marketing. Chaque fois que vous devrez embaucher un nouvel ingénieur logiciel, vous saurez à quoi vous attendre en termes de coût. Vous saurez également qu’il est important de trouver quelqu’un qui se voit travailler dans votre organisation à long terme.

8. Type de fonction

Vous pouvez suivre les rôles existants dans votre organisation et le nombre de personnes qui occupent chaque rôle. Cette mesure peut être ventilée par département ou par site.

Par exemple, vous pouvez avoir des fonctions de fabrication, d’achat, d’ingénierie et de comptabilité (et bien d’autres encore).

Quels sont les différents types de rapports RH ?

Pour suivre ces mesures, les organisations ont besoin de différents types de rapports RH. Voici huit types de rapports RH que vous pouvez utiliser :

1. Effectifs

Les rapports sur les effectifs, ou le nombre d’employés, montrent comment vos employés évoluent dans le temps. Il peut s’agir d’un changement de service ou d’un départ de l’entreprise.

Les rapports sur les effectifs vous aident également à suivre les présences, les coûts de formation et le recensement des employés. Ce type de rapport peut également aider les organisations à suivre les taux de rotation du personnel.

2. Diversité

Les rapports sur la diversité aident les organisations à suivre l’âge, le sexe et l’origine ethnique de leurs employés.

L’un de ces rapports est le rapport sur l’égalité des chances en matière d’emploi de la Commission américaine pour l’égalité des chances en matière d’emploi.

Toutes les entreprises du secteur privé comptant 100 employés ou plus, ou les contractants fédéraux comptant plus de 50 employés, doivent soumettre ce rapport chaque année.

Mais, même si votre organisation ne répond pas à ces critères, vous pouvez bénéficier de la création de ce type de rapports.

Ils peuvent vous aider à analyser la diversité au sein de votre organisation et à élaborer un plan d’action en cas de manque de diversité.

3. Recrutement

Les rapports sur le recrutement sont essentiels pour gérer le recrutement et les nouveaux employés. Ces rapports RH vous renseignent :

• Postes ouverts et postes pourvus actuellement
• Le coût moyen du recrutement pour chaque poste
• Le nombre de candidats en lice pour chaque poste
• L’étape de recrutement dans laquelle se trouve actuellement chaque candidat

Les rapports de recrutement permettent de s’assurer que tous les candidats sont comptabilisés afin qu’aucun ne passe à travers les mailles du filet. Ils permettent également de gérer les coûts de recrutement et l’accueil des employés.

Par exemple, pour un seul poste ouvert dans votre département des ventes, vous pourriez avoir :

• 10 candidats en lice
• Deux candidats qui en sont à leur premier entretien
• Trois candidats qui doivent être contactés pour un deuxième entretien
• Trois candidats qui doivent être renvoyés
• Deux candidats qui doivent faire un test

4. Performance

Pour constituer des équipes très performantes, vous devez suivre les performances des employés. Les rapports de performance vous aident :

• Identifiez vos meilleurs éléments
• Trouver des leaders potentiels à développer
• Découvrez quels employés ont besoin de mentorat ou de coaching

Les rapports de performance peuvent également aider les managers à fournir un feedback plus pertinent aux employés.

En voici un exemple. Disons qu’un employé de votre département de recherche et développement a des problèmes de performance. Les rapports des RH montrent que les problèmes de performance ne surviennent que pendant le travail d’équipe. Le responsable de cet employé peut l’aider à améliorer son travail en équipe (ou trouver un soutien externe pour l’aider).

5. Compensation

Les rapports de rémunération sont essentiels pour déterminer le coût de la main-d’œuvre. Mais ils peuvent également aider les départements RH à comprendre comment les revenus des employés évoluent dans le temps.

Cela peut aider les entreprises à prévoir les frais généraux. Par exemple, disons que le coût du département d’ingénierie logicielle a considérablement augmenté au fil du temps. Vous pouvez utiliser ce rapport pour faire une prévision plus réaliste de ce que coûtera ce département dans les cinq prochaines années.

Les rapports de rémunération comprennent généralement les éléments suivants

• Salaire de base de tous les employés
• Avantages sociaux
• Congé payé
• Déductions salariales
• Rémunération des heures supplémentaires

6. Annuel

Les organisations peuvent assurer le suivi de ces indicateurs clés de performance (ICP) pour diverses périodes de temps.

Les rapports annuels peuvent montrer les tendances à long terme. Ils contribuent également à la planification à long terme des organisations.

La rotation du personnel est un exemple de mesure importante à suivre sur une longue période. En effet, les employés partent rarement après une semaine ou un mois.

7. Mensuel

La production de rapports mensuels sur les ressources humaines peut aider les organisations à repérer les tendances et à résoudre les problèmes plus rapidement que les rapports annuels.

Bien qu’ils ne montrent pas les tendances à long terme, ils peuvent néanmoins mettre en évidence les tendances qui se dessinent et qu’il convient de corriger avant qu’elles ne s’aggravent.

Ces types de rapports peuvent également être utiles pour les tendances récurrentes. Par exemple, disons que de nombreux employés demandent des congés annuels au cours du mois de juillet. Dans le passé, cela a causé des problèmes de charge de travail. Mais avec un rapport mensuel sur les congés, les dirigeants peuvent mieux planifier le mois de juillet dans les années à venir.

8. Hebdomadaire

Les rapports hebdomadaires peuvent aider à repérer les changements à court terme. Par exemple, disons que les performances baissent pendant une semaine donnée. Les départements RH peuvent rapidement prendre des mesures pour éviter que le problème ne s’aggrave.

Peut-être que les employés de vente ont un moral bas, ou peut-être que les aider à améliorer leur forme mentale pourrait aider les performances à remonter.

5 caractéristiques des rapports sur les ressources humaines

Il n’est pas toujours facile de suivre les rapports sur les ressources humaines. Voici cinq caractéristiques d’un rapport efficace sur les ressources humaines :

1. Le processus est continu

Le rapport sur les ressources humaines doit être un processus continu.

La création d’un seul rapport peut être utile. Mais ce sont les rapports continus qui vous permettent d’établir des tendances et d’apprendre à connaître réellement votre personnel.

2. Il est omniprésent

Un reporting RH efficace doit être omniprésent. Cela signifie qu’il ne doit pas faire de distinction entre les niveaux de gestion ou les employés des différents départements.

Tous les services d’une organisation doivent établir des rapports RH.

3. Il sert les autres départements

Le reporting RH en lui-même ne génère pas de revenus ou ne crée pas de profits. Il est conçu pour servir d’autres départements générateurs de revenus.

Les données inestimables générées par les rapports RH peuvent aider d’autres départements à augmenter leur rentabilité.

4. Il est axé sur les résultats

Il est facile de s’enliser dans les processus de reporting des ressources humaines. Mais votre organisation doit se concentrer sur les résultats plutôt que sur les processus pour le plaisir des processus.

Vos rapports RH doivent contribuer à améliorer votre organisation. S’ils ne servent pas cet objectif, il faut changer quelque chose.

5. Il est axé sur les personnes

Un rapport efficace sur les ressources humaines est axé sur les personnes.

Son objectif doit être d’aider votre organisation à développer son capital humain en aidant vos employés à atteindre leur plein potentiel.

Comment rédiger un rapport RH

Vous savez maintenant pourquoi vous avez besoin de rapports RH et quels types existent. Voici comment vous pouvez rédiger un rapport RH en cinq étapes :

1. Sélectionner les données avec soin

Votre première étape devrait être de choisir les données à inclure dans votre rapport. Mais toutes les données ne sont pas égales.

Des données inexactes peuvent être injustes pour vos employés. Elles peuvent également donner une image fausse de votre personnel et de votre capital humain. Par exemple, si vous faites le suivi de la diversité, le fait de ne tenir compte que du sexe des employés peut vous donner l’impression que vous avez recruté une main-d’œuvre diversifiée, même si la réalité est tout autre.

2. Choisissez la fréquence de vos rapports

Une fois que vous avez les bonnes données, choisissez la fréquence de votre rapport.

Votre rapport aura un aspect très différent selon qu’il s’agit d’un rapport hebdomadaire ou d’un rapport mensuel ou même annuel. Cela déterminera également la fréquence à laquelle le rapport doit être mis à jour.

3. Décrivez brièvement et clairement l’information

Fournissez le contexte des données dans votre rapport. Faites-le clairement, mais restez bref et conforme au sujet.

Toute information inutile sera une perte de temps lorsque d’autres personnes voudront analyser le rapport.

4. Vérifier le rapport

Les erreurs peuvent arriver à tout le monde.

Vérifiez toujours deux fois le rapport pour éviter les divergences de données. Une petite erreur peut faire boule de neige et entraîner des écarts plus importants.

5. Communiquer rapidement

Pour que votre rapport RH soit efficace, il est important de le montrer rapidement aux décideurs. Ainsi, ils peuvent ajuster leurs stratégies pour résoudre les problèmes qui se présentent avant qu’ils ne s’aggravent.

Comment les départements RH automatisent le processus de reporting des ressources humaines

Parce qu’il y a beaucoup de données à gérer, les départements RH utilisent des logiciels pour automatiser le processus de reporting des ressources humaines. L’automatisation est l’une des trois principales technologies dans lesquelles les entreprises prévoient d’investir au cours des 12 prochains mois, à hauteur de 25 %.

L’automatisation des RH libère les employés de l’exécution de tâches répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur la stratégie et la prise de décision.

Parmi les processus que les départements RH automatisent, citons :

• Feuilles de temps des employés : les applications de feuilles de temps automatisées peuvent aider à suivre l’absentéisme et les congés de manière beaucoup plus efficace que la gestion des feuilles de temps à la main.
• Accueil des employés : avec toute la paperasserie nécessaire à l’accueil d’un nouvel employé, l’automatisation peut rationaliser tout cela dans une seule application afin que rien ne tombe entre les mailles du filet.
• Gestion des performances : En automatisant la gestion de la performance, vous pouvez minimiser les préjugés.

Utilisez les rapports sur les ressources humaines pour améliorer le capital humain de votre organisation.

Les rapports sur les ressources humaines, lorsqu’ils sont bien faits, peuvent vous aider à analyser vos effectifs et à quantifier votre capital humain.

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