L’intégration des employés : Comment un bon départ mène à de bons résultats

Pendant longtemps, les attentes pour votre premier jour de travail étaient assez simples. Vous arriviez, montriez votre carte d’identité, passiez quelques heures à vous « familiariser » avec le système et faisiez le tour du bureau.

En réalité, l’accueil des employés est bien plus que cela. La façon dont une entreprise accueille un nouvel employé ouvre la voie à sa réussite à long terme dans son rôle – et peut déterminer s’il restera ou non dans l’entreprise. Nous avons interviewé Gigi Saca, responsable du programme d’opérations sur le personnel chez RecrutementPro, pour obtenir un scoop sur la manière d’accueillir des personnes performantes – à grande échelle – tout en dynamisant la culture d’entreprise.

Qu’est-ce que l’onboarding des employés ?

L’intégration des employés fait partie du processus d’embauche. En gros, c’est le processus qui permet à un nouvel employé de s’installer dans son rôle, de se présenter à son équipe et de s’intégrer dans l’entreprise. Au minimum, l’intégration est cette grosse pile de documents que vous recevez le premier jour.

Cependant, une pile de documents importants n’est pas ce qui fait ou défait votre expérience dans un nouvel emploi. Selon M. Saca, l’intégration commence en fait dès la signature de la lettre d’offre et se poursuit bien au-delà des 90 premiers jours de l’employé dans son poste.

Accueil et orientation des employés

L’orientation des employés est souvent confondue avec l’intégration des employés. Quelle est la différence ? L’orientation est un processus beaucoup plus simple qui consiste uniquement à accomplir les tâches nécessaires au nouvel employé. Par exemple, la pile de documents que nous avons mentionnée ci-dessus. L’orientation des employés peut également inclure la configuration d’une nouvelle recrue sur les applications de l’entreprise ou la fourniture d’une carte clé pour qu’elle puisse entrer dans le bureau.

L’intégration des employés, en revanche, concerne l’expérience des employés. Pour de nombreuses entreprises, il s’agit d’un programme complet qui vise à intégrer les nouvelles recrues dans la culture de l’entreprise. Il s’agit notamment de donner aux employés tous les outils, ressources, présentations et réponses dont ils ont besoin pour réussir.

Par exemple, lors de l’intégration des employés, les ressources humaines peuvent vous présenter des collègues en rapport avec votre travail – elles peuvent même programmer des appels de présentation pour vous. Cette démarche est inestimable car vous n’aurez peut-être pas l’occasion de rencontrer directement des collègues en dehors de votre service, surtout au début. Si vous rencontrez des acteurs pertinents dès le début, cela peut vous aider à être plus productif par la suite.

Un processus d’orientation des employés, cependant, n’implique pas de présentations ou d’autres éléments non essentiels. C’est très simple et malheureusement, cela laisse souvent les nouvelles recrues chercher des ressources et rencontrer des collègues sans aucun soutien.

Pourquoi l’intégration des employés est-elle si importante ?

En 2021, Eagle Hill Consulting a mené une étude sur les employés qui ont commencé un nouvel emploi pendant la pandémie. La majorité des nouvelles recrues ne se sentaient pas prêtes à réussir après leur intégration :

• 71% ne sont pas sûrs de savoir avec qui ils doivent établir des relations.
• 62% n’avaient pas une idée claire de la culture de l’organisation.
• 53% n’avaient pas une idée claire de la manière d’être productif dans leur travail.

Ces statistiques montrent l’importance de l’accueil – la confusion peut nuire à la productivité d’un nouvel employé et causer beaucoup de stress inutile. De plus, une mauvaise première impression peut avoir un impact sur la satisfaction et la rétention des employés à long terme.

En revanche, un programme d’intégration approfondi aura l’effet inverse et rendra les employés plus heureux, plus productifs et plus loyaux. Oui, l’intégration des employés a de nombreux objectifs pratiques, tels que la vérification de l’admissibilité à l’emploi et le paiement des salaires. Mais il va beaucoup plus loin en donnant la priorité à l’expérience de l’employé, et pas seulement à la paperasse.

Un processus d’intégration bien conçu est encore plus important pour les équipes distantes et hybrides. L’intégration est l’occasion pour une entreprise d’être explicite sur ce qui compte pour elle. Par exemple, chez RecrutementPro, notre équipe de gestion des ressources humaines s’efforce d’expliquer comment chaque événement ou activité démontre et renforce nos valeurs fondamentales. Nous mettons également l’accent sur les comportements à fort impact que nous valorisons, afin que les nouvelles recrues appliquent consciemment ces deux éléments dès leur arrivée.

Voici quelques raisons supplémentaires pour lesquelles l’intégration des employés est si cruciale :

1. Clarifie les attentes : Cela va au-delà de la description de poste d’un nouvel employé – la plupart des personnes faisant partie d’une cohorte d’intégration ne partageront pas le même travail en termes de tâches ou de responsabilités. Clarifier les attentes, c’est mettre tout le monde d’accord sur la manière dont le travail est effectué et sur les raisons de ce travail.
2. Fournit une vue d’ensemble de ce dont les nouvelles recrues ont besoin : Les systèmes, processus et outils nécessaires à l’entrée en fonction d’un nouvel employé peuvent être accablants. L’intégration des employés établit une feuille de route organisée pour les nouvelles recrues afin qu’elles sachent exactement ce dont elles ont besoin et comment l’obtenir. Cela peut rationaliser le processus de transition et faciliter les choses pour toutes les personnes concernées.
3. Créez du temps pour l’aspect pratique : L’onboarding vous donne l’occasion de vous assurer que les employés ont accès à tous les logiciels ou plateformes spécialisés dont ils ont besoin pour faire leur travail. C’est aussi l’occasion de transférer la supervision des RH aux managers directs.
4. Accueillir intentionnellement les employés dans la culture de l’entreprise : Dans les premiers jours de leur arrivée à RecrutementPro, les nouveaux employés rencontrent le PDG et cofondateur Alexi Robichaux. Au cours de cette rencontre, il déclare : « Nous n’embauchons pas des personnes qui correspondent à notre culture. Nous embauchons des personnes qui nous rendent meilleurs ». Plutôt que de se concentrer sur « l’adéquation à la culture », il est plus important d’embaucher des personnes qui sont en phase avec les valeurs de l’organisation.

Un accueil de qualité pour les employés favorise la rétention du personnel

Même si être licencié est une crainte majeure pour de nombreux employés, la plupart des entreprises souhaitent que vous restiez. Grâce à la Grande Démission, la fidélisation des employés est aujourd’hui une priorité absolue pour les entreprises.

Voici quelques statistiques incroyables pour vous montrer l’importance de l’accueil pour la fidélisation des employés :

• Le Brandon Hall Group a constaté que des processus d’accueil solides peuvent améliorer le taux de fidélisation d’une organisation jusqu’à 82 %.
• Il a été démontré que le fait de proposer aux employés des opportunités de développement professionnel lors de l’intégration augmente leur satisfaction.
• 70 % des employés qui disent avoir eu une bonne expérience d’intégration sont d’accord pour dire qu’ils ont « le meilleur emploi possible ».
• Près de 30 % des nouvelles recrues qui démissionnent au cours de leurs six premiers mois d’emploi déclarent n’avoir eu aucune ou presque aucune expérience d’intégration.

Quelles sont les phases du processus d’intégration d’un employé ?

Peakon, une filiale du géant technologique des ressources humaines Workday, divise le parcours de l’employé en quatre phases : l’intégration, le développement initial, le développement continu et la rétention, et la séparation.

1. Embarquement

La phase d’accueil dure environ les 60 à 90 premiers jours de la prise de fonction d’un employé. Voici quelques éléments à garder à l’esprit pendant la phase d’intégration :

• L’objectif doit être de faire en sorte que les employés se sentent les bienvenus tout en les aidant à comprendre les attentes. Cela signifie les accueillir avec le sourire, partager les informations importantes de manière attrayante (ne vous contentez pas d’envoyer par e-mail un tas de PDF !) et être disponible pour répondre aux questions.
• Cette phase est cruciale pour cultiver un sentiment d’appartenance chez les nouveaux embauchés. En fait, M. Saca note que sans ce sentiment d’appartenance, il est peu probable que l’employé reste dans l’entreprise. Les données de Peakon indiquent que 30 % des demandeurs d’emploi quittent leur nouveau rôle dans les 90 premiers jours.
• N’oubliez pas que l’onboarding doit inclure le preboarding. Dès que la lettre d’offre est signée, votre rôle commence. Gardez la communication ouverte dans les semaines précédant leur premier jour et essayez de prendre des nouvelles par téléphone.

2. Développement initial

Une fois que l’employé s’est installé dans son nouveau rôle, il commencera probablement à chercher des moyens de contribuer à son équipe et d’avoir un impact plus important. Voici quelques conseils pour cette partie du processus d’intégration :

• Soyez là pour soutenir l’intégration d’un nouvel employé dans sa nouvelle équipe. Le contact avec de nouveaux collègues peut être intimidant. L’intégration est donc l’endroit idéal pour aider les employés à se sentir plus à l’aise.
• Partagez de nombreuses informations sur les possibilités de développement professionnel et les processus d’évaluation des performances de l’entreprise. L’évolution de la carrière est un élément clé de la fidélisation des employés, c’est pourquoi il est toujours bon d’informer les nouvelles recrues de ces informations.
• Continuez à encourager les nouveaux employés à participer aux événements de l’entreprise. Par exemple, si leur équipe organise un happy hour virtuel tous les jeudis, rappelez-le leur. S’il y a une fête de fin d’année à venir, demandez-leur s’ils se sont inscrits. L’onboarding peut les aider à s’amuser et à réussir dans leur travail.

3. Développement continu et rétention

À ce stade, il y a de fortes chances que vos employés fassent partie d’une organisation très différente de celle qu’ils ont rejointe au départ. Bien que l’intégration des employés soit techniquement terminée, n’oubliez pas ceci :

• Depuis leur premier jour, l’entreprise a probablement connu une croissance, un certain nombre de nouvelles embauches et ils ont peut-être même reçu leur première promotion. Les employés sont probablement intéressés par les opportunités de croissance et peuvent commencer à chercher un nouvel emploi s’ils ont l’impression que leur mobilité est limitée. C’est le moment idéal pour leur rappeler les possibilités de développement de carrière.
• Impliquez les responsables de leur équipe. Rappelez aux managers de fixer des objectifs professionnels trimestriels et de procéder à des évaluations annuelles des performances avec leurs employés. Cela aidera les employés à rester engagés et à ressentir un sentiment de croissance continue.
• Utilisez des outils d’engagement des employés pour surveiller leur satisfaction et leur bonheur. Cela vous permettra de savoir si la culture de l’entreprise commence à changer de manière négative. Cela peut même vous aider à faire des ajustements avant que les employés ne ressentent le besoin de chercher un nouvel emploi.

4. Séparation

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les employés quittent une entreprise, et toutes ne sont pas mauvaises. Ils peuvent prendre leur retraite, changer de carrière, déménager ou être prêts à acquérir de nouvelles compétences. Certains employés peuvent partir en raison de la culture de l’entreprise ou d’un manque d’engagement dans leur rôle. La séparation – y compris la réflexion sur le départ, la recherche d’un nouvel emploi et la formation des personnes qui reprendront leur rôle – commence environ un à trois mois avant le départ effectif. Veillez à ce que la séparation se fasse sur une bonne note s’ils partent – on ne sait jamais s’ils peuvent devenir des employés boomerang plus tard.

Ce qu’il faut inclure dans l’accueil des employés

Maintenant que vous savez pourquoi l’intégration des employés est importante et ce qu’il faut éviter, par où commencer ? Voici quelques conseils rapides sur ce que vous devriez inclure dans votre programme d’intégration des employés.

• Toute la logistique : Oui, tout ce qui est ennuyeux, de la signature des documents à l’examen de leur nouvelle configuration informatique. Ne prenez pas cette partie à la légère – les nouvelles recrues auront beaucoup de questions, alors prenez le temps d’y répondre de manière réfléchie.

• Un aperçu des avantages sociaux : S’il vous plaît, ne vous contentez pas d’envoyer par courriel un paquet d’avantages sociaux et d’en rester là. Donnez aux nouveaux employés une vue d’ensemble attrayante de ce que votre entreprise offre, que ce soit par téléphone ou lors d’une séance d’orientation en personne.

• Accueillez-les dès leur premier jour : Cela devrait aller de soi, mais ne laissez pas un nouvel employé dans le noir le premier jour. Accueillez-le, répondez à ses questions et, si vous le pouvez, offrez-lui un cadeau de bienvenue, comme un t-shirt de la marque.

• Présentez-les à l’équipe : Programmez des appels de bienvenue avec tous les membres de la nouvelle équipe de l’employé, en particulier le responsable du recrutement (qui peut probablement vous aider pour cette partie). Pour des points bonus, programmez ou encouragez des rencontres avec des collègues en dehors de leur équipe.

• Désignez un mentor parmi les pairs : Il n’y a rien de pire que de chercher quelqu’un avec qui déjeuner lors de votre premier jour au bureau. Oui, il y a toujours votre directeur, mais un nouvel employé peut ne pas se sentir à l’aise pour socialiser avec lui. Désignez un pair qui peut devenir automatiquement un ami de travail, au moins pour les premières semaines.

• Créez un plan de contrôle à 30, 60 et 90 jours : C’est la meilleure façon d’assurer votre capacité à répondre rapidement aux préoccupations d’un nouvel employé. Au lieu de compter sur le fait qu’il vienne à vous, soyez proactif et planifiez des visites de contrôle – cela rendra la communication ouverte beaucoup plus facile pour vous et le nouvel employé.

Nous sommes sûrs qu’il y a des dizaines d’autres choses que vous pourriez inclure dans le processus d’accueil de vos nouveaux employés. Chaque entreprise est unique, et l’intégration est un excellent moyen de le montrer. Personnalisez votre propre processus et établissez des priorités pour chaque nouvel employé. N’oubliez pas de demander un retour d’information afin de pouvoir l’améliorer en permanence !

6 étapes pour un processus d’accueil réussi des nouveaux employés

Nous avons partagé quelques idées sur les éléments à inclure dans votre processus d’accueil. Voyons maintenant les mesures exactes que vous pouvez prendre pour garantir une expérience extraordinaire aux employés – et une excellente première impression.

1. Publier leur lettre d’offre d’emploi

La compréhension par l’employé de la manière dont il sera traité en tant que salarié commence lorsqu’il reçoit – et signe – sa lettre d’offre. C’est le moment idéal pour lui expliquer tout ce qu’il doit savoir avant de signer, comme la rémunération, les primes à l’embauche, les options d’achat d’actions et les accords de confidentialité.

Confirmez avec eux la date d’entrée en fonction et soulignez combien vous êtes heureux qu’ils rejoignent l’équipe. Assurez-vous qu’il existe un plan pour le passage de relais entre le recrutement et les ressources humaines.

2. Préparez-vous avant le premier jour

Les nouveaux embauchés doivent toujours avoir un point de contact avec l’entreprise. Après avoir signé leur offre avec le service d’acquisition de talents, ils doivent savoir qui contacter au sein de l’équipe RH pour toute question. Voici ce qu’il faut encore préparer avant le premier jour :

• Envisager de traiter les documents des nouveaux employés avant le premier jour pour que les choses aillent plus vite.
• Fournissez une liste de contrôle de ce dont ils auront besoin immédiatement (par exemple, adresse électronique de l’entreprise, ordinateur, manuel de l’employé, etc.)
• Mettez en place un portail pour les nouveaux employés avec les noms des principaux collègues, les informations de contact, les informations sur ce qu’il faut porter ou apporter le premier jour, etc.
• Préparer un e-mail de bienvenue de votre part et rappeler à leur nouvelle équipe de faire de même.
• Envoyez-leur le calendrier d’intégration à l’avance pour qu’ils sachent quand ils auront des réunions ou d’autres obligations importantes.

3. Passez un excellent premier jour

Vous voudrez profiter du premier jour de votre employé pour lui dire à quoi il doit s’attendre au cours du premier mois. Réfléchissez à ce que vous voulez qu’une personne sache, pense et ressente lors de son premier jour de travail. Si c’était le seul jour qu’il passait dans votre entreprise, que voudriez-vous qu’il en retire ?

4. Embarquement « complet » des nouvelles recrues

Considérez-vous vos employés comme des clients ? Gigi Saca affirme qu’à bien des égards, le parcours des employés reflète le parcours des clients. L’objectif final est d’avoir une personne satisfaite de son choix de s’investir dans votre entreprise, mais au lieu de l’amener à acheter, vous l’amenez à « adhérer ».

Saca travaille avec l’équipe de conception du programme et du contenu, apportant la même nuance et la même attention à l’intégration des employés que RecrutementPro apporte au développement personnel. Elle s’appuie sur les résultats de nos recherches sur la façon dont les gens apprennent et progressent dans leur carrière, qu’elle concrétise avec les conseils et le soutien de Mekayla Castro, responsable de la conception de l’expérience d’apprentissage chez RecrutementPro.

5. Remettez-les à leur responsable

Une fois le processus formel d’intégration terminé, ils occuperont leur nouveau rôle à plein temps et seront (très probablement) impatients de commencer à contribuer. N’oubliez pas ces tâches importantes :

• Assurez-vous que les professionnels des RH qui gèrent l’intégration ont mis en place un plan pour connecter les nouvelles recrues à leur équipe.
• Si vous utilisez un logiciel d’accueil des employés ou des outils d’enregistrement, assurez-vous qu’ils sont connectés à leurs équipes afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.
• Prenez contact avec leur nouveau manager pour vous assurer qu’ils ont eu l’occasion de rencontrer leur nouvel employé en tête-à-tête et qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail.

6. Préparer le terrain pour une croissance à long terme

Le soutien ne s’arrête pas une fois que le nouvel employé a pris ses fonctions et terminé sa formation. Il est important de leur fournir plusieurs moyens d’entrer en contact avec les RH, la direction et les autres équipes et de recevoir leur soutien. Les employés qui réussissent le mieux sont ceux qui sont capables de travailler avec leurs chefs, leurs collègues et les autres fonctions avec la même facilité.

Les membres de RecrutementPro qui ont accès à leur coach dans le cadre de ce processus bénéficient d’un point de contact supplémentaire, ce qui facilite la transition entre le nouvel employé et le dirigeant expérimenté. Le coaching renforce la conscience de soi et fournit un retour d’information cohérent, ce qui augmente les chances que les employés fassent la réflexion critique nécessaire pour gérer les conversations difficiles et développer les compétences requises pour réussir.

En résumé : La première impression est la plus durable

Votre processus d’intégration commence bien avant que votre employé ne franchisse la porte. Le processus d’entretien est une cour, et les deux parties se comportent au mieux. Mais une fois la lettre signée, chaque partie a fait une promesse à l’autre. Le processus d’intégration de votre employé est votre première occasion de tenir cette promesse.

Lorsque votre équipe est dans le besoin et que vous avez eu besoin d’elle hier, il peut être difficile de reporter les contributions de votre nouvelle recrue pour l’onboarding. Cependant, il s’agit d’aller lentement pour aller vite plus tard. La façon dont vous les installez, du premier jour à la première année, fait une différence dans leur réussite à long terme dans votre entreprise. Faites-le bien, et vous en tirerez tous deux profit.