L’intégration des employés : comment créer un processus efficace en 6 étapes.

Au cours des deux dernières années, les employeurs ont assisté à un exode massif sur le lieu de travail. La Grande Démission a incité des millions de travailleurs à quitter leur emploi. Les employés n’ont pas tardé à partir à la recherche de meilleures opportunités de carrière, en accord avec leurs objectifs et leurs valeurs.

Aujourd’hui, le marché du travail en ébullition se refroidit. Les employeurs cherchent à développer et à fidéliser leurs meilleurs talents tout en pivotant rapidement pour équilibrer croissance et rentabilité.

Le monde du travail est, une fois de plus, en pleine mutation. Et comme nous en avons tous pris l’habitude, le changement est une constante qui est là pour rester.

Mais un aspect essentiel de l’expérience des employés reste crucial : les entreprises doivent rester résilientes. Et l’un des principaux marqueurs de la résilience sur le marché est l’expérience d’expulsion.

L’expérience d’intégration est souvent le dernier contact qu’un employé reçoit dans le cycle de l’expérience de l’employé. Et si l’entreprise a laissé un mauvais goût dans la bouche de l’employé, il y a un potentiel de dommages. Plus de 10 % des Françaiss exagèrent ou mentent sur leur expérience avec un ex-employeur sur des sites d’évaluation comme Glassdoor et Indeed. Sur ces 10 %, plus de 50 % disent que leur intention était de nuire à la réputation de l’ex-employeur.

Parfois, il s’agit de cas plus modestes, comme de mauvaises critiques en ligne qui rebutent les meilleurs candidats. Ou d’autres fois, il s’agit de cas plus extrêmes où les ex-employés menacent les gens. Ou peut-être s’agit-il d’un faux pas dans le processus d’entretien de départ qui n’a pas été abordé ou offert. Si vous voulez moins d’ex-employés mécontents, vous avez besoin d’un processus de départ hermétique.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est le départ d’un employé, pourquoi il est important et comment le faire avec élégance.

Qu’est-ce que l’externalisation des employés ?

C’est la phase de rupture de la relation employé-employeur.

Qu’est-ce que l’externalisation des employés ?

Le départ d’un employé est le processus de rupture entre votre entreprise et un employé qui a démissionné, pris sa retraite ou été licencié.

Ce processus implique parfois :

• Notifier les autres équipes
• Transférer les fonctions de l’employé à un remplaçant
• Récupérer le matériel de l’entreprise
• Suppression ou révocation de l’accès aux comptes
• Réalisation d’entretiens de sortie
• Et selon la situation, organiser une fête d’adieu.

Le processus d’intégration vous permet d’impliquer les nouveaux employés et de les préparer à la réussite. Le processus de départ vous permet de faire vos adieux et de recueillir les commentaires des employés qui quittent l’entreprise. Il est important de reconnaître que le départ d’un employé n’est pas forcément négatif en soi. Il existe de nombreuses occasions de renforcer les valeurs et la culture de votre entreprise, même lorsqu’un employé franchit la ligne d’arrivée dans votre organisation.

Pourquoi l’intégration des employés est-elle importante ?

Chaque entreprise devrait avoir un ensemble de valeurs fondamentales et un objectif qui lui servent de boussole.

L’expérience de départ doit refléter les valeurs et les objectifs de l’entreprise. C’est la dernière occasion pour l’entreprise de faire preuve d’attention, d’empathie et d’intérêt envers le salarié qui part.

L’intégration permet non seulement de laisser une bonne impression aux employés actuels, mais aussi de renforcer cette impression auprès des collègues qu’ils laissent derrière eux. Voici les cinq principales raisons pour lesquelles vous devriez prendre au sérieux le départ de vos employés.

1. Favoriser la défense de la marque
2. Encourager les employés boomerang
3. Fournit des informations précieuses sur l’entreprise
4. Augmente la sécurité des données
5. Réduit les risques de conformité

1. Favorise la défense de la marque

Si votre procédure de départ d’un employé se résume à une brève poignée de main et à un signe d’adieu, il est temps de changer cela.

Des réactions impersonnelles comme celles-ci peuvent laisser une terrible impression sur l’employé. Cela peut conduire à de mauvaises critiques de votre organisation sur les plateformes de médias sociaux et les sites d’évaluation des entreprises. Tout cela a un impact négatif sur votre image de marque d’employeur.

Un bon processus d’intégration des employés peut faire en sorte que tous les employés qui partent soient des défenseurs de la marque. Il vous permet d’écouter l’expérience d’un employé dans votre entreprise et d’apprécier sa contribution à la croissance de l’entreprise. Ainsi, ils seront plus enclins à parler de vous en public après leur départ.

Vos employés actuels voient également comment vous traitez les employés sortants. Cela renforce la confiance dans votre marque. Tout cela influencera l’intérêt des gens à travailler pour vous.

2. Encourage les employés boomerang

Lorsque les employés quittent une entreprise, cela ne signifie pas toujours qu’ils sont partis pour de bon. Parfois, après avoir travaillé dans une nouvelle organisation pendant un certain temps, les anciens employés retournent dans les entreprises où ils ont travaillé auparavant.

Qu’ils reprennent leur ancien rôle ou en occupent un nouveau, ces travailleurs de retour sont appelés « employés boomerang ».

Une étude de 2020 a révélé que les employés boomerang faisaient preuve d’un meilleur engagement envers une entreprise que les autres employés. Ils ont pris en charge des projets supplémentaires au-delà de leur champ de travail officiel, par rapport à tous les autres.

En outre, les employés boomerang reviennent avec des connaissances, des compétences et une expérience supplémentaires. Parce qu’ils connaissent bien l’entreprise, les réembauches peuvent démarrer sur les chapeaux de roue, alors qu’une toute nouvelle recrue a besoin de plus de formation pour atteindre une productivité maximale.

Un processus de départ réussi permet aux employés qui quittent l’entreprise de se sentir à l’aise pour revenir dans l’entreprise à l’avenir, si nécessaire.

3. Fournit des informations précieuses sur l’entreprise

Les employés qui quittent l’entreprise peuvent vous donner des informations précieuses sur l’expérience générale des employés dans votre organisation. C’est pourquoi vous devriez mener des entretiens de départ avec les employés qui quittent l’entreprise.

Au cours de l’entretien, encouragez l’employé à donner un véritable feedback sur son passage dans votre entreprise. Cette discussion peut vous aider à identifier les forces, les faiblesses et les possibilités d’amélioration de votre organisation.

4. Augmente la sécurité des données

Environ 20 % des organisations ont été victimes de violations de données par d’anciens employés. Ce n’est pas surprenant quand on sait qu’un employé sur quatre a encore accès à des comptes provenant d’anciens emplois.

Aussi terrible que cela puisse être, si le départ d’un employé d’une entreprise est involontaire, il peut essayer de nuire à l’entreprise par dépit ou par colère. Par exemple, il peut supprimer des fichiers importants ou télécharger la base de données des clients de l’entreprise sur une plateforme publique.

Certains ex-travailleurs peuvent également escroquer les clients de l’entreprise s’ils ont encore accès aux comptes. Prenez le cas de Jason Needham, qui a volé des documents et des dessins d’une valeur de plus de 500 000 USD à la société d’ingénierie Allen and Hoshall, après son départ.

Un processus de départ réussi garantit que les données sensibles de l’entreprise restent privées et sécurisées. Dans le cadre de ce processus, les employés qui quittent l’entreprise doivent rendre les biens fournis par celle-ci et voir leur accès aux comptes révoqué. Le service informatique peut également supprimer ou modifier les informations de compte des employés sortants. Cela empêchera les employés d’accéder aux données après leur départ de l’entreprise.

5. Réduit les risques de conformité

Selon le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, il se peut que vous deviez vous conformer à certaines directives et réglementations concernant le départ des employés.

Par exemple, les entretiens de départ aident les employeurs à découvrir toute expérience négative vécue par l’employé pendant son séjour dans l’entreprise. Il peut faire part d’expériences telles que le racisme, le sexisme et la coercition sur le lieu de travail sans craindre de réaction négative. Ainsi, l’entreprise peut atténuer le problème avant que l’employé n’en parle en public ou ne la poursuive en justice.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige également que les entreprises de l’UE suppriment les données personnelles des appareils lorsqu’un employé quitte l’entreprise.

Si vous avez mis en place un excellent processus d’offboarding, il vous sera plus facile de vous conformer à ces directives. Lorsque le dossier public de votre entreprise est propre et que vos clients savent que leurs informations sont sécurisées, les gens sont plus susceptibles de faire confiance à votre organisation.

Ce qu’il faut inclure dans le processus de départ d’un employé

Voici quelques étapes à inclure dans le processus de départ de vos employés :

1. Informer les autres équipes du départ de l’employé

Lorsqu’un employé se prépare à partir, vous devez informer vos départements des ressources humaines (RH), des finances et de l’informatique de son départ. Ces équipes suppriment les accès informatiques, annulent les connexions et traitent les paiements finaux.

Du point de vue des relations et des connexions, il est important de maintenir des liens solides avec les autres équipes. Par exemple, si un employé qui partait jouait un rôle essentiel dans un projet interfonctionnel, comment allez-vous soutenir ce vide pour vous assurer que le projet ne déraille pas ?

Chez RecrutementPro, nous parlons de prendre des engagements conscients les uns envers les autres, en particulier lorsque nous travaillons de manière transversale. Pour maintenir des liens solides avec nos collègues, il est important de communiquer clairement et efficacement les changements (le plus tôt sera le mieux).

Si le départ d’un employé a des répercussions sur une échéance, un produit livrable ou un projet, communiquez les changements dès le début. Cela permettra d’atténuer les tensions, les lacunes dans la bande passante et les surprises qui accompagnent naturellement tout changement.

En les informant à temps, vous accélérerez ces processus et réduirez le risque de manquer une étape cruciale du processus de départ.

2. Transférer les responsabilités du poste de l’employé à un remplaçant.

Trouver un remplaçant pour le poste d’un employé qui part peut prendre du temps.

Pour éviter une baisse de productivité, commencez à en chercher un avant même le départ de l’employé. Cela peut signifier l’embauche d’un tout nouvel employé ou l’attribution du poste à une personne qui travaille déjà dans l’entreprise.

Une fois que vous avez trouvé un remplaçant, vous devez le former pour qu’il puisse assumer le travail. Si possible, demandez à l’employé qui part de transmettre ses connaissances du poste au remplaçant. C’est ce qu’on appelle le transfert de connaissances.

Pour ce faire, posez à l’employé des questions telles que :

• Quelles sont les tâches principales de votre rôle ?
• Pouvez-vous décomposer votre routine de travail quotidienne en étapes ?
• Y a-t-il des outils ou des applications que votre successeur doit apprendre à utiliser ?
• À quels fichiers votre remplaçant doit-il avoir accès ?

Les réponses à ces questions aideront le successeur à savoir comment reprendre là où l’employé s’est arrêté.

Récupérer les biens de l’entreprise

Lorsqu’un employé est sur le point de quitter l’entreprise, il doit rendre tout équipement ou bien fourni par le travail. Cela inclut :

• Ordinateurs portables
• Téléphones portables
• Cartes de crédit
• Clés
• Uniformes
• Voitures de fonction
• Badges d’identification

Idéalement, il devrait y avoir une liste qui détaille tous les biens que l’entreprise a donnés à l’employé. Cela permet de s’assurer que l’entreprise récupère tous les éléments avant le départ de l’employé.

4. Révoquer l’accès aux comptes

Lors de son dernier jour de travail, vous devrez révoquer l’accès de l’employé aux comptes clés. Révoquez l’accès aux logiciels et aux applications, notamment :

• l’email de leur société
• licences de logiciels
• plates-formes de communication
• plates-formes de gestion de projets

Vous devez également désactiver l’accès aux codes d’entrée et aux badges de sécurité des portes.

Si votre entreprise a fourni des ordinateurs aux employés, supprimez toutes les données personnelles de ces appareils afin de les préparer à être utilisés par le prochain employé. Sinon, l’employé qui part doit remettre ses appareils personnels à l’administrateur informatique afin qu’il puisse en effacer toutes les données de l’entreprise.

Cela garantit que les anciens employés n’ont pas accès aux informations sensibles de l’entreprise et/ou des clients après leur départ. En effet, si des données privées se retrouvent entre les mains d’un ex-employé mécontent, cela pourrait entraîner une violation des données.

Non seulement les violations de données sont dangereuses, mais elles sont également coûteuses. En 2021, le coût moyen d’une violation de données était de 4,24 millions de euros. Assurez-vous de faire preuve de diligence raisonnable pour protéger vos données (et vos poches).

5. Signer les documents et effectuer les derniers paiements

Selon la politique de l’entreprise et le manuel de l’employé, un employé peut avoir à signer certains documents avant de partir. Ces documents peuvent inclure des divulgations de sécurité et des contrats de confidentialité.

Après avoir informé votre équipe RH du départ d’un employé, elle commencera à préparer les documents à faire signer à l’employé. L’équipe financière planifiera également la paie afin que l’employé reçoive l’intégralité de son salaire avant son départ.

Une fois que l’employé aura reçu son dernier salaire, l’équipe financière le retirera de la liste de paie de l’entreprise.

6. Mener un entretien de sortie

Un entretien de départ vous donne l’occasion de mettre fin à la relation professionnelle entre une entreprise et un employé en bons termes. Il vous permet également d’obtenir des informations importantes qui peuvent contribuer à améliorer la culture d’entreprise de votre société.

Au cours de l’entretien de départ, posez à l’employé qui part des questions sur le style de gestion de l’entreprise. Posez également des questions sur les processus de travail et l’expérience globale de l’employé. Voici quelques questions à poser lors d’un entretien de départ :

• Avez-vous eu les ressources et le soutien dont vous aviez besoin pour accomplir efficacement vos tâches professionnelles ?
• Le travail correspondait-il à vos attentes lorsque nous vous avons embauché ?
• Comment étaient vos relations avec vos collègues ?
• Y a-t-il quelque chose que nous aurions pu faire pour vous faire changer d’avis sur votre départ ?
• Quel est le problème le plus important sur lequel vous pensez que nous devrions nous améliorer ?
• Recommanderiez-vous cette entreprise à des demandeurs d’emploi ? Si oui, pourquoi ? Si non, pourquoi pas ?
• Envisageriez-vous de revenir dans cette entreprise ?

Encouragez l’employé à fournir des réponses honnêtes à ces questions. Préparez-vous également à recevoir des commentaires constructifs, qu’ils soient positifs ou négatifs. Quel que soit le type de retour, écoutez attentivement votre ou vos employés. Les employés savent s’ils ne sont pas entendus. L’entretien de départ est une étape importante du processus de feedback pour s’assurer que les voix des employés sont écoutées.

Transmettez les informations que vous avez recueillies lors de l’entretien à la direction. S’il y a des plaintes, prenez les mesures nécessaires pour améliorer les problèmes soulignés par l’employé.

Rationaliser le processus de désengagement

En suivant les conseils et les étapes ci-dessus, vous pourrez organiser un processus de départ qui servira les employés qui quittent l’entreprise, les employés actuels et l’entreprise dans son ensemble.

Lors de l’élaboration de votre processus, n’oubliez pas de rester réceptif aux commentaires et ouvert à l’adaptation. Ce type de fonction ne se perfectionne pas du jour au lendemain, alors restez patient pendant que vous mettez au point votre processus d’intégration des nouveaux employés.