Lignes directrices et meilleures pratiques en matière de politique de promotion

Une étude de McKinsey & Company révèle que parmi les employés qui quittent volontairement leur emploi, 35 % invoquent le manque d’opportunités de développement de carrière et de promotion comme raison.

Si la Grande Démission nous a appris quelque chose, c’est que les employeurs doivent faire plus pour investir dans la rétention des employés.

Et selon les données du rapport 2020 Global Talent Trends de LinkedIn, les employés des entreprises qui embauchent et promeuvent davantage de candidats internes restent 41 % plus longtemps que les travailleurs des entreprises dont le taux d’embauche interne est plus faible.

Avoir une politique de promotion en place pour reconnaître les employés pour leur travail acharné est une pièce essentielle du puzzle pour retenir plus de travailleurs.

Une politique de promotion claire rend la planification de la carrière et les opportunités de croissance plus faciles à concevoir et à suivre. Voici comment en créer une pour votre organisation.

Qu’est-ce qu’une politique de promotion ?

Une politique de promotion est un ensemble de directives qui définissent comment, quand et pourquoi un employé peut prétendre à une promotion. L’équipe des ressources humaines de l’entreprise élabore ces directives afin de fournir des objectifs spécifiques et mesurables permettant aux employés de se qualifier pour une promotion.

« Les politiques de promotion ont pour but de clarifier les ajustements salariaux, le titre et les responsabilités qui changent en fonction du rang et de la catégorie d’emploi », explique Dannie Lynn Fountain, Senior SWE Sourcer chez Google. « En d’autres termes, il s’agit d’une feuille de route pour l’évolution de la carrière, tant pour les employés que pour l’organisation. »

Politique de promotion des employés :

Une politique de promotion reconnaît les employés qui travaillent dur en justifiant les décisions de promotion par des preuves objectives. Un modèle de politique de promotion aide la direction à concevoir des qualifications de manière efficace. Voici un exemple de modèle :

Politique de promotion des employés
Un guide pour vérifier et attribuer les promotions des employés méritants au sein de l’organisation.

Type de promotion
Promotion horizontale : Augmentation de l’échelle de rémunération d’un employé sans changement de titre de poste.
Promotion verticale : Promotion de l’employé à un poste supérieur avec une augmentation de salaire.
Promotion de mobilité de carrière : Promotion d’un employé dans une unité différente avec une augmentation de salaire.

Lignes directrices pour les managers
[Define the set of guidelines that cover both merit and ethics that management should consider when promoting an employee to a new job.]
Exemple :

1. Une chance équitable doit être donnée à tous les employés, sans parti pris.
2. [Guideline 2]
3. [Guideline 3]

Admissibilité
[Highlight the qualities and KPIs an employee must meet to be considered for career advancement. These can be decided by the manager and director responsible for the employee.]
Exemple :

1. Ne devrait pas avoir de notes « Ne répond pas aux attentes » dans les trois dernières évaluations de performance.
2. [Clause 2]
3. [Clause 3]

Échelles d’évolution de carrière
[Define the career growth plans for each position.]
Exemple :

1. Responsable des programmes – Responsable adjoint des programmes – Responsable des programmes – Chef des programmes.

Promotion Clearance
[Define the departments that can verify the employee’s promotion.]
Exemple :

• Directeur
• Directeur
• Responsable des ressources humaines
• Finance

Embauche interne
[Define the policy of internal hiring of current employees to new positions.]

Applicable à partir de : JJ-MM-AAAA

Ce qu’il ne faut pas inclure : Les exigences en matière de titularisation ou d’éducation formelle. « Ces deux éléments peuvent constituer des facteurs de discrimination », prévient M. Fountain.

Pourquoi les politiques de promotion sont-elles importantes ?

Selon Fountain, « les politiques de promotion sont essentielles pour soutenir la mobilité interne. En ayant une politique de promotion, le chemin vers la croissance de la carrière est clair, et les employés peuvent travailler vers des objectifs futurs. »

« De plus, les paramètres clairement définis favorisent l’équité et réduisent l’écart d’avancement, en rendant les attentes par rôle et par rang claires pour tous les individus dans ce rôle », partage Fountain. Des politiques transparentes servent de points de référence aux employés pour suivre leurs performances.

Quel est l’objectif d’une politique de promotion ?

Une politique de promotion ajoute une structure au processus de promotion d’une organisation. Il s’agit de développer des politiques avec des objectifs spécifiques en tête, comme un plan de développement du leadership, qui convergent pour rendre l’environnement de travail plus équitable. Vous trouverez ci-dessous quelques objectifs courants fixés par les entreprises.

Plan de développement de carrière

Les employés restent plus longtemps dans une entreprise lorsqu’ils voient un plan d’évolution de carrière clair pour eux-mêmes. Les politiques de promotion facilitent l’élaboration de ces plans pour chaque poste en développant des indicateurs de promotion.

Éradiquer la discrimination

L’absence de lignes directrices objectives laisse place à la discrimination sur le lieu de travail. Elle peut également conduire à des préjugés émotionnels et au favoritisme. Les pratiques néfastes sur le lieu de travail, telles que la discrimination religieuse ou sexiste, peuvent persister dans les organisations qui n’ont pas de politique de promotion. Une politique de promotion crée de la transparence dans le processus en garantissant que les promotions sont fondées uniquement sur le mérite et l’éthique professionnelle.

Embauche interne

Lorsqu’elles ouvrent de nouveaux postes, les entreprises peuvent opter pour le recrutement interne plutôt que pour des candidats externes. La direction des RH doit examiner attentivement les avantages et les inconvénients du recrutement interne. Lorsque vous avez des postes à pourvoir, l’embauche interne permet d’économiser sur les coûts de formation et le temps d’embauche. Elle encourage également le développement des talents au sein de l’organisation.

Système de récompenses

Si l’on s’éloigne des détails de la politique de promotion des employés, on constate qu’il s’agit simplement d’un système de récompense structuré pour les employés compétents. Les managers peuvent promouvoir leurs subordonnés directs lorsqu’ils répondent aux attentes.

Un système de récompense établi permet aux employés de rester motivés pour exceller. Pourtant, une étude menée par Workhuman et Gallup révèle que seuls 36 % des employés déclarent que leur organisation a mis en place un système de reconnaissance.

Rétention des employés

L’un des principaux indicateurs d’une culture d’entreprise médiocre est un taux de rotation élevé des employés. De nombreuses entreprises qui ne parviennent pas à retenir leurs employés ont de mauvaises relations avec eux. Une politique de promotion transparente permet d’augmenter la rétention des employés. Elle réduit le nombre de postes vacants, car elle rassure votre personnel en lui montrant qu’il a la possibilité de passer au niveau supérieur. Cela peut prendre la forme d’un poste plus élevé, d’un salaire plus important et de plus de responsabilités.

Comment les politiques de promotion influencent-elles le recrutement ?

« Les politiques de promotion guident le nivellement des nouvelles recrues (quel rang/titre de poste doit avoir une nouvelle recrue en fonction de ses antécédents) et aident le recrutement à avoir des conversations sur la mobilité interne », dit Fountain.

En fixant des objectifs de développement professionnel au travail, il est facile de créer une échelle de développement pour les employés en recrutant en interne.

Les organisations doivent choisir de manière réfléchie entre le recrutement interne et externe. Un recrutement interne excessif réduit les équipes et entraîne un risque de sous-effectif. Mais un recrutement externe excessif peut entraîner un sureffectif de l’entreprise. Des stratégies de recrutement réfléchies permettent d’éviter ces deux problèmes de recrutement tout en favorisant le développement des employés en interne.

Composantes essentielles d’une politique de promotion

Admissibilité

Un employé est considéré comme éligible à une promotion s’il atteint les indicateurs clés de performance définis et s’il a l’état d’esprit pour se surpasser. Pour évaluer l’éligibilité, le manager de l’employé doit trouver l’équilibre entre l’évaluation objective et subjective. Les critères de promotion sont fixés par les managers et les directeurs lors des réunions semestrielles ou annuelles de gestion des performances.

Alignement de carrière

Une politique de promotion pour chaque poste doit suivre un parcours d’évolution de carrière défini. Par exemple, la prochaine promotion d’un graphiste devrait être celle de graphiste principal, puis de chef graphiste. Il serait absurde de promouvoir un graphiste à un poste de directeur des opérations, à moins qu’il ne recherche la mobilité professionnelle au sein de l’organisation.

Une opportunité équitable

Donner une chance équitable de promotion à tous les employés est essentiel pour une politique de promotion. Il s’agit notamment d’éliminer la discrimination fondée sur le sexe, l’origine ethnique ou le népotisme du processus de promotion. Offrir une chance équitable d’exceller à tous les employés révèle une transparence saine au sein des opérations d’une organisation et maintient la motivation des employés à gravir les échelons de la promotion.

Associez votre politique de promotion à un processus d’évaluation des performances équitable et cohérent. Cela permet aux travailleurs de savoir où ils en sont, comment ils peuvent s’améliorer et pourquoi d’autres ont pu être promus à leur place.

Comment établir une politique de promotion

Voici comment les entreprises peuvent développer et éduquer le personnel sur une nouvelle politique de promotion :

1. Effectuez un audit : Un audit de tous les rôles actuels et de tout plan de succession existant doit être effectué en premier lieu pour identifier les lacunes.
2. Définir les parcours de carrière : Les RH et le top management doivent définir des plans de carrière afin de s’assurer que chaque poste dispose d’une filière de promotion.
3. Ajouter des critères d’éligibilité : Pour chaque promotion, définissez des critères d’éligibilité avec des objectifs quantifiables et des métriques qui peuvent être vérifiés pour chaque employé candidat.
4. Manuel de l’employé : Ajoutez les parcours de carrière ainsi que les critères d’éligibilité aux promotions dans le manuel de l’employé pour que tout le monde y ait accès. Maintenez le manuel de l’employé à jour avec chaque nouveau développement.
5. Formation des cadres : Organiser des programmes de formation des cadres pour les aider à comprendre la politique de promotion des employés et leur rôle dans la prise de ces décisions.

Conseils pour communiquer une nouvelle politique de promotion

Une fois qu’une politique de promotion nouvelle ou actualisée est prête, faites-la circuler efficacement auprès de tous les employés. Voici quelques conseils utiles pour communiquer la politique de promotion à travers l’organisation :

1. Mises à jour à l’échelle de l’entreprise

Ajouter les modifications de la politique de promotion dans le manuel de l’employé ne signifie pas nécessairement que les employés le liront et le comprendront. Les RH peuvent envoyer un courriel à l’ensemble de l’entreprise pour avertir tous les employés des changements apportés à la politique de promotion. Ils peuvent également organiser une réunion de l’ensemble du personnel pour en discuter et répondre à toutes les questions. La politique de promotion des employés doit également être associée aux offres d’emploi internes.

2. Renforcer les connaissances

Lorsque des changements sont apportés à la politique de promotion existante, des mises à jour par e-mail doivent être envoyées dans toute l’organisation. Certaines entreprises mettent également au point un quiz interne obligatoire pour s’assurer que tous les employés connaissent et comprennent la nouvelle politique de promotion.

FAQ sur la politique de promotion

Quand dois-je mettre en œuvre une politique de promotion ?

Mettez en place une politique de promotion lorsque votre entreprise est suffisamment grande pour avoir des hiérarchies. Normalement, les entreprises de dix employés ou plus doivent mettre en place une politique de promotion afin de donner des possibilités d’évolution de carrière.

Les petites entreprises ont-elles besoin de politiques de promotion ?

Les entreprises composées de petites équipes de moins de dix employés peuvent ne pas avoir besoin d’une politique de promotion. Toutefois, Fountain soutient que toutes les entreprises qui prévoient de faire progresser les talents en interne devraient mettre en place des politiques de promotion.

Les politiques de promotion aident à structurer une entreprise lorsqu’elle divise des équipes fonctionnelles dans sa phase de croissance. Lorsque leur entreprise entre dans cette phase, les fondateurs devraient envisager de mettre en œuvre une politique de promotion interne des employés à des postes de direction avant de recruter de nouveaux talents.

Y a-t-il des conséquences à ne pas créer une politique de promotion ?

L’absence d’une politique de promotion définie donne lieu à des promotions injustes et à la discrimination sur le lieu de travail.

« L’écart d’avancement (l’écart qui se produit lorsque les personnes marginalisées sont promues à un rythme plus lent que les autres) peut être atténué par un plan de promotion efficace », explique Fountain. « Un plan de promotion permet également de se prémunir contre d’autres problèmes d’équité et contre les problèmes de l’EEOC. »

L’absence de politique de promotion peut décourager les candidats talentueux de postuler dans l’organisation. Cela pourrait être dû à un manque (apparent) de valeur pour le travail acharné ou les étapes de croissance de carrière en place.

Gardez l’empathie au cœur de votre politique de promotion des employés

En fin de compte, les employés veulent simplement savoir qu’ils travaillent à quelque chose de significatif et qu’ils ont toutes les chances d’y parvenir.

Si la mission de votre entreprise et les initiatives ESG peuvent y contribuer, vos employés ont également besoin de savoir ce qu’ils y gagnent. Ils veulent savoir comment votre organisation entend les aider à atteindre leurs objectifs professionnels. Le fait d’avoir une politique de promotion officielle et de la communiquer à votre personnel peut contribuer grandement à la rétention et à l’engagement des employés.

Certains employés peuvent avoir obtenu de bons résultats et être désireux d’atteindre un niveau supérieur ou de se déplacer latéralement au sein de votre organisation. S’ils n’ont pas l’état d’esprit ou les compétences parfaites, le coaching est un excellent outil pour les aider à y parvenir. Investir dans le développement de carrière de votre équipe est un moyen efficace de leur montrer que vous vous souciez d’eux.