Licenciement des employés : 5 étapes pour mener des licenciements empathiques

Un titre récent a fait la une des journaux du monde entier. Quatre-vingt-dix pour cent des chefs d’entreprise affirment qu’une récession est imminente.

Nous avons déjà vu des entreprises procéder à des licenciements alors que l’incertitude économique menace et que les budgets se resserrent. Et les perspectives ne sont pas favorables. Nous savons que plus de 50 % des PDG envisagent de supprimer des emplois au cours des six prochains mois. D’après le sondage, les emplois à distance seront probablement supprimés en premier.

À un moment ou à un autre, les dirigeants sont mis dans des situations difficiles et obligés de faire des choix impossibles. Le licenciement d’employés fait partie de ces décisions. Elle a un impact sur le moral, l’engagement des employés et la marque de l’employeur.

Mais surtout, c’est extrêmement difficile pour les employés licenciés. À court terme, il est dévastateur de devoir mettre fin à l’emploi d’une personne. Pour l’employé, cela a des conséquences financières, émotionnelles et même physiques.

Mais comme de nombreux dirigeants le savent, les licenciements font partie de l’entreprise. Et si l’on regarde les données, il est probable que votre équipe de direction parle de licenciements. Êtes-vous aux prises avec l’idée de licencier des employés ? Avez-vous réduit les coûts ailleurs, mais devez-vous finalement procéder à une restructuration pour maintenir l’entreprise à flot ?

Le licenciement d’employés n’est pas mauvais en soi, mais un licenciement mal géré peut nuire au moral et briser la confiance de votre équipe. Il est essentiel d’aborder le processus de licenciement avec patience et empathie. Continuez à lire pour en savoir plus sur la façon de procéder.

Que signifie le licenciement d’un employé ?

Tout d’abord, définissons ce que nous entendons par licenciement.

Qu’est-ce qu’un licenciement ?

Un licenciement est le fait pour un employeur de mettre fin aux fonctions d’un employé ou d’un groupe d’employés. Les licenciements sont généralement effectués pour économiser de l’argent, corriger des problèmes d’organisation ou supprimer les redondances et rendre l’entreprise plus efficace.

Les licenciements ne doivent pas être confondus avec les licenciements, ces derniers étant généralement dus à de mauvaises performances, à une mauvaise conduite ou à un comportement frauduleux.

Les licenciements peuvent être nécessaires pour permettre à une entreprise de rester à flot si elle ne produit pas suffisamment de revenus.

Mais du point de vue des employés licenciés, ils sont douloureux. Ils peuvent causer un stress financier et émotionnel et avoir un impact négatif sur l’économie en réduisant la demande. Elles sont coûteuses pour votre entreprise à d’autres égards.

Quelle que soit la raison, les licenciements doivent être effectués avec soin et considération pour les employés qu’ils affecteront.

Comment cela se traduit-il dans la pratique ? Voyons comment licencier des employés en faisant preuve d’empathie et de compassion.

5 étapes pour licencier des employés avec élégance

Les licenciements sont difficiles, quelle qu’en soit la raison. Les dirigeants doivent faire preuve d’empathie et tenir compte des implications éthiques, juridiques et émotionnelles du processus.

Suivez les étapes ci-dessous pour rendre le processus de licenciement aussi indolore et facile que possible pour vos employés.

1. Analysez la situation

Si vous envisagez de licencier des employés, la première étape consiste à évaluer votre situation.

Les licenciements n’affectent pas seulement vos employés. Ils ont également un impact sur vos clients, vos investisseurs et la réputation de votre marque. Prenez le temps d’analyser les besoins de votre entreprise et soyez certain que les licenciements sont nécessaires avant de choisir cette voie.

Commencez par vous poser, à vous et à votre équipe, des questions difficiles :

• Le ralentissement économique est-il la raison des licenciements et combien de temps cela va-t-il durer ?
• Les licenciements et la réduction des effectifs contribueront-ils à rendre votre entreprise plus rentable ?
• Votre entreprise peut-elle fonctionner sans ces travailleurs ?
• Comment les licenciements affecteront-ils les opérations quotidiennes ? Les licenciements mettront-ils à rude épreuve les employés que vous prévoyez de conserver ?
• Votre entreprise dispose-t-elle de suffisamment de ressources pour soutenir une main-d’œuvre réduite ?

Examinez le budget de votre entreprise pour voir si des changements peuvent être apportés ailleurs. Au lieu de procéder à des licenciements, pouvez-vous réduire le nombre d’heures de travail des employés (y compris les heures supplémentaires), retarder les augmentations et les primes, ou envisager un licenciement ?

Une mise à pied donne aux employés un congé obligatoire sans solde, ce qui leur permet de conserver leur emploi pendant les périodes difficiles pour l’entreprise.

Si ces solutions ne sont pas possibles ou ne sont pas souhaitables, il peut être nécessaire de licencier des employés.

2. Décider qui licencier

L’étape suivante consiste à déterminer les postes et les employés qui seront licenciés. Commencez par dresser la liste de tout le travail que vos employés effectuent actuellement et des résultats qu’ils apportent à votre entreprise.

Cela vous aidera à trouver qui peut assumer les responsabilités des autres et à déterminer quels postes pourraient être redondants. Si possible, étudiez comment vous pouvez maximiser l’impact de vos effectifs actuels.

Par exemple, les employés peuvent-ils acquérir de nouvelles compétences pour apporter de la valeur à d’autres secteurs de l’entreprise ? Pouvez-vous vous appuyer sur vos compétences en matière de coaching pour développer les employés afin qu’ils apportent de la valeur dans de nouveaux rôles ou de nouvelles façons de faire ?

Tenez compte de critères tels que la performance, l’ancienneté, le talent, l’impact financier et l’impact commercial. Travaillez avec vos managers et votre équipe RH pour mieux comprendre les performances de votre équipe et pour mieux connaître les performances de chaque employé.

Si vous tenez compte de l’opinion de vos managers dans vos décisions de licenciement, assurez-vous que ces opinions sont étayées par des documents tels que des évaluations de performance.

Quel que soit le nombre d’employés concernés, vous devez élaborer un plan pour mettre en œuvre vos licenciements avec empathie et grâce.

3. Créez un plan pour vos licenciements

Bien que les étapes 1 et 2 puissent prendre un certain temps, elles ne sont que le début du processus de licenciement.

Cette étape en particulier est sans doute la plus importante : elle consiste à déterminer comment communiquer et gérer votre processus de licenciement.

Ces détails sont importants car ils vous permettront d’éviter de provoquer la panique ou de laisser à vos employés une impression négative et une plus grande détresse. Ils permettent également à vos équipes de direction et de ressources humaines de s’entendre sur la manière et les raisons de procéder à ces licenciements.

Répondez à ces questions avec votre équipe :

• Comment allez-vous communiquer les licenciements aux employés concernés – et à l’équipe restante ? Aux investisseurs ? Aux clients ? Au public ?
• Comment allez-vous soutenir les employés concernés ? Quelle indemnité de départ allez-vous offrir, c’est-à-dire allez-vous payer une partie de la couverture COBRA ? (Nous discutons de COBRA ci-dessous).
• Comment allez-vous répondre aux employés concernés qui veulent négocier leur indemnité de départ ?
• Quand allez-vous mettre en œuvre les licenciements ?

Il est généralement recommandé aux entreprises d’éviter de procéder à plusieurs séries de licenciements. Cela peut perpétuer les médias négatifs autour de votre entreprise et faire craindre à vos employés restants qu’ils pourraient eux aussi être licenciés.

En ce qui concerne le moment de vos licenciements, veillez à respecter la loi WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification). Mise en œuvre en 1988, la loi WARN oblige les employeurs comptant au moins 100 employés à donner un préavis (60 jours ou plus) en cas de licenciements massifs ou d’implantation d’usines. Dans ce contexte, le terme « massif » désigne le licenciement de 50 employés ou plus sur un même site.

Les lois comme la WARN donnent aux employés concernés le temps de trouver un autre emploi avant d’être licenciés.

Tous les employeurs n’ont pas à s’inquiéter de la réglementation WARN. Si vous avez moins de 100 employés, si vos employés travaillent moins de 20 heures par semaine ou si vos licenciements sont dus à des circonstances imprévues ou à des catastrophes naturelles, vous n’êtes pas tenu de fournir un préavis lorsque vous licenciez des employés.

4. Communiquez avec vos employés

Commencez le processus de licenciement en planifiant le moment et le lieu de l’annonce de la nouvelle.

Si vous travaillez en personne, choisissez un espace privé et neutre qui permet à vos employés de quitter le bâtiment sans être dérangés s’ils le souhaitent.

Si vous travaillez à distance, organisez un appel vidéo privé vers la fin de la semaine pour que vos employés puissent décompresser pendant le week-end si nécessaire. (Si vous procédez à plusieurs licenciements, n’organisez en aucun cas une réunion de groupe).

Avant la réunion, rassemblez tous les documents importants – la lettre de licenciement, les documents COBRA, l’accord de licenciement et les informations concernant les derniers salaires de vos employés. Vérifiez auprès de votre équipe RH pour confirmer que vous avez tout ce dont vous et/ou vos employés peuvent avoir besoin.

La réunion de licenciement est la partie la plus difficile du processus. Pour cette raison, et par respect pour vos employés, gardez la conversation concise et compatissante. Ne tournez pas autour du pot et ne commencez pas la conversation par des banalités sans intérêt.

Une fois que vous êtes tous les deux prêts, informez immédiatement vos employés qu’ils sont licenciés, même si ce n’est pas de leur faute. Exprimez votre gratitude pour leur temps et leur travail, et permettez-leur de poser des questions et de faire part de leurs préoccupations. Envisagez de travailler avec votre équipe de communication interne pour vous aider à élaborer le bon message avec le bon ton.

Soyez attentif à votre langage corporel et laissez à vos employés un espace suffisant dans la conversation pour qu’ils puissent réagir et répondre.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler cette réunion :

Manager : « Merci de me rencontrer. J’ai pris rendez-vous avec vous pour vous informer que, pour des raisons professionnelles, nous devons vous licencier. Voici votre avis de licenciement officiel. »

Remettez le document de préavis à votre employé. Laissez-lui le temps d’examiner et d’assimiler la nouvelle.

Manager : « Nous n’avons pas pris cette décision facilement ou à la légère, et cela ne reflète en rien ce que vous avez fait de mal. Nous sommes très reconnaissants de vous avoir eu à bord. Avez-vous des questions à nous poser en ce moment ? »

Il peut être tentant de remplir ce moment de banalités ou de platitudes, mais il est préférable de faire une pause ici et de laisser à vos employés la possibilité de continuer à traiter ces informations. Le silence encouragera également vos employés à prendre leur temps pour traiter et poser des questions. Selon les raisons de votre licenciement et la culture de transparence de votre entreprise, vous pouvez choisir de dire à vos employés pourquoi ils sont licenciés.

Directeur : « Votre dernier jour sera 2022-11-01T17:00:00Zet nous vous offrons [severance package information]. Passons en revue ces informations. Nous serions ravis de vous fournir des lettres de recommandation pour faciliter votre transition. »

Évitez de faire des promesses sur les emplois futurs ou les postes disponibles. Il est préférable d’être concis et de soutenir l’employé plutôt que de lui donner de faux espoirs. Si vos employés expriment de la colère ou de la frustration, soyez prêt à rester calme et à leur apporter votre soutien en répondant à leurs questions ou en leur indiquant les ressources disponibles.

5. Discutez des ressources du chômage

Vos employés ne vous demanderont peut-être pas quelles sont les ressources en matière de chômage, comme l’assurance et la couverture COBRA, mais vous devez tout de même être prêt à discuter de ces informations.

Ces ressources peuvent aider les travailleurs licenciés à retomber sur leurs pieds et à effectuer une transition un peu plus facile vers leur prochain rôle.

Assurance chômage

Les employés qui sont licenciés sans que cela soit de leur faute peuvent avoir droit à des allocations de chômage. L’assurance chômage, qui est généralement gérée par l’État, peut vous aider à percevoir une partie de votre salaire pendant que vous cherchez de nouvelles possibilités d’emploi.

Prévoyez de donner à vos employés des ressources sur la façon de faire une demande d’assurance chômage, et soyez prêt à répondre aux questions. Visitez le site Web des prestations fédérales pour en savoir plus. Notez que si un employé touché fait une demande de chômage, vous recevrez un avis de votre État et le taux d’imposition du chômage de votre État augmentera probablement.

Couverture COBRA

Le Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) a été créé pour protéger les employés qui perdent leur assurance maladie. Les employés licenciés peuvent bénéficier de la couverture COBRA pendant 18 à 36 mois, selon les circonstances et les besoins de la personne et de sa famille.

Les employeurs doivent fournir la couverture COBRA s’ils offrent un régime de soins de santé privé et/ou s’ils emploient 20 salariés à temps plein ou plus. Les employeurs peuvent également choisir de couvrir une partie des coûts, ou ils peuvent demander aux employés licenciés de payer la totalité des coûts.

Ce qu’il faut retenir lors du licenciement d’employés

En plus des étapes ci-dessus, gardez ces conseils à l’esprit pendant les licenciements.

Communiquer les licenciements en direct – si ce n’est pas en personne, alors par appel vidéo.

Beaucoup d’entre nous travaillent dans des environnements hybrides ou entièrement à distance. Toutefois, ce n’est pas une excuse pour mener des licenciements de manière asynchrone.

Ne communiquez pas les licenciements par courriel ou par messagerie instantanée (Slack, Microsoft Teams, etc.). Cette méthode est irrespectueuse et ne permet pas de créer un espace sûr où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations et poser des questions importantes.

Si votre entreprise est entièrement distante, utilisez Zoom ou Google Meet pour licencier vos employés. Les employeurs hybrides devraient attendre que les employés concernés soient au bureau avant de discuter des licenciements.

Réfléchissez aux autres avantages que votre entreprise peut offrir

L’assurance-chômage et COBRA sont des ressources standard à fournir lors du licenciement d’employés.

Cependant, votre entreprise peut également choisir d’offrir des avantages tels que :

• Rédaction d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation
• Conseil sur LinkedIn
• Soutien à la recherche d’emploi, tel que l’accès gratuit à des sites d’emploi.
• Orientation professionnelle ou coaching
• Mise en réseau

Appelées « aide au reclassement », ces ressources permettent non seulement d’atténuer le choc d’un licenciement, mais aussi d’apporter un soutien concret aux travailleurs qui doivent effectuer une transition vers un nouvel emploi.

Ces services d’outplacement peuvent également faire partie des négociations sur les indemnités de licenciement, si vos employés décident d’en discuter. Ou si un employé n’est pas intéressé par ces services, proposez-lui plutôt un équivalent en espèces.

Enfin, l’aide au reclassement peut être un bon moyen de remonter le moral des employés et la réputation de votre marque. Si les licenciements ne sont pas intrinsèquement mauvais, des licenciements mal gérés peuvent gravement nuire à votre marque.

Prenez soin de votre personnel du mieux que vous pouvez

Lorsque vous embauchez, intégrez, formez et encadrez de nouveaux employés, vous le faites avec compassion et respect. Cette compassion et ce respect doivent également être au centre de vos préoccupations lorsque vous licenciez des employés.

Le processus de licenciement est difficile, quelle que soit la façon dont vous l’abordez. Suivez ces étapes et les meilleures pratiques pour vous assurer que, même si vous ne pouvez plus retenir un employé, il repartira avec une impression positive de votre entreprise.

RecrutementPro peut vous aider. Si vous ne savez pas comment aborder les situations difficiles, envisagez le coaching.

Grâce aux conseils d’un coach, vous pouvez vous assurer que votre équipe dirigeante est bien équipée pour gérer l’incertitude et le changement. Le coaching des employés peut également aider vos employés actuels à acquérir les compétences et les capacités dont ils ont besoin pour rester pertinents et compétitifs sur le marché du travail actuel.