L’expérience numérique des employés (DEX) : 6 tactiques de rétention virtuelle

Avec l’augmentation du travail à distance et hybride, une expérience numérique pour les employés est plus importante que jamais. La technologie a permis aux employés de travailler depuis des îlots de cuisine, des tables de salle à manger et des cafés du coin. Pourtant, pour attirer et retenir les meilleurs talents, les entreprises doivent investir dans la création d’une expérience numérique positive (DEX).

Les professionnels des RH et de l’informatique savent que l’expérience des employés repose sur un espace de travail numérique bien conçu. Où qu’ils travaillent, les employés ont besoin d’une technologie qui les aide à être productifs et engagés.

Dans le même temps, la technologie du lieu de travail doit être sûre, sécurisée et inclusive. La stratégie DEX de votre organisation est un facteur déterminant de la satisfaction et de l’engagement des employés.

Mais cela est souvent plus facile à dire qu’à faire. Nous allons examiner ce qu’est l’expérience numérique des employés et les stratégies pour l’améliorer. Nous parlerons également du rôle que joue le DEX dans votre stratégie pour l’avenir du travail et de la façon de surmonter certains défis courants.

Qu’est-ce que l’expérience numérique des employés ?

Tout d’abord, comprenons ce que nous entendons par expérience numérique des employés.

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L’expérience numérique de l’employé englobe tous les aspects de l’interaction de l’employé avec la technologie. Cela inclut la qualité, la facilité d’utilisation et la fiabilité. Mais elle englobe également l’inclusion, l’accessibilité et d’autres aspects de l’expérience de l’utilisateur final. {fin de l’extrait vedette}

L’expérience numérique joue un rôle de soutien de plus en plus important dans l’expérience des employés. C’est un rôle qui s’étend sur tout le cycle de vie de l’employé. Dès l’arrivée des nouvelles recrues, l’expérience numérique se présente. Cela inclut les points de contact durant les étapes de recrutement, d’intégration des employés, de développement et même d’exclusion.

Selon l’Academy to Innovate HR, les domaines clés de l’expérience numérique des employés sont les suivants :

• Outils de flux de travail et de productivité que les employés utilisent pour faire leur travail. Cela inclut des éléments tels que la gestion de projet, l’analyse, le service client, la finance et le marketing.

• Outils de communication et de collaboration (qui sont souvent des outils de communication asynchrones). Il s’agit par exemple du courrier électronique, de la messagerie instantanée et des appels téléphoniques. Elle comprend également les vidéoconférences, les tableaux blancs et les plateformes de communication interne.

• Les systèmes d’apprentissage et de développement tels que la formation et le développement professionnel.

• Systèmes de gestion des ressources humaines et des talents en général. Ces systèmes de gestion de la main-d’œuvre offrent souvent un accès en libre-service à diverses informations relatives aux RH. Par exemple, les employés peuvent consulter des informations sur la rémunération, les avantages sociaux et les congés payés, la gestion des performances, les programmes de bien-être, les politiques de l’entreprise, etc.

Exemples d’expérience numérique des employés

Lorsque vous pensez à vos propres expériences en matière de technologie au quotidien, de nombreux exemples vous viennent probablement à l’esprit. Votre expérience peut également dépendre de votre environnement de travail, par exemple si vous travaillez à domicile. Il se peut que vous rencontriez plus de difficultés dans un environnement hybride ou à distance que dans un bureau en personne. En résumé, il existe de nombreuses façons d’interagir avec une organisation par voie numérique. En fin de compte, vos interactions peuvent contribuer à façonner votre point de vue. Elles peuvent avoir un impact sur le sentiment des employés et sur votre expérience professionnelle globale. Pour avoir une idée de la manière dont les différents employeurs offrent une expérience numérique aux employés, examinons un exemple de chacun d’entre eux.

Exemple A : recrutement et intégration

Dès la première visite sur le site web de l’entreprise, vous avez pu constater que celle-ci était bien organisée sur le plan numérique. Il était facile de naviguer et de trouver les offres d’emploi qui vous intéressaient.

La candidature en ligne était simple et facile à remplir. En fait, l’ensemble du processus d’embauche s’est déroulé sans heurts. L’entreprise a clairement pris en compte l’aspect numérique dans l’expérience du candidat.

Domaine d’opportunité : Quelle excellente première impression ! Il s’agit d’une expérience numérique pour les employés qui vous fait prendre un départ positif. Dès les outils présentés lors de l’onboarding, vous êtes enthousiasmé par ce que vous allez accomplir et apprendre dans cette entreprise. Espérons que le reste de votre expérience numérique réponde aux attentes élevées fixées dès le début.

Exemple B : Assistance technique et libre-service pour les employés

Alors que vous êtes sur le point de terminer un projet, vous n’arrivez pas à accéder au système de gestion des connaissances de l’entreprise. Après un dépannage, vous appelez le support technique.

En attente, vous cherchez une réponse dans le portail en libre-service. Mais vous ne trouvez rien – la navigation et la fonctionnalité de recherche ne sont pas excellentes. Après près d’une heure d’attente, le technicien du support technique est enfin en mesure de vous aider. Il s’agissait de quelque chose de simple, mais dont la raison du problème était inexplicable.

Cette situation est typique, trop fréquente pour vous et vos collègues. C’est stressant de ne pas pouvoir suivre les processus opérationnels à cause d’obstacles techniques. Vos managers ne se soucient pas de vos problèmes techniques. Ils veulent simplement que le travail soit fait. Démoralisé, vous commencez à vous désengager de votre travail.

Domaine d’opportunité. Il semble que la technologie et les services de soutien nuisent à la productivité et au moral des employés. Les dirigeants devraient prendre l’expérience numérique au sérieux et demander aux employés de leur faire part de leurs commentaires. Ils pourraient également envisager d’embaucher du personnel supplémentaire.

Pourquoi l’expérience numérique des employés est-elle importante ?

La plupart des employés utilisent aujourd’hui la technologie au travail. Nombre d’entre eux s’appuient sur des outils numériques pour accomplir presque tous les aspects de leur travail.

Par extension, la qualité du service client et les performances globales de l’entreprise dépendent des systèmes internes. Cela signifie que ces systèmes doivent être rapides, fiables et faciles à utiliser pour les employés. Maintenant que le travail hybride et à distance est la norme dans de nombreuses entreprises, l’expérience numérique des employés a un impact encore plus large et plus profond. L’expérience numérique des employés est un facteur de productivité, d’engagement et de fidélisation. Le lieu de travail numérique doit jouer le même rôle qu’un bureau physique en rassemblant les employés. Il doit faciliter les connexions et permettre une collaboration efficace et des équipes virtuelles.

Les avantages de l’amélioration de l’expérience numérique de vos employés

Les outils numériques jouent un rôle central pour offrir une expérience positive aux employés. Il n’est donc pas surprenant que les recherches indiquent qu’ils produisent des résultats commerciaux positifs.

Une étude conjointe de Microsoft et de Qualtrics a révélé que les employés étaient 121 % plus susceptibles de se sentir valorisés par leur entreprise lorsqu’ils avaient une expérience numérique de haute qualité sur leur lieu de travail. Ils étaient également plus productifs, plus engagés et plus heureux au travail.

Voici quelques-unes des façons dont une expérience numérique positive pour les employés peut aider :

Un meilleur engagement et une meilleure rétention

Les données nous indiquent que les employés les plus engagés ont tendance à rester plus longtemps. Cela conduit à une rétention plus élevée, quel que soit leur lieu de travail – à distance, hybride, ou au bureau. Les outils numériques soutiennent l’engagement de toutes sortes de manières. Il s’agit de permettre une communication et une interaction ouvertes pour que les employés puissent facilement partager leurs commentaires et leurs idées.

Amélioration de la productivité et des performances

Donner aux employés des outils numériques faciles à utiliser et fonctionnant de manière cohérente permet de stimuler la productivité. Pourtant, de nombreux travailleurs se débattent quotidiennement avec du matériel maladroit et des systèmes internes lents et inutilement complexes.

Cela peut engendrer des sentiments de frustration et d’inutilité, qui finissent par désengager les employés. Équipés des bons outils, les employés se sentent motivés et habilités à faire du bon travail.

Un accès plus facile à l’apprentissage et au développement

Les recherches indiquent qu’un meilleur accès aux programmes de développement professionnel représente près d’un tiers du modèle global d’expérience des employés. Investir dans l’apprentissage et le développement peut contribuer à engager votre personnel. En même temps, cela favorise la croissance et le développement de la carrière.

Plus de soutien pour les travailleurs hybrides et à distance

Soixante et un pour cent des responsables des RH affirment que pour atteindre les objectifs de l’organisation, la culture est plus importante dans un modèle de travail hybride que dans un modèle de travail sur site.

L’expérience numérique fait partie intégrante de la création et du maintien de cette culture. En équipant les employés d’outils numériques faciles à utiliser, les organisations peuvent aider leurs collaborateurs à bien faire leur travail. Une expérience numérique positive peut également favoriser tous les types de constitution d’équipes virtuelles. En définitive, ce sont les outils numériques qui peuvent faciliter l’établissement de liens significatifs entre les membres de l’équipe.

Comment créer une expérience numérique positive pour les employés

Avant d’investir du temps et des ressources pour améliorer le lieu de travail numérique, il est important de définir votre stratégie de transformation numérique.

Jusqu’à récemment, peu d’entreprises ont adopté une approche stratégique de l’expérience numérique de leurs employés. Selon Gartner, seulement 5 % des entreprises disposaient d’une stratégie globale en matière d’expérience numérique des employés en 2021. Mais le cabinet prévoit que la moitié des organisations informatiques en auront établi une d’ici 2025.

Voici six domaines du lieu de travail numérique à améliorer en priorité :

1. Facilitez les choses

La facilité d’utilisation devrait être l’objectif de toute technologie, qu’elle soit destinée aux employés ou aux clients. La conception des logiciels et de l’expérience utilisateur a considérablement évolué pour devenir beaucoup plus intuitive et conviviale.

Vos employés sont habitués à des conceptions plus conviviales dans les technologies qu’ils utilisent personnellement. Il est donc logique qu’ils attendent de votre organisation qu’elle leur offre la même expérience. Par exemple, la plupart des informations sont désormais accessibles depuis nos appareils mobiles. Les gens peuvent voir les mesures et les résultats en temps réel.

Dans quelle mesure est-il facile – ou difficile – pour les employés d’utiliser la technologie de votre organisation pour faire leur travail ? À quelle vitesse peuvent-ils obtenir des réponses sur n’importe quel sujet ?

Déterminez où se situent les lacunes en recueillant des données à partir des commentaires des utilisateurs, des enquêtes et du support informatique. Recherchez les domaines où les améliorations auront un impact majeur sur l’expérience utilisateur.

2. Personnalisez-le

Les gens interagissent avec la technologie de différentes manières. Il est donc important de comprendre comment certains segments de votre personnel utilisent les outils. Cela vous aidera à concevoir une expérience plus personnalisée.

Pour de nombreuses entreprises, cela signifie établir des personas ou des profils pour les populations d’employés. Il est utile de suivre le parcours des employés pour voir comment ils interagissent avec les outils.

Vous pouvez construire des personas en commençant par les données démographiques des employés, leurs fonctions, leurs aspirations, les défis auxquels ils sont confrontés et leurs préférences. La mise en place de groupes de discussion et de tests utilisateurs est également une étape importante.

Les personas et les parcours ne doivent être qu’un début. Pour créer une expérience véritablement personnalisée, vous devez permettre aux employés de personnaliser facilement vos outils numériques afin de répondre à leurs besoins et préférences spécifiques.

3. Mesurez-le

Au minimum, vous voudrez utiliser des enquêtes de feedback des employés pour collecter des informations. De plus en plus d’entreprises utilisent des outils numériques de gestion DEX pour soutenir l’amélioration continue. Les outils de gestion DEX regroupent les données d’utilisation et de performance. Ensuite, ils analysent les informations et les tendances afin d’obtenir des informations permettant d’orienter la stratégie et les améliorations.

Par exemple, les logiciels de gestion DEX peuvent mesurer et évaluer :

• Vitesse de fonctionnement du réseau aux heures de pointe

• Quelles sont les technologies peu performantes et comment les améliorer ?

• L’efficacité des applications et appareils mobiles des employés dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

• La facilité avec laquelle les employés peuvent utiliser vos plateformes de collaboration

4. Permettre la collaboration

Fournir des outils de collaboration qui créent des occasions de collaborer efficacement.

Encourager les employés à partager leurs idées devrait être une priorité dans la conception d’une meilleure expérience numérique. Alors que les lieux de travail passent à un modèle hybride à distance, de nombreux dirigeants craignent de voir une baisse de la collaboration et de l’innovation.

Les enquêtes sur l’engagement des employés permettent de recueillir les commentaires des répondants sur les niveaux d’engagement. Mais ces enquêtes peuvent également évaluer le sentiment d’appartenance, la satisfaction professionnelle et l’expérience globale des membres de l’équipe.

Réfléchissez à la manière dont votre portefeuille d’outils permet la collaboration et l’alignement des équipes. La vidéoconférence, le partage de fichiers et les outils de gestion de projet sont autant d’outils qui permettent aux équipes de se connecter facilement. Par exemple, permettez-vous aux employés d’enregistrer les réunions ? Pouvez-vous encourager une bonne étiquette Zoom pour faire tomber les barrières entre les fuseaux horaires ? De quelle manière pouvez-vous utiliser les outils pour mieux équilibrer l’échelle de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

5. Démocratiser les communications

Des communications internes solides et bidirectionnelles sont essentielles pour créer une expérience positive pour les employés. Démocratiser la communication permet d’améliorer les relations avec les employés et d’atteindre les objectifs de l’organisation.

Lorsqu’elles sont abordées avec soin et élaborées à l’aide d’outils numériques flexibles, les communications internes peuvent contribuer à rationaliser les opérations, à renforcer la culture, à approfondir l’engagement et à renforcer l’image de marque de l’employeur.

Si les premières plateformes de communication et d’intranet pour les employés avaient tendance à avoir des fonctionnalités limitées, la situation évolue rapidement. Les organisations peuvent désormais déployer plus facilement une plateforme flexible qui fonctionne comme un intranet social moderne.

Les organisations peuvent utiliser ces plateformes numériques pour créer des forums communautaires, recueillir des idées et des commentaires, et mener des enquêtes. Tous ces outils permettent de donner la parole aux employés et de s’assurer que leurs opinions sont valorisées.

6. Améliorer la formation et le soutien

Les organisations doivent rendre la formation disponible et facile d’accès. L’une des façons les plus efficaces de créer une expérience numérique positive est de fournir la formation et le soutien dont les employés ont besoin.

Lorsqu’ils déploient un nouvel outil numérique, les employeurs doivent également le promouvoir. Un manque de sensibilisation et de formation est souvent la cause d’une faible adoption du numérique et d’une mauvaise expérience.

Parfois, les organisations disposent déjà d’outils numériques et de formations. Mais elles peuvent manquer de ressources techniques pour les soutenir. Dans ce cas, elles peuvent être en mesure d’améliorer l’expérience numérique simplement en fournissant de meilleures ressources pour le soutien technique.

Quel est le temps de réponse pour obtenir une assistance technique en direct ? Les problèmes sont-ils résolus dès le premier appel ? Les entreprises peuvent travailler avec leurs équipes informatiques pour examiner les données relatives à l’assistance. Si nécessaire, elles peuvent fournir des ressources supplémentaires pour permettre une assistance étendue.

Les défis de l’investissement dans l’expérience numérique des employés

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations ont du mal à optimiser l’expérience numérique de leurs employés. Par exemple, le changement et la complexité même des besoins des employés évoluent rapidement.

Mais de plus en plus d’entreprises reconnaissent que l’amélioration de l’expérience numérique est essentielle au succès. Répartissons les obstacles potentiels en trois grands domaines :

Prendre une ampleur et une complexité techniques

Au fur et à mesure que les organisations se développent et prennent de l’ampleur, il en va de même pour votre écosystème numérique. Cela dépend d’une variété de facteurs, comme la taille, le secteur d’activité, les attentes, et plus encore.

Dans de nombreux cas, les employés utilisent une myriade d’outils numériques pour faire leur travail. Demandez aux responsables informatiques de vous aider à vous assurer que vous investissez dans des technologies compatibles.

Gestion du changement culturel

Les recherches de Forrester indiquent que les organisations doivent adopter une approche interfonctionnelle de l’expérience numérique. Cela signifie qu’il faut impliquer les parties prenantes de l’informatique, des RH, des installations et d’autres services pour planifier et mettre en œuvre des améliorations de l’expérience numérique des employés.

Sinon, vous risquez de vous retrouver avec des silos déconnectés qui ne fonctionnent pas bien ensemble. Cela peut créer des obstacles à la collaboration dans l’ensemble de l’organisation qui, en fin de compte, ont un impact sur votre culture. En outre, méfiez-vous de la tentation d’imposer trop de changements en même temps. Les employés souffrent déjà de la lassitude du changement, surtout lorsqu’il s’agit de technologie.

Obtenir l’adhésion des dirigeants

La mise en œuvre de nouvelles technologies est coûteuse. De nombreuses organisations ont peut-être déjà fait de gros investissements dans des solutions qui n’ont pas tenu leurs promesses. En outre, les outils numériques internes sont en concurrence avec les projets externes.

Pour gagner l’adhésion financière à certaines améliorations, montrez la corrélation directe que les systèmes fonctionnent. Mettez l’accent sur la valeur de l’engagement et de la fidélisation des employés.

Il est indéniable que l’optimisation de l’expérience numérique des employés exige beaucoup de travail. Cela ne se fera pas d’un seul coup, et cela ne devrait pas être le cas. Mais en développant une stratégie solide qui s’appuie sur les commentaires et les préférences des employés, vous pouvez faire des progrès constants. À long terme, cela vous aidera à améliorer votre lieu de travail numérique et la rétention virtuelle pour l’avenir.

Investir dans vos outils, c’est investir dans votre personnel.

Peu importe où vous en êtes dans votre parcours d’expérience numérique, derrière chaque outil se cache un humain.

Nos entreprises peuvent fonctionner avec l’aide de la technologie. Mais au bout du compte, la façon dont vos collaborateurs interagissent avec la technologie (et le changement) fait une énorme différence. C’est pourquoi il est si important de développer les compétences nécessaires en matière de coaching, surtout dans ce monde hybride et distant.

RecrutementPro peut vous aider. Vos employés recevront un soutien personnalisé pour les aider à faire face au changement et à renforcer leur résilience. Et ensemble, nous pouvons mieux équiper notre personnel pour tout ce que l’avenir nous réserve.