Les réunions vous inquiètent ? Apprenez à diriger une réunion grâce à ces 10 conseils.
Nous n’avons pas besoin de vous le dire : les réunions peuvent être douloureuses lorsqu’elles ne sont pas bien menées.
Nous avons tous participé à des réunions qui semblent s’éterniser. Nous avons probablement aussi assisté à des réunions circulaires où nous avons l’impression que rien d’efficace n’a été accompli. Diriger une réunion efficace est à la fois une compétence et un art.
Maintenant que nous sommes à distance, ou hybrides, la compétence et l’art ont changé. Et faire bon usage du temps de chacun est peut-être encore plus important.
Pour trouver cet heureux équilibre, nous devons gérer efficacement une réunion. Quelle est la durée appropriée d’une réunion ? Doit-il y avoir des preneurs de notes ? Quels sont les buts et les objectifs ? Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre pour préparer une réunion efficace.
Mais avant d’apprendre comment mener une bonne réunion, nous devons discuter de la nécessité des réunions elles-mêmes.
Comment savoir si une réunion est nécessaire
De nombreux membres d’équipe qui travaillent à distance pensent que la plupart de leurs réunions auraient pu se faire par courriel, par téléphone ou même par un message de groupe sur Slack.
Il peut être difficile de déterminer ce qui nécessite ou non une véritable réunion. Il est courant de croire que nous devons prendre des nouvelles des gens en organisant des réunions. Nous aimons nous voir en face à face et entendre la voix des autres.
Si vous devez discuter d’un sujet dont vous n’êtes pas sûr qu’il mérite une réunion, essayez de rédiger le brouillon d’un e-mail que vous enverriez sur ce sujet. Si vous êtes un bon communicateur et que vous pouvez aller droit au but en un court paragraphe, c’est un bon signe que vous n’avez pas besoin de convoquer une réunion d’équipe.
Si le sujet dont vous devez discuter doit être traité par un groupe travaillant en collaboration, il peut exiger une réunion. S’il s’agit d’un sujet sensible et que vous devez donner des instructions rapidement et clairement, il se peut que vous deviez convoquer une réunion d’équipe.
Quelle que soit la durée de la réunion, elle doit avoir un objectif. Qu’essayez-vous d’atteindre avec cette réunion ? Si vous ne définissez pas clairement l’objectif, vous risquez de perdre du temps et de ne pas suivre l’ordre du jour de votre réunion.
Qu’est-ce qui définit une réunion réussie ?
Une réunion réussie aboutit à une conclusion qui laisse les participants à la réunion avec une meilleure compréhension de l’approche de leur travail ou une résolution claire du problème. Selon le type de réunion que vous organisez, si le but et l’objectif sont atteints, les membres de votre équipe peuvent repartir mieux informés.
Les bonnes réunions couvrent tous les points de l’ordre du jour de manière efficace et sans faille. Les questions des participants à la réunion doivent trouver une réponse pendant la session ou lors d’une période de suivi après celle-ci.
Les réunions réussies prennent également un temps approprié, ne sont pas trop détaillées et n’omettent pas trop de détails. Les réunions productives n’ont pas besoin de durer des heures ou d’avoir des accessoires sophistiqués. Mais elles doivent attirer l’attention des participants et leur faire comprendre pourquoi il est important qu’ils se rencontrent.
L’organisation d’une réunion réussie exige de solides compétences en matière de communication, de leadership et d’organisation. Si vous n’en êtes pas encore là, ce n’est pas grave. Avec RecrutementPro, vous pouvez avoir accès à un coaching individuel pour vous aider à améliorer vos compétences, votre confiance et votre forme mentale.
10 conseils pour organiser une réunion efficace
La réunion que vous allez diriger aujourd’hui est probablement différente de celle que vous dirigerez demain. Selon le sujet, le nombre de personnes présentes et le temps de parole dont vous disposez, vous devrez peut-être vous préparer davantage.
Voici 10 conseils à mettre en œuvre la prochaine fois que vous organisez une réunion :
- Créez à l’avance un modèle pour votre réunion.
- Fixez une limite de temps si les membres de l’équipe sont occupés.
- Résumez vos décisions à la fin.
- Choisissez une salle de réunion qui peut accueillir tous les participants.
- Demandez à quelqu’un de prendre des notes au cas où des personnes manqueraient la réunion ou auraient besoin d’un rafraîchissement. Rappelez à votre équipe la décision finale dans un e-mail est un bon moyen de mettre tout le monde au courant.
- Commencez par des activités brise-glace si les membres de l’équipe sont nouveaux.
- Assurez-vous que votre langage corporel est confiant et exprime ce que vous transmettez.
- Faites une pause pour faire une séance de remue-méninges lorsque vous discutez d’un problème.
- Prévoyez un retour d’information à la fin et écoutez ce que les participants à la réunion ont à dire.
- Changez d’animateur pour permettre aux autres membres de l’équipe de développer leurs compétences.
Qu’en est-il des réunions en ligne ?
C’est une chose de savoir comment diriger une réunion du conseil d’administration en personne, mais en diriger une entièrement en ligne est une autre histoire. Les ressources que vous aviez l’habitude d’utiliser peuvent s’avérer inutiles. L’organisation d’une réunion en ligne peut être aussi réussie que les réunions en personne, si ce n’est plus.
Voici quelques conseils pour que vos réunions en ligne aient du succès :
S’en tenir à une routine
Les gens aiment avoir une routine fixe pour savoir à quoi ressemblent leurs journées et comment planifier le reste de leur temps. Les membres de votre équipe peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents puisqu’ils travaillent à distance. Pour éviter toute confusion, établissez une routine pour vos réunions. Les membres de l’équipe peuvent être mieux préparés lorsqu’ils ont un calendrier cohérent de l’heure à laquelle ils se produisent, de la plateforme sur laquelle ils se trouvent et de ce qu’ils doivent attendre de la réunion. L’utilisation d’une réunion Google récurrente avec un ordre du jour hebdomadaire fixe est une excellente idée.
Organiser des réunions debout lorsque c’est possible
La transition vers le travail à distance peut être difficile car nous sommes tellement habitués à avoir des conversations rapides et brèves avec eux au bureau pour vérifier leurs progrès. Si vous voulez continuer sur cette voie, essayez de faire des réunions debout. Elles ne prennent que 15 à 20 minutes et peuvent être un excellent moyen de faire le tour de chaque participant à la réunion et de voir comment il se porte.
Les réunions debout vous permettent d’écouter tout le monde, mais de manière rapide. En tant que responsable de votre bureau, vous devrez peut-être apprendre à mener des réunions individuelles en ligne avec votre équipe.
Programmer des réunions individuelles avec les membres de votre équipe est également un excellent moyen de faire le point. Si vous n’avez rien d’important à discuter, traitez la réunion comme une conversation entre amis. S’il y a un problème, préparez cette réunion comme n’importe quelle autre.
Bienvenue aux mésaventures et aux erreurs
Même si vous pouvez énoncer toutes les règles de base et faire de votre mieux pour mener une réunion efficace, les réunions en ligne comportent parfois quelques mésaventures. Que ce soit le chien de quelqu’un qui vole la vedette ou que le micro de quelqu’un se coupe, attendez-vous à l’inattendu.
Même si vous avez une mauvaise réunion, n’oubliez pas que vous pouvez prendre des notes et vous améliorer pour la prochaine.
Plutôt que de punir les membres de l’équipe pour leurs erreurs, prenez un moment pour comprendre que le travail en ligne n’est pas facile pour tout le monde. Les gens peuvent se sentir épuisés et fatigués, et l’anxiété et la dépression sont amplifiées à certaines périodes de l’année ou lors d’événements stressants comme la pandémie de COVID-19. La prochaine fois que l’écran de quelqu’un se fige, comprenez que des erreurs peuvent se produire.
Taper sur les mots ou oublier les mesures à prendre sont des erreurs inévitables dans les réunions en personne également. Soyez patient avec tout le monde.
Commencer une réunion avec un objectif
L’occasion de diriger une réunion peut être passionnante, ce que nous pouvons oublier si nous sommes trop occupés à essayer de les faire réussir. Mais c’est une excellente occasion de partager vos idées et ce sur quoi vous avez travaillé, de montrer votre appréciation des autres ou d’organiser une fête d’adieu pour un collègue.
Quelle que soit la raison de votre réunion, vous saurez établir un objectif, rester organisé et être inclusif envers les autres participants à la réunion.
Trouver quelqu’un qui puisse vous guider pour devenir un leader tourné vers l’avenir peut faire une énorme différence dans votre travail. Un coach RecrutementPro peut vous aider à développer les compétences dont vous avez besoin pour devenir un communicateur efficace et organisé, et un leader encore meilleur.
