Les rapports en pointillés fonctionnent-ils ? 9 avantages et inconvénients d’une ligne de démarcation floue

J’ai été dans une relation en pointillé. Vous savez peut-être que c’est ce qu’on appelle être « matricé ».

Il s’agit d’un type de relation délicat, qui nécessite beaucoup de soin et d’attention. Et à vrai dire, le rapport en pointillé est destiné à toute personne ou organisation.

Dans les relations hiérarchiques classiques, les employés sont rattachés à une ligne solide. Cela signifie que leur responsable direct est leur seul responsable. En termes d’organigramme, cela signifie que l’employé a une ligne pleine jusqu’à son chef. Dans le cas d’un manager en ligne pointillée, l’employé a une ligne solide sous la responsabilité de son manager direct. Mais il a également une ligne pointillée vers une autre équipe.

Mais comme nous le savons, les organisations sont compliquées. Certaines organisations utilisent des structures organisationnelles matricielles pour améliorer la visibilité, l’alignement et la collaboration. D’autres peuvent y avoir recours lorsque les effectifs sont limités et que les budgets sont serrés.

Dans tous les cas, les entreprises cherchent à maximiser le potentiel de leur personnel. C’est pourquoi certaines d’entre elles explorent l’idée d’une structure hiérarchique en pointillés pour certains de leurs employés.

Les dirigeants ont une influence incroyable sur l’expérience des employés. Un bon leadership peut se traduire par un meilleur engagement des employés, une productivité accrue, un profond sentiment d’appartenance et de meilleurs résultats commerciaux.

Ainsi, les structures hiérarchiques complexes – y compris les responsables secondaires – ajoutent une nuance au leadership. Le travail hybride ne fait qu’ajouter un peu plus de complexité, surtout si un manager est physiquement présent avec l’employé plus souvent que l’autre.

En tant que structure de gestion, les rapports en pointillé peuvent être aussi fragiles qu’il n’y paraît. Parlons de ce qu’est la structure hiérarchique en pointillé. Nous présenterons également les avantages et les inconvénients de cette structure, ainsi que les moyens de vous assurer qu’elle fonctionne efficacement dans votre organisation.

Qu’est-ce que le rapport en pointillé ?

Tout d’abord, comprenons ce que nous entendons par rapport aux rapports en pointillés.

Qu’est-ce que le rapport en pointillé ?

Le reporting en pointillé est un type de structure de reporting. Dans ce type de structure, le salarié a un supérieur hiérarchique direct. Mais en plus de son supérieur hiérarchique direct, le salarié rend compte indirectement à un supérieur secondaire.

La structure organisationnelle commence à ressembler davantage à une toile qu’à un organigramme avec des rapports en pointillés. Disons que Julia est directrice du marketing et qu’elle a trois subordonnés directs. Elle recrute pour un nouveau rôle, un spécialiste du marketing de contenu. Ce poste ouvert est composé à 75% de marketing de contenu. Mais Andrew, un autre directeur marketing et homologue de Julia, a demandé un contractuel à temps partiel pour la conception graphique.

L’entreprise n’ayant pas le budget nécessaire pour financer deux rôles distincts, Julia et Andrew décident que cette personne sera directement rattachée à Julia. Julia et Andrew décident donc que cette personne relèvera directement de Julia, mais qu’elle sera rattachée en pointillé à Andrew pour toutes les tâches liées à la conception graphique.

9 avantages et inconvénients des rapports en pointillés

Comme la plupart des tactiques de leadership, le rapport en pointillé a ses avantages et ses inconvénients. Parlons de certains de ces avantages et inconvénients pour l’employé, le manager et l’organisation.

Les pros

Avant de vanter les avantages des rapports en pointillés, il est important de reconnaître qu’ils ne sont pas garantis. Les avantages ne viendront que si cette tactique de leadership a été bien entretenue et développée. Voici quatre avantages des rapports en pointillés.

• Utilisation efficace des ressources. Chaque entreprise a fait l’expérience d’équipes allégées. Lorsque les budgets sont serrés et que les effectifs diminuent, le reporting en pointillé peut être un moyen efficace de faire plus avec moins. Lorsque les employés sont répartis entre plusieurs équipes pour faire avancer les choses, les rapports en pointillé peuvent être efficaces (s’ils sont bien faits).

• Augmente la délégation et la collaboration. Un rapport hiérarchique direct n’est que cela : direct. Mais si les équipes collaborent de manière transversale, il peut être judicieux de mettre en commun les ressources dans le cadre d’une relation en pointillé. Pour les managers, cela peut même contribuer à briser les silos entre les équipes. Si elle est bien menée, elle peut accroître la délégation et la collaboration.

• Offre des possibilités d’amélioration et de renouvellement des compétences. Parfois, les structures hiérarchiques en pointillés donnent aux employés une chance d’apprendre de nouvelles choses. Les employés peuvent être en mesure de se perfectionner et de se recycler, ce qui peut ouvrir la porte à d’autres opportunités.
• Cela favorise la mobilité et le développement de carrière. L’un des plus grands avantages que j’ai personnellement retiré d’une relation hiérarchique en pointillé est la mobilité professionnelle. Comme j’avais un lien en pointillé avec un autre manager, lorsqu’un poste à temps plein s’est ouvert dans une équipe qui m’intéressait, j’ai pu le saisir. Ce manager avait également un aperçu de ce qu’était mon travail. Comme il m’avait servi de second manager, il connaissait déjà la qualité de mon travail, mon éthique professionnelle et ma façon de mener à bien les projets. En fin de compte, cela m’a aidé à décrocher un nouvel emploi (et une promotion) dans une entreprise précédente.

Les inconvénients

Pour avoir été un subordonné direct dans une relation en pointillé, il est difficile de s’y retrouver dans une organisation matricielle. Nous vous présentons cinq arguments contre les relations en pointillés.

• Confusion et mauvaise communication. Les rapports en pointillés peuvent être très déroutants. La plupart du temps, l’employé gère plusieurs flux de travail sous la responsabilité de deux managers différents, un direct et un secondaire. Parfois, les deux managers ne communiquent pas bien, ce qui peut être source de confusion pour l’employé. Surtout lorsque les choses bougent vite (comme c’est généralement le cas sur le lieu de travail), il risque d’y avoir des lacunes dans la communication qui mènent à la confusion.

• Diminution de la productivité et de l’efficacité. Lorsque les employés doivent concilier différents flux de travail provenant de différents responsables, cela peut être difficile. Sans les bons systèmes de soutien en place, cette confusion et cette frustration peuvent entraîner une baisse de la productivité. Au final, cela peut se traduire par des livrables ou des initiatives manquées.

• Lutte acharnée pour les ressources. En tant que supérieur hiérarchique ou supérieur hiérarchique en pointillé, vous avez tous deux des choses à faire. Mais lorsque vous avez une longue liste de choses à faire et un employé qui se partage cette liste, cela peut ressembler à un jeu de tir à la corde. Il faut s’aligner sur les priorités, la gestion du temps, la largeur de bande et les charges de travail. De cette façon, vous ne tirez pas l’employé dans deux directions différentes.

• Dommageable pour l’expérience de l’employé. Si l’on comprend les risques et les inconvénients du reporting en pointillé, cette structure a des conséquences inhérentes sur l’expérience des employés. Si les employés se retrouvent au milieu de deux managers qui se disputent leur temps, cela peut être stressant et frustrant. Si les employés ne savent pas quelles sont les priorités sur lesquelles ils doivent travailler, vous risquez de perdre leur engagement. Offrir une expérience exceptionnelle aux employés fait partie intégrante de l’exploitation du plein potentiel de vos employés.
• Frustration et épuisement. Pour les employés, il peut être difficile de gérer les attentes et de fixer des limites. Revenons à la partie de tir à la corde. Si l’employé doit gérer deux relations avec des managers différents, cela peut devenir désordonné. En l’absence d’alignement de la part des managers, l’employé se retrouve dans une position difficile. L’employé doit être très attentif à la gestion des attentes et des limites pour bien naviguer dans la structure hiérarchique.

10 conseils pour travailler dans un environnement en pointillé

Nous vous présentons dix conseils pour vous assurer que votre relation en pointillé offre l’effet de levier et la visibilité dont l’organisation a besoin et l’expérience de croissance positive que vos employés souhaitent.

Pour le manager

Que vous soyez un manager en ligne directe ou en pointillés, il y a des choses que vous devez garder à l’esprit. Voici sept conseils pour partager un rapport direct avec quelqu’un d’autre.

• Ne mettez pas l’employé dans un jeu de tir à la corde. Le fait de mettre votre employé au milieu de la mêlée est une mauvaise expérience pour lui. Si vous jouez à la corde avec l’autre manager sur le temps de l’employé, cela a déjà un impact négatif sur votre employé. Les désaccords ou les désalignements sur les priorités doivent être traités de manager à manager dans une relation en pointillé, et non de manager à employé. Vos employés – et les performances de votre équipe – vous remercieront plus tard.

• Communiquez souvent avec l’autre manager. Votre employé est responsable des flux de travail de deux superviseurs différents. Si vous ne savez pas quel type de travail l’autre manager lui confie, c’est un problème. Communiquez clairement et souvent avec le manager. Vous pouvez envisager d’organiser des réunions régulières en tête-à-tête pour vous assurer que vous discutez des priorités clés, de la charge de travail et d’autres aspects de la gestion du rendement avec l’autre gestionnaire. Faites également appel aux ressources humaines pour vous aider.

• Alignez les priorités, le temps passé et les attentes dès le début. Convenez dès le départ de ce sur quoi l’employé doit travailler, des attentes que vous avez à son égard et du temps qui lui est alloué. Il est plus facile que vous ne le pensez pour l’employé d’être surchargé de travail des deux côtés. Assurez-vous de vous mettre d’accord sur les priorités clés dès le début – et respectez-les.

• Pensez à des choses comme les accords de niveau de service (SLA). Finalement, mon solide supérieur hiérarchique m’a aidé à mettre en place un SLA pour faciliter la gestion des demandes ponctuelles. J’aurais aimé mettre en place ce type d’accord de travail dès le début. Il définissait clairement les dates de livraison, le temps consacré à certaines tâches, les attentes et les priorités.

• Alignez vous sur les évaluations de performance. Les évaluations de performance seront probablement menées par le supérieur hiérarchique direct. Mais parfois, le supérieur hiérarchique en pointillé y participera. Soyez clair sur les contributions aux évaluations de performance et sur leur nature.
• Rassemblez également votre système de soutien. Le leadership n’est pas facile. Ce n’est pas pour rien qu’il faut de l’intention, des efforts, de la formation et de la pratique pour devenir un bon leader. À bien des égards, il s’agit d’un parcours d’apprentissage continu qui nécessite un soutien permanent. Pensez à la façon dont RecrutementPro peut aider vos dirigeants à obtenir le soutien dont ils ont besoin pour naviguer dans toutes les complexités que le leadership apporte. Investir dans le développement du leadership peut faire la différence entre une main-d’œuvre prospère et une main-d’œuvre en difficulté.

Pour l’employé

• Comprenez bien vos priorités, votre temps et vos attentes. Pour quelqu’un qui a déjà géré les rapports en pointillés, ce n’est pas une chose facile à faire. Assurez-vous d’avoir une vision extrêmement claire de vos priorités. Il s’agit notamment de comprendre le temps que vous devez consacrer à certains projets plutôt qu’à d’autres. Il peut également s’agir d’établir des attentes avec chacun de vos managers (votre ligne pleine et votre ligne pointillée) pour communiquer les priorités. Mais n’oubliez pas que les priorités sont dynamiques. Elles évoluent et changent souvent, ce qui signifie que vous devez apprendre à clarifier, affiner et renégocier en permanence. Intégrez cette habitude de renégociation, de clarification et d’affinage dans votre vie quotidienne. S’il y a un décalage entre les attentes, demandez à vos managers de faire le lien. Il est important que vos dirigeants travaillent ensemble pour s’accorder sur la meilleure façon d’utiliser votre temps. Pour cela, vous devez affiner vos compétences en matière de gestion du temps afin de vous assurer que vous respectez vos priorités.

• Fixez des limites claires. Dans une entreprise précédente, j’occupais un poste de communication au rythme effréné. Mon supérieur hiérarchique m’adressait souvent des demandes ponctuelles et urgentes. Ces demandes étaient assorties d’échéances strictes qui m’obligeaient essentiellement à laisser tomber mes autres priorités afin de respecter le délai. Mes autres tâches – la majeure partie de mon travail – en souffraient. Finalement, j’ai mis en place un système où, si je recevais une demande ponctuelle, je la traitais en deux jours ouvrables. J’avais le soutien de mon solide supérieur hiérarchique, ce qui a contribué à renforcer cette limite. Et finalement, cela a modifié certains comportements. Au fil du temps, mon supérieur hiérarchique en pointillé m’a accordé plus de temps et plus d’informations. Mais c’était vraiment cahoteux et cela a provoqué des tensions entre nous trois. À l’époque, j’aurais aimé avoir un coach pour me guider dans cette situation. Avec un coach, je me serais sentie mieux équipée pour traiter rapidement ces incidents et mieux fixer les limites dès le départ.

• Communiquez clairement et directement. Le fait d’avoir un superviseur secondaire ajoute des couches de complexité à la relation entre le manager et l’employé. Cela exige une communication intentionnelle, directe et claire entre tous les membres de l’équipe. Par exemple, réfléchissez aux objectifs et aux mesures qui intéressent chacun de vos managers. Essayez de bien comprendre ces objectifs – mais aussi de communiquer fréquemment avec les mises à jour. Une bonne communication peut prévenir de manière proactive l’apparition de problèmes. Elle permet également de s’assurer que vos managers savent quels obstacles doivent être levés. En particulier avec les équipes virtuelles, la communication peut passer à travers les mailles du filet. Apprenez à communiquer clairement ce sur quoi vous travaillez et ce à quoi vous accordez la priorité. Vous devez également bien communiquer les attentes, les limites et les engagements. Si vous ne le faites pas, vous risquez de nuire à vos relations.
• Rassemblez votre système de soutien. Comme je l’ai mentionné précédemment, j’aurais aimé avoir le soutien d’un coach lorsque j’étais dans une relation en pointillés. Un coach aurait pu me guider dans les conversations délicates, la définition des attentes, la gestion des limites, etc. Votre supérieur hiérarchique direct doit être votre base. Assurez-vous de savoir clairement qui procède à votre évaluation de performance. S’il s’agit de votre supérieur hiérarchique, il est votre principale partie prenante. Maintenez cette relation solide et faites appel à votre supérieur pour vous guider.

Faire de la libération du potentiel de votre personnel une priorité

Les rapports en pointillés ne conviennent pas à tout le monde. Il s’agit d’une relation de gestion délicate qui s’accompagne de toutes sortes de nuances et de complexités. Et pour s’assurer de son bon fonctionnement, il faut disposer des ressources et du soutien adéquats.

Comment fournissez-vous à vos employés les bons outils pour réussir ? De quelle manière investissez-vous dans vos dirigeants pour qu’ils deviennent la meilleure version d’eux-mêmes ? Comment faites-vous de votre personnel une priorité ?

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