Les humains font des erreurs, la responsabilité des avantages sociaux des employés les couvre

C’est le milieu du mois et vous avez un tas de nouveaux employés à intégrer en même temps. Votre équipe de gestion des ressources humaines a fait des heures supplémentaires pour offrir aux nouveaux employés une expérience agréable et les rendre rapidement opérationnels. Ils créent également tous les documents habituels pour les avantages sociaux des nouveaux employés, mais un membre de l’équipe oublie accidentellement un dossier. Les erreurs de ce genre arrivent. Même avec des processus, des listes de contrôle et la technologie, des erreurs se produisent. Des erreurs sont commises en remplissant des formulaires. Des informations, ou des formulaires entiers, sont omis.

Bien que vous ne puissiez pas les empêcher complètement, il est possible de couvrir vos bases afin que les erreurs ne coûtent pas aux entreprises plus qu’elles ne peuvent gérer. Une assurance responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés peut être dans le meilleur intérêt de votre entreprise et de vos employés.

Lisez ce qui suit pour découvrir pourquoi votre entreprise pourrait vouloir investir dans ce type de protection, qu’il s’agisse d’une start-up à croissance rapide ou d’une grande entreprise en mode d’embauche.

L’essentiel : Qu’est-ce que l’assurance responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés ?

L’assurance responsabilité civile des avantages sociaux des employés (RCE) protège les organisations si et quand des erreurs administratives ou des omissions se produisent lors de l’activation des avantages sociaux des employés. Bien que l’assurance RLE soit généralement appliquée en tant que police autonome, les employeurs peuvent l’ajouter à une autre police, comme l’assurance invalidité. Voici quelques exemples d’avantages couverts par l’assurance RLE :

• Assurance vie, accident, soins dentaires, soins de la vue, soins de santé mentale et autres soins de santé.
• Pension, participation aux bénéfices et actionnariat
• Avantages supplémentaires tels que l’aide aux frais de scolarité, les plans de vacances, les congés de maternité et les plans de retraite.
• Sécurité sociale, indemnisation des accidents du travail, invalidité et allocations de chômage.

Comme d’autres polices d’assurance, la couverture de la responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés est offerte sur la base des réclamations, ce qui signifie que le fournisseur couvrira une réclamation si elle est faite pendant la période où la police est en vigueur. Si une réclamation est faite rétroactivement, la police doit être datée et payée rétroactivement également.Cette situation est gagnante pour tous. L’employeur peut toujours rectifier l’erreur et payer l’assurance dès que l’omission est identifiée, et le fournisseur obtient également l’entreprise comme client.

En quoi l’assurance EBL diffère-t-elle de l’assurance responsabilité civile générale ?

Supposons qu’un employé subisse un préjudice corporel ou une blessure au travail, mais que ses factures médicales ne soient pas couvertes en raison d’une erreur d’écriture. Il peut décider de poursuivre l’employeur en justice. Une police d’assurance responsabilité civile générale peut couvrir le coût des factures médicales s’il n’y a pas d’erreur de la part de l’entreprise – une erreur administrative n’est pas couverte par cette assurance. Toutefois, la souscription d’une assurance EBL pourrait protéger l’organisation contre une facture de plusieurs milliers de euros. Et avec l’assurance LBE, l’organisation peut rectifier l’erreur administrative en activant les prestations de santé pour le travailleur blessé à une date rétroactive.

Quelle est la différence entre l’assurance LBE et la responsabilité fiduciaire ?

De nombreuses organisations confondent la couverture EBL avec l’assurance responsabilité fiduciaire (FLI). L’assurance responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés protège l’entreprise contre les erreurs d’écriture dans un large éventail de régimes d’assurance. Toutefois, l’assurance FLI ne couvre pas les infractions à la loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA), de sorte qu’elle n’atténue pas complètement le risque. D’un autre côté, l’assurance responsabilité fiduciaire protège les entreprises contre les responsabilités ERISA ou les risques liés aux plans personnalisés pour les actes fautifs. Divers incidents justifient le besoin d’une FLI, notamment un manquement à l’obligation fiduciaire résultant d’une négligence dans la fourniture du régime d’avantages sociaux des employés. José Jara, associé chez CKR Law et expert ERISA, explique qu’une organisation peut être responsable sur le plan fiduciaire pour diverses raisons, notamment les suivantes :

• Le choix ou la conservation d’investissements imprudents
• La participation à des transactions qui présentent un conflit d’intérêts
• Ne pas verser à un participant le montant des prestations dues au titre du régime
• Participer à un acte de self-dealing

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive, mais elle offre des exemples d’actes qui relèvent des responsabilités légales de l’entreprise. Dans certains cas, l’assurance FLI peut réduire les répercussions ou la responsabilité de l’entreprise.

Quand pouvez-vous utiliser la couverture responsabilité civile des avantages sociaux des employés ?

L’erreur d’un employé dans la gestion des avantages sociaux peut coûter à l’entreprise des milliers de euros ou plus. La couverture des avantages sociaux des employés aidera à protéger l’entreprise dans ces circonstances.

Quand les avantages sociaux des employés sont mal communiqués

Supposons que vous recrutiez un nouveau gestionnaire d’avantages sociaux, John Smith, qui n’a pas encore compris comment les choses se passent dans votre entreprise. Il dit par erreur à un employé que le régime d’avantages sociaux de l’entreprise peut couvrir la tante de l’employé parce qu’elles vivent sous le même toit. Plus tard, Smith apprend qu’il avait tort, mais son erreur rend l’entreprise financièrement responsable.Ce type de situation n’est pas rare. Des études montrent que « les employés ont confiance dans leurs régimes d’avantages sociaux, même si beaucoup ne les comprennent pas complètement », y compris dans le domaine des ressources humaines. Lorsqu’un employé vient vous poser des questions sur son admissibilité aux avantages sociaux de l’entreprise, il peut être difficile de lui expliquer un régime que vous ne comprenez pas entièrement non plus.Cheryl Foy, secrétaire universitaire et avocate générale à l’Ontario Tech University, parle d’une situation similaire :

Un collègue m’a fourni un exemple : La couverture de la responsabilité civile en matière d’avantages sociaux des employés était incluse dans la série de polices d’assurance d’une organisation, mais celle-ci ne comprenait pas assez bien la police pour savoir quand elle entrait en vigueur. L’organisation a été poursuivie pour avoir présenté de manière inexacte la nature et la portée de la clause de condition préexistante dans sa couverture d’assurance invalidité à long terme. Comme l’organisation ne savait pas qu’il s’agissait exactement du type de réclamation couvert par l’assurance responsabilité civile des avantages sociaux des employés, elle n’a pas averti son assureur ni présenté de demande d’indemnisation. Les frais juridiques de la défense se sont élevés à plus de 100 000 €, et les dommages-intérêts à plus du triple.

Mme Foy ajoute que si une demande d’indemnisation est déposée tardivement et que la capacité de l’assureur à défendre l’affaire s’en trouve affectée, la demande peut être limitée ou carrément refusée.

Quand les RH perdent accidentellement le dossier d’un employé

Ou encore, disons que votre nouveau gestionnaire des avantages sociaux, John Smith, perd ou supprime accidentellement le dossier d’un employé. L’affaire Gediman c. Anheuser-Busch, Inc. a mis en évidence la valeur de cette assurance lorsqu’Anheuser-Busch a été poursuivie par un ancien employé en raison d’une erreur administrative dans le régime de retraite. »L’affaire Gediman a fait prendre conscience aux employeurs et à leurs acheteurs d’assurance, pour la première fois, de l’existence d’un risque de responsabilité dans le domaine de l’administration des programmes d’avantages sociaux des employés, et a créé une demande de protection d’assurance contre cette responsabilité », déclare Roland J. Wendorff.Il est difficile de trouver une raison de s’opposer à la couverture de la responsabilité des avantages sociaux des employés. Elle n’est pas coûteuse et peut épargner à l’entreprise des pertes importantes si et quand une erreur se produit (cela arrivera probablement un jour ou l’autre). Après tout, même les meilleurs employés de votre service des ressources humaines ne sont que des êtres humains.

Qu’est-ce qui n’est pas couvert par l’assurance responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés ?

Malheureusement, la couverture de la responsabilité des avantages sociaux des employés n’est pas illimitée. Les entreprises devront payer une franchise pour chaque événement ou acte, en fonction de la police d’assurance EBL :

• Limite globale : Le montant le plus élevé que l’assureur paiera pour une entreprise donnée.
• Limite de chaque employé : Le montant maximum qu’un assureur paiera pour une personne spécifique et sa famille.

Si votre entreprise ou l’un de vos employés a atteint le maximum de ces limites, le fournisseur d’assurance ne couvrira plus aucun sinistre EBL. De plus, l’assurance LBE ne protège pas l’entreprise contre toutes les réclamations. Selon votre police spécifique, les exceptions peuvent inclure :

• Réclamations concernant la mauvaise performance du 401k d’un employé
• Toutes les actions en justice concernant les salaires ou les rémunérations des employés qui ne répondent pas aux attentes.
• Les réclamations pour dommages corporels et matériels
• Tout avantage offert par l’entreprise qui n’a pas de valeur financière.
• Actes mensongers ou illégaux de l’organisation
• Toute violation de la loi ERISA

Si vous n’êtes pas sûr des limites de votre police d’assurance EBL, contactez votre fournisseur.

Adaptez la couverture de la responsabilité civile pour les avantages sociaux des employés aux besoins de votre entreprise.

La couverture de la responsabilité des avantages sociaux des employés ne se limite pas à la liste de cet article.

Certains fournisseurs peuvent également couvrir des prestations telles que la thérapie ou le coaching. Travaillez avec votre assureur pour trouver un plan de couverture de la responsabilité civile des employés qui réponde aux besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à garder vos employés heureux et à apporter la tranquillité d’esprit aux équipes RH et juridiques.