Le guide ultime de la rédaction du manuel de l’employé
La création d’un manuel pour les employés n’est pas une mince affaire.
Mais c’est un travail important, qui doit être réalisé avec soin. De nombreuses organisations utilisent les manuels des employés comme source unique de vérité pour les programmes, les valeurs fondamentales, les politiques, etc. de l’entreprise.
Il est essentiel de renforcer les comportements positifs et les directives de l’entreprise. Mais il est également utile en tant que ressource et source d’information.
Un manuel de l’employé est souvent distribué aux nouveaux employés pendant le processus d’intégration. Cela aide l’employé à s’acclimater et à comprendre les attentes, les directives et les responsabilités.
Mais au-delà du renforcement des comportements positifs, un manuel de l’employé peut faire gagner un temps précieux à votre équipe RH. Un manuel est souvent en libre-service – il incombe à l’employé de le lire, de le digérer et de l’assimiler.
Lorsque vous vous retrouvez à répondre une fois de plus à la question de savoir quelle est la politique de l’entreprise concernant les billets d’avion en classe affaires, comment ajouter un conjoint aux avantages sociaux ou comment embaucher un stagiaire, vous savez qu’il est temps de rédiger un manuel.
Dans cet article, vous en saurez plus sur le contenu d’un manuel de l’employé. Vous apprendrez également comment rédiger un manuel de l’employé – et pourquoi le manuel est important pour l’expérience de l’employé.
Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé ?
Un manuel de l’employé est un document qui contient des informations que les employés doivent connaître. Le manuel de l’employé peut porter d’autres noms, comme le manuel du personnel ou le manuel de l’employé. Mais à la base, un manuel de l’employé contient des politiques, des directives, des accords d’emploi, et plus encore.
Le manuel de l’employé est aussi le guichet unique pour des choses comme le calendrier des vacances de l’entreprise ou les avantages sociaux. Il est souvent distribué aux employés dans le cadre de la liste de contrôle des nouveaux employés. De nombreuses organisations exigent que les employés lisent le manuel dans son intégralité dans le cadre de leur processus d’intégration.
Pourquoi un manuel de l’employé est-il important ?
Un manuel de l’employé est important pour un certain nombre de raisons. Il est bon de comprendre qu’un manuel de l’employé est bénéfique à la fois pour les employés et pour l’organisation. Voici sept raisons pour lesquelles un manuel de l’employé est important :
- Il définit des attentes claires avec des documents à l’appui.
- Il renforce la culture d’entreprise et les valeurs fondamentales de l’entreprise.
- Il aide à faire respecter les politiques et les directives, surtout lorsque les choses tournent mal.
- Il aide les employés à trouver facilement les avantages, les programmes et les ressources.
- Il permet à l’entreprise de gagner du temps dans la communication des principaux programmes, avantages et ressources.
- Il garantit que votre organisation est à jour sur toutes les exigences légales et de conformité.
- Il protège votre entreprise de toute responsabilité.
Ce qu’il faut inclure dans un manuel de l’employé
Un manuel de l’employé peut sembler intimidant. J’ai passé une grande partie de ma carrière dans la communication interne. Je me souviens de la première fois où j’ai dû revoir et éditer un manuel pour employés. Avec des pages et des pages de contenu, il peut sembler écrasant de penser à en rédiger un à partir de zéro.
Mais avec un peu d’aide et la définition d’objectifs SMART, c’est tout à fait possible. Voici quatre éléments que vous devriez inclure dans un manuel de l’employé.
4 choses à inclure dans un manuel de l’employé
- Politiques
- Avantages sociaux
- Histoire et culture de l’entreprise
- Expérience des employés et programmes culturels
Politiques (y compris les politiques que vous devez inclure en vertu de la loi)
Tout d’abord, appelez votre équipe juridique. La première étape consiste à vous familiariser avec les lois fédérales, étatiques et locales en matière d’emploi.
Le ministère américain du travail partage sur son site toutes les informations destinées aux employeurs concernant les lois fédérales sur le lieu de travail. Cela peut s’avérer particulièrement délicat si votre entreprise opère dans plus d’un État. Si c’est le cas, il faudra peut-être prévoir un contenu différent pour tenir compte des lois des différents États.*
Mais une fois que vous avez déterminé ce que votre organisation est légalement tenue d’inclure, identifiez d’autres contenus utiles. Nous avons présenté quelques politiques qui méritent d’être étudiées et prises en compte.
- Politique d’égalité des chances en matière d’emploi et de non-discrimination
- Politiques relatives aux congés pour raisons familiales (FMLA)
- Politiques d’indemnisation des accidents du travail
- Autres polices pertinentes pour votre entreprise
- Code de conduite
- Classification des emplois (y compris les ajustements salariaux, les augmentations au mérite, les promotions, etc.)
- Santé, sûreté et sécurité (notamment dans le sillage de COVID-19)
- Toute politique liée à COVID-19 (y compris les politiques de retour au travail ou de retour au bureau).
- Politiques relatives aux voyages et aux dépenses
- Politiques de sécurité et de confidentialité
- Politique de dénonciation
- Séparation d’emploi et autres politiques d’emploi
Avantages sociaux
Je pense que nous avons tous travaillé dans des entreprises où vous passez plus de temps à chercher des informations sur vos avantages sociaux que vous ne voulez bien l’admettre. C’est un point douloureux pour l’expérience des employés et cela peut même nuire à leur engagement et aux inscriptions aux programmes d’avantages sociaux.
Votre manuel de l’employé doit également être un point de référence pour vos offres d’avantages sociaux. Tout comme les lois sur l’emploi, vos avantages sociaux varieront probablement d’un État ou d’un pays à l’autre. Assurez-vous que vous incluez toutes les informations nécessaires sur les avantages importants.
Si vous ne créez pas un contenu que l’employé ordinaire peut assimiler, il n’essaiera peut-être même pas de profiter de l’offre. Voici 19 programmes d’avantages sociaux à inclure dans votre manuel de l’employé.
- Votre politique en matière de congés payés (y compris les congés illimités)
- Le calendrier des congés payés de votre entreprise
- Politiques en matière de congé parental
- Politiques en matière de congé de maladie payé (y compris le congé de deuil)
- Prestations d’invalidité de courte et de longue durée
- Comptes de dépenses flexibles
- Formules d’assurance maladie disponibles (y compris COBRA)
- Avantages pour le bien-être des employés
- Programmes de congés
- Programmes de retraite des employés ou programmes 401(K)
- Les avantages des programmes de coaching, notamment comment s’inscrire à RecrutementPro.
- Toute offre d’avantages supplémentaires, comme des congés pour bénévolat ou des allocations de formation.
- Période de paie et paie (y compris les déductions salariales)
- Horaire de travail et environnement de travail
- Calendrier de l’examen annuel des performances
- Politiques relatives aux fonctions de juré
- Politiques relatives à la loi sur les congés médicaux
- Assurance vie
- Congé militaire
Il s’agit, bien entendu, d’une liste non exhaustive d’avantages à inclure. Chaque entreprise a ses propres offres d’avantages sociaux. Travaillez avec votre équipe RH pour vous assurer que tous les programmes d’avantages sociaux sont inclus dans le manuel de l’employé.
Culture et histoire de l’entreprise
Cette section du manuel de l’employé peut vraisemblablement constituer l’introduction. Souvent, les entreprises incluent un bref historique de l’organisation. Comment a-t-elle été fondée ? Pourquoi l’entreprise a-t-elle été créée ? Quelle est sa mission et son objectif ?
Ensuite, vous pouvez parler de la culture d’entreprise et des valeurs fondamentales. Cela permet d’humaniser les politiques et les programmes que vous avez inclus dans votre manuel. Il est probable que les programmes et les politiques que vous avez mis en place reflètent la culture et les valeurs fondamentales de votre entreprise. Il est important de faire ce lien pour que les employés voient comment votre culture prend vie.
Par exemple, RecrutementPro a été fondée avec un sens profond de l’objectif. Notre mission est d’aider les gens du monde entier à vivre avec plus d’objectifs, de clarté et de passion. À ce titre, nous avons créé des programmes pour les employés, tels que des congés pour bénévolat ou des allocations d’apprentissage de 1 000 euros, afin de contribuer à la réalisation de notre mission.
L’histoire de notre entreprise est un élément important de la raison pour laquelle nous faisons ce que nous faisons. Il est également essentiel que nous partagions l’histoire fondatrice dans le manuel afin de pouvoir relier certaines des offres au pourquoi de notre travail.
Notre manuel commence par présenter nos valeurs fondamentales, notre objectif et notre mission. Ensuite, il entre dans le détail des programmes et des politiques. En formulant le manuel de cette manière, l’employé est d’abord initié aux fondements de l’entreprise. Ensuite, il est mieux équipé pour comprendre le pourquoi de certains programmes ou politiques en place.
Programmes sur l’expérience et la culture des employés
Nous savons que le manuel n’est pas la lecture la plus excitante pour les employés, mais c’est une lecture importante. Vous pourriez envisager d’ajouter d’autres programmes de culture ou d’engagement des employés.
C’est une autre façon de renforcer la culture et les valeurs fondamentales de votre entreprise. Cela peut également contribuer à « animer » le manuel de l’employé. En voici quelques exemples :
- Les groupes de ressources des employés (ERG) et comment y participer
- Tout club ou groupe de bénévoles
- Avantages et programmes pour les employés
- Programmes de congés sabbatiques
- Programmes d’apprentissage professionnel supplémentaires
Quand créer un manuel pour les employés
Soyons francs : la création d’un manuel de l’employé représente beaucoup de travail. Mais il est crucial pour les organisations d’avoir un manuel de l’employé à portée de main.
Nous pensons qu’il est dans votre intérêt de créer un manuel des employés le plus tôt possible. Plus vous attendez pour le faire, plus vous prenez de risques.
Mais notre rôle n’est pas d’offrir des conseils juridiques. Travaillez avec vos experts juridiques et RH pour déterminer quand votre entreprise est prête pour un manuel des employés. Vos professionnels du droit et des RH seront en mesure de vous conseiller sur le moment le plus opportun pour votre entreprise.*
Comment rédiger un manuel pour les employés
Vous avez maintenant, je l’espère, une bonne idée de ce que vous voulez inclure dans votre manuel. Maintenant, il est temps de le rédiger. Avant que votre cerveau ne se fige en raison du syndrome de la page blanche (oui, je parle d’expérience, cela arrive), ne vous inquiétez pas. Nous vous proposons cinq étapes pour vous guider dans ce processus :
1. Consultez vos équipes juridique et RH sur ce que vous devez inclure
Obtenez la liste des « incontournables » auprès de vos services juridiques et RH. Souvent, c’est un membre des RH qui rédige le manuel. Mais quoi qu’il en soit, assurez-vous d’avoir saisi tout ce que vous devez légalement inclure.
Ensuite, dressez la liste des « choses à faire ». À partir de là, vous pouvez commencer à assembler le contenu d’une manière logique.
2. Identifier un propriétaire de projet
Assurez-vous que quelqu’un est responsable de la réalisation du manuel. S’il y a trop de cuisiniers dans la cuisine ou une confusion autour de la propriété, le projet peut être mis en danger.
Comme nous l’avons mentionné, il est courant que le manuel soit la propriété des ressources humaines. Identifiez le propriétaire et travaillez avec lui pour vous assurer qu’il dispose des ressources nécessaires pour bien faire son travail. Ensuite, ce propriétaire travaillera à la mise en place d’une équipe qui l’aidera à s’acquitter de ses principales responsabilités.
3. Soyez aussi simple et accessible que possible
Il y a beaucoup d’informations dans le manuel. Et les employés sont occupés par leur travail. Essayez de garder le contenu aussi simple et facile à digérer que possible, surtout lorsque le contenu est dense.
Envisagez de travailler avec votre équipe de communication interne pour aider à affiner le langage. Vos pros de la communication peuvent vous aider à ajuster et à faire en sorte que le manuel soit aussi digeste que possible.
4. Obtenir des retours, des révisions et des approbations
Le manuel de l’employé contient beaucoup d’informations nécessaires et importantes. Assurez-vous de demander un retour d’information une fois que vous avez finalisé la première version.
Lorsque j’ai participé à l’élaboration d’un manuel des employés dans une entreprise précédente, nous avons demandé à plusieurs personnes de le réviser. Il s’agissait notamment des services juridiques, de quelques personnes des RH, des responsables de programmes (c’est-à-dire l’équipe D&I pour toute mention de diversité, d’équité et d’inclusion), etc.
Recueillez les commentaires sur l’expérience et assurez-vous que le manuel est facilement accessible. Grâce au pouvoir de la rétroaction, vous pouvez faire du manuel le meilleur qu’il puisse être.
5. Mettre à jour le manuel régulièrement
Les choses changent, vite. Le manuel de l’employé ne doit pas rester sur une étagère à prendre la poussière. En général, il est bon de le mettre à jour chaque année. Mais s’il y a de grandes annonces, des changements ou des modifications de politique, c’est une bonne habitude de mettre à jour le manuel.
La bonne nouvelle est qu’aujourd’hui, les manuels des employés sont numériques. Ils sont souvent hébergés sur des intranets internes ou d’autres sites Web numériques. Et comme le dit mon patron à propos des publications numériques, l’encre ne sèche pas. Ils ne sont plus statiques – vous pouvez les mettre à jour et les actualiser plus facilement qu’auparavant.
Ils sont également consultables. Vous pouvez considérer votre guide de l’employé comme un mini-moteur de recherche Google rempli d’informations sur l’entreprise. Il est également important d’informer les employés lorsque des changements ont été apportés. Cela peut contribuer à renforcer la confiance et la sécurité psychologique.
Valve est un exemple de manuel de l’employé qui nous a beaucoup plu.
Comment s’assurer que votre manuel de l’employé est inclusif
Lorsque les employés ne se sentent pas à leur place, vous risquez déjà de perdre de grands talents. Il est important de s’en souvenir lorsque vous rédigez votre manuel de l’employé. Voici trois façons de vous assurer que votre manuel de l’employé est inclusif :
- Utilisez un langage incluant le genre (ou non)
- Évaluez l’équité de vos politiques (par exemple, la reconnaissance des fêtes célébrées par toutes sortes de religions).
- Tenez compte de la neurodiversité et des personnes handicapées (par exemple, les employés malvoyants peuvent-ils accéder au manuel à l’aide d’un lecteur d’écran ?)
- Examinez comment la diversité, l’équité et l’inclusion apparaissent dans les valeurs fondamentales de votre entreprise.
5 points essentiels à retenir pour créer un manuel des employés efficace
Vous devriez maintenant vous sentir plus à l’aise pour aborder le manuel des employés de votre entreprise. Voici cinq points essentiels à garder à l’esprit :
- Demandez l’avis d’un expert, en particulier pour les exigences légales et RH
- Veillez à inclure toutes les informations nécessaires
- Soyez aussi simple et accessible que possible
- Recueillir les commentaires et s’assurer qu’ils sont inclusifs.
- Mettez-le à jour et rafraîchissez-le chaque année
Gardez votre déclaration de mission à l’esprit. Comment votre culture se manifeste-t-elle dans le manuel ? Que dit votre manuel de l’employé à propos des valeurs de votre entreprise ?
Commencez à rédiger votre manuel de l’employé
Vos employés à temps plein et vos employés non exemptés ont besoin de la base d’un manuel des employés. Que vous soyez une petite entreprise ou une société internationale, il est important de prévenir les mesures disciplinaires. Et l’une des façons de vous assurer que vos employés sont prêts à réussir est de créer un manuel de l’employé.
La création d’un manuel de l’employé comporte de nombreux aspects qui nécessitent un soutien supplémentaire. Elle est très transversale, peut nécessiter plusieurs niveaux d’approbation et peut être stressante. Il peut également servir de ligne directrice pour le comportement lorsque vous en avez besoin pour le licenciement d’un employé.
Comment aidez-vous vos employés à faire leur meilleur travail ? Ont-ils accès à des ressources, comme le coaching virtuel, pour les aider à surmonter les difficultés ? De quelle manière pouvez-vous contribuer à libérer le potentiel de votre personnel ?
Pensez à RecrutementPro. Avec RecrutementPro, vous pouvez fournir un soutien individualisé à vos employés. Et avec RecrutementPro, vos employés peuvent vivre avec plus d’objectifs, de clarté et de passion.
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