La délégation pour gagner ! 6 étapes pour donner du pouvoir et en faire plus

Pour être un leader efficace, il est important d’apprendre l’art de la délégation.

L’une des transitions les plus difficiles à effectuer pour les dirigeants est le passage de l’action à la direction. Les nouveaux managers ont souvent du mal à le faire, mais même les leaders plus expérimentés peuvent se contenter de faire.

Décortiquons ce qu’est la délégation de pouvoirs et comment la mettre en œuvre efficacement sur votre lieu de travail.

Si vous voulez faire quelques petites choses correctement, faites-les vous-même. Si vous voulez faire de grandes choses et avoir un impact important, apprenez à déléguer.
John C. Maxwell

Quel est le sens de la délégation ?

La délégation de pouvoir fait référence à la division du travail et de la responsabilité de la prise de décision à une personne qui rend compte à un dirigeant ou à un manager.

Il s’agit du processus organisationnel par lequel un manager répartit son propre travail entre tous ses collaborateurs. Il s’agit de leur donner la responsabilité d’accomplir les tâches qui leur sont déléguées de la manière qui leur convient.

En plus de la responsabilité, ils partagent également l’autorité correspondante. Cela garantit que les tâches peuvent être accomplies efficacement et que l’individu se sent réellement responsable de leur réalisation.

À un certain niveau, la délégation consiste simplement à diviser le travail en tâches que d’autres peuvent accomplir.

Au mieux, la délégation consiste à donner aux gens les moyens de faire le travail qui leur convient le mieux. Elle leur permet de s’investir davantage dans le travail et de développer leurs propres compétences et aptitudes. Elle permet également au manager d’effectuer d’autres tâches importantes, qui peuvent être plus stratégiques ou de plus haut niveau.

En d’autres termes, la délégation de pouvoirs est plus qu’une simple répartition du travail. C’est un véritable partage des responsabilités, de l’appropriation et de la prise de décision. La délégation de pouvoir est une autorité partagée.

La délégation de pouvoirs peut également améliorer l’efficacité en rendant davantage d’employés responsables de leur propre travail et de leurs activités. Moins de temps et d’énergie sont consacrés à la surveillance et à la microgestion des employés qui sont capables et compétents. Votre équipe devient ainsi plus compétente et capable d’atteindre des performances plus élevées.

La délégation consiste à confier à une autre personne des parties de votre travail et à les accomplir avec succès.

Éléments centraux sur la manière de déléguer l’autorité

Trois éléments centraux interviennent dans la délégation de pouvoirs :

1. Autorité

Dans le contexte d’une entreprise, l’autorité est le pouvoir et le droit d’un individu d’utiliser et d’allouer ses ressources de manière efficace.

Cela inclut la capacité à prendre des décisions et à donner des ordres pour atteindre les objectifs et les buts de l’organisation.

Cette composante doit toujours être bien définie. Toute personne ayant une autorité doit connaître l’étendue de son autorité.

Il s’agit essentiellement du droit de donner un ordre, ce qui signifie que la direction de haut niveau a toujours la plus grande autorité.

Il existe une relation symbiotique entre l’autorité et la responsabilité. Ainsi, l’autorité, en particulier l’autorité en matière de gestion, doit toujours être accompagnée d’une quantité égale de responsabilité si l’on veut que la tâche soit menée à bien.

De même, il existe depuis longtemps une relation entre le pouvoir et l’influence. Découvrez à quoi doit ressembler cette relation dans notre article : Pouvoir versus influence : Comment construire un héritage de leadership.

2. Responsabilité

Il s’agit des spécificités et de la capacité de l’individu à accomplir la tâche qui lui est confiée.

Une responsabilité sans autorité adéquate peut conduire à :

• Mécontentement
• Mécontentement
• Conflits
• Frustration pour l’individu

Alors que l’autorité coule du haut vers le bas, la responsabilité coule du bas vers le haut. Les cadres moyens et les cadres inférieurs ont plus de responsabilités.

3. Responsabilité

Contrairement à l’autorité et à la responsabilité, l’obligation de rendre des comptes ne peut être déléguée. Elle est plutôt inhérente à l’attribution de la responsabilité elle-même.

Toute personne qui entreprend d’accomplir une tâche et d’occuper un poste dans une entreprise devient responsable du résultat de ses efforts.

En bref, l’obligation de rendre des comptes signifie que l’on doit répondre du résultat final. L’obligation de rendre des comptes découle de la responsabilité.

L’autorité circule vers le bas, tandis que la responsabilité circule vers le haut. Le flux descendant de l’autorité et le flux ascendant de la responsabilité doivent être les mêmes à chaque poste de la hiérarchie de gestion.

L’importance de la délégation

Il a été démontré que la délégation améliore l’efficacité des tâches et profite à l’organisation d’une manière qui n’est pas évidente au premier abord.

Une étude de la Harvard Business Review a déterminé que la délégation peut en fait augmenter les revenus et l’efficacité globale des organisations.

Non seulement la délégation permet de responsabiliser les autres membres de l’organisation, mais elle contribue également à optimiser les performances du groupe.

Déléguer permet de responsabiliser votre équipe, d’instaurer la confiance et de motiver.

Une délégation réfléchie, accompagnée d’un soutien, est également un moyen d’élargir et de développer les personnes dans le cadre de leur travail. Cette méthode est souvent plus efficace que le développement professionnel périodique.

Et pour les dirigeants, il permet d’apprendre à identifier les personnes les plus aptes à s’attaquer aux tâches ou aux projets.

Comme le souligne un article de la Harvard Business Review, un chef d’équipe a adopté une stratégie de délégation et est passé de la simple occupation à la productivité.

Bien sûr, déléguer des tâches peut aussi alléger votre charge de travail. Mais selon le Dr Scott Williams, déléguer fait bien plus que vous débarrasser de vos tâches.

D’une part, les personnes qui travaillent pour vous pourront développer de nouvelles compétences et acquérir des connaissances. Cela les prépare à assumer davantage de responsabilités à l’avenir.

Williams écrit :

« La délégation peut également être un signe clair que vous respectez les capacités de vos subordonnés et que vous faites confiance à leur discrétion… Les employés qui sentent qu’on leur fait confiance et qu’on les respecte ont tendance à avoir un niveau d’engagement plus élevé envers leur travail, leur organisation et, surtout, leurs gestionnaires. »

La délégation responsabilise les équipes en leur permettant de démontrer leur capacité à assumer de nouvelles tâches.

Comment déléguer des responsabilités

Il existe plusieurs façons de transférer des responsabilités aux employés, en fonction des besoins de votre lieu de travail.

Vous pouvez utiliser les types de délégation de pouvoirs suivants pour attribuer des tâches à différents membres de l’équipe sur le lieu de travail :

Départements

Vous pouvez déléguer la supervision d’un département particulier à un autre employé. Par exemple, si vous êtes PDG, vous pouvez déléguer l’autorité sur l’ensemble du département marketing au directeur marketing.

Projets

Vous pouvez affecter un employé ou un groupe d’employés à la réalisation d’un projet spécifique, du début à la fin.

Par exemple, le directeur du marketing peut confier une campagne publicitaire à un chef de projet ou à un responsable de projet. Le chef de projet réunit ensuite une équipe de rédacteurs et de concepteurs pour collaborer au projet. Chacun de ces collaborateurs accomplit des tâches spécifiques qui lui sont déléguées.

Le directeur du marketing a délégué son autorité au chef de projet. Le chef de projet peut déléguer davantage à l’équipe si celle-ci est compétente et connaît bien l’intention et les résultats souhaités. Si les collaborateurs sont pour la plupart des indépendants ou des employés plus juniors, le chef de projet peut déléguer des tâches mais conserver l’autorité et s’impliquer davantage dans le suivi des différentes tâches.

Prise de décision

Vous pouvez donner à l’un de vos employés le pouvoir de prendre certaines décisions afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres tâches. Par exemple, en tant que directeur du marketing, vous pouvez déléguer au directeur adjoint du marketing le pouvoir d’embaucher des employés pour le département lorsque cela est nécessaire.

Analyse

Lorsque vous avez besoin de plus d’informations, vous pouvez demander aux employés d’effectuer des recherches détaillées sur le sujet. Si vous êtes chef de projet marketing, vous pouvez demander à un membre de l’équipe de génération de la demande de rechercher des statistiques démographiques sur le public visé par la campagne publicitaire.

Processus administratifs

Vous pouvez également déléguer des tâches administratives, comme la saisie de données, à d’autres employés.

En tant que responsable du marketing, par exemple, vous pouvez confier le suivi des médias sociaux à un assistant marketing.

6 étapes pour une délégation efficace dans le management

Examinons les six étapes que vous pouvez suivre pour déléguer efficacement.

1. Planifier et préparer

Avant d’entamer un processus de délégation formel, prenez le temps de réfléchir à la tâche et de décider à qui vous allez déléguer et le résultat que vous souhaitez.

En outre, identifiez un objectif et un but pour les fonctions déléguées. Votre objectif déterminera l’approche que vous adopterez.

2. Discutez de la tâche à déléguer

Engagez l’employé dans une conversation spécifique sur la tâche que vous voulez déléguer. Assurez-vous ensuite que vous êtes tous deux d’accord sur la tâche et le résultat que vous souhaitez.

Cette étape est utile pour définir les attentes et préciser la qualité du travail à accomplir.

Il est également utile d’indiquer pourquoi vous déléguez la tâche à cette personne.

Alex Cavoulacos, le fondateur de The Muse, déclare :

« Lorsque vous sélectionnez des personnes à qui déléguer, dites-leur pourquoi vous les avez choisies spécifiquement et comment vous espérez que cela les aidera à se développer. »

3. Identifier la date limite d’achèvement

Assurez-vous que votre délai est réaliste et réalisable.

Ceci est particulièrement important lorsque vous déléguez un objectif ambitieux ou quelque chose que la personne n’a jamais fait auparavant.

Si vous pensez que l’employé pourrait avoir besoin d’un temps de révision, prévoyez-le dès le départ. Cela vous évitera de vous retrouver à l’échéance avec un résultat différent de celui que vous souhaitiez.

Lors de la fixation du délai, tenez compte de la place de la tâche déléguée dans les responsabilités professionnelles existantes de la personne.

4. Décrire le niveau d’autorité

Définissez clairement le niveau d’autorité que vous souhaitez conférer à la personne. Les différents niveaux d’autorité sont les suivants.

• Recommander. Si le risque associé à la tâche est élevé ou si la personne a peu d’expérience, vous pouvez lui demander de vous recommander une ligne de conduite. Mais c’est vous qui prenez la décision finale.

• Informer et initier. Si le risque associé à la tâche est modéré et que la personne a une certaine expérience, elle vous informera avant d’agir.

• Agir. La personne a toute autorité pour agir par elle-même si le risque associé à la tâche est faible ou si la personne a beaucoup d’expérience.

5. Intégrer des points de contrôle ou des rapports d’avancement

Fixez des points de contrôle réguliers dès le début pour assurer le soutien et le suivi. Vous pouvez utiliser les points de contrôle pour examiner le travail et donner un retour d’information, voire encourager et encadrer.

6. Effectuez un débriefing final

Le débriefing final consiste en une discussion à deux sur le déroulement de la tâche déléguée.

Le débriefing implique une enquête mutuelle :

1. Demandez à l’employé de réfléchir à sa propre performance sur la tâche ou le projet. Il est utile de poser des questions telles que : ce qui s’est bien passé, ce qui aurait pu être mieux dans le projet et ce qu’il ferait différemment si c’était à refaire.
2. Donnez un feedback sur ce que vous pensez qu’ils ont fait
3. Demandez à la personne de donner son avis sur votre performance en tant que délégant. Là encore, des questions spécifiques peuvent être utiles : Où aurais-je pu être plus clair ? Quels autres types de soutien vous auraient été utiles ?

Études de cas de délégation de pouvoirs

Afin d’illustrer davantage ce à quoi ressemble la délégation de pouvoirs en matière de gestion, examinons trois études de cas :

Délégation de pouvoirs étude de cas 1 :

Seth Kehne, propriétaire de Lawn Butler dans l’est du Tennessee, a créé son entreprise en 1999. Il l’a regardée se développer lentement à partir d’une petite activité secondaire, puis il a soudainement réalisé que les revenus avaient doublé.

Mais comme la croissance était graduelle, il n’a jamais pris de mesures pour mettre en place un système de gestion pour une entreprise plus grande. Comme tout le monde rendait des comptes à Kehne, il était à bout de souffle.

Il a limité la croissance de l’entreprise car les managers ne se sentaient pas libres de faire leur travail sans son approbation.

De plus, en tant que directeur général, M. Kehne passait trop d’heures à « gérer au lieu de déléguer ».

« En ne déléguant pas, j’avais freiné mes managers. Ils n’avaient pas toute l’autorité nécessaire pour faire ce qu’ils avaient à faire ». dit Kehne.

Une partie de la solution a consisté à mettre en place un organigramme. Il comprenait les nouvelles fonctions des managers et les responsabilités déléguées.

Elle a également réduit le nombre de personnes relevant directement de Kehne, qui est passé de plus de 20 à 4.

« Pour être honnête, je pensais avoir déjà délégué une grande partie de mes responsabilités. Mais une fois que l’organigramme a été mis en place, j’ai réalisé que je ne l’avais pas vraiment fait », a déclaré M. Kehne.

À mesure que les cadres et les employés assumaient leurs nouveaux rôles, les opérations devenaient de plus en plus fluides. Cela a permis une croissance encore plus importante.

« Les choses fonctionnent tout simplement mieux maintenant », a déclaré M. Kehne, ajoutant que les ventes ont augmenté de 50 % depuis qu’il a mis en œuvre ce changement il y a deux ans.

D’autres améliorations ont été apportées :

• De meilleurs horaires de travail grâce à des opérations plus efficaces (au moins 5 à 10 heures de moins par semaine)
• Réaction positive des clients
• Meilleure satisfaction professionnelle des employés

Délégation de pouvoir étude de cas 2 :

Jane est cadre supérieur dans une entreprise informatique et Amanda, membre de son équipe, lui rend directement compte.

Les choses n’ont pas été faciles pour eux ces dernières semaines. Dans le dernier projet que Jane a délégué à Amanda, celle-ci a commencé à penser qu’elle ferait mieux de le faire elle-même.

Bien qu’Amanda soit disposée à accepter des missions supplémentaires, elle ne semble pas vouloir être responsable de la mission. Elle ne fera rien sans en parler d’abord à Jane.

La dernière fois qu’Amanda est venue au bureau, Jane lui a dit d’oublier ce qu’elle faisait, et qu’elle le donnerait à quelqu’un d’autre qui pourrait s’occuper de la mission. Après le départ d’Amanda, Brian a réalisé qu’elle n’avait pas bien géré la situation.

Plus tard, Jane s’est assise avec Amanda pour discuter de la situation plus en profondeur et a trouvé la meilleure façon de procéder en collaboration avec Amanda. Elle s’est excusée auprès d’Amanda pour la façon dont elle avait géré la dernière rencontre et a réalisé qu’elle devait déléguer les tâches différemment à Amanda.

Elle a demandé à Amanda de l’aider à comprendre pourquoi elle a l’impression de ne pas pouvoir prendre les mesures nécessaires pour terminer un devoir.

Grâce à une conversation honnête avec Amanda, Jane a appris la meilleure façon de déléguer à Amanda.

Au cours d’une conversation, Jane en a appris davantage sur ses compétences et ses expériences et sur son niveau de confort. Cela permettra à Jane de gérer plus efficacement les missions déléguées.

Délégation de pouvoir étude de cas 3 :

Anthony a été promu au poste de directeur des finances. Il avait été choisi parce qu’il avait la capacité de remplir ce rôle, et que son niveau de réflexion et ses valeurs correspondaient à ce qui était nécessaire pour réussir dans ce poste.

Avant cette promotion, il avait occupé le poste de chef d’équipe des achats.

Six mois plus tard, plusieurs membres de son personnel ont fait part au vice-président des finances de leurs inquiétudes quant au fait qu’il faisait une trop grande partie du travail qui pouvait être déléguée. Les membres de l’équipe avaient l’impression qu’il ne leur faisait pas confiance et qu’ils n’apprenaient pas ou ne se développaient pas.

Anthony a reçu un feedback et a été coaché pour créer un plan d’action. Il s’agissait notamment de déléguer correctement les tâches aux employés en fonction de leurs capacités.

Anthony a créé le plan et a délégué de manière appropriée une grande partie de ses responsabilités.

Les membres du personnel ont ressenti un soulagement bienvenu et ont signalé qu’Anthony prenait désormais le temps de les encadrer. Il leur expliquait clairement et distinctement leurs résultats dans les tâches à accomplir.

Anthony avait plus de temps pour accomplir son travail et améliorer son service. La satisfaction et la fidélisation des employés s’en sont trouvées accrues.

La délégation de pouvoir apporte plus de succès

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre le rôle que la délégation peut jouer dans la réussite de votre entreprise.

Parfois, lâcher prise est la meilleure chose à faire.

Et la délégation peut s’avérer bénéfique pour votre équipe et votre organisation dans son ensemble.

Si vous souhaitez apprendre à déléguer efficacement votre travail mais que vous ne savez pas par où commencer, envisagez de travailler avec un coach RecrutementPro pour atteindre vos objectifs.