La communication est essentielle sur le lieu de travail. Voici comment améliorer

La communication, la communication, la communication. Nous savons tous que c’est important, mais les compétences en communication peuvent être difficiles à développer et à mettre en œuvre au travail. L’essor du travail à distance et du travail hybride n’a pas facilité les choses non plus.
Pourtant, une communication efficace au travail peut être transformatrice pour les individus, les équipes et les entreprises. Nous sommes là pour vous montrer pourquoi la communication est importante sur le lieu de travail et comment commencer à développer vos compétences en communication et celles de votre équipe dès aujourd’hui.

Pourquoi une communication efficace est-elle importante sur le lieu de travail ?

La communication sur le lieu de travail est importante car elle stimule le moral, l’engagement, la productivité et la satisfaction des employés. La communication est également essentielle pour une meilleure collaboration et coopération au sein des équipes. En définitive, une communication efficace sur le lieu de travail permet d’obtenir de meilleurs résultats pour les individus, les équipes et les organisations.
Pour aller plus loin, notamment en tant que manager, l’acquisition de bonnes compétences en matière de communication présente de profonds avantages à court et à long terme pour votre organisation. Un communicateur efficace est capable de motiver son équipe pour qu’elle fasse davantage, avec de meilleurs résultats et moins de malentendus. Et qui ne souhaite pas moins de malentendus ?
Tous ces éléments peuvent contribuer à la réussite de l’entreprise – et à votre réussite personnelle en tant que leader.

7 types courants de communication sur le lieu de travail

Toutes les communications professionnelles ne sont pas égales. Nous avons tous fait l’expérience d’assister à une réunion longue et ennuyeuse en pensant : « Cela aurait dû être un courriel. »
Différents canaux de communication sont idéaux pour différents types de communication. Selon le type d’information à transmettre, ces différents canaux peuvent améliorer – ou nuire – à la façon dont elle est reçue. Un communicateur efficace développera des compétences et des outils différents en fonction du type de communication nécessaire.

1. La communication du leadership

Les dirigeants transmettent souvent des communications à sens unique à leurs équipes. L’objectif peut être d’informer ou de mettre à jour, comme un mémo sur une nouvelle politique d’entreprise ou un changement de direction. Les leaders communiquent aussi souvent pour persuader, encourager et susciter l’engagement. Ils communiquent souvent par le biais d’histoires plutôt que de données.

2. Communication ascendante

Les managers (et les membres de l’équipe) doivent souvent communiquer avec leurs propres managers et avec d’autres dirigeants qui ne sont pas dans leur chaîne de commandement directe. Ces communications peuvent prendre la forme de notes de service/courriels, de rapports ou d’un créneau dans une réunion permanente. Quel que soit le format, ces types de communication doivent être considérés comme plus formels.

3. Mises à jour

Parce qu’elles sont brèves par nature, les mises à jour ne constituent pas toujours un type de communication fort. Utilisez un suivi visuel ou un tableau de bord pour porter la charge, et gardez vos commentaires verbaux ou écrits pour attirer l’attention du public sur ce qui est le plus important – typiquement, ce qui nécessite une action ou une implication supplémentaire de leur part. Il peut s’agir de surprises, d’obstacles et de risques potentiels, mais aussi de victoires.

4. Présentations

Ces événements de communication formelle tendent à recevoir la part du lion de l’attention, pour une bonne raison. Les présentations sont des outils de communication qui s’adressent généralement à un public plus large et dont les enjeux sont plus importants. Elles ont des objectifs tels qu’informer, influencer et persuader. En outre, de nombreuses personnes ont peur de parler en public et, grâce à TED et à d’autres séries, nous attendons beaucoup du divertissement et de la compréhension.

5. Réunions

Les réunions, qu’elles soient petites ou grandes, constituent un élément essentiel de la stratégie de communication interne d’un lieu de travail. Elles sont également l’un des types de communication les moins bien compris et les plus galvaudés. Les réunions efficaces créent une synergie entre les équipes et permettent de communiquer rapidement des informations qui risqueraient fort d’être mal comprises dans un autre format (comme le courrier électronique). Les meilleures réunions sont hautement collaboratives et laissent les participants pleins d’énergie et non épuisés.

6. Communications avec les clients

La communication avec les clients peut revêtir toutes les formes évoquées ci-dessus, qu’il s’agisse de communications ponctuelles, en face à face, virtuelles, orales ou écrites, formelles ou ad hoc. En général, toutes les considérations relatives à la communication entre les employés sont doubles pour les clients. Soyez réfléchi et planifiez vos messages de manière à répondre aux besoins de votre client, de la manière qu’il préfère, et à créer une impression positive de l’entreprise et du produit.

7. Interactions informelles

Les communications informelles comprennent les courriels et les conversations que vous fréquentez tous les jours : faire des demandes, demander des informations, répondre aux demandes, et donner ou recevoir du soutien et des conseils. En plus de faire avancer le travail de l’organisation, ces communications informelles ont pour objectifs secondaires de créer des liens sociaux, de construire une culture, d’établir la confiance et de trouver un terrain d’entente.

Les avantages d’une bonne communication sur le lieu de travail

Lorsque les employés sont directement impliqués dans les produits et les initiatives du travail, cela contribue à développer un sentiment d’appartenance à l’avenir de l’entreprise. Cela les incite également à travailler pour améliorer des éléments tels que la rentabilité de l’entreprise, la satisfaction des clients et la marque.
Voyons comment le renforcement de vos compétences en communication peut se répercuter sur votre organisation et avoir un impact direct sur ses résultats.

8 raisons de travailler sur vos compétences en communication

1. Un meilleur engagement

Une meilleure communication se traduit par un plus grand engagement des employés, qui est un indicateur clé de leur productivité et de leur potentiel de rétention. Elle renforce le fait que vos employés sont des contributeurs clés et des personnes que l’entreprise apprécie pour leurs compétences et leur expérience uniques. En d’autres termes, leur contribution – et leur apport – font vraiment la différence.

2. Amélioration du moral

Les membres d’une équipe dont la satisfaction au travail est faible prennent plus de congés, sont moins productifs lorsqu’ils sont au bureau et ont souvent un impact négatif sur la productivité des autres employés lorsqu’ils sont présents. Cependant, lorsqu’un employé comprend le travail qu’il doit faire et comment il est lié au succès global de l’équipe, il apporte plus d’énergie et de fierté à son travail.

3. Amélioration de la productivité

De meilleures techniques de communication permettent aux employés de mieux comprendre leurs rôles, ce qui les aide à mieux accomplir les tâches qui leur sont assignées. Les ressources et le temps peuvent être économisés grâce à ces techniques, ce qui permet d’accomplir davantage de travail et de réduire le stress.

4. Réduction du taux de résiliation

Qu’il s’agisse des représentants du service clientèle ou des techniciens supérieurs, l’expérience est synonyme de valeur pour les clients et pour l’entreprise. Et aucune organisation ne veut gaspiller les coûts énormes de recrutement et de formation de bons employés en les faisant partir rapidement. En tant que facteur clé de la satisfaction et de l’engagement des employés, la communication ajoute de la valeur à l’organisation en réduisant la rotation des membres du personnel qualifiés et expérimentés.

5. Une plus grande loyauté

À plus long terme, garder les employés pendant de nombreuses années peut renforcer l’entreprise et avoir un impact sur les résultats. De nombreux emplois exigent des années d’expérience avant qu’un employé ne dispose d’une expertise suffisante pour stimuler l’innovation, résoudre les problèmes critiques et diriger les autres. Les sentiments d’un employé à l’égard de l’entreprise – basés sur la façon dont il se sent traité et valorisé en tant qu’individu – ont une incidence sur sa loyauté.

6. Une meilleure collaboration

La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui des technologies qui ne nécessitent pas que les membres de l’équipe se trouvent dans la même pièce, le même bâtiment ou même le même pays. Cette évolution présente de nouveaux défis en matière de communication, ce qui signifie que les managers peuvent faciliter la collaboration en aidant les groupes à communiquer efficacement lorsqu’ils utilisent les dernières technologies.

7. Moins de conflits sur le lieu de travail

De nombreux conflits ont pour origine un manque de communication. Une mauvaise communication peut créer des relations négatives, voire des environnements de travail toxiques ou hostiles. L’établissement d’une communication claire peut améliorer la culture d’entreprise et prévenir les malentendus entre les gestionnaires et les employés. Il s’agit notamment de perfectionner et d’affiner des styles de communication axés sur l’écoute des autres, l’empathie et la prise en compte des différences individuelles.

8. Une plus grande motivation

Les psychologues ont constaté que si les gens ne comprennent pas le « pourquoi » d’un concept, ils seront moins susceptibles de le comprendre ou de s’en souvenir. Il en va de même pour de nombreux aspects de la vie professionnelle des gens. En tant que manager, une des compétences clés en matière de communication est d’entendre le « pourquoi » et d’enchaîner avec un « parce que ». Cette approche vous aidera à motiver vos employés.

8 façons de développer les compétences de communication au travail

Maintenant que vous comprenez l’importance d’une bonne communication au travail, vous devez savoir comment développer ces compétences. Rappelez-vous : une communication efficace repose sur l’écoute active – même si cela peut sembler contre-intuitif, une approche « axée sur l’écoute » vous aidera souvent à structurer la transmission de votre message.
Voici 8 autres conseils pour développer vos compétences en communication.

1. Réfléchissez-y

Il existe de nombreux cadres de communication, mais si vous voulez améliorer vos compétences en communication, commencez par prendre l’habitude de réfléchir à ces 5 questions pour toute communication que vous créez :

• Pourquoi communiquez-vous ?
• Qui est le récepteur, le public ou le participant ?
• Quel est votre but ou votre objectif ?
• Que voulez-vous que le destinataire fasse à la suite de la communication ?
• Quel format vous permettra le mieux d’atteindre votre objectif ?

Si vous avez du mal à répondre à ces cinq questions, vous devriez passer un peu plus de temps à réfléchir à la manière dont vous communiquez et à la raison pour laquelle vous le faites. Ensuite, testez votre compréhension auprès de vos collègues ou de votre responsable.

2. Donnez-lui du temps

Planifiez ce que vous voulez dire et revoyez votre communication pour vous assurer qu’elle fait bien ce que vous voulez qu’elle fasse. Pour les communications écrites, en particulier, cela signifie : réviser, réviser, réviser. N’oubliez pas qu’une bonne communication peut sembler sans effort, mais c’est rarement le cas.

3. Facilitez les choses

La communication sur le lieu de travail a presque toujours un objectif plus large. Les gens sont occupés. Ne les faites pas travailler trop dur pour comprendre ce que vous dites et ce que vous voulez qu’ils fassent. Indiquez votre objectif et votre point principal dès le début d’une présentation ou d’une communication écrite afin que votre public sache où vous voulez en venir. Complétez ensuite les détails.

4. Simplifier

Bien que vous ne souhaitiez pas faire preuve de condescendance ou de vulgarisation, dans les communications professionnelles quotidiennes, veillez à ne pas demander à l’autre partie de faire trop d’efforts pour comprendre. Trouvez une formulation claire et simple pour résumer votre point de vue. Répétez-la au début, au milieu et à la fin, et envisagez d’utiliser un visuel simple ou une métaphore pour rendre votre message clair et mémorable.

5. Expérimenter et diversifier

Travaillez à développer différentes tactiques pour différents besoins de communication. Concentrez-vous sur l’expérimentation d’un aspect de votre communication à la fois. Par exemple, passez une semaine à prêter une attention particulière à la façon dont vous structurez les communications informelles. Puis passez une semaine à essayer différentes structures pour les réunions formelles ou les mises à jour.

6. Pratiquer et réfléchir

Réfléchissez délibérément à ce qui se passe bien et à ce qui ne se passe pas bien dans vos communications quotidiennes. Peut-être qu’un courriel adressé à votre supérieur ne s’est pas bien passé. Pouvez-vous voir comment il a pu être mal interprété ? Que feriez-vous différemment la prochaine fois ? De même, si une conversation avec un collègue n’a pas donné les résultats escomptés, essayez de déterminer si vous avez clairement communiqué ce dont vous aviez besoin.

7. Considérer le paquet complet

Envisagez de vous enregistrer pendant quelques interactions pour avoir un aperçu de ce que votre paquet complet communique dans vos interactions quotidiennes avec votre équipe. Établissez-vous un contact visuel ? Votre expression faciale est-elle détendue et confiante, ou tendue ? Comment est votre langage corporel ? Laissez-vous du temps pour les questions et les clarifications ?

8. Chercher un retour d’information

Demandez à quelques collègues de confiance et à votre supérieur d’évaluer vos compétences en communication. Commencez par leur demander d’évaluer (c’est-à-dire sur une échelle de 1 à 10) votre communication écrite et orale séparément. Posez ensuite ces 3 questions :

• Quelle est la seule chose que je devrais commencer à faire pour mieux communiquer avec vous ?
• Quelle est la seule chose que je devrais arrêter de faire dans mes communications avec vous ?
• Sur quel domaine ou compétence devrais-je travailler pour améliorer ma façon de communiquer dans cette organisation ?

Comment améliorer la communication lorsque l’on travaille à distance

Une bonne communication est encore plus importante pour les dirigeants et les managers dans le cadre du travail à distance. Une bonne communication peut aider à établir la confiance et la connexion avec votre équipe et éviter certaines des frustrations qui découlent d’une mauvaise communication.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour améliorer la communication à distance :

1. Clarifier les attentes

Énoncez vos attentes dès le départ et répétez-les à la fin de la communication. Mieux encore, demandez à l’autre personne de réaffirmer sa compréhension de vos attentes.

2. S’engager dans un flux bidirectionnel

Le fait d’être éloigné peut faciliter le retrait et le désengagement des employés. Soyez délibéré et créatif pour donner aux autres un rôle dans la communication. Posez des questions, utilisez des outils de sondage et de classement, et sollicitez des réponses sous forme d’émojis, de gifs ou de descripteurs en un mot.

3. Rappelez-vous le pouvoir du contact en personne

Beaucoup de choses peuvent être mal interprétées dans l’espace plat du texte sans indices supplémentaires comme le ton de la voix et l’expression du visage. Ne vous contentez pas de communiquer uniquement par texte ou par chat. Un appel Zoom d’équipe bien conçu ou une réunion en personne peut établir une meilleure connexion et une compréhension partagée, donnant aux autres une chance de faire apparaître les zones de désalignement.

4. Se concentrer sur la qualité

Les gens peuvent se sentir protégés de leur temps lorsqu’ils travaillent à distance, alors assurez-vous que les événements en direct sont bien pensés. Envoyez des ordres du jour, des objectifs de réunion ou des documents de référence à l’avance pour aider les gens à se préparer à avoir des conversations productives.

5. Créer un espace informel

Les bonnes intentions et une culture de partage sont deux éléments fondamentaux pour une communication efficace au quotidien au travail. Cela dit, il est difficile de les construire et de les maintenir sans opportunités d’interaction occasionnelle comme les happy hours ou les canaux Slack non professionnels.

6. Montrez votre intérêt

Vous n’avez pas besoin de passer beaucoup de temps à prendre des nouvelles des gens et à leur poser des questions sur leur vie privée. Mais, aujourd’hui plus que jamais, il est bon de se rappeler que les destinataires de vos communications sont de vraies personnes qui ont leurs propres défis, distractions, espoirs et craintes. Avant de passer un appel vidéo ou d’envoyer un courriel, essayez d’imaginer la personne à l’autre bout du fil.

Commencez à mieux communiquer dès aujourd’hui

Chaque année, la communication arrive en tête de la liste des compétences recherchées par les employeurs. Il y a une raison à cela. C’est grâce à la communication que nos relations professionnelles et personnelles se déroulent sans heurts. C’est ainsi que nous montrons notre intérêt, que nous catalysons le changement et que nous faisons avancer les choses.
C’est une raison suffisante pour améliorer – et continuer à améliorer – ces compétences importantes. Heureusement, nous pouvons tous apprendre à mieux communiquer.