Guide ultime du blocage du temps : conseils et techniques

Elon Musk et Bill Gates sont tous deux connus pour leur haut niveau de productivité et leur capacité à optimiser chaque minute de la journée.
Quel est leur secret ?
Le blocage du temps.
Mais qu’est-ce que le blocage du temps ? Et comment pouvez-vous l’utiliser pour améliorer votre productivité ?
Voyons ce qu’est le blocage du temps, ses principaux avantages et les huit étapes que vous pouvez suivre pour commencer à bloquer le temps.

Qu’est-ce que le blocage du temps ?

Le blocage du temps est une méthode de planification qui divise votre journée en petits blocs de temps. Pendant chaque bloc de temps, vous vous concentrez sur une seule tâche ou sur un groupe de tâches similaires. Le processus est simple. Il s’agit essentiellement d’une compétence de gestion du temps.
Contrairement à une liste de tâches, le blocage du temps vous indique non seulement ce que vous devez faire, mais aussi quand le faire.
Cela peut sembler être la recette d’un désastre en matière de planification. Mais lorsque vous avez divisé votre calendrier en blocs de temps, vous vous concentrez sur votre tâche et vous limitez la possibilité pour les autres d’empiéter sur votre temps.
De plus, au lieu de suivre une liste de choses à faire qui ne cesse de s’allonger, le blocage du temps vous permet de commencer chaque journée avec un programme de tâches spécifiques à accomplir.

Pourquoi le blocage du temps fonctionne-t-il ?

Le blocage du temps fonctionne parce qu’il nécessite une révision hebdomadaire de votre emploi du temps pour hiérarchiser les tâches.
Une fois que vous avez déterminé la taille de votre semaine, ajustez vos blocs de temps en conséquence pour chaque jour. De plus, des révisions à la fin de la journée vous permettront de tenir compte des tâches non terminées et des nouvelles tâches.
En outre, le blocage du temps est exponentiellement plus efficace parce qu’il repose sur le principe de la monotâche, contrairement au multitâche. La nature monotâche du blocage du temps peut améliorer la productivité jusqu’à 80 %. Vous pouvez vraiment vous concentrer pendant une heure ou deux à la fois et faire un travail en profondeur.
Avec le blocage du temps, votre emploi du temps devient votre pierre de touche et élimine le besoin de décider sur quoi vous devez vous concentrer.
Si jamais vous êtes déconcerté et ne savez plus quoi faire, il vous suffit de consulter votre calendrier, de trouver le bloc de temps approprié et de vous remettre au travail. Ainsi, vous ne perdez pas de temps ni d’énergie à vous demander sur quoi vous devez travailler ensuite.
Mais le blocage du temps ne signifie pas que vous devez renoncer à des tâches nécessaires mais qui vous font perdre du temps, comme les e-mails et les fonctions administratives. Le secret consiste simplement à regrouper ces tâches et à les programmer comme un bloc sur votre calendrier.
Au fil du temps, vous gagnerez en productivité en évitant de sauter d’une tâche à l’autre et en permettant à votre esprit de se concentrer sur un seul type de projet.

Le blocage du temps vous convient-il ?

Si l’un des éléments de la liste ci-dessous vous semble familier, le blocage du temps peut être un bon moyen de reprendre le contrôle de votre emploi du temps :

• Votre vie professionnelle est si chargée que vous ne trouvez pas le temps de vous concentrer sur des éléments importants comme la stratégie et l’orientation à long terme.
• Vous êtes dominé par les réunions et ne pouvez pas vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
• Vous vous sentez victime de votre boîte de réception et répondez constamment aux demandes d’e-mails tout au long de la journée.

• Vous avez du mal à décomposer et à planifier les tâches importantes.
• Votre travail vous oblige à jongler avec un grand nombre de responsabilités, de tâches et de projets différents.
• Vous avez du mal à concilier vie professionnelle et vie privée et à trouver du temps pour vous amuser.
• Vous voulez essayer un nouveau style de travail pour augmenter votre productivité.
• Vous voulez atteindre davantage vos objectifs.
• Vous cherchez à faire plus de travail en profondeur (se concentrer sur une tâche pendant une longue période de temps au lieu d’un travail superficiel où vous changez constamment de tâche).

Avantages du blocage du temps

Une fois que vous vous êtes engagé dans la voie du blocage du temps, certains avantages à plus long terme apparaissent.
Les tâches seront accomplies plus rapidement et avec plus d’attention aux détails, puisque vous pourrez vous concentrer entièrement sur le travail à accomplir. Au lieu de disperser votre énergie entre plusieurs tâches, vous pourrez vous plonger dans la tâche importante qui vous attend.
Les autres avantages du blocage du temps sont les suivants :

• Le blocage du temps vous donne l’occasion de renouveler votre engagement envers les priorités et ce qui compte vraiment dans votre vie. Cela deviendra extrêmement évident lorsque vous bloquerez votre calendrier chaque semaine et que vous devrez prendre des décisions sur ce qui compte le plus.

• Le blocage du temps est la clé pour éliminer la procrastination puisque vous aurez un temps alloué pour commencer et terminer la tâche.

• Le blocage du temps vous aide à maîtriser les perturbations des réunions. Si vous avez bloqué du temps pour des réunions, vous ne vous sentirez pas mal à l’aise de refuser des réunions qui ne font pas partie de votre bloc.

• Le blocage du temps vous permet d’être plus efficace une fois que vous avez regroupé des tâches similaires dans un bloc de temps et que vous pouvez apporter des compétences à la réalisation de la tâche. En revanche, vous perdrez du temps à passer d’une tâche à l’autre si vous ne bloquez pas votre temps.

• Le blocage du temps vous aide à mieux comprendre le temps que prend réellement l’accomplissement d’une tâche. Cela vous aidera à planifier vos activités futures et à prendre des engagements.

Critiques de la méthode de blocage du temps

Tout le monde n’est pas fan du blocage du temps. Il y a des moments où ce n’est tout simplement pas pratique.
Les principales critiques de la méthode de blocage du temps sont les suivantes :

• Les exigences de votre travail ne correspondent pas à un horaire structuré. La planification stricte du blocage du temps ne permet pas les réunions impromptues. Ou aux demandes immédiates des supérieurs. Lorsqu’une question est urgente, vous ne pouvez pas dire « non » simplement parce que cela ne rentre pas dans votre emploi du temps.
• Votre emploi du temps est fait de questions urgentes. Vous pouvez faire un effort en planifiant votre journée, mais tout s’écroule lorsque vous êtes confronté à une tâche urgente après l’autre.
• C’est un investissement important. Pour être efficace, le blocage du temps demande du temps et de l’énergie chaque jour. Il ne s’agit pas d’une simple liste de choses à faire.
• Votre emploi du temps est incohérent. Le blocage du temps est plus facile lorsque vous travaillez avec un ensemble clair de tâches quotidiennes. La gestion de votre emploi du temps peut s’avérer problématique lorsque vous devez faire face à un déluge de demandes.

Le blocage du temps est-il pour tout le monde ?

Non, le blocage du temps ne fonctionne pas pour tout le monde. Si votre rôle (et votre emploi du temps) est réactionnaire, alors le blocage du temps peut vous causer plus de problèmes qu’il n’en vaut la peine.
Certains emplois consistent presque entièrement à « éteindre des feux », à soutenir les autres ou à donner constamment la priorité à ce qui est le plus important à ce moment-là. D’autres rôles sont axés sur les tâches à accomplir au service des clients, internes ou externes.
Le blocage du temps ne fonctionne pas bien dans ces situations. Il n’y a pas une heure ou deux ininterrompues dans votre emploi du temps de blocage pour vous concentrer sur un travail en profondeur.
Par exemple, si vous êtes contrôleur aérien ou répartiteur pour une société de fret, le blocage du temps ne fonctionnera probablement pas très bien pour vous. Votre travail doit s’adapter à la situation du moment.
Cependant, le blocage du temps fonctionne bien pour quiconque a un horaire plus stable.
Si vous savez à peu près ce que vous allez faire chaque jour ou chaque semaine, vous pouvez utiliser le blocage du temps pour travailler plus efficacement et faire avancer les choses.

Comment bloquer le temps

Maintenant que vous comprenez les avantages et les inconvénients du blocage du temps, examinons quelques mesures pratiques que vous pouvez prendre pour que cela fonctionne pour vous :

1. Décidez de ce qui vous tient le plus à cœur

Si vous répondez clairement à cette question, vous aurez établi la base sur laquelle vous pourrez prendre toutes vos décisions en matière d’emploi du temps.
Voulez-vous passer plus de temps avec vos enfants tout en gardant un horaire raisonnable ? Voulez-vous vous libérer des courriels et des réunions qui vous distraient ? Voulez-vous générer un travail qui ait plus de sens et d’impact ?
Les réponses à ces questions importantes détermineront ce qui apparaît sur votre calendrier de blocage du temps. Ainsi que l’importance relative que vous accordez aux éléments programmés.

2. Créer une liste de choses à faire

Une fois que vous savez ce qui vous tient le plus à cœur, l’étape suivante consiste à rédiger votre liste de tâches quotidiennes.
Veillez à inclure les tâches personnelles et professionnelles. Ensuite, regroupez les éléments dans le bloc de temps approprié, comme les « réunions », les « courriels », le « temps familial » et tout autre projet de grande valeur.
Planifiez d’abord les tâches obligatoires. Toute tâche hautement prioritaire doit figurer en tête de votre liste de tâches.
Vous pouvez également « réserver » vos blocs de temps de travail en créant d’abord des blocs personnels au début et à la fin de votre journée de travail. Vous vous assurez ainsi d’avoir du temps pour vos obligations personnelles, car vous limitez la durée de votre journée de travail.

3. Pratiquer le regroupement des tâches

Le regroupement des tâches consiste à effectuer un certain nombre de tâches similaires en une seule fois. Par exemple, vous pouvez utiliser le regroupement des tâches pour quelque chose d’aussi simple que de mettre des factures dans des enveloppes. La méthode standard consiste à plier individuellement chaque facture, puis à la mettre dans une enveloppe et à la fermer. Avec le regroupement des tâches, vous pouvez décomposer cette tâche plus importante et effectuer chaque petite tâche séparément.
Voici un exemple de blocage du temps utilisant le regroupement des tâches :
Vous pouvez plier les 100 factures en une seule fois. Puis les mettre toutes dans des enveloppes en même temps. Même le fait de passer d’une petite tâche à une autre peut vous faire perdre beaucoup de temps. Il vaut mieux prendre le rythme de l’exécution d’une action répétitive.

4. Essayez le thème du jour

La journée à thème est une forme plus avancée de blocage du temps. Non seulement vous regroupez les petites tâches, mais vous créez également un thème spécifique pour l’ensemble de votre journée. Par exemple, si vous êtes un cadre supérieur, vous pouvez passer toute la journée de lundi à vous occuper de tâches liées aux ventes et au marketing. Si vous travaillez sur un projet plus important, vous pouvez choisir de consacrer une journée par semaine aux tâches liées au projet. Et mettez de côté votre travail quotidien pour un autre jour.

5. Utiliser le timeboxing

Le timeboxing consiste simplement à bloquer une unité de temps spécifique dans votre calendrier pour effectuer une tâche future.
Si vous avez déjà accepté une invitation à une réunion et qu’Outlook l’a automatiquement ajoutée à votre calendrier, vous avez fait du timeboxing.
Vous pouvez ajouter plus de structure à votre journée en délimitant davantage les tâches nécessaires.
Disons que vous travaillez dans le domaine des comptes fournisseurs. Vous devrez peut-être réserver vos matinées du mercredi et du vendredi pour vous concentrer sur l’exécution des paiements aux fournisseurs.
Vous pouvez également réserver du temps à la fin de chaque mois pour effectuer des rapprochements bancaires.

6. Trouvez votre « meilleur » moment

L’un des principaux avantages du blocage du temps est qu’il vous permet de concentrer vos énergies aux moments où vous êtes le plus productif.
Nos biorythmes déterminent souvent notre capacité à bien fonctionner lors de l’exécution d’une tâche spécifique. Certains d’entre nous travaillent mieux tôt le matin, tandis que d’autres fonctionnent mieux l’après-midi.
Grâce au blocage du temps, vous pouvez façonner votre calendrier de manière à vous concentrer davantage sur les projets essentiels pendant vos périodes les plus productives. Lorsque vous êtes moins affûté, vous pouvez bloquer du temps pour effectuer des tâches récurrentes plus banales, comme les e-mails.

7. Anticiper les demandes imprévues

Même le meilleur planning peut s’effondrer face aux demandes urgentes et aux distractions du moment.
Comment le blocage du temps tient-il compte de ces tâches importantes ? C’est simple, vraiment.
Il suffit de créer un bloc quotidien pour les tâches urgentes et de l’utiliser pour traiter les courriels imprévus ou les éléments critiques de dernière minute.
Lorsque vous bloquez votre temps de cette manière, vous augmentez votre efficacité en protégeant le temps et l’attention nécessaires aux tâches plus importantes.

8. Utiliser un calendrier de blocage du temps

Si vous avez du mal à créer votre propre plan de blocage du temps, vous pouvez essayer d’utiliser un calendrier ou un planificateur spécialement conçu pour le blocage du temps.
Le professeur d’informatique et auteur Cal Newport a créé un planificateur spécialement conçu pour le blocage du temps.
Le planificateur de gestion du temps de Cal Newport fournit une « méthode quotidienne pour travailler en profondeur dans un monde distrait ». Il vous permet d’utiliser la méthode de blocage du temps en fournissant une grille pour bloquer chaque minute de votre journée.

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Les erreurs courantes de blocage du temps

Si vous êtes novice en matière de blocage du temps, il existe quelques erreurs courantes à éviter :

1. Sous-estimation du temps

La plupart d’entre nous sont coupables de sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.
Par conséquent, lors de la création d’un nouveau bloc, il est logique de « rembourrer » le temps, afin de ne pas être frustré par le processus. Avec de la pratique, vous comprendrez mieux le temps que prend réellement la réalisation d’un projet et vous pourrez planifier en conséquence.

2. Oublier les pauses

Il n’est pas seulement important de créer un bloc pour le déjeuner et des pauses régulières. Vous devez également créer des pauses entre les tâches pour une efficacité maximale.

3. Toujours s’en tenir à son programme

Il peut y avoir des jours où vous devez vous éloigner de votre emploi du temps.
Il est difficile d’imaginer chaque jour uniquement dédié à une productivité totale. Il est bon d’avoir une routine quotidienne, mais vous ne pouvez pas vous attendre à la respecter parfaitement tous les jours.Le blocage du temps n’est pas censé être un système rigide, mais un système qui soutient votre productivité et votre croissance. Un repos critique non programmé est toujours nécessaire pour fonctionner au mieux.

4. Croire que vous devez suivre vos blocs de temps de manière rigide.

Vous n’avez pas toujours besoin de suivre exactement vos blocs de temps pour qu’ils fonctionnent.
Bien que vous deviez respecter vos blocs horaires, il y a toujours des imprévus qui surgissent. Ne vous stressez pas trop si vous devez déplacer certaines parties de votre emploi du temps.

5. Être trop général avec les blocs de temps

Si vous n’êtes pas spécifique, vous ne saurez pas sur quoi travailler. Essayez de décomposer toutes les étapes des tâches les plus importantes. Ensuite, estimez le temps que chaque étape vous prendra.

6. Essayer de bloquer le temps sur un calendrier papier

Les calendriers physiques s’encombrent rapidement. Et il est difficile de savoir où va tout votre temps.
Vous ne pouvez pas non plus maintenir un calendrier hebdomadaire ou mensuel aussi facilement. L’utilisation d’une application de calendrier numérique est plus facile et plus pratique.

7. Ne pas tout planifier

Ne vous contentez pas de bloquer du temps pour une tâche importante. Vous devez également bloquer du temps pour les tâches administratives comme répondre aux courriels. Et même des choses comme faire défiler les médias sociaux.
Planifier du temps pour des choses qui sont généralement des distractions vous permet de les limiter.
Vous pouvez vous autoriser à avoir un peu de temps pour faire défiler Instagram ou Facebook sans vous sentir coupable. Mais une fois que le bloc de temps est terminé, c’est le retour au travail important.
Vous pouvez alors vous concentrer sur la tâche à accomplir. Cela permet d’éviter une voix lancinante dans votre tête qui vous dit de vérifier vos emails.

Commencez à bloquer le temps dès aujourd’hui

Soyons honnêtes, nos vies bien remplies et nos calendriers surchargés sont indissociables.
Mieux vous pouvez gérer votre agenda, mieux vous pouvez gérer votre vie.
Heureusement, le blocage du temps offre une solution de gestion du temps qui peut nous donner beaucoup plus de contrôle, de créativité et de tranquillité d’esprit.
Si vous avez du mal à gérer ce qui compte au travail, RecrutementPro peut vous aider.
Nos évaluations peuvent vous aider à identifier vos points forts et les domaines à développer. Nous pouvons ensuite vous proposer un accompagnement pour répondre à vos besoins et défis actuels.