Gestion de la main d’oeuvre contingente : ce que les employeurs doivent savoir

La main-d’œuvre évolue. Les entreprises et les travailleurs tirent parti de la technologie et des nouveaux modèles de main-d’œuvre pour répondre à leurs besoins.
Plus de personnes que jamais travaillent de manière flexible ou exercent des activités annexes dans le cadre d’une main-d’œuvre non traditionnelle. De nombreuses personnes, souvent les jeunes travailleurs, préfèrent des formes d’emploi plus flexibles au modèle d’emploi traditionnel.
Les entreprises tirent souvent profit d’une main-d’œuvre conditionnelle, également appelée « travail atypique ». Utilisés à bon escient, le travail atypique et d’autres modèles flexibles peuvent profiter aux entreprises qui doivent pourvoir des postes dont la demande fluctue ou croît rapidement. D’un point de vue purement financier, l’utilisation de travailleurs flexibles et externes peut permettre aux entreprises d’économiser de nombreux frais de personnel.
Discutons de ce qu’est une main-d’œuvre contingente. Nous allons vous montrer comment cela fonctionne, pourquoi c’est important et quelques exemples de personnel externe.

Qu’est-ce qu’une main-d’œuvre occasionnelle ?

Une main-d’œuvre occasionnelle est constituée de personnes engagées pour une durée déterminée ou sur la base d’un projet. Certaines personnes utilisent le terme « contingent workforce » uniquement pour désigner les travailleurs temporaires employés par un tiers, comme une agence d’intérim. Aujourd’hui, cependant, le terme « contingent » est souvent utilisé pour englober tous les travailleurs qui ne sont pas employés selon un modèle traditionnel.

Traditionnellement, les entreprises engagent des employés dans le cadre d’un personnel interne. Elles leur versent soit un salaire annuel, soit un salaire horaire. Lorsqu’on leur propose un emploi de cette manière, il est entendu que l’emploi et le travailleur seront là à long terme.
Ce type d’emploi s’accompagne généralement d’avantages sociaux tels que des soins de santé, des congés payés et la possibilité de participer à des régimes de retraite tels que le 401K. En outre, une entreprise peut proposer d’autres incitations, notamment une prime annuelle, des options d’achat d’actions acquises ou des programmes de développement professionnel, pour encourager les talents à rester dans l’entreprise.
Le personnel temporaire est totalement différent.
Les travailleurs externes ne sont pas considérés comme des employés d’une organisation. Ils sont engagés en tant que travailleurs temporaires par l’intermédiaire d’une agence. L’agence s’occupe de la facturation de l’entreprise et du paiement du travailleur. Pour les agences d’intérim, l’agence est l’employeur officiel et s’occupe de tous les détails tels que la validation du statut de travail, les déductions salariales pour les impôts et les autres déclarations gouvernementales.
Plus récemment, des plateformes de freelance ont vu le jour. Elles jouent un rôle similaire en faisant correspondre les compétences de la main-d’œuvre aux besoins des entreprises, mais elles n’emploient pas non plus le travailleur. Les plateformes évitent également la plupart des coûts et des frais généraux liés à l’emploi.
Néanmoins, d’autres travailleurs ont leur propre contrat avec l’entreprise. Les travailleurs contractuels peuvent être des indépendants qui travaillent pour plusieurs autres clients à des moments qui se chevauchent. Ils facturent leurs services à l’entreprise et sont payés directement par celle-ci. Cependant, ils ne figurent pas sur la feuille de paie et l’entreprise ne prélève pas d’impôts. Ils sont parfois considérés comme des travailleurs saisonniers ou des emplois saisonniers.

Certaines entreprises engagent des travailleurs occasionnels à titre d’essai et finissent par les embaucher comme employés. D’autres engagent des travailleurs occasionnels pour une durée déterminée afin de travailler sur un projet spécifique ou pour une période saisonnière chargée.
Il peut s’agir de consultants, d’entrepreneurs, de free-lances, de travailleurs à temps partiel ou de toute personne ayant des conditions de travail alternatives.
En général, la sécurité de l’emploi d’un travailleur externe est moins assurée. L’entreprise décidera de vous garder en fonction de vos performances professionnelles et de la nécessité de vous garder. Pour certains postes, votre contrat peut être établi sur une base hebdomadaire.
Cela signifie qu’un employé externe peut être moins engagé envers l’entreprise. Il se présente (ou réalise l’ensemble du projet virtuellement, éventuellement de manière indépendante) et effectue le travail pour être payé. Ils passent souvent à un autre emploi. Mais ce n’est pas toujours le cas. Certains travailleurs « externes » ont des contrats à long terme ou une série de contrats plus courts qui s’étendent sur plusieurs années. Ils peuvent être tout aussi dévoués aux entreprises pour lesquelles ils travaillent, quelle que soit la durée de leur emploi.
En outre, les personnes qui bénéficient de régimes de travail alternatifs savent que leur réputation compte s’ils veulent obtenir de futurs projets. Nombre d’entre eux s’attachent à fournir un travail de qualité et à être performants.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont un mélange de travailleurs externes et externes.

Pourquoi le recours au personnel externe est-il crucial pour une entreprise ?

Les entreprises doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour rester compétitives.
Aujourd’hui, les estimations du nombre de travailleurs bénéficiant de modalités d’emploi alternatives varient considérablement. On rapporte que pas moins de 40 % des travailleurs ont désormais une forme d’emploi atypique (éventuellement en plus d’un emploi traditionnel). Le Bureau américain des statistiques du travail estime que ce chiffre est beaucoup plus bas, soit environ 12 % de la population active. Cet écart s’explique en partie par la terminologie. Les personnes bénéficiant d’arrangements flexibles ou à temps partiel peuvent encore être employées de manière traditionnelle par leur employeur. En outre, les personnes qui bénéficient de ces arrangements peuvent ne pas faire de déclaration exacte pour éviter le travail indépendant ou d’autres taxes.
Même si vous ne faites pas appel à des collaborateurs externes, il y a de fortes chances que vos concurrents le fassent.
Cela signifie qu’ils ne paient la main-d’œuvre qu’en fonction des besoins. Ils réalisent également des économies sur des éléments tels que l’assurance maladie et d’autres dépenses liées aux employés, comme l’abondement du fonds 401K.
L’augmentation du nombre de travailleurs indépendants est due à un besoin croissant de personnes possédant des compétences numériques très demandées. De nombreuses entreprises ont du mal à trouver des personnes possédant ces compétences. Elles doivent parfois se tourner vers des travailleurs externes qui ne se trouvent pas dans leur ville, voire dans le même pays. Les talents possédant des compétences recherchées ont le pouvoir de fixer leurs propres conditions. Cela signifie souvent flexibilité et liberté de poursuivre un travail intéressant ou lucratif.
Aujourd’hui, de nombreux jeunes travailleurs préfèrent en fait faire partie d’une main-d’œuvre temporaire. Ce type de travail offre des avantages tels que la flexibilité, des périodes de temps pour s’adonner à d’autres intérêts et la possibilité de travailler de n’importe où. Il permet également à certains de profiter d’un ensemble d’opportunités de croissance et de développement pour acquérir des compétences et une expertise qu’ils n’auraient peut-être pas dans un rôle traditionnel.
Il peut s’agir d’une situation gagnant-gagnant tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs externes.
En fait, les travailleurs indépendants ont deux fois plus de chances d’avoir moins de 25 ans que les autres. Ils sont également deux fois plus susceptibles de travailler à temps partiel que les autres.
Les entreprises constatent aujourd’hui la nécessité de remplacer une main-d’œuvre vieillissante, bien que de nombreux baby-boomers puissent également souhaiter conserver un emploi partiel. Dans de nombreux cas, les travailleurs d’âge moyen peuvent avoir des responsabilités en matière de soins, ce qui peut rendre la flexibilité plus intéressante. Les entreprises devront également répondre aux différentes attentes professionnelles des milléniaux et de la prochaine génération.

Avantages et inconvénients d’une main-d’œuvre occasionnelle

Il n’y a pas de règle absolue pour décider d’engager ou non des travailleurs externes. Les entreprises peuvent avoir une politique générale, mais la décision finale relève de l’analyse au cas par cas. Avant de décider de recourir à des modalités de travail alternatives, veillez à peser le pour et le contre. De cette façon, vous pourrez déterminer si cela a vraiment un sens pour votre situation.

Les avantages de l’embauche de travailleurs indépendants

• Flexibilité. Votre entreprise peut évaluer ses besoins en permanence. L’approvisionnement en personnel peut être rapidement et facilement ajusté à la demande pour les pics à court terme ou saisonniers.
• Moins de coûts. Un entrepreneur indépendant ou un autre travailleur occasionnel n’aura pas besoin d’une assurance maladie ou d’autres avantages sociaux tels que les congés payés auxquels les travailleurs ont légalement droit dans de nombreuses régions. Vous évitez également les coûts importants liés au recrutement et à l’embauche.
• Accès à des talents de haute qualité et très demandés qui ne seraient pas disponibles autrement. Vous pouvez vouloir engager un spécialiste ou un consultant pour un projet particulier, mais vous n’avez pas nécessairement besoin de l’engager à plein temps. Vous avez également accès à une réserve supplémentaire de talents externes qui ne cherchent pas nécessairement à être employés ou que votre entreprise ne pourrait pas se permettre ou attirer à plein temps.
• Moins de formation est nécessaire. Les travailleurs externes sont souvent hautement spécialisés. Cela signifie que vous n’aurez pas besoin de leur fournir une formation importante. Cela est particulièrement vrai par rapport à une personne embauchée directement à la sortie de l’université ou à un stagiaire.

Inconvénients de l’embauche de personnel externe

• La conformité est plus difficile. Le droit du travail peut varier considérablement d’un État à l’autre, voire d’une ville à l’autre. Les entreprises qui ont recours à une main-d’œuvre temporaire doivent utiliser des descriptions de poste claires et précises. Le statut d’exemption, les délais impliqués et les taux de rémunération doivent être clairement décrits dans les offres d’emploi. Plus les détails sont nombreux, mieux c’est.
• Manque de compréhension de l’arrangement. Les entreprises ont parfois du mal à dire à un travailleur externe que le poste a une date ou une condition de fin définie. Cela peut être particulièrement déroutant si vous engagez des travailleurs externes pour travailler aux côtés d’employés réguliers. Si les attentes et les dates de fin ne sont pas clairement communiquées, les travailleurs indépendants peuvent parfois avoir l’impression d’avoir été trompés. Ils peuvent penser qu’il y a eu une erreur de classification et qu’ils auraient dû être considérés comme des employés à temps plein. Tout semble aller pour le mieux, puis leur poste peut être supprimé sans avertissement.
• La communication peut être plus difficile. Les travailleurs occasionnels n’ont souvent pas le temps d’adopter les valeurs fondamentales ou la culture d’une entreprise. La communication entre le travailleur et l’entreprise peut donc être difficile. Des stratégies de communication efficaces sont donc d’autant plus importantes. D’un point de vue plus pratique encore, il se peut que votre entreprise ne dispose pas d’une bonne procédure pour donner aux travailleurs externes l’accès à tous les systèmes et outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail efficacement.
• Gestion fragmentée. Il n’est pas toujours évident de savoir de qui un collaborateur externe relève. Une personne peut gérer sa charge de travail au jour le jour. Une autre personne peut être chargée de signer ses feuilles de présence hebdomadaires ou de payer ses factures.
• Une main-d’œuvre déconnectée. Les travailleurs externes ne travaillent souvent pas depuis assez longtemps pour savoir si leur culture d’entreprise leur convient. S’ils ne participent pas aux réunions ou aux événements de l’entreprise, ils peuvent avoir l’impression de ne pas vraiment faire partie de l’équipe. Ils peuvent être traités différemment et avoir des attentes différentes. Les employés réguliers bénéficient également d’avantages sociaux auxquels le travailleur externe n’a peut-être pas accès. Tout cela peut créer des tensions et avoir un impact négatif sur l’environnement de travail.
• Apprentissage perdu. Tout ce que le travailleur apprend sur son lieu de travail s’envole avec lui lorsqu’il part. De plus, lorsque le travailleur externe s’en va, l’entreprise n’est pas plus près d’avoir développé ces compétences en interne. A moins que l’entreprise ne fasse un effort pour capturer une partie des connaissances et des idées issues du projet, peut-être en intégrant des employés réguliers au personnel externe.

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Tendances en matière de main-d’œuvre contingente

De l’avis général, la main-d’œuvre occasionnelle ne fait que continuer à croître. On comptait près de 6 millions de travailleurs atypiques aux France en 2017. Les travailleurs externes fournissent désormais de nombreux emplois qui étaient essentiels par le passé.
L’un des stigmates souvent associés à la main-d’œuvre occasionnelle est qu’elle est composée de travailleurs non qualifiés. Il s’agit là d’une fausse supposition. 38,9% des entrepreneurs indépendants ont aujourd’hui un diplôme de niveau baccalauréat ou plus. Et comme nous l’avons mentionné plus haut, il s’agit souvent de professionnels possédant des compétences très demandées, telles que la conception et l’ingénierie.
Heureusement, l’image du travail atypique a récemment évolué. Dans le passé, de nombreuses personnes n’auraient même pas envisagé la possibilité d’accepter un travail atypique. L’emploi idéal était une carrière stable dans une entreprise – un poste permanent avec un salaire. Mais avec l’essor de la « gig economy », beaucoup profitent de la flexibilité qu’offre souvent le travail sous contrat.
Aujourd’hui, un peu plus de la moitié des travailleurs atypiques (55%) disent qu’ils auraient préféré un emploi permanent à leur poste actuel. Cela signifie que près de la moitié des travailleurs indépendants préfèrent le travail atypique.
Les entreprises et les travailleurs apprécient la flexibilité offerte par le travail temporaire. De nombreux jeunes travailleurs, en particulier, font partie de la « gig economy ». Ils peuvent effectuer un travail supplémentaire de quelques heures par semaine, distinct de leur carrière principale.
Les Millennials et les Gen Zers n’ont pas tous une vision traditionnelle de l’emploi. Et l’ensemble de la main-d’œuvre semble évoluer en conséquence. Les milléniaux devant représenter 75 % de la main-d’œuvre d’ici 2025, les entreprises devront s’adapter en conséquence.

Qu’est-ce que la gestion du personnel occasionnel ?

Un programme de personnel externe exige un style de gestion spécifique. Ce serait une erreur de mettre les collaborateurs externes dans le même panier que les employés permanents et de les gérer de la même manière.
Une gestion efficace des collaborateurs externes nécessite une approche spécifique.
D’une part, de nombreux collaborateurs externes sont des freelances ou des consultants. Ils se considèrent comme des entrepreneurs et des contractants. Dans la plupart des cas, ce serait donc une erreur de leur parler comme à des employés.
Un gestionnaire de personnel externe devra également adopter une approche légèrement différente lorsqu’il s’agit d’engager des travailleurs externes.
Par exemple, l’utilisation d’un système de gestion des fournisseurs (VMS) permet de conserver les données relatives au personnel dans un endroit central et numérique.
Une gestion efficace est essentielle pour tirer le meilleur parti d’un personnel externe.

Quand le recours au personnel externe est-il judicieux ?

Les travailleurs indépendants sont les mieux placés pour les projets dont la portée et la durée sont définies.
Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vous pourriez faire appel à du personnel externe :

• Travail saisonnier. Il existe de nombreux secteurs où le travail ne peut être effectué qu’à des périodes spécifiques de l’année. Il est donc logique de n’engager une main d’œuvre occasionnelle que pendant les mois où vous pouvez l’utiliser. La plupart des emplois saisonniers contingents se situent pendant les périodes les plus chaudes de l’année ou pendant les vacances d’hiver. Des emplois comme l’agriculture, la toiture, l’aménagement paysager et la plupart des travaux de construction ne peuvent être effectués qu’en dehors de l’hiver. De même, il n’est pas logique d’employer un conducteur de chasse-neige en dehors de l’hiver. Les employés saisonniers sont aussi généralement embauchés au cours du mois qui précède le Black Friday jusqu’au Nouvel An.

• Congé de maternité ou médical. Vos employés permanents peuvent avoir légalement droit à des congés. Si votre comptable fiscal prévoit de prendre un congé de 12 semaines après l’accouchement, vous aurez besoin de quelqu’un pour le remplacer. La plupart des emplois ne peuvent pas être laissés vacants pendant des mois.

• Vacances prolongées. Un employé permanent qui travaille pour l’entreprise depuis 20 ans peut avoir droit à quatre semaines de vacances payées ou à un congé sabbatique. S’il décide de prendre tous ses jours de vacances en une seule fois, vous pourriez vous retrouver avec un poste non pourvu pendant un mois ou plus.

• Le service militaire. Si votre entreprise emploie une personne dans la réserve militaire, elle peut être appelée à servir quelques jours par mois. Plus important encore, ils peuvent être appelés à intervenir soudainement lors de catastrophes ou d’autres événements majeurs, ou si une guerre éclate. Dans ce cas, vous pouvez vous retrouver à la recherche d’un travailleur occasionnel sans préavis.

• Fonctions de juré. Un employé permanent peut être sélectionné pour faire partie d’un jury et être obligé de s’absenter du travail pendant une période prolongée. Certains cas peuvent durer un mois ou plus. En raison de la durée inconnue de leur congé, vous aurez besoin d’un travailleur occasionnel que vous pourrez embaucher rapidement et licencier lorsqu’il ne sera plus nécessaire.

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Comment trouver une main d’œuvre contingente

Il y a plusieurs façons de trouver des travailleurs externes pour votre entreprise.
Si vous avez le temps et un département RH établi, vous pouvez gérer vous-même le recrutement, l’intégration et la paie de votre personnel externe.
Lorsque vous engagez des travailleurs externes, assurez-vous que tout le monde sait dès le départ qu’il s’agit d’un arrangement temporaire. Vous pourrez toujours le rendre permanent plus tard si le travailleur vous convient.
Mais ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir. Ce n’est pas juste pour votre collaborateur externe, et le ressentiment qu’il éprouve risque de se refléter dans la qualité de son travail.
Une autre option consiste à confier le recrutement de votre personnel externe et vos besoins en RH à un tiers. Ces derniers portent de nombreux noms, notamment ceux d’agence de placement, d’agence de recrutement ou d’employeur officiel.
En externalisant la gestion de votre personnel externe, vous n’aurez plus à vous soucier de la conformité. Votre agence de placement est experte dans ce domaine et gère tout pour vous.

Créez et gérez votre propre personnel externe

Le personnel externe est une solution qu’un nombre croissant d’entreprises devront adopter à l’avenir.
Le personnel externe a ses avantages et ses inconvénients. Elle exige également un type de gestion qui lui est propre. Cela sera d’autant plus vrai que de nouvelles formes d’emploi atypique voient le jour. Les entreprises devront réfléchir à la manière de gérer les différents types d’accords d’emploi flexible de façon à soutenir l’innovation, l’inclusion et l’appartenance. Peu importe ce que dit votre badge.
Pour rester compétitif, il est essentiel de savoir comment utiliser et développer les différents types de travailleurs indépendants.
RecrutementPro peut vous aider à développer une meilleure main-d’œuvre.