Embarquement virtuel : 6 étapes pour impliquer les nouveaux membres de l’équipe

Le monde du travail est plus virtuel que jamais.

Selon McKinsey, 58 % des salariés ont la possibilité de travailler à distance au moins un jour par semaine. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie que les nouveaux employés rejoignent les entreprises depuis leur salon ou leur table de cuisine. L’onboarding virtuel est en train de devenir une partie de la nouvelle normalité, surtout avec le travail hybride et à distance est la nouvelle normalité.

Nous savons que le processus d’intégration joue un rôle essentiel dans la rétention et l’engagement des employés. Une étude réalisée par le Brandon Hall Group avant la pandémie a montré qu’un processus d’intégration solide peut améliorer la rétention des employés de 82 %.

Dans le même temps, les relations ont un pouvoir. Et pour les nouvelles recrues, faciliter les connexions dès le début aide les employés à s’épanouir sur le lieu de travail. RecrutementPro Labs a étudié l’impact des connexions sur la main-d’œuvre. Lorsque les employés sont très connectés, ils connaissent une augmentation de leur croissance professionnelle, une amélioration de leur bien-être et une meilleure réalisation de leurs objectifs.

Alors, qu’est-ce que cela signifie pour l’intégration virtuelle ? Comment votre entreprise met-elle les employés sur la bonne voie dès le premier jour ? De quelle manière investissez-vous dans une expérience d’intégration à distance qui aide les employés à s’épanouir ?

L’intégration virtuelle peut vous aider à faire en sorte que vos employés soient prêts à réussir. Nous allons voir à quoi ressemble l’intégration virtuelle dans le monde du travail d’aujourd’hui. Nous examinerons également les étapes à suivre pour mettre en place un processus d’intégration virtuelle efficace.

Qu’est-ce que l’onboarding virtuel ?

Avant de nous lancer dans un guide d’onboarding virtuel, comprenons ce que cela signifie.

Qu’est-ce que l’onboarding virtuel ?

L’onboarding virtuel est un processus et/ou un programme qui donne aux nouveaux membres de votre équipe les informations dont ils ont besoin pour tout savoir sur l’organisation qu’ils rejoignent. Cela inclut la mission, le but, les valeurs, les objectifs et d’autres informations RH et logistiques.

Dans sa forme la plus simple, l’intégration virtuelle est le processus d’accueil des nouveaux employés à distance dans une entreprise. Mais comme tout professionnel des RH ou de l’intégration le sait, l’intégration virtuelle est une approche approfondie et structurée. Il s’agit d’un programme complet qui permet aux employés d’apprendre à connaître l’organisation.

Le processus d’intégration est souvent le premier aperçu qu’un employé aura de la culture de l’entreprise. Mais le processus d’intégration fournit également à l’employé tout ce dont il a besoin pour réussir.

Dans les environnements virtuels, il peut être difficile de trouver des moyens de présenter les employés à une entreprise à distance. C’est pourquoi il est essentiel de créer un programme et des processus qui engagent les employés dès le départ. Cela contribue non seulement à la santé et au bien-être de vos employés, mais aussi de votre entreprise dans son ensemble.

« Nous prenons au sérieux l’engagement des employés dès le début. Je suis intentionnel dans notre processus d’accueil virtuel pour créer des connexions, une communauté et un sentiment d’appartenance. En fin de compte, il est utile de s’assurer que nos nouveaux RecrutementPropers ressentent la mission de RecrutementPro dès le premier jour. »
Gigi Saca, responsable des programmes d’orientation, RecrutementPro

Parlons de la façon dont vous pouvez mener un processus d’onboarding virtuel qui fonctionne.

L’importance de l’onboarding (virtuel ou non)

L’intégration des employés est plus importante que vous ne le pensez. Partout dans le monde, les organisations luttent contre la rétention et l’engagement. Et comme le changement, l’incertitude et l’inconnu continuent de planer, il est important que les entreprises fassent tout ce qu’elles peuvent pour engager leurs employés dès le départ.

Voici quelques raisons pour lesquelles l’onboarding est si important :

• Une bonne expérience d’accueil augmente la rétention des employés. Selon la Harvard Business Review, 20 % du turnover au sein des entreprises se produit au cours des 45 premiers jours de travail. En outre, un processus d’accueil normalisé augmente la productivité des nouveaux employés de 62 %. Un processus d’accueil normalisé entraîne également une augmentation de 50 % de la rétention des nouveaux employés.

• Une expérience remarquable pour les employés commence dès l’accueil. Croyez-le ou non, le cycle de vie d’un employé commence bien avant son embauche. L’intégration est un point de contact essentiel dans le cycle qui contribue à créer ce que nous appelons l’expérience de l’employé.

• C’est l’occasion de renforcer l’engagement des employés. Selon la Society of Human Resource management, l’intégration est un mécanisme d’engagement. En fait, 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont bénéficié d’une bonne intégration. Pourquoi ? Parce que les employés sont engagés dans l’organisation dès le premier jour.
• L’intégration est une occasion de créer des liens. Les relations ne sont pas seulement des moments de bien-être sur le lieu de travail. Elles sont également source de valeur pour l’entreprise. Lorsque les employés ne sont pas connectés sur le lieu de travail, les organisations en souffrent. RecrutementPro Labs a constaté que 43 % des employés ne se sentent pas connectés au travail. Résultat ? Un taux d’épuisement professionnel plus élevé, une anxiété et un stress accrus. En fin de compte, les liens peuvent contribuer à améliorer les résultats de l’entreprise. Lorsque les employés se sentent bien, cela se ressent dans leurs performances.

6 étapes pour réaliser un onboarding virtuel

Si vous êtes prêt à accueillir de nouveaux employés à distance, voici un guide en 6 étapes sur la façon d’élaborer un processus d’accueil virtuel.

1. Fournir toutes les ressources, tous les systèmes et toutes les technologies dont ils ont besoin avant leur date d’entrée en fonction.

Un élément essentiel pour accueillir un employé virtuel dans l’équipe est de lui donner accès à tout ce dont il a besoin pour faire son travail.

Pensez à toute expérience d’accueil en personne. En général, le nouvel employé se présente dans un bureau et on lui montre son espace de travail. Il reçoit un ordinateur ou un portable, un clavier, une souris et un accès aux systèmes. Il a accès à sa messagerie, à Slack et à d’autres systèmes et logiciels. Parfois, des séances de formation sont organisées pour les aider à se mettre à niveau.

Pour l’onboarding virtuel, cela peut devenir délicat. Cela signifie que votre organisation doit fournir tout ce dont l’employé a besoin pour faire son travail à son domicile. Lorsque j’ai rejoint RecrutementPro, j’ai reçu mon ordinateur portable quelques semaines avant mon entrée en fonction. Il était accompagné d’un guide complet sur la façon de configurer mon ordinateur (y compris une liste de choses à installer). J’ai également reçu un courriel détaillé sur l’accès aux systèmes et aux logiciels dont j’aurais besoin pour être opérationnel.

Il est probable que vos équipes RH et informatique travaillent en étroite collaboration pour s’assurer que vos employés reçoivent tout ce dont ils ont besoin. Si vous êtes manager, vérifiez auprès de votre nouvelle recrue qu’elle a bien reçu tout ce dont elle a besoin.

Gardez à l’esprit la manière dont vous favorisez un lieu de travail inclusif. Par exemple, vous êtes-vous assuré que vous avez pris des dispositions pour les employés handicapés ? Êtes-vous au courant des besoins neurodivergents dont votre nouvel employé pourrait avoir besoin ?

Même si ce n’est pas intentionnel, un employé peut se sentir isolé lorsqu’il se présente au travail le premier jour sans accès ni aménagement. Vous voulez qu’il ait le sentiment de faire partie de l’équipe. Cela signifie qu’il faut s’assurer que toute la logistique du travail à domicile est réglée avant son entrée en fonction.

2. Communiquez l’ordre du jour et ce qui est attendu avant le premier jour.

Commencer un nouvel emploi est déjà éprouvant pour les nerfs. Votre nouvel employé est probablement anxieux et excité. Mais vos employés à distance se joignent à vous depuis leur salle à manger ou leur canapé. Sans communication claire sur ce à quoi ils doivent s’attendre, les travailleurs à distance risquent d’avoir l’impression de se tourner les pouces. Cela peut accroître les sentiments d’anxiété qui sont naturels pour tout nouvel employé.

Calmez les nerfs en communiquant ce que le nouvel employé peut attendre dès le premier jour. Chez RecrutementPro, les nouveaux employés reçoivent un e-mail détaillé avec leur emploi du temps pour la première semaine avant leur entrée en fonction. Cela m’a aidé à savoir exactement ce que l’on attendait de moi au cours de cette première semaine. Cela m’a aidé à comprendre mes priorités.

Travaillez avec votre équipe de RH et/ou d’intégration pour vous assurer que les employés comprennent ce que l’on attend d’eux pendant cette première semaine. Incluez également dans le calendrier les invitations aux réunions individuelles et aux sessions de formation.

3. Créer une programmation structurée pour leur première semaine (ou mois)

Surtout au début, les employés virtuels doivent avoir une certaine structure dans le processus d’intégration. Votre plan d’intégration doit couvrir tout ce que vous voulez que votre employé sache sur l’entreprise. Voici quelques éléments que vous devriez envisager d’inclure dans votre programme d’accueil virtuel :

• Un aperçu de la culture d’entreprise, de la mission et de l’objectif du travail
• Objectifs et initiatives de l’entreprise
• Sécurité, manuel de l’employé et autres sessions de formation indispensables.
• Séminaires en ligne sur les différents aspects de l’entreprise.
• Une vue d’ensemble des avantages sociaux, des avantages accessoires et des autres programmes de ressources humaines.
• Toute formation requise pour les nouveaux managers

Travaillez avec votre équipe RH pour établir une liste complète de ce que vous voulez que vos nouvelles recrues comprennent dès le premier jour. À partir de là, vous pouvez travailler avec les responsables des programmes respectifs pour organiser des webinaires qui peuvent être hébergés sur Zoom. Ces webinaires et sessions de formation doivent donner à vos nouveaux employés un aperçu de tout ce qu’ils doivent savoir sur l’entreprise.

Par exemple, nous avons des invités exécutifs qui présentent des plongées en profondeur sur leurs parties respectives de l’entreprise. Notre PDG, Alexi Robichaux, et notre directeur des opérations, Eddie Medina, présentent également la mission et les objectifs de l’entreprise, ainsi qu’un aperçu de RecrutementPro. Nos équipes RH organisent des sessions pour aider les employés à s’inscrire aux plans d’avantages sociaux. Elles répondent également aux questions sur certains aspects plus logistiques des avantages sociaux.

4. Mettre en place des moments qui comptent pour créer des liens

Pour quiconque a déjà participé à un processus d’intégration, il y a beaucoup à digérer. Souvent, les employés sont chargés de quantités massives d’informations.

S’il est important de s’assurer que les employés obtiennent les informations dont ils ont besoin, il est également important de prendre le temps de créer des liens. Réfléchissez à la culture de votre entreprise et à la manière dont vous souhaitez la faire vivre à vos nouvelles recrues.

Trouvez des moyens de mettre en œuvre des programmes qui contribuent à créer des liens sociaux. Par exemple, pouvez-vous commencer chaque session de formation par un brise-glace différent ? Ou peut-être pouvez-vous organiser un happy hour virtuel à la fin de la première semaine ? Vous pouvez également envisager d’envoyer à vos employés des cadeaux pour renforcer votre image de marque. Quoi qu’il en soit, trouvez des moyens pour que vos employés se sentent connectés et aient un profond sentiment d’appartenance.

5. Présenter les nouveaux membres de l’équipe à leur équipe le premier jour

Les équipes virtuelles ont quelque chose d’évident : vous ne rencontrerez pas de nouveaux visages dans le « bureau ».

Bien que cela puisse sembler évident, cela peut être négligé. Veillez à présenter votre nouvelle recrue à votre équipe.

Chez RecrutementPro, les managers présentent les nouveaux membres de l’équipe sur Slack. Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’équipe, le manager poste un message de bienvenue contenant des informations sur le nouvel employé. Nous sommes également très attachés aux discussions autour d’un café et nous nous assurons que les membres de l’équipe apprennent à connaître le nouvel employé.

Lorsque j’ai commencé chez RecrutementPro, mon responsable m’a donné une liste de personnes avec lesquelles je devais organiser une discussion autour d’un café. Si j’ai « rencontré » de nombreux membres de mon équipe virtuellement sur Slack, j’ai également organisé des réunions virtuelles. C’est très bien de s’assurer que vos nouvelles recrues passent du temps en face à face avec leurs coéquipiers, surtout avec des équipes éloignées.

Certaines organisations annoncent également les nouveaux membres de leur équipe sur les médias sociaux. Par exemple, certaines organisations publient sur LinkedIn l’arrivée d’un nouveau coéquipier. Ou encore, le responsable du collaborateur direct peut publier un message de bienvenue sur LinkedIn.

6. Enregistrez-vous régulièrement

Tout au long du processus d’intégration, il est probable que votre nouvel employé aura des questions. J’ai apprécié les contrôles réguliers de mon responsable, surtout au cours du premier mois.

Prévoyez un espace pour faire le point avec votre collaborateur éloigné. Encouragez-la à venir vous voir avec ses questions et ses observations. Pour les dirigeants, des contrôles réguliers – surtout au début – peuvent contribuer à instaurer la confiance et la sécurité psychologique avec vos nouvelles recrues.

Un nouveau rôle est passionnant, mais il peut aussi être déconcertant. Lorsque votre employé sait que vous êtes une ressource pour lui, la confiance s’installe.

6 avantages et inconvénients de l’onboarding virtuel

Comme toute chose sur le lieu de travail, chaque programme a ses avantages et ses inconvénients. Voici six avantages et inconvénients de l’intégration virtuelle.

Pros

• Une plus grande flexibilité pour l’employé. Dans la main-d’œuvre hybride et distante d’aujourd’hui, nous savons que la majorité des employés souhaitent une flexibilité du lieu de travail. Ils veulent pouvoir choisir comment et où ils travaillent. L’onboarding virtuel se prête à une plus grande flexibilité pour l’employé.

• Réduction des coûts pour l’entreprise. Soyons francs : l’intégration virtuelle est moins coûteuse. Il est plus facile pour les budgets d’intégrer des employés à distance que d’intégrer des employés en personne.
• Temps d’intégration plus rapide des employés. En règle générale, les employés s’adaptent rapidement lorsqu’ils travaillent à domicile. Nous savons également que la plupart des employés trouvent le travail à domicile plus productif que le travail au bureau.

Inconvénients

• Manque de clarté et confusion. S’il n’y a pas de communication claire, votre organisation risque d’embrouiller vos nouvelles recrues.

• Problèmes de fuseaux horaires. Les fuseaux horaires peuvent poser problème, surtout dans le cas d’une main-d’œuvre internationale. Si votre hôte chargé de l’accueil des nouvelles recrues se trouve en Californie alors que les nouveaux employés se trouvent en Europe ou en Asie, cela peut poser des problèmes.
• Risque de réduction de l’accessibilité. Dans le cas d’un accueil en personne, un employé peut lever la main ou s’approcher d’un bureau pour poser une question. Mais dans le cas de l’intégration à distance, il incombe davantage à l’employé de trouver des informations. Par exemple, les employés qui ont des questions sur les avantages sociaux seront dirigés vers des ressources en libre-service.

Clouez le processus d’onboarding virtuel

Si votre entreprise recrute des employés à distance, il est important que l’expérience d’intégration virtuelle soit réussie. De la facilitation des connexions à la création d’un environnement de travail inclusif, l’intégration est importante.

Si vous ne savez pas par où commencer, RecrutementPro peut vous aider. Grâce aux conseils personnalisés d’un coach, vous pouvez être sûr que vos employés mettent en place une expérience d’intégration virtuelle qui donne des résultats positifs.