Devenir un pro pour demander du feedback (et en recevoir)

Pour exceller dans nos vies et nos carrières, nous avons besoin de clarté. Il ne s’agit pas seulement de savoir où nous allons, mais aussi de savoir qui nous sommes. Nous devons être capables de nous voir.

Nous devons prendre conscience de ce que nous faisons bien, des domaines dans lesquels nous pouvons nous améliorer et de la façon dont les gens nous perçoivent. Le feedback des autres peut être le cadeau de la vue. Le retour d’information est l’un des moyens les plus rapides de concentrer nos efforts, de corriger notre trajectoire et d’atteindre nos objectifs.

Recevoir un retour d’information et le mettre en pratique est particulièrement important pour progresser dans notre carrière. Aucun d’entre nous n’est parfait, et nous avons tous des angles morts. Nous n’avons peut-être pas tous reçu un avis négatif d’un client mécontent sur les médias sociaux. Mais nous avons tous été évalués négativement par une personne avec laquelle nous avons interagi, que nous en soyons conscients ou non.

Cela peut être difficile à gérer, surtout s’il s’agit d’un retour détaillé d’un client fidèle avec lequel vous avez une longue relation de travail. Notre travail peut bénéficier de l’avis de quelqu’un d’autre. Ce retour d’information peut provenir de notre patron, d’un client ou même de nos collègues de travail.

Les personnes capables de recevoir un retour d’information avec élégance et de le mettre en pratique ont plus de chances d’obtenir le bénéfice du doute. L’attention supplémentaire portée à leur travail peut faire la différence entre une bonne et une excellente performance.

Si l’idée du retour d’information peut sembler simple, nos émotions et notre ego peuvent souvent s’y opposer, ce qui complique les choses. La clé du processus de retour d’information est de demander délibérément un retour d’information et d’être dans le bon état d’esprit pour le recevoir.

Lorsque vous savez comment recevoir un retour d’information, il en résulte des commentaires honnêtes et réfléchis et un suivi. Vous pouvez également prendre une critique constructive et la transformer en une opportunité de développement professionnel. Voyons comment demander un retour d’information, ce qui en fait la valeur, et comment donner un retour d’information exploitable aux autres.

Les avantages de demander un retour d’information

65% des employés disent qu’ils veulent plus de feedback. Mais pourquoi ? Qu’est-ce que les employés retirent du fait de demander un retour d’information ?

Après tout, le feedback peut être un mot effrayant. Mais ce n’est pas une fatalité. Si vous avez la bonne perspective et le bon état d’esprit – et si vous comprenez la situation dans son ensemble – le retour d’information est précieux. Voici quelques avantages de demander régulièrement un retour d’information.

• Il fait preuve de maturité, d’appropriation et d’autonomie
• Demander du feedback augmente la confiance et la productivité
• Cela crée une culture du retour d’information où celui-ci est accepté et bien accueilli.
• Il aide les employés à comprendre comment leur travail contribue à des objectifs plus larges.
• Il crée un dialogue et une discussion sains
• Elle peut conduire à une meilleure résolution des problèmes et à l’innovation.
• Il réduit le bruit blanc et permet aux employés de se concentrer sur les tâches les plus importantes.
• Il peut aider vos équipes à atteindre leurs objectifs plus rapidement et plus efficacement.

5 étapes pour demander du feedback

Le retour d’expérience peut être intimidant. Le retour d’information est souvent perçu comme étant tourné vers le passé. En revanche, les conseils sont souvent tournés vers l’avenir. Le retour d’information et les conseils ne sont pas identiques mais peuvent souvent aller de pair. Mais lorsque vous demandez un retour d’information à des personnes, vous les choisissez également en fonction de leur expérience de travail avec vous. Le feedback est intégré à la demande. Mais avec le bon processus étape par étape, vous pouvez vous sentir mieux préparé à obtenir le retour d’information que vous aimeriez recevoir – et commencer à grandir.

1. Réfléchissez à ce que vous espérez gagner

Connaissez votre objectif en demandant un retour d’information.

La plupart du temps, votre objectif sera de vous faire une idée précise de ce que vous faites bien et de ce que vous pouvez améliorer. L’objectif est de repartir avec des éléments concrets que vous mettrez en œuvre.

Vous savez que le feedback est précieux lorsque vous avez une idée précise de ce que vous allez faire différemment. Ou lorsque vous avez un aperçu d’un schéma destructeur que vous n’aviez pas pu repérer.

Un retour d’information productif vous permet d’évoluer dans votre rôle. Il vous permet également de mettre l’accent sur vos points forts et de créer un plan d’amélioration facile à suivre.

Si vous vous rendez compte que votre objectif en demandant un retour d’information est la validation ou le renforcement de votre ego, reconsidérez la situation et cherchez des moyens plus productifs d’obtenir ce dont vous avez besoin.

2. Identifier les bonnes personnes à qui demander un retour d’information

Lorsque vous décidez à qui demander conseil, considérez avant tout la source. Ne demandez un retour d’information qu’à des personnes dont vous avez confiance dans les intentions et qui auront une perspective pertinente. Pensez aux collègues qui connaissent le mieux votre travail.

Choisissez les personnes avec lesquelles vous interagissez le plus. Pensez également à ceux dont vous respectez le travail et les opinions, même s’il peut être utile d’entendre l’avis des autres.

Pour obtenir un point de vue complet, consultez des collègues, des membres de l’équipe, des clients et des managers ayant des styles de management différents.

Obtenir un retour d’information de la part de ceux qui sont au-dessus de vous, en dessous de vous et à votre niveau est appelé un retour d’information à 360°.

Bien que votre client ne vous connaisse pas de la même manière que votre responsable, il vous sera utile de vous voir sous plusieurs angles.

Les commentaires des clients peuvent souvent être un excellent moyen de comprendre comment vous pouvez aider les clients mécontents et les clients potentiels.

Un excellent moyen d’obtenir un retour d’information significatif de la part d’un client heureux (ou non) est d’envoyer régulièrement une enquête de satisfaction.

Demandez-vous également si la personne qui prend l’initiative de la conversation est la bonne personne pour vous donner du feedback.

Par exemple, un responsable du recrutement peut être en mesure de vous donner des informations pertinentes sur l’entretien ou de discuter de votre expérience de candidat. Cependant, il ne sera probablement pas en mesure de vous donner des informations précieuses sur vos compétences en matière de service à la clientèle.

3. Préparer les bonnes questions

Pour obtenir les bons conseils et le bon retour d’information, vous devez poser les bonnes questions.

Prenez le temps de réfléchir pour savoir s’il y a des domaines dans lesquels vous avez souvent des difficultés ou dans lesquels vous sentez qu’il y a un décalage. Il existe différents types de questions que vous pouvez explorer.

• Les questions ouvertes. Ce type de question exige des réponses plus détaillées, que vous pouvez utiliser lorsque vous souhaitez recueillir des informations supplémentaires ou avoir une discussion plus large autour d’un certain sujet. Vous pouvez poser des questions qui vous aideront à mieux comprendre le contexte du feedback de la personne et l’impact de votre comportement.Quels sont les moyens spécifiques par lesquels je peux mieux soutenir la mission de notre équipe ? Selon vous, qu’est-ce qui fonctionne et ne fonctionne pas actuellement dans ma gestion du temps ? Avec qui devrais-je collaborer plus étroitement au sein de l’équipe et de l’entreprise ? Quels aspects de mon style de travail et de communication vous préoccupent le plus ? Quelles mesures puis-je prendre pour me préparer au prochain projet ou au prochain rôle ? Les questions ouvertes sont idéales pour obtenir des conseils de coaching, vous pouvez les poser à toute personne de l’organisation à laquelle vous aspirez à ressembler ou à apprendre.
• Les questions basées sur le principe du oui/non ou de l’évaluation. Cela permet aux gens de vous donner rapidement une réponse directe. Vous pouvez utiliser ce type de question pour confirmer rapidement une idée ou valider une intuition, par exemple : « Ai-je montré des améliorations dans X ? » ou « Pensez-vous que je/nous devrions prendre cette ligne de conduite ? ». Vous pouvez utiliser cette question pour évaluer des idées ou des options, et vous pouvez également essayer de pondérer les réponses. Par exemple, si 9 personnes sur 10 disent oui, l’idée vaut probablement la peine d’être poursuivie. Cependant, n’oubliez pas qu’il s’agit de questions fermées qui ne laissent pas beaucoup de place à l’interprétation ou à la discussion. Il est probablement préférable de ne les utiliser que si vous recherchez une contribution rapide.
• Questions de suivi. Quoi qu’il en soit, soyez prêt à poser des questions de suivi. Souvent, c’est l’occasion de poser des questions plus spécifiques adaptées à une situation ou à une tâche. Ne gâchez pas l’occasion de mieux comprendre en vous précipitant sur des réponses que vous ne comprenez pas, en demandant un exemple précis ou en disant « Pouvez-vous m’en dire plus à ce sujet ? Faites savoir à la personne qui donne son avis que vous voulez vraiment comprendre son point de vue.

4. Prenez des notes sur votre retour d’information

Le retour d’information est un cadeau. Il est tout aussi important de chercher à obtenir un retour d’information que d’écouter les conseils avec un esprit ouvert et le désir de les mettre en œuvre. N’oubliez pas que le retour d’information est une occasion de comprendre comment les autres vous perçoivent, vous et votre travail.

Vous n’êtes pas obligé d’être d’accord, mais il est plus utile de connaître le point de vue des autres que de ne pas le connaître. Mettez-vous à la place des autres et n’oubliez pas qu’il peut être tout aussi difficile d’être la personne qui donne le feedback.

Essayez de mettre votre ego de côté et acceptez les conseils avec une attitude positive.

5. Réfléchir et revoir avec bienveillance

Réfléchissez à ce que vous ferez du retour d’information après l’avoir reçu.

Organisez le retour d’information de manière à pouvoir vous y référer. Établissez un plan par étapes qui décrit comment vous allez mettre en œuvre le retour d’information de manière tangible. Envisagez de partager ce plan avec au moins certaines des personnes qui vous ont fait part de leurs commentaires.

Par exemple, votre patron a peut-être suggéré que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée était une priorité. Une mesure à prendre serait d’éteindre et de ranger votre ordinateur portable tous les jours avant 18 heures.

Le conseil était de trouver un équilibre ; l’action était de mettre en place une heure limite pour les appareils de travail.

Ces conseils peuvent vous aider à donner suite aux commentaires :

• Passez en revue tous les éléments de votre discussion et mettez en évidence les changements que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement.
• Réfléchissez aux changements qui peuvent nécessiter plus de temps et décomposez-les en une stratégie étape par étape pour les mettre en œuvre.
• Demandez du temps pour un autre appel vidéo ou un rendez-vous individuel dans les semaines ou mois à venir pour évaluer vos progrès. Ce rendez-vous vous permettra de rester responsable de l’application de ces changements dans votre travail.
• Comment se mettre dans le bon état d’esprit pour recevoir du feedback
• Recevoir du feedback ne signifie pas simplement écouter des conseils. L’état d’esprit dans lequel vous êtes au moment de le recevoir est presque aussi important que celui dans lequel vous le demandez.

Recevoir des conseils n’est pas toujours facile, surtout si vous n’aimez pas ou n’êtes pas d’accord avec eux. Votre état d’esprit est déterminant lorsqu’il s’agit de recevoir des conseils.

Comment demander un retour d’information à ses collègues

Les collègues sont les personnes à qui vous demanderez probablement un retour d’information.

Le feedback des managers et des autres dirigeants est précieux, mais ne négligez pas les collègues du même niveau. Ils peuvent généralement donner des conseils directs sans craindre de répercussions.

De plus, leurs conseils peuvent être plus faciles à tolérer car vous êtes plus à l’aise avec eux.

Comme mentionné ci-dessus, il est toujours préférable de préparer les questions à l’avance. La planification préalable vous permet non seulement de rester aligné sur votre objectif, mais aussi de faciliter le travail de votre collègue en lui donnant une direction et une orientation.

Des études ont montré que les gens donnent plus facilement leur avis lorsque vous leur demandez quelque chose de précis. Si votre objectif est général, vous pouvez essayer une variante de cette approche populaire en trois questions :

• Quelle est la chose de ce projet que je devrais faire plus souvent ?
• Quelle est la chose de ce projet que je devrais moins faire ?
• Quelle est la seule chose qui aurait pu le rendre encore meilleur ?

Inspirez-vous des questions suivantes pour demander un feedback à vos collègues :

• Quels sont mes points forts ? Comment puis-je être plus performant dans ces domaines ?
• Que pensez-vous de notre niveau d’interaction ? Préférez-vous plus ou moins d’interaction ? Comment aimeriez-vous qu’il change ?
• Au cours des trois à six derniers mois, comment ai-je montré que je me souciais du bien-être de notre équipe ?
• Quelles actions ou quels efforts aimeriez-vous voir de ma part au cours des six prochains mois ?
• Vous sentez-vous apprécié en tant que membre de l’équipe ? Comment pourrais-je améliorer ma façon de vous montrer mon appréciation à vous et à l’équipe ?
• Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure me trouvez-vous efficace en tant que communicateur ? Pourquoi ?
• De quelle manière puis-je changer ou améliorer ma communication avec vous et l’équipe ?
• Quelles suggestions avez-vous à faire pour m’aider à être le meilleur (titre du poste) que je puisse être ?
• Comment puis-je vous faciliter la tâche ?

Comment demander un feedback dans un e-mail

Beaucoup d’entre nous travaillent désormais à distance, ce qui peut rendre plus difficile la recherche d’un feedback efficace. D’une part, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de nous rendre au bureau de notre collègue pour lui demander son temps.

Deuxièmement, faute de temps en personne, nous devons maintenant demander des réunions par courrier électronique et recevoir des commentaires par vidéoconférence. Cela peut sembler plus formel et plus intimidant.

Bien que le courrier électronique ait ses inconvénients, le fait de demander un retour d’information par courrier électronique vous permet d’en préciser le but et les objectifs. Précisez qu’il ne s’agit pas d’une réunion longue ou formelle, mais d’une conversation qui vous aidera à évaluer vos performances et à améliorer votre travail à l’avenir.

Gardez à l’esprit les limites des réunions à distance. Les caractéristiques de la communication, comme le contact visuel et le langage corporel, peuvent se perdre dans les appels vidéo. Le contact visuel direct n’est pas possible, et les gestes des mains et la posture ne passent pas toujours à travers l’écran.

Malgré la bonne qualité de la caméra et du microphone, la vidéoconférence ne nous donne qu’une impression « plate » par rapport à la communication en face à face. Le manque de présence en face à face lors de discussions sur des sujets sensibles peut laisser place à des malentendus.

Avant la séance de feedback, préparez-vous en vous engageant consciemment à :

• Supposer de bonnes intentions
• Ne pas réagir trop vite
• Poser des questions de clarification
• N’oubliez pas non plus que vous ne recevrez peut-être pas la même quantité de commentaires si votre équipe est loin d’un environnement de bureau pour la première fois. De nombreuses entreprises sont encore en train de s’adapter à l’équipe dispersée et au nouvel environnement de travail.

Lorsque vous demandez un retour d’information de manière virtuelle, les mêmes règles s’appliquent que si vous le demandiez en personne, mais prêtez une attention particulière aux conseils suivants.

Voici comment demander un feedback à 360° dans un e-mail :

1. Soyez bref dans votre demande.
2. Quel que soit le type de retour d’information que vous recherchez (constructif ou positif), veillez à ce que votre courriel soit bref et précis.
3. Commencez par votre demande de feedback.
4. Ensuite, donnez des détails sur les domaines spécifiques ou les types de commentaires que vous recherchez. Limitez le texte au minimum et veillez à ce que votre courriel soit facile à lire.
5. Soyez clair et précis.
6. Les collègues occupés ne lisent pas les longues phrases. Souvent, ils ne lisent pas non plus les questions correctement. Formatez vos questions pour plus de clarté en les mettant en gros et en gras. Précisez comment vous souhaitez recevoir un retour d’information et à quel moment.
7. Donnez la priorité à un domaine d’intérêt.
8. Choisissez un événement, une personne, un produit ou un service spécifique pour lequel vous souhaitez obtenir un retour d’information.
9. Si vous avez un nom de produit, un ID de billet, une référence ou une image d’événement qui aidera votre collègue à se souvenir, utilisez-le ! Incluez un bref résumé de votre rôle dans le projet ou joignez la pièce de travail pour que la personne puisse s’en souvenir facilement.

5 façons de se préparer à recevoir du feedback

Les thérapeutes s’accordent à dire que les séances de conseil ne suffisent pas pour qu’une personne change. Leurs clients doivent être prêts à le faire :

• Recevoir de l’aide
• Avoir des réalisations inconfortables
• Faire des ajustements à leurs habitudes et à leurs croyances

La même chose peut être dite pour toute personne recevant un retour d’information. Sans cette préparation, le retour d’information est gaspillé. Les cinq conseils suivants peuvent vous aider à vous préparer.

Les trois derniers proviennent des principes de la célèbre théorie de la communication non violente (CNV) et contribuent à créer un environnement propice à une communication constructive et efficace.

1. Être prêt à accepter l’information avec un esprit positif et ouvert.

Le retour d’expérience concerne la perception de quelqu’un d’autre – dans ce cas, la perception est la réalité.

Votre défaut peut être le déni ou la défensive face à l’opinion de quelqu’un d’autre. Vous devez essayer de comprendre la situation du point de vue de la personne qui donne le feedback. Comprenez qu’il est fort probable qu’il donne ce feedback avec une intention positive.

C’est-à-dire qu’il croit qu’il donne un feedback utile qui entraînera un changement positif de votre comportement.

Gardez à l’esprit que le fait d’être sur la défensive lorsqu’un professionnel vous donne des conseils ne jouera pas en votre faveur. Vous aurez beaucoup moins de chances de recevoir des réponses honnêtes à l’avenir.

Rappelez-vous que les commentaires sur les performances ne sont pas personnels. Recevez les commentaires de manière pragmatique plutôt qu’émotionnelle.

2. Adopter un état d’esprit de croissance

Bien que difficile, le feedback est un atout positif qui vous aidera à vous améliorer et à atteindre vos objectifs. L’opposé d’une mentalité de croissance est une mentalité fixe. Un état d’esprit fixe considère le retour d’information comme une atteinte à l’estime de soi.

N’oubliez pas que tout commentaire négatif sur vos performances fait partie du processus. Soyez reconnaissant que le retour d’information révèle des angles morts potentiels qui pourraient vous empêcher d’atteindre votre plein potentiel.

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3. Ne portez pas de jugement

Laissez tomber tout jugement ou idée préconçue sur la personne qui vous donne des conseils. Partez du principe que le donneur de conseils a de bonnes intentions.

En supposant le meilleur, vous créez un environnement neutre propice à un échange pacifique et productif.

4. Être vulnérable

Vous pouvez apprendre quelque chose de nouveau pendant le retour d’information – c’est pourquoi vous l’avez demandé. Mais n’ayez pas peur d’exprimer vos sentiments. La meilleure façon d’éviter les malentendus est de poser des questions de clarification.

En cas de doute, répondez simplement : « Merci d’avoir partagé cela avec moi ». Vous avez le droit d’avoir vos réactions authentiques. Mais en les gardant professionnelles et appropriées, vous vous assurerez de continuer à recevoir des commentaires utiles à l’avenir.

Personne ne veut faire l’effort et prendre le risque de fournir un feedback honnête si le destinataire est sur la défensive, dédaigneux, argumentatif ou trop émotif.

5. Séparez votre performance de votre identité

Il est bon de répéter que les commentaires des coéquipiers ou des clients portent sur votre performance au travail, et non sur vous en tant que personne.

Cela peut être difficile au début, mais le fait de vous le rappeler vous aidera à ne pas prendre les critiques pour vous.

Si, à un moment quelconque de la conversation, vous vous sentez rabaissé ou humilié, accordez-vous un moment pour prendre de la distance et contrôler vos émotions. Si nécessaire, soyez honnête et dites : « Je vais avoir besoin de plus de temps pour digérer cette situation. Passons à autre chose pour l’instant ».

Vous pouvez faire un suivi plus tard, par e-mail ou lors d’une autre conversation, si vous estimez que le commentaire difficile mérite d’être approfondi.

6 étapes pour donner un feedback efficace

Il est tout aussi important de traiter le retour d’information avec soin si vous voulez donner un retour d’information efficace.

1. Demandez l’honnêteté

Encouragez les personnes à qui vous demandez un feedback à être utiles plutôt que gentilles. Faites-leur savoir que vous cherchez à tirer le meilleur parti de leur temps et que leur honnêteté est appréciée et valorisée.

2. Soyez précis et opportun

Il est utile de demander un retour d’information dans son contexte et en temps opportun, cela peut permettre à la personne à qui vous avez demandé un retour d’information de se souvenir plus facilement de comportements et d’exemples spécifiques qui peuvent faciliter votre apprentissage. Par exemple, si vous souhaitez obtenir un retour sur votre développement concernant une certaine compétence, il peut être utile de le demander après un projet ou un moment où vous avez spécifiquement utilisé cette compétence.

3. Écouter pour apprendre

Vous écoutez un point de vue qui peut être différent du vôtre. Assurez-vous d’écouter attentivement afin de comprendre ce qui est dit, et pas seulement ce qui correspond à vos propres perceptions. Il est naturel de n’entendre que ce que vous voulez entendre, mais restez ouvert à ce qui est partagé.

4. Posez des questions de clarification

Les questions de clarification sont un excellent moyen de confirmer que vous avez compris et d’élargir la recherche d’autres conseils de coaching. Dans de nombreux cas, le simple fait de poser des questions telles que « Pourquoi est-ce important ? » ou « Comment pourrais-je aborder cela différemment ? » est un bon point de départ.

5. Prenez des notes

Conservez des notes sur les commentaires que vous avez reçus afin de pouvoir vous y référer si nécessaire. Considérez ces notes comme un engagement envers vous-même à changer et à vous améliorer.

6. Engagement et suivi

Montrez votre appréciation lorsque les autres prennent le temps de partager leur point de vue et de fournir des idées constructives. Cela encourage également les gens à vous donner plus de feedback à l’avenir. Veillez à assurer le suivi de votre plan et de vos progrès. Il est agréable pour les gens de voir l’impact de leurs commentaires sur vous.

Apprendre à recevoir du feedback est un parcours

Que vous l’appeliez retour d’information, conseil ou critique, recevoir un retour constructif nous aide à progresser dans nos carrières et nos vies.

Un retour d’information valable contient des principes tels que la spécificité, l’empathie et des déclarations orientées vers l’avenir. Pour recevoir les meilleurs commentaires, préparez votre tâche. Déterminez ce que vous espérez retirer du retour d’information et qui est qualifié pour vous en faire part.

Si la plupart des gens veulent savoir comment demander un retour d’information, ils pensent rarement à se mettre dans le bon état d’esprit pour en recevoir.

Pour recevoir correctement un feedback :

• Gardez vos défenses baissées
• Ne prenez pas les critiques perçues comme personnelles
• Adoptez un état d’esprit de croissance qui vous permet de prospérer grâce aux conseils au lieu de les rejeter.
• Dans le cadre du travail à distance, nous n’aurons pas toujours la possibilité de demander du feedback en face à face. Préparez-vous à l’avance en faisant en sorte que les demandes de commentaires par courriel soient succinctes. Préparez-vous également à recevoir des conseils qui manquent de repères sociaux pour éviter les malentendus.

Lorsque le moment est venu de donner du feedback, mettez-vous à la place de la personne qui demande le feedback. Donnez-le systématiquement, en gardant à l’esprit tous ces objectifs et principes.

Nos intentions et la façon dont nous disons les choses sont souvent plus importantes que ce que nous disons. Concentrez-vous sur le fait d’être authentique, d’essayer d’aider et de vous efforcer de progresser.

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