Des stratégies efficaces pour améliorer vos compétences en communication

L’erreur la plus courante en matière de communication est peut-être d’essayer d’en faire trop. Nous voulons que les autres comprennent, approuvent et signent, idéalement sans retour ou longue discussion. Mais comme nous cherchons à influencer les autres sur la base de la force de nos données, nous sommes désemparés lorsque notre passion n’est pas partagée.
La bonne nouvelle est que l’amélioration de la communication est plus facile que vous ne l’imaginez. Voici quelques principes de base à suivre pour mieux communiquer.

Qu’est-ce qu’une communication efficace ?

Les communicateurs les plus efficaces informent clairement les autres et les écoutent activement en même temps. Ils peuvent accepter des contributions – tant verbales que non verbales – tout en exprimant leurs pensées et leurs opinions de manière inclusive.

Une communication efficace implique une connexion avec les autres. Il s’agit d’une danse avec un partenaire qui bouge, parfois, d’une manière que nous n’avions pas prévue. Cela signifie que la compétence la plus puissante que vous puissiez exploiter est d’être en phase avec votre public. Cela implique de comprendre et de répondre à ses besoins, puis de réagir en temps réel. Cela signifie avoir la conversation que votre public souhaite avoir.
Mais pour y parvenir, il faut parfois s’entraîner.
Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies de communication efficaces pour vous aider à mieux écouter et communiquer.

Comment améliorer la communication en face à face

La communication en face à face ajoute plusieurs couches d’informations à un échange, que ce soit entre deux personnes ou deux cents. Souvent, la communication en personne crée une synergie qu’il est difficile de reproduire ailleurs. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti du temps passé en tête-à-tête avec votre équipe :

1. Établir un contact visuel

Si vous vous demandez si votre message passe ou non, peu de paramètres fournissent autant d’informations que le contact visuel. Vous pouvez facilement savoir si votre interlocuteur vous comprend, s’il est distrait, inquiet ou confus, ce qui est souvent perdu dans la communication numérique.

2. Demandez un retour d’information

Vous n’êtes pas sûr qu’ils aient compris ? Demandez-leur ! Une technique puissante consiste à demander aux gens de répéter leur version de ce que vous venez de dire. Souvent, cela peut améliorer la rétention, la compréhension immédiate et minimiser les malentendus par la suite. Vous pouvez également leur demander de vous indiquer des moyens utiles d’améliorer votre prestation dans les présentations et autres formes de communication.

3. Lire les signaux non verbaux

Les bâillements, la bougeotte et le fait de regarder autour de soi sont généralement des signes clairs que votre public pense à autre chose que ce que vous essayez de transmettre. Si vous le remarquez, ne le prenez pas personnellement. Essayez de leur demander de partager ce qu’ils ont en tête, de récapituler les points précédents qu’ils ont peut-être manqués ou de remettre à plus tard.

4. Minimiser les distractions

Si vous discutez avec quelqu’un (ou un groupe) en face à face, évitez les distractions en laissant les appareils électroniques inutiles hors de l’espace. Limitez la participation à ceux qui doivent être présents et évitez de programmer la réunion à un moment où les gens sont susceptibles de se concentrer sur autre chose (comme juste avant la fin de la journée ou juste avant le déjeuner).

Comment améliorer la communication en ligne :

La communication en ligne remplace rapidement les bureaux comme principal lieu de travail. En particulier si vous avez l’habitude de travailler avec des équipes en personne, il peut être difficile de vous adapter à des réunions, des conversations et même des personnes qui collaborent avec vous ou vous rendent des comptes par voie numérique. Comme la communication en ligne présente une façon unique d’interagir, voici quelques éléments à garder à l’esprit :

1. S’en tenir à une limite de temps

Il peut être encore plus difficile de se concentrer sur les réunions en ligne, car elles intègrent les distractions d’un nombre quasi illimité de paramètres. Veillez à ce que les réunions soient courtes et ciblées, et soyez particulièrement vigilant pour minimiser les sessions de questions-réponses (potentiellement) marathoniennes.

2. Soyez attentif à l’autre personne

En général, la personne qui présente est la seule à pouvoir accorder toute son attention à la réunion. En particulier lorsque vous travaillez à domicile, supposez que les participants ont de multiples demandes d’attention et structurez le contenu en conséquence.

3. Récapituler les détails importants

Beaucoup d’indices non verbaux et interpersonnels peuvent être perdus lors d’une connexion numérique. Assurez la compréhension en récapitulant les points clés. Vous pouvez faire une révision rapide lors d’une réunion en ligne ou un bref résumé à la fin d’un long courriel.

4. N’oubliez pas de répondre

Veillez à répondre à chaque communication par un accusé de réception rapide, même s’il s’agit d’un message informel. Même si vous avez reçu le message, il est probable que la personne à l’autre bout du fil n’aura aucun moyen de le savoir si vous ne le lui faites pas savoir. Quelques mots ou même un « j’aime » suffisent généralement.

Comment devenir un meilleur auditeur actif

On parle beaucoup de la beauté de l’écoute active, mais beaucoup de gens ne savent pas comment la traduire en comportements réels. L’un des principaux défis de l’écoute active est la préoccupation d’une réponse. De nombreuses personnes sont occupées à formuler une réponse parfaite, ce qui ne laisse pas de marge de manœuvre pour s’engager dans la discussion. Pour se défaire de cette habitude, qui n’est pas vraiment au service de l’interlocuteur, envisagez les étapes suivantes.

Repenser la manière d’ajouter de la valeur

Vous pensez peut-être que la valeur ajoutée d’un échange dépend essentiellement de ce que vous dites. Mais ce n’est pas toujours ainsi que les autres le perçoivent. La plupart d’entre nous apprécions les réponses qui nous aident à réfléchir à nos propres idées, qui clarifient nos hypothèses ou qui mettent en évidence d’éventuels angles morts. Souvent, nous n’avons pas besoin qu’un auditeur soit brillant ou nous impressionne avec ses propres données. Au contraire, nous apprécions surtout la façon dont il nous a aidés à affiner nos idées.

Paraphrase sans jugement

Si vous vous trouvez préoccupé par votre réponse, essayez de changer l’objectif de votre réponse. Au lieu d’essayer d’ajouter vos propres pensées, tâchez de donner un résumé qui ne contient pas votre opinion ou votre jugement. Pendant que vous écoutez, efforcez-vous de faire un résumé concis, en clarifiant peut-être le langage initial de l’orateur.
Des points bonus sont accordés si vous répétez un langage accrocheur que votre interlocuteur reconnaît comme le sien (« vous étiez donc frustré par le projet parce que le délai était trop élevé ? »).

Posez des questions qui aident les interlocuteurs à réfléchir

L’étape suivante de la paraphrase consiste à poser des questions qui font avancer les choses. Tout comme l’écoute d’un coach, ces questions poussent les orateurs à approfondir leur propre réflexion, à clarifier leur expression ou à envisager d’éventuelles préoccupations. Vous pouvez vous faire l’avocat du diable en soulignant les incohérences ou le langage qui ne semble pas clair. Tous ces éléments sont de véritables cadeaux pour l’orateur et vous aident à rester concentré sur l’écoute.

Interrompre poliment

L’écoute active n’est pas une indulgence aveugle, et toutes les interruptions ne sont pas impolies. Parfois, les orateurs se perdent dans les méandres de leur discours, fournissant des détails dont vous n’avez pas besoin. L’interruption peut les aider à rester pertinents – et être récompensée par un engagement accru.
La plupart des orateurs n’ont pas peur d’être interrompus par une question qui leur permet de continuer à parler. Il est beaucoup plus difficile, surtout pour les introvertis, d’interrompre quelqu’un dans une réunion et de mettre fin à son temps de parole. Veillez à :

• Valider l’interlocuteur (« Merci d’avoir soulevé cette question. »)
• Utilisez un ton chaleureux et poli. Demandez l’avis des autres sur la façon dont vous vous exprimez.
• Faites référence à l’intérêt partagé (« Je voudrais juste m’assurer que nous entendrons tout le monde à propos du projet »).

Comment maintenir l’intérêt du public lorsque vous prenez la parole

Soyez pertinent

Comme nous sommes inondés d’informations, de nombreux publics ne seront pas impressionnés par les données. En fait, le désir de couvrir toutes les bases ou d’anticiper toutes les questions possibles est une raison fréquente de la verbosité.
Pour maintenir l’intérêt des auditeurs, en particulier dans les réunions virtuelles, vous devez sélectionner soigneusement le contenu pour en assurer la pertinence. Posez-vous les questions suivantes Comment cette information affecte-t-elle mon public ? Comment peut-elle les aider dans leur travail ? Ce niveau de détail est-il utile pour comprendre mon message principal ?
Si vous n’avez pas de réponses claires à ces questions, envisagez de supprimer le contenu.

Soyez concis

La concision est la capacité d’exprimer vos idées en aussi peu de mots que possible. Les auditeurs apprécient cela, car cela montre votre préparation et votre respect du temps de vos auditeurs. En outre, la concision est un signe de confiance : la confiance de faire moins, de dire quelque chose une fois et d’être sûr que cela passe.
En particulier dans les réunions virtuelles, où la boucle de rétroaction peut être plate, de nombreux orateurs ont du mal à être concis. Ils peuvent se répéter « juste pour être sûrs » ou utiliser plus d’exemples pour rendre un point clair. Mais ce genre de « plus » peut souvent être moins, car le public se désengage, ayant compris ce qu’il voulait dire la première fois.
La concision est un acte de foi. La foi en votre propre préparation et en la clarté de votre discours. Dans les réunions virtuelles où les caméras sont éteintes, il est plus difficile de garder cette foi. Pour votre propre bien-être en tant qu’orateur, vous pouvez demander à votre public d’être pleinement présent et d’allumer les caméras, puis de le récompenser par votre discours confiant.

Laissez des espaces à remplir par le public

Une façon de vous ralentir et de vous mettre à l’écoute du public est de faire une pause après votre intervention. Pas seulement une seconde pour reprendre votre souffle, mais un véritable espace de silence. Que ce soit virtuellement ou en personne, cela laisse une ouverture que vos auditeurs peuvent remplir, vous fournissant un retour en temps réel sur ce dont ils ont besoin ensuite. Quel niveau de détail veulent-ils que vous atteigniez ? Ont-ils vraiment les questions auxquelles vous alliez répondre ? Ou prennent-ils vos idées dans une toute nouvelle direction ?
Nous nous méfions souvent du silence, comme s’il signifiait que quelque chose ne va pas. Mais c’est dans le silence que les choses se passent, et vous pourriez être surpris de ce que vos auditeurs vous proposent lorsqu’ils ont l’occasion d’intervenir. Quelle que soit la façon dont ils remplissent l’espace, vous pouvez obtenir des indications précieuses sur la façon de vous synchroniser et de procéder. Et c’est là que la communication devient une danse.

Traitez les refus comme des ouvertures, pas comme des obstacles

Vous pensez peut-être qu’en présentant des arguments convaincants, vous serez récompensé par une adhésion immédiate. Ce qui, bien sûr, n’arrive presque jamais. Lorsque vos propositions sont contestées, vous devenez frustré, voire sur la défensive, en essayant d’expliquer pourquoi vous avez raison. Rapidement, les lignes sont tracées et les deux parties doublent la mise, et vous vous retrouvez coincé dans une ornière.
Pour éviter un tel blocage de vos idées, vous devriez peut-être repenser votre façon d’appréhender les réactions négatives. La plupart des nouvelles idées ne sont pas adoptées telles qu’elles sont proposées au départ, et votre public n’a peut-être pas besoin que vous ayez des réponses toutes faites à toutes ses questions. Essayez de considérer votre présentation comme une volée d’ouverture, et les réactions négatives comme des conseils pour mener la discussion que vous devez avoir. Au lieu de vous défendre par réflexe, posez des questions de suivi pour valider et explorer la préoccupation.

Comment communiquer de manière concise

Les meilleurs messages sont souvent simples.
Il n’y a aucun intérêt à communiquer, que ce soit par écrit, verbalement, de manière formelle ou informelle, si le message n’est pas clair.
Communiquer de manière concise – tout en maintenant l’intérêt et en incluant tout ce que votre équipe doit savoir – est une compétence de communication de haut niveau.

1. Gardez votre public à l’esprit

Votre public sera naturellement plus intéressé et engagé si vous adaptez vos communications à ses intérêts. Pousser leur intérêt en parlant directement de ce qui les intéresse suscitera naturellement leur désir de comprendre et d’interagir avec l’information.

2. N’utilisez pas 10 mots quand un seul suffit.

Même le public le plus engagé et le plus dévoué finit par se lasser. En gardant votre message simple et concis, vous le rendrez plus facile à comprendre et à retenir. Rappelez-vous que vous savez déjà ce que vous allez dire, mais qu’ils l’entendent pour la première fois. Restez simple.

3. Réfléchissez à la meilleure méthode pour transmettre votre message

Si l’information que vous transmettez n’est pas urgente, envisagez d’envoyer un courriel ou une note de service. La communication écrite donnera à votre public plus de temps pour l’examiner, y réfléchir et poser des questions. Elle leur donnera également un document pratique auquel ils pourront se référer.

4. Faites-les participer

Si vous avez déjà travaillé comme instructeur, gestionnaire, formateur ou coach, vous savez qu’il y a peu de meilleures façons d’apprendre de nouvelles informations que de les enseigner. Demandez-leur leur avis ou de jouer un rôle dans l’explication de nouveaux concepts et politiques à leurs collègues.

5 conseils supplémentaires pour affiner vos compétences en communication :

En général, si vous cherchez à améliorer vos compétences en communication, les conseils suivants vous aideront à réussir, quelle que soit la situation dans laquelle vous vous trouvez (ou le public avec lequel vous vous trouvez) :

1. Soyez accessible. Si vos coéquipiers se sentent intimidés ou craignent que vous ne réagissiez pas bien, ils seront moins enclins à venir vous demander des informations.
2. Soyez patient. Tout le monde ne communique pas de la même façon. Prendre le temps de s’assurer que vous avez compris l’autre personne et que vous avez communiqué clairement peut s’avérer payant.
3. Soyez conscient de vous-même. Ce n’est pas grave si vous êtes encore en train de développer vos compétences en communication, si vous êtes nerveux ou si vous passez une mauvaise journée. Il faut du temps – et de la pratique – pour devenir un communicateur compétent.
4. Vérifiez que vous avez bien compris. N’ayez pas peur de demander un retour d’information ou de poser des questions pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
5. Changez le messager. Permettez aux autres membres de l’équipe ou aux leaders de développer leurs compétences en communication en leur donnant la possibilité de diriger les discussions et les réunions.

Dernières réflexions sur les stratégies de communication efficaces

En tant que leader et manager, vous avez un pouvoir énorme pour donner le ton à la communication de votre équipe. S’il peut être facile de prendre de mauvaises habitudes de communication, en particulier lors de la transition vers une interface de plus en plus numérique, un changement dans la façon dont une personne communique peut ouvrir la voie à un changement radical sur l’ensemble du lieu de travail. Le développement de compétences de communication efficaces prend du temps, mais les effets en valent la peine à tous les niveaux de votre organisation.