Découvrez pourquoi ces 10 compétences organisationnelles vous donneront une longueur d’avance.

La recherche d’un emploi est un processus éreintant. Il y a beaucoup de candidats talentueux qui se disputent souvent le même poste. Alors, qu’est-ce qui peut vous faire sortir du lot ?

Le sens de l’organisation.

À première vue, vous pourriez penser que les compétences organisationnelles ne sont pas si importantes. Bien sûr, il est bon d’organiser ses documents et de désencombrer son bureau. Mais les compétences organisationnelles font-elles vraiment la différence lorsqu’il s’agit d’atteindre votre plein potentiel ?

En moyenne, les Françaiss passent 25 % de leur semaine de travail à chercher ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pensez-y : ressources de l’entreprise, guides, documents et autres informations. Et 75 % des Françaiss qui travaillent passent au moins une heure par jour à chercher les ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela représente un minimum de 260 heures rémunérées par employé, passées à faire les mauvaises choses chaque année. Les employeurs ont besoin que les employés organisent leur travail, leur communication et leur planification pour un travail d’équipe de qualité.

Les compétences organisationnelles sont encore plus importantes pour les équipes à distance, les grandes entreprises et la main-d’œuvre internationale. Les gens doivent souvent travailler sur des projets comportant de nombreuses pièces mobiles ou communiquer entre fuseaux horaires. Que vous soyez un collaborateur individuel ou un manager, vos collègues comptent probablement sur vous pour communiquer et accomplir vos tâches dans les temps.

Chez RecrutementPro, nous avons un comportement à fort impact appelé « organiser pour gagner ». Cela signifie que nous utilisons notre esprit de croissance et nos compétences en matière de résolution de problèmes pour rester organisés. En agissant ainsi, nous sommes mieux placés pour atteindre nos objectifs, en faire moins pour en faire plus, et garder les équipes alignées. Le sens de l’organisation se traduit par la productivité, l’efficacité et la capacité à faire plus avec moins. Et avec de solides compétences organisationnelles, vous pouvez vous mettre sur la voie du succès.

Cet article traite des compétences organisationnelles clés que tout employeur recherche et de la façon dont vous pouvez les utiliser pour briller au travail et dans la recherche d’un emploi.

Que sont les compétences organisationnelles ?

Le sens de l’organisation est une compétence non technique qui vous aide à gérer les attentes, à rester en tête des tâches et à obtenir des résultats en temps voulu.

Supposons que vous travaillez sur quatre projets sur une période de trois mois. Et vous collaborez avec une personne différente pour chacun de ces projets. De solides compétences organisationnelles vous aideront à décomposer votre contribution attendue en tâches gérables. Vous attribuerez des échéances à ces tâches, en donnant la priorité aux tâches urgentes et importantes. Vous marquerez également les étapes importantes qui nécessitent une communication et une collaboration.

Vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet, un carnet de notes ou même un calendrier pour organiser votre travail.

Le sens de l’organisation vous aide à concentrer votre temps, vos efforts et vos ressources sur le travail qui compte. Le sens de l’organisation permet également de garder toutes les parties prenantes sur la bonne voie pour atteindre les objectifs communs. Ce faisant, vous n’empêchez pas les membres de l’équipe de progresser dans l’accomplissement de leurs tâches.

Importance d’une organisation efficace

Une organisation efficace vous aide :

• Gagnez du temps (et de l’argent) : Vous passez moins de temps à chercher des choses car vous savez déjà où les trouver. Au lieu de cela, vous pouvez consacrer ce temps gagné à d’autres tâches importantes au travail. Comme nous le savons tous, le temps est précieux. L’endroit où vous choisissez de concentrer votre attention et vos compétences peut se traduire par de l’argent.
• Faites un travail de qualité : L’organisation réduit les risques que vous vous précipitiez sur un délai serré et que vous fournissiez un travail de qualité inférieure.
• Devenez un employé de grande valeur : Les gens vous connaîtront comme une personne fiable et intelligente. Vous pourrez obtenir des recommandations et des promotions sur cette base. Vous avez construit votre propre marque personnelle en tant que personne très performante et les gens comptent sur vous pour faire avancer les choses.
• Développez votre forme mentale : Nous exerçons nos cerveaux par le biais d’un entraînement mental. Lorsque vous êtes organisé pour gagner, vous êtes mieux placé pour exercer vos capacités mentales. Par exemple, disons que vous travaillez sur un projet difficile avec des parties prenantes interfonctionnelles. En tant que chef de projet, vous fixez les échéances, les tâches et les responsables du projet. Mais sous le travail quotidien se cachent la gestion des relations, la gestion des conflits et le travail avec les gens. Toutes ces compétences exigent une certaine forme de forme mentale.

Les personnes organisées ont l’air plus fiables et en contrôle, et peuvent rapidement établir un sentiment de confiance et de professionnalisme.

Types de compétences organisationnelles

Compétences organisationnelles internes

Les compétences organisationnelles internes sont mentales. Elles vous aident à analyser des problèmes complexes afin de trouver des solutions. Ce sont les compétences qui vous aident à rester calme, même face à la pression.

La pensée créative, la pensée stratégique, etc. sont des exemples de compétences organisationnelles internes. Souvent, c’est là que votre forme mentale entre en jeu. Votre cerveau dispose d’un large éventail de compétences qu’il utilisera dans différentes situations. Il est important de maintenir votre forme mentale à un niveau élevé pour pouvoir vous appuyer sur ces compétences lorsque vous en avez besoin.

Compétences organisationnelles externes

Ces compétences organisationnelles ont davantage à voir avec la façon dont vous travaillez avec d’autres personnes. Elles vous aident à garder votre espace de travail propre et sans encombrement afin de faciliter l’accomplissement de vos tâches.

Il s’agit de la façon dont vous fixez des échéances pour les objectifs, dont vous décomposez les objectifs en tâches gérables, dont vous communiquez et dont vous collaborez avec les autres.

De bonnes compétences en matière d’organisation externe vous aideront à bien jouer en tant que membre d’une équipe.

Parmi les exemples de compétences organisationnelles externes, citons l’établissement de priorités, la documentation, la gestion du flux de travail et le travail d’équipe.

10 compétences organisationnelles clés pour faire évoluer votre carrière

Vous avez besoin de compétences organisationnelles si vous voulez progresser dans votre carrière. Voici 10 compétences organisationnelles indispensables qui vous aideront à atteindre votre plein potentiel.

10 compétences organisationnelles clés

• Organisation matérielle
• Fixation des objectifs
• Compétences en matière de hiérarchisation des priorités
• Prise de décision
• Réflexion et planification stratégiques
• Collaboration
• Communication efficace
• Gestion du temps
• Auto-motivation
• Autogestion

Organisation physique

Comment organisez-vous vos fichiers sur votre ordinateur, votre bureau et votre espace de travail ? Regroupez-vous vos données dans des dossiers et des étiquettes de fichiers soignées que vous utilisez réellement ? Si oui, vous avez des compétences organisationnelles physiques.

Cette compétence vous permet de passer moins de temps à chercher des choses car vous savez déjà où elles se trouvent.

Fixation des objectifs

Se fixer des objectifs signifie avoir un plan d’action pour vous guider et vous motiver à atteindre un objectif. Il s’agit de diviser vos objectifs en unités plus petites et de leur fixer des échéances.

Les employeurs apprécient les compétences en matière de fixation d’objectifs car elles améliorent les performances et l’optimisme sur le lieu de travail.

Compétences en matière de hiérarchisation des priorités

Disons que vous avez trois tâches à accomplir au cours de la semaine. L’établissement de priorités vous aidera à évaluer chaque tâche pour connaître le niveau d’importance et d’engagement dont elle a besoin. Ainsi, vous saurez quelle tâche traiter en premier.

Comme il n’y a jamais assez de temps pour accomplir tout le travail, les employeurs apprécient les personnes qui savent établir des priorités.

Prise de décision

Vous arrive-t-il souvent de prédire les résultats de différents plans d’action en vous basant sur des faits, puis de choisir le choix le plus avantageux ? Vous avez des compétences en matière de prise de décision.

La maîtrise de cette compétence limite les risques de répercussions de mauvais choix pour une entreprise.

Réflexion stratégique

La pensée stratégique est une compétence de résolution de problèmes. C’est la façon dont vous analysez les situations pour trouver des solutions à un problème dans l’organisation.

La réflexion stratégique est une compétence transférable importante que vous pouvez utiliser dans la plupart des emplois. Elle vous permet de passer de la simple exécution de vos tâches à la compréhension de leur lien avec l’objectif de l’entreprise.

Collaboration

La collaboration décrit la manière dont vous travaillez avec deux personnes ou plus pour atteindre un objectif. Il s’agit de la façon dont vous communiquez, du fait que vous êtes un membre d’équipe fiable qui termine ses tâches, et bien plus encore.

Les entreprises prospèrent grâce au travail d’équipe. Vos compétences en matière de collaboration prouvent que vous pouvez travailler en équipe pour atteindre un objectif commun.

Communication efficace

Une communication efficace consiste à échanger des pensées, des idées et des connaissances de manière à ce que le destinataire les comprenne. Parler (ou écrire) clairement afin que le destinataire ne vous comprenne pas mal.

De mauvaises compétences en matière de communication font rater des occasions, provoquent des conflits sur le lieu de travail et retardent le déroulement des opérations. Un projet sur trois échoue à cause d’une mauvaise communication, ce qui représente des pertes pouvant atteindre 62,4 millions de euros par an.

Gestion du temps

La façon dont vous répartissez votre temps entre les tâches en dit long sur vos compétences en matière de gestion du temps. La gestion du temps consiste à prendre conscience du temps que prennent les tâches et à adapter votre emploi du temps en conséquence.

La gestion du temps peut vous aider à travailler plus efficacement, car les minutes supplémentaires ne vous échappent pas à l’improviste. Elle favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la satisfaction au travail.

L’entreprise n’a pas à s’inquiéter de la sous-performance lorsque vous êtes productif, ou de l’attrition si vous êtes satisfait.

Auto-motivation

L’automotivation est cette force interne qui vous pousse à continuer contre vents et marées. C’est ce désir interne qui vous pousse à atteindre un objectif, même s’il vous semble impossible.

Les managers n’ont pas le temps de courir après les employés, c’est donc une bonne chose que vous puissiez trouver la motivation nécessaire pour travailler par vous-même.

Autogestion

Si vous n’aviez pas de manager pour superviser votre travail, le feriez-vous quand même ? L’autogestion décrit la manière dont vous planifiez, réalisez et rendez compte de votre travail.

Comme pour l’auto-motivation, les dirigeants n’ont pas à craindre que vous vous relâchiez si vous avez des compétences en autogestion.

Comment ajouter des compétences organisationnelles à votre CV

Contrairement au CV, le curriculum vitae est plus court et vous avez donc moins d’occasions d’exprimer vos compétences. Mais cela ne signifie pas que vous ne devez pas essayer de les mettre en valeur. Plus de 43 % des employeurs recherchent des capacités d’organisation dans les CV des candidats. En soulignant vos compétences organisationnelles, vous pouvez aider votre CV à se démarquer et augmenter vos chances d’obtenir un entretien.

Utilisez ces conseils pour mettre en évidence vos compétences organisationnelles dans un CV.

1. Choisissez une mise en page propre pour votre CV

Des CV propres et concis montrent des compétences organisationnelles sans même les mentionner.

En outre, il est facile pour les outils de recrutement de les analyser à la recherche de mots clés. C’est important car les recruteurs utilisent des systèmes de suivi des candidats (ATS) pour analyser 75 % des CV. Il peut également être utile d’utiliser des listes à puces pour que vos compétences soient plus faciles à repérer par un système de suivi des candidats.

Voici un exemple de mise en page claire d’un CV, proposé par We Mean Career.

2. Mentionnez les compétences organisationnelles qui correspondent à la description du poste

Les employeurs préfèrent des compétences organisationnelles spécifiques pour certains rôles, et ils les incluent dans la description du poste. Dans notre offre d’emploi pour un responsable du marketing numérique, par exemple, nous mentionnons la collaboration comme une compétence requise.

Si vous deviez postuler pour ce rôle, il serait bénéfique de mettre en avant vos compétences en matière de collaboration dans votre CV.

3. Utilisez vos compétences en matière d’organisation pour vous décrire dans la section du résumé.

Les employeurs passent en moyenne sept secondes à regarder un CV. La section résumé est la première partie qu’ils regardent car elle se trouve généralement en haut du CV et résume le candidat.

Décrivez-vous avec des compétences organisationnelles clés dans la section du résumé du CV. Voici un exemple fictif pour un rédacteur de contenu à Chicago.

4. Montrez vos compétences organisationnelles dans la section expérience

La section expérience donne plus de détails sur ce que vous avez fait au travail. Montrez comment vous avez utilisé vos compétences organisationnelles pour obtenir des résultats.

Utilisez des verbes d’action pour décrire vos compétences. Utilisez également des puces pour rendre votre section « expérience » claire et facile à lire.

Voici un exemple utilisant le même auteur fictif :

Comment mettre en valeur vos compétences organisationnelles lors d’un entretien

Les employeurs peuvent vous interroger sur vos compétences organisationnelles au cours de l’entretien. Voici comment les mettre en valeur afin de vous démarquer :

1. Parlez de la façon dont vous avez utilisé votre sens de l’organisation dans un emploi précédent.

Les interviewers préfèrent savoir comment vous avez mis en œuvre vos compétences organisationnelles. Parlez-leur du rôle que vous avez joué dans vos emplois précédents.

Peu importe que ce soit à grande ou à petite échelle. Par exemple, vous avez peut-être dirigé une équipe de 4 personnes pour conclure plus de 20 affaires en peu de temps.

Commencez par une phrase rassurante comme « L’organisation était très importante dans mon précédent emploi ». Mentionnez ensuite la façon dont vous avez divisé les objectifs en unités plus petites, le processus de planification, la façon dont vous avez délégué les tâches, et toutes les autres mesures que vous avez prises pour réussir.

2. Expliquez comment vous avez utilisé vos compétences organisationnelles dans votre vie personnelle.

Si vous venez de sortir de l’université, vous avez probablement peu d’expérience dont vous pouvez vous vanter. Ici, utilisez votre expérience personnelle pour prouver que l’organisation efficace est l’une de vos compétences essentielles. C’est le bon moment pour leur parler de ce voyage en famille ou de toute autre chose que vous avez planifiée. N’oubliez pas d’inclure les choses qui ont mal tourné et comment vous les avez gérées.

Et s’ils ne demandent pas votre sens de l’organisation ?

Si votre responsable de l’embauche ne demande pas votre sens de l’organisation, posez-lui des questions pour créer une occasion de discuter de vos compétences. Il existe de nombreuses questions à poser à votre responsable du recrutement, mais vous pouvez essayer ceci :

« Pouvez-vous décrire certains projets et initiatives en cours que je pourrais aider à traiter dans ce rôle ? »

Cette discussion vous donne l’occasion de parler de la façon dont vous géreriez les projets. Et vous pourrez ainsi parler de votre sens de l’organisation.

Conseil de pro : utilisez le mot « je » pour souligner les rôles que vous avez joués. Utilisez également des mots-clés relatifs aux compétences organisationnelles comme « collaborer », « planifier », « élaborer une stratégie », etc. pour affirmer vos compétences.

Comment améliorer vos compétences organisationnelles

De nombreuses entreprises organisent des formations organisationnelles pour enseigner ces compétences. Mais vous pouvez améliorer vos compétences organisationnelles par vous-même grâce à ces conseils :

• Évaluez vos procédures de travail pour savoir si vous êtes bien organisé et où vous devez vous améliorer.
• Désencombrer et garder un espace de travail physique et numérique bien rangé.
• Documentez les instructions et les informations précieuses pour vous aider à respecter les délais.
• Regroupez vos documents dans des dossiers pour un accès facile
• Ayez un calendrier personnel et fixez des dates limites pour votre travail.
• Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et des délais.
• Consacrez au moins 10 minutes pour planifier votre journée et programmer vos activités

Tout le monde peut s’organiser

Le sens de l’organisation n’est pas inné chez tout le monde, mais nous pouvons tous apprendre à nous organiser.

Commencez par vous évaluer pour savoir quelles compétences vous possédez déjà. Ainsi, vous saurez où vous devez vous améliorer.

Si vous avez du mal à développer vos compétences organisationnelles, un coach peut vous aider. Avec RecrutementPro, vous pouvez travailler avec votre coach sur un plan personnalisé pour développer vos compétences. En investissant en vous-même, vous vous rapprocherez de la réalisation de votre plein potentiel.