Communication asynchrone : le super pouvoir du travail à distance

Aujourd’hui, chaque équipe – qu’elle soit à distance, au bureau ou hybride – utilise une forme de communication asynchrone. C’est une nécessité. Mais la communication asynchrone est plus complexe qu’il n’y paraît.

Il n’y a pas d’échappatoire. À mesure que les équipes s’agrandissent et se diversifient géographiquement, et que les projets deviennent plus complexes, il devient difficile de rester synchrone. Les outils qui permettent aux gens de rester alignés tout en travaillant indépendamment sans être dans une conversation ou une réunion en direct sont le seul moyen de rester en phase. Les équipes doivent disposer de plus d’un canal de communication pour avancer rapidement et rester agiles.

Plus qu’une simple nécessité pour les équipes à distance, les outils de communication asynchrone ouvrent la porte à de réels avantages, quelle que soit notre organisation du travail.

Les plates-formes asynchrones disposent souvent d’outils de collaboration intégrés, qui simplifient la communication pour toutes sortes d’équipes. Et les avantages ne s’arrêtent pas à l’augmentation de la productivité. Utilisée de manière réfléchie, une plus grande aisance dans la communication asynchrone permet aux équipes et aux gestionnaires de personnel de repenser leur façon de travailler et de collaborer.

Alors que le monde du travail continue de changer et de se développer, la communication asynchrone peut aider toutes sortes de personnes à participer à un environnement plus flexible. Elle s’est avérée particulièrement bénéfique pour les parents qui travaillent, les employés neurodivergents et les équipes distribuées. Il est même possible que les outils asynchrones aient un rôle important à jouer dans la résolution de la crise de la connexion dans laquelle se trouvent de nombreux travailleurs.

Découvrez quand et comment utiliser la communication asynchrone, l’impact qu’elle peut avoir sur votre équipe et comment la mettre en œuvre.

Qu’est-ce que la communication asynchrone ?

Les lieux de travail traditionnels reposaient en grande partie sur la communication synchrone – les gens devaient être ensemble au même endroit ou au moins au même moment. La communication synchrone comprend les piliers de la vie de bureau tels que les réunions, les formations en direct et les conférences téléphoniques.

Elle comprend également des options moins formelles. Certaines d’entre elles, comme le bavardage dans le couloir ou une discussion rapide autour d’un tableau blanc, sont particulièrement adaptées aux environnements de travail en personne, mais les appels téléphoniques rapides en tête-à-tête sont une autre forme courante de communication synchrone.

Qu’est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone est une méthode de communication qui ne nécessite pas un va-et-vient en temps réel. Les gens reçoivent des commentaires, des images ou des messages d’autres personnes et les traitent selon leur propre calendrier, en laissant des messages à l’autre et en répondant quand cela a un sens pour eux.

Sur le blog Remote, Preston Wickersham résume la communication asynchrone en disant : « Le travail asynchrone est un concept simple : Faites autant que vous pouvez avec ce que vous avez, documentez tout, transférez la propriété du projet à la personne suivante, puis commencez à travailler sur autre chose. »

Pour beaucoup d’entre nous, le courrier électronique est la forme de communication la plus élémentaire que nous utilisons de manière asynchrone. Cependant, de nombreux outils de messagerie et de gestion de projet sont conçus pour fonctionner de manière asynchrone. Il s’agit notamment de plateformes comme Slack, Asana, Trello et Loom.

Les outils de communication asynchrones ont de nombreux usages. Ils peuvent être utilisés pour le brainstorming, les flux de travail, les travailleurs à distance dans des fuseaux horaires différents, la collaboration ou le travail en profondeur. Chaque fois qu’une réponse immédiate n’est pas nécessaire, un outil asynchrone peut faire l’affaire.

Communication asynchrone et synchrone

En général, toute communication qui se déroule en face à face est synchrone. Cela inclut les plateformes virtuelles, comme Zoom, Google Meet, ou même un bon vieil appel téléphonique.

Elle peut également être textuelle, comme la messagerie instantanée ou le commentaire en direct d’un flux vidéo. Tout ce qui se passe au moment même, qui permet une communication en temps réel et qui fournit un retour d’information instantané est synchrone. Cependant, synchrone ne signifie pas nécessairement qu’il est interactif ou qu’il fournit un retour d’information. Pensez à une grande réunion ou à une session de conférence dans la salle de bal d’un hôtel ou à tout format basé sur un « sage sur la scène ».

D’autre part, la communication asynchrone n’a pas besoin de se dérouler en temps réel. Elle se fait souvent par le biais d’e-mails, de SMS ou d’outils de messagerie comme Slack. Pour être un peu réducteur, il s’agit de laisser des messages à une autre personne ou à un groupe. Cette personne peut se connecter à son propre rythme et répondre à votre commentaire ou à votre question.

Avantages de la communication asynchrone

• Peut améliorer l’efficacité et la productivité
• Les gens n’ont pas besoin d’être au même endroit au même moment.
• Les gens peuvent travailler à leur propre rythme
• Peut aider à réduire les distractions et à soutenir des pratiques comme le blocage du temps.
• Contribue à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Aide à réduire la fatigue des réunions et l’épuisement de Zoom
• Meilleure qualité des enregistrements, des notes et du partage d’informations
• Encourage différentes formes de participation qui pourraient être plus inclusives pour les différents types de personnalité et les employés neurodivergents, ainsi que pour les personnes situées dans des fuseaux horaires différents et les aidants naturels.

Le temps de réponse est un facteur important à prendre en compte lors du choix du type de communication à utiliser. Cependant, ce n’est pas la seule chose à prendre en compte. Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir le mode de communication avec votre équipe :

Quand utiliser la communication asynchrone

1. Décalage horaire

Parfois, vous devrez communiquer avec quelqu’un qui n’est pas disponible en même temps que vous. Cela peut être dû au fait que vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, que vous envoyez un message à quelqu’un qui est en congé parental ou qui a tout simplement un chronotype différent. La communication asynchrone est la clé du bon fonctionnement des outils de productivité tels que le blocage du temps.

2. Documentation nécessaire

Async est la solution si vous souhaitez avoir une trace écrite de la conversation. Les courriels et les canaux Slack créent un enregistrement de votre communication, c’est une évidence. La plupart de ces outils sont consultables, ce qui permet de revenir en arrière et de retrouver facilement ce dont vous avez parlé.

3. Surcharge d’informations

Avez-vous besoin de transmettre beaucoup d’informations ou de détails ? En général, je ne peux pas absorber tout ce que j’entends en même temps – et la plupart des gens non plus. Les recherches indiquent qu’en moyenne, les gens n’absorbent qu’une fraction de ce qu’ils entendent. Fournir des informations d’une manière qu’ils peuvent assimiler par eux-mêmes augmente le potentiel de rétention et d’adoption.

4. Éviter la désinformation

Les plateformes asynchrones nécessitent nécessairement de tout expliquer, puisque vous ne pouvez pas répondre en temps réel. Mais l’avantage est de pouvoir fournir des informations supplémentaires. Vous pouvez ajouter des liens, des graphiques et d’autres outils pour clarifier votre message.

5. Vous avez besoin de temps pour réfléchir

Il est impressionnant de pouvoir s’exprimer de façon spontanée, mais la plupart des gens ont besoin d’une minute ou deux pour traiter et formuler une réponse. En déplaçant les conversations vers un format asynchrone, on donne aux gens la possibilité de traiter et de répondre de manière constructive.

Quand utiliser la communication synchrone

1. Sensible au facteur temps

Si vous avez besoin d’un retour d’information immédiat, de directives ou d’une collaboration en temps réel, il est plus logique de travailler de manière synchrone. Souvent, le travail est plus rapide si tout le monde est disponible et se concentre sur le travail en même temps.

2. Besoin d’une touche personnelle

L’un des inconvénients de la messagerie asynchrone est qu’elle élimine souvent les nuances comme le langage corporel et le ton. Les conversations difficiles ou sensibles sont mieux gérées en personne ou par vidéoconférence.

3. Vous n’avez pas besoin de notes

Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas avoir d’excellentes notes d’une conversation synchrone. Cependant, dans de nombreuses réunions qui se déroulent en temps réel, les gens lancent beaucoup de bonnes idées et n’en ont aucune trace par la suite.

Si vous avez désigné un preneur de notes, il est souvent incapable de participer pleinement à la conversation. Mais si vous n’avez pas besoin de beaucoup de notes, les appels synchrones peuvent souvent être plus personnels et plus engagés.

L’impact de la communication asynchrone sur le bien-être mental

Pour beaucoup d’entre nous, la connectivité permanente peut sembler être un mal nécessaire. Nous nous sommes tellement habitués à être connectés en permanence que l’idée de nous débrancher peut être décourageante. Mais si nous pouvions apprendre à nous déconnecter sans avoir l’impression de passer à côté de quelque chose, les dividendes seraient énormes. Les bénéfices se répercuteraient sur notre productivité et notre bien-être, qui sont intrinsèquement liés.

La communication asynchrone pourrait être la clé. Pour certaines personnes souffrant de troubles mentaux tels que la dépression ou l’anxiété, cette connexion pourrait les soulager de l’impression de devoir toujours être prêtes à réagir. Ces personnes peuvent se concentrer d’abord sur leur bien-être et répondre quand cela a un sens pour elles.

Les équipes asynchrones luttent également moins contre la culture du présentéisme. Lorsque l’on ne s’attend pas à une réponse immédiate, il n’est pas si difficile de s’éloigner du bureau. Qu’il s’agisse de faire une pause de 15 minutes, de prendre une collation, de rendre visite à un médecin ou de faire l’ascension du Kilimandjaro, les gens peuvent apporter tout leur être au travail. Et parfois, cela signifie ne pas se présenter au travail – ou du moins, ne pas s’y présenter constamment.

Pour que la communication asynchrone fonctionne, il faut garder à l’esprit quelques bonnes pratiques. Voici comment mettre en œuvre avec succès le travail d’équipe asynchrone et en tirer le meilleur parti :

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la communication asynchrone

1. Adopter le principe du « toujours éteint ».

Le cœur de la communication asynchrone est que personne n’est censé travailler à un moment donné. Si l’une des parties attend une réponse quasi-instantanée, cela créera beaucoup de frustration et de méfiance.

Acceptez l’idée que les gens ne répondront probablement pas immédiatement. Votre équipe et votre organisation peuvent définir des attentes quant au fait qu’asynchrone signifie pas dans la même heure ou même pas le même jour. Le fait de ne pas répondre immédiatement n’indique pas un manque d’engagement ou de professionnalisme.

Donnez aux autres (et à vous-même) la liberté de laisser les messages attendre jusqu’à ce qu’il soit logique d’y répondre. Dans le même temps, tenez compte des normes de votre organisation et du besoin d’information de vos coéquipiers. Il est préférable d’être explicite quant aux délais de réponse attendus et de choisir la forme de communication adaptée au besoin pour permettre au travail de se dérouler efficacement.

2. Soyez clair et concis

Lorsque vous rédigez des messages dans des espaces de travail d’équipe, privilégiez la clarté. Les plateformes asynchrones sont, par nature, des cultures à faible contexte, ce qui signifie que vous devrez être direct et explicite dans vos messages.

Expliquez par écrit ce dont vous avez besoin ou ce que vous voulez, et soyez précis quant aux délais ou aux dates. Ajoutez des liens, des graphiques et les étapes suivantes pour que les gens sachent comment répondre – et quand.

3. Utilisez plus que du texte

Il existe de nombreuses façons de communiquer, et de nombreuses plateformes ont des moyens de communiquer qui vont au-delà du texte. Oubliez ce que l’on vous a appris sur la « communication professionnelle » et enrichissez vos conversations d’émojis, de réactions et de GIFs.

Oui, sérieusement.

Un peu d’humour au travail peut faire beaucoup de bien. Lorsque nous envoyons des messages, nous perdons une grande partie de la nuance d’une réunion en face à face. L’utilisation d’émojis, de GIFs et de mèmes peut atténuer la dureté du texte. Ils peuvent ajouter de la personnalité à la communication d’équipe et contribuer positivement à la culture d’équipe. Des outils tels que Slack vous permettent même d’importer des émojis personnalisés, afin que vous puissiez créer vos propres blagues internes ou boutons de réaction.

En outre, utilisez les statuts, les messages d’absence du bureau et les répondeurs automatiques pour faire savoir aux gens quand vous êtes disponible ou quand ils doivent s’attendre à une réponse.

4. Choisir le bon outil

Tous les outils asynchrones ne sont pas construits de la même manière. Il est essentiel de choisir l’outil conçu pour accomplir ce que vous devez faire. Voici quelques-uns des outils les plus populaires et comment les utiliser pour votre équipe :

Outils de communication asynchrone

Asana

Asana est une plateforme de gestion de projet où vous pouvez assigner des échéances et des tâches spécifiques aux membres de l’équipe. Elle permet de voir et de suivre facilement l’état d’avancement de plusieurs projets à la fois.

Confluence

Confluence est un système de gestion de contenu pour les ressources internes. Il est similaire à Wikipedia, en ce sens qu’il peut être édité par n’importe quel membre de l’équipe y ayant accès. Avec les wikis, plusieurs utilisateurs peuvent contribuer à un document, puis le publier pour que le reste de l’organisation puisse s’y référer.

Google Drive

Google Workspace est un choix populaire pour le travail à distance car il fournit une suite complète de logiciels de collaboration. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur des feuilles de calcul, des Google Docs, des présentations ou conserver des ressources dans un lecteur partagé. Google Meet offre même des options pour les réunions vidéo.

Google Meet est l’une des solutions basées sur le cloud les plus répandues et peut se targuer d’un grand nombre d’intégrations qui viennent enrichir une gamme de fonctionnalités déjà impressionnante.

Jira

Jira a été conçu à l’origine comme un outil de gestion des problèmes, permettant aux équipes de suivre les bogues et les erreurs d’utilisation. Aujourd’hui, Jira s’est étendu à la gestion de projets, ce qui en fait une option utile pour les équipes qui souhaitent gérer les efforts internes et externes.

Loom

Loom est une plateforme vidéo asynchrone, similaire à Marco Polo. Avec Loom, vous pouvez enregistrer votre écran, votre présentation, votre message ou votre voix off pour les partager avec les autres membres de votre équipe. Par exemple, un collègue de travail crée fréquemment des looms pour montrer comment faire des choses comme créer des CTA ou extraire des métriques sur la plateforme de marketing HubSpot. Ses collègues peuvent revoir ses excellentes instructions plusieurs fois et elle n’a pas besoin de prendre un temps précieux pour donner la même formation chaque fois qu’un nouveau venu rencontre le problème.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet qui organise les grands projets en tableaux. Il est similaire à Asana, mais d’après mon expérience, il est mieux adapté aux personnes qui pensent visuellement.

Slack

Slack détient peut-être le titre de champion de la plateforme de messagerie la plus utilisée. De petites équipes ou des entreprises entières peuvent envoyer des communications via un espace de travail partagé. Celles-ci peuvent être organisées en canaux, fils de discussion et groupes. Slack prend en charge les intégrations avec de nombreuses autres plateformes populaires et constitue le choix numéro un pour de nombreux lieux de travail distants et hybrides.

5. Prenez le temps de débrancher

L’un des plus grands défis pour les travailleurs à distance est d’apprendre à fixer des limites au travail. En particulier, ceux d’entre nous qui viennent de l’entreprise, de la vie de bureau, peuvent ressentir une pression pour répondre immédiatement.

Prenez le temps de vous éloigner de votre écran et de la communication – idéalement, au moins toutes les heures. Réservez-vous des « temps de concentration » pour pouvoir travailler sans être interrompu. Et fixez des limites entre les heures de travail et les heures de repos. Vous pouvez paramétrer ces outils pour qu’ils interrompent automatiquement les notifications à la fin de la journée de travail.

Dernières réflexions

Si la pandémie nous a appris quelque chose, c’est que les gens apprécient l’autonomie et la flexibilité dans leur façon de travailler. Grâce à la communication asynchrone, les employés ont plus de liberté pour traiter les informations et réagir à leur propre rythme. Cela se traduit par une réduction du stress, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une productivité accrue. Cela vaut la peine de passer à l’action.