Comment une liste de contrôle des nouvelles recrues peut faire passer l’intégration au niveau supérieur

Une bonne intégration ne consiste pas seulement à s’assurer que la nouvelle recrue dispose d’un système informatique et qu’elle remplit les formalités administratives auprès des RH.

Si cela n’est pas fait correctement, cela peut être une expérience accablante pour le nouvel employé et pour vous. Heureusement, vous pouvez vous préparer à l’avance et établir la liste de contrôle ultime du nouvel employé.

Une liste de contrôle pour l’intégration d’un nouvel employé est un document d’orientation ayant deux objectifs principaux. Premièrement, elle permet de s’assurer qu’un nouvel employé sait ce que l’on attend de lui. Ensuite, elle permet de s’assurer que les employeurs ne manquent aucune étape cruciale au cours des premiers jours, semaines ou mois de l’employé.

Sachant que l’employeur américain moyen dépense 4 000 euros et 24 jours pour embaucher un nouveau salarié, une expérience d’intégration bien menée est cruciale.

Voyons à quoi devrait ressembler une liste de contrôle pour les nouvelles recrues et comment elle peut contribuer au processus d’intégration de vos employés.

Pourquoi une liste de contrôle pour les nouvelles recrues est-elle importante ?

Une liste de contrôle pour les nouveaux embauchés est en fait deux listes de contrôle. La première est destinée à l’équipe des ressources humaines et au responsable du recrutement. L’autre est destinée au nouvel embauché, qui doit s’assurer qu’il obtient et fait tout ce dont il a besoin.

Ces listes de contrôle sont très importantes car elles aident à intégrer les employés dans une organisation. Cependant, gardez à l’esprit que le simple fait de disposer d’une liste de contrôle ne se traduit pas nécessairement par un processus d’intégration réussi. Il s’agit plutôt d’un outil qui vous aide à intégrer avec succès un nouvel employé dans votre entreprise, sa culture et son rôle spécifique.

L’utilisation d’un modèle de liste de contrôle pour les nouveaux employés contribue à la cohérence et permet de gagner du temps, en particulier lorsque vous embauchez souvent de nouveaux employés. Il permet de créer un processus d’intégration plus fluide et plus efficace pour chaque nouvelle recrue. Cela peut avoir un impact considérable sur leur engagement global envers l’entreprise.

Une bonne expérience d’intégration engage les employés en les immergeant immédiatement dans la culture de l’entreprise. Des études montrent que les employés qui estiment que leur intégration a été efficace sont 18 fois plus susceptibles de s’engager envers l’organisation.

À l’inverse, une mauvaise expérience d’intégration est bien connue pour augmenter le taux de rotation du personnel. La principale raison pour laquelle 68 % des personnes quittent leur emploi après seulement trois mois est la façon dont leur employeur a géré le processus d’intégration.

Il est important que vous suiviez la même liste de contrôle pour chaque nouvelle embauche. Vous réduirez ainsi les risques d’oubli ou de négligence.

Cependant, vous pouvez mettre à jour la liste de contrôle d’intégration des employés en fonction des résultats précédents. Vous pourrez ainsi l’améliorer la prochaine fois que vous l’utiliserez pour le processus d’intégration. Des mises à jour régulières peuvent faire des merveilles pour le processus de formation, car il n’y a rien de tel que d’improviser pour ralentir un processus.

Liste de contrôle pour l’accueil des nouvelles recrues

Voici ce que vous devriez envisager d’inclure dans votre liste de contrôle pour l’accueil :

• Confirmez l’arrivée du nouvel employé avec les RH
• Envoyez et complétez les documents relatifs à la nouvelle embauche
• Envoyer un e-mail de bienvenue informatif
• Donnez une copie du manuel de l’employé
• Informez-les des politiques de l’entreprise
• Faire aménager leur espace de travail
• Configurer les comptes et créer les logins
• Organiser une visite des bureaux
• Assigner un mentor
• Définir les attentes professionnelles
• Présenter la culture d’entreprise
• Prévoyez du temps pour le feedback sur l’intégration

A quoi devrait ressembler le processus d’intégration d’un employé ?

L’intégration est un processus stratégique et complet qui peut durer jusqu’à un an. Il est important de se rappeler que l’utilisation d’un modèle de liste de contrôle pour les nouvelles recrues ne signifie pas que l’intégration doit être traitée comme une simple activité à cocher.

Voici quelques caractéristiques d’un processus efficace d’intégration des employés :

1. Accueillant et immersif

Les employés doivent se sentir accueillis et engagés dès le premier jour.

Un excellent moyen d’y parvenir est d’organiser une réunion d’accueil et une séance d’information spéciale. Veillez également à attribuer à chaque nouvel employé un mentor qui l’aidera à s’orienter dans le processus d’intégration.

La présence d’un « compagnon d’intégration » est un excellent moyen d’accueillir le nouvel arrivant. Selon une étude réalisée par le géant des logiciels Microsoft, le fait de coupler un nouvel employé avec un compagnon d’intégration augmente la satisfaction et la productivité des employés.

L’intégration de l’employé dans la culture de l’entreprise est un autre point important. Aidez-le à comprendre les valeurs, la mission, la vision et les objectifs à court et à long terme de l’entreprise. L’objectif est de créer un sentiment immédiat de communauté.

2. Informatif

Un employé ne devrait pas sortir d’une activité d’accueil confus avec un million de questions sans réponse. Concentrez-vous sur des informations claires et concises, présentées de manière conviviale et transparente.

Au lieu de présenter le processus d’intégration d’une manière globale et envahissante, il est préférable de garder les choses simples. Utilisez des méthodes telles que le microlearning pour aider les nouveaux employés à absorber et à retenir les informations.

En raison du pouvoir de la première impression, faites très attention à votre présentation. Par exemple, lorsque vous présentez les valeurs fondamentales de l’entreprise, il vaut mieux que ce soit un cadre supérieur qui mène la discussion plutôt qu’une vidéo de formation. Cela aidera l’employé à comprendre l’importance du sujet abordé.

3. Bien structuré et cohérent

Le programme d’accueil doit être bien structuré et préparé à l’avance pour assurer un bon déroulement. Comme nous l’avons mentionné plus haut, tous les nouveaux employés doivent suivre le même processus d’intégration afin de garantir la cohérence.

Changer continuellement le processus d’intégration peut être source de confusion. Cela ne fera que créer un sentiment d’incertitude dans la culture de l’entreprise. Cela pourrait également amener les employés à douter des capacités des dirigeants et des cadres supérieurs.

4. Etalé dans le temps

Le cabinet de conseil en RH Sapling HR estime que le nouvel employé moyen a plus de 50 activités distinctes à accomplir. Et il ne s’agit là que de l’essentiel des systèmes et de la conformité.

Il est important d’accorder suffisamment de temps pour l’apprentissage, la réflexion et les discussions. Vous éviterez ainsi de submerger les gens pendant le processus d’intégration.

Au lieu d’essayer de tout condenser en une seule journée, décomposez le tout en petits morceaux répartis sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Exemple d’un processus d’accueil efficace

Le processus d’accueil de RecrutementPro est un excellent exemple de ce à quoi doit ressembler un processus efficace :

• La première étape devrait toujours être la lettre d’offre d’emploi. La lettre d’offre d’emploi aidera l’employé à comprendre comment il peut s’attendre à être traité en tant qu’employé de l’entreprise.

• La paperasserie pour les nouveaux employés est plus efficace lorsqu’elle est traitée avant le premier jour de travail de l’employé. Il est utile d’établir une liste de contrôle des formalités administratives afin de s’assurer qu’aucune formalité n’est oubliée pendant l’intégration.

Une personne des RH devrait transmettre la liste de contrôle d’intégration des nouveaux employés avec tout ce dont ils auront besoin pour commencer. Cela inclut des choses comme un ordinateur portable de l’entreprise ou le manuel de l’employé. Et bien sûr, les cadeaux que vous prévoyez d’envoyer à votre nouvel employé !

• Vous devez dire au nouvel employé ce à quoi il doit s’attendre au cours de son premier mois dans son nouveau rôle. En raison de la façon dont le monde a changé, le travail à distance et les environnements de travail hybrides sont devenus la norme. Définir les attentes est plus important que jamais.

• Terminer le processus d’intégration d’un nouvel employé est similaire à conclure un accord avec un client. Au final, l’objectif principal est de sortir de l’autre côté avec un employé qui se sent satisfait de son choix de rejoindre l’entreprise.

• Vous voulez utiliser le processus d’intégration pour préparer le terrain pour une croissance durable et à long terme. Le soutien ne doit pas s’arrêter une fois que l’employé est installé dans son nouveau rôle. Chaque employé doit se sentir libre d’entrer en contact avec les RH et de recevoir le soutien de son manager.

Les 5 phases de l’onboarding

Le processus d’onboarding peut être décomposé en cinq phases. Voyons en quoi consiste chaque phase.

1. Le processus de pré-embarquement

Cette phase comprend tout ce qui se passe avant que le processus d’intégration proprement dit n’ait lieu. Pendant le processus de pré-internat, vous vous préparez à ce que le premier jour et la première semaine du nouvel employé se déroulent sans problème. Vous faites en sorte que le nouvel arrivant se sente le bienvenu avant même son arrivée sur le lieu de travail.

Une excellente façon de le faire est d’envoyer une lettre de bienvenue. Cette lettre peut inclure les attentes en matière d’horaires et de gestion du temps, ainsi que ce à quoi ils peuvent s’attendre lors de leur premier jour au bureau, qu’il soit virtuel ou en personne.

D’autres éléments de la liste de contrôle de ce processus de pré-intégration peuvent inclure :

• Informer le reste du personnel de l’entreprise sur le nouvel employé qui va rejoindre l’équipe.
• Présenter le nouvel employé à son compagnon de mentorat par courriel ou par Zoom. De cette façon, il peut savoir qui il est avant son premier jour.
• Configurer les comptes utilisateurs. Assurez-vous qu’ils ont accès à tous les outils et ressources dont ils ont besoin pour être opérationnels.
• Configuration de leur poste de travail. Cela les aidera à se sentir bienvenus et montre que l’entreprise est prête à les recevoir.
• S’ils travaillent à distance, assurez-vous qu’ils disposent de l’équipement de bureau à domicile nécessaire. Envisagez d’accorder une allocation pour le travail à distance afin de rendre leurs lieux de travail éloignés confortables et productifs.

2. Le processus d’orientation

Le processus d’orientation a un double objectif. Il aide les nouveaux employés à se sentir à l’aise dans leur nouvel environnement de travail. Il leur apprend également à connaître la culture de votre lieu de travail et la manière dont vos pratiques professionnelles s’alignent sur cette culture.

L’orientation a généralement lieu le premier jour ou la première semaine. Au cours de cette phase, votre liste de contrôle du nouvel embauché doit couvrir les points suivants :

• Faites une visite physique du lieu de travail si la personne doit travailler dans un bureau. Montrez-lui la salle de pause, les toilettes, les salles de réunion, les places de stationnement et la cuisine.
• Remplissez les papiers du nouvel employé. Par exemple, les formulaires d’impôt, les formulaires de dépôt direct et les formulaires de reconnaissance du manuel de l’employé.
• Discutez des politiques de l’entreprise concernant les heures de travail, les pauses déjeuner et les demandes de congés et de PTO.

3. La formation et la liste de contrôle spécifiques au rôle

La formation spécifique au rôle ou la formation sur le tas permet aux nouveaux employés d’acquérir des connaissances sur les tâches qu’ils accompliront au quotidien. Tous les types de formation organisationnelle doivent prendre en compte le style de formation le mieux adapté à chaque employé.

Voici ce qui devrait être inclus dans la formation spécifique à un rôle :

• Identifiez tous les systèmes et outils dont un nouvel employé aura probablement besoin pour commencer son travail. Fournissez des liens pour s’installer sur les systèmes de l’entreprise.
• Décrivez ce à quoi doit ressembler une journée de travail typique. Incluez une liste des tâches et responsabilités quotidiennes.
• Expliquez les rôles des différents membres de l’équipe et comment le nouvel employé travaillera avec eux.
• Fournissez les outils spécifiques au poste que le nouvel embauché utilisera. Si nécessaire, offrez-lui une formation pour qu’il utilise ces outils efficacement.
• Décrivez les objectifs de l’entreprise et comment ils sont liés au rôle du nouvel employé.

4. Relation et attentes avec le manager

Cette phase du processus d’intégration vise à établir des relations positives sur le lieu de travail. En particulier, elle vise à créer un lien entre le nouvel employé et son manager lors d’un entretien individuel.

Bien que nous soyons peut-être partiaux, RecrutementPro est une fois de plus un excellent exemple de la manière d’établir cette relation. Chaque nouvel employé est invité à effectuer un exercice sur les « styles de travail ». Cet exercice sert de base au nouvel employé et au manager pour discuter de leurs styles de travail respectifs.

Au cours de cette phase, les problèmes potentiels doivent être discutés, ainsi que les solutions possibles pour éviter toute frustration future.

5. Transition vers un nouveau rôle et fixation d’objectifs à court terme

La dernière phase de l’onboarding aide les employés à passer du statut de nouvelle recrue à celui d’employé à part entière.

C’est le moment idéal pour fixer des objectifs à court terme. Un responsable ou un superviseur doit souligner ce que l’on attend d’eux et à quoi ressemble la réussite. Sur la base de ces discussions, vous devriez organiser un examen des performances à l’avenir pour reconnaître leurs efforts et les aider à améliorer leurs performances.

Les 5 C de l’onboarding

Une intégration réussie implique de couvrir les cinq C :

• Conformité. Les discussions initiales sur la conformité donneront le ton à la façon dont le nouvel employé verra et comprendra son travail dans l’entreprise. C’est également à ce moment-là que les priorités de l’employeur seront connues.

• Clarification. La clarification fait référence à la transmission et à la communication des attentes concernant le rendement au travail.

• La culture. La culture d’une entreprise peut souvent faire la différence entre rester et partir. La nouvelle recrue doit être informée de choses telles que les politiques de sécurité de l’entreprise et sa position sur le harcèlement et l’intimidation au travail.

• Connexion. Plus les nouveaux embauchés se sentent connectés sur le lieu de travail, moins ils sont susceptibles de partir prématurément.

• Revenez en arrière. La fin du premier jour de l’embauche ne signifie pas que le travail d’intégration est maintenant terminé. Un excellent moyen de rester en contact est de mettre en place des réunions de feedback à intervalles de 30, 60 et 90 jours.

Liste de contrôle des formalités administratives pour les nouvelles recrues

Même si les gens travaillent à domicile plus que jamais, certaines parties du processus d’embauche n’ont pas changé.

Vous trouverez ci-dessous les documents que vous devrez obtenir de chaque nouvel employé :

• I-9 : pour la vérification de l’identité de la nouvelle recrue ainsi que de son droit (ou de son éligibilité) à travailler aux France.
• W-4 : la directive qui indique le montant que l’employeur doit retenir sur le salaire du nouvel employé pour le respect de l’impôt fédéral.
• Le formulaire de retenue d’impôt de l’État : certains nouveaux embauchés devront signer un formulaire supplémentaire de retenue d’impôt. Cela dépendra de l’État dans lequel votre entreprise est située.
• Le formulaire de dépôt direct : il permet de définir les coordonnées bancaires de l’employé aux fins du calcul de la paie.

En plus de ce qui précède, il y aura également plusieurs formulaires standard que l’entreprise et le nouvel employé devront remplir :

• Une vérification des antécédents.
• Le contrat de travail.
• Réception du manuel.
• Le questionnaire pour les nouveaux employés, le formulaire de contact d’urgence et les formulaires d’inscription aux avantages sociaux des employés.

Modèle de liste de contrôle pour les nouveaux employés

Liste de contrôle avant embarquement

• Obtenir une lettre d’acceptation d’emploi signée
• Envoyer un email de bienvenue au nouvel employé
• Envoyez un paquet de bienvenue en cas de télétravail ou préparez un paquet de bienvenue à remettre le premier jour.
• Envoyez un courriel interne annonçant l’arrivée du nouvel employé et assurant un accueil chaleureux le premier jour.
• Organisez à l’avance des réunions avec les membres clés de l’équipe.
• Demandez l’accès au bureau et au réseau (cartes-clés, codes d’accès).
• Commander du matériel informatique et un téléphone (en cas de télétravail, leur envoyer du matériel)
• Aménager un espace de travail désigné
• Inscrire l’employé dans le système RH
• Envoyez aux employés des formulaires qu’ils peuvent remplir à l’avance

Liste de contrôle de l’orientation du premier jour

• Organiser une visite des bureaux
• Présenter l’employé à l’équipe et à la direction
• Présenter son mentor
• Leur montrer leur espace de travail et leur fournir un kit de bienvenue
• Aidez-les à s’installer et assurez-vous que tout fonctionne correctement.
• Prévoyez une réunion individuelle avec eux à la fin de la journée pour vous assurer que la première journée s’est bien déroulée.
• Remplir la paperasse pour les nouveaux employés
• Leur remettre le manuel de l’employé
• Examiner le calendrier et les heures de travail
• Expliquer la rémunération et les avantages sociaux
• Expliquer les systèmes de réservation de voyages et les politiques de dépenses, le cas échéant.

Liste de contrôle de l’intégration pour la première semaine et le premier mois

• Programmer des événements sociaux et des activités de renforcement de l’esprit d’équipe (ex : déjeuner d’équipe).
• Planifiez des contrôles réguliers en tête-à-tête
• Fixez des objectifs à court terme
• Fournir des affectations de travail aux employés, et fixer des objectifs de performance.
• S’assurer que l’employé suit la formation spécifique à son rôle dans les délais prévus
• Compléter la formation sur les politiques et procédures
• Inscription complète aux avantages sociaux
• S’assurer que tous les documents relatifs aux RH sont signés et soumis
• Formation sur les politiques et procédures
• Introduire l’employé à la culture de l’entreprise

Utilisez une liste de contrôle pour améliorer l’intégration des nouveaux employés.

Alors que la main-d’œuvre est de plus en plus éloignée, l’intégration peut s’avérer difficile.

Vous essayez d’attirer les talents les plus demandés, de créer un sentiment d’appartenance et de nouer des relations qui accélèrent l’apprentissage sur le lieu de travail. Et ce, souvent sans être au même endroit que vos employés.

Si vous voulez faire une bonne première impression à vos nouveaux employés, une liste de contrôle des nouvelles embauches peut faire la différence. Les listes de contrôle d’intégration permettent de s’assurer que tous les détails sont couverts lors de l’intégration des employés et que rien n’est oublié.

Chaque fois que vous cochez une case, le nouveau membre de votre équipe est prêt à réussir et à s’intégrer dans la culture de l’entreprise.

Contactez RecrutementPro pour en savoir plus sur la manière d’impliquer les employés, nouveaux et existants, et de constituer une équipe dynamique.