Comment un modèle d’évaluation des performances améliore le processus de feedback

Quelle est la culture autour des évaluations de performance dans votre organisation ? Sont-ils effrayants ? Bienvenus ? Juste quelque chose qui doit être fait ? Votre équipe les attend-elle avec impatience ou se plaint-elle que ce soit « encore ce moment de l’année » ?

Le retour d’information est nécessaire à la croissance, mais cela ne signifie pas qu’il est toujours bienvenu – ou que les gens sont à l’aise pour le donner et le recevoir. Le problème du retour d’information, en fait, c’est que la plupart des gens et des organisations ne savent pas le faire. Il est souvent associé à des mesures punitives, et c’est logique. De nombreuses équipes sont très mal à l’aise lorsqu’il s’agit de le donner, même si elles le souhaitent pour elles-mêmes, alors elles le gardent jusqu’à ce qu’il soit inévitable.

Le feedback et les évaluations ne sont pas synonymes. Un examen des performances est une occasion périodique pour les responsables et les collègues d’évaluer les résultats par rapport à des paramètres spécifiques. Ils ont lieu à certains moments. Le retour d’information est permanent et fait partie de la culture organisationnelle. Lorsque les deux sont confondus, ils se transforment en une sorte de baril de poudre.

Les évaluations de performances peuvent susciter de nombreux sentiments au sein de votre équipe, dont l’appréhension n’est pas le moindre. Et c’est logique si l’on n’en parle pas. Si vous ne savez pas à quoi vous attendre, quand les évaluations auront lieu ou en quoi elles consistent, vous aurez une appréhension (compréhensible).

Un employé ne doit jamais être pris au dépourvu par un examen – que ce soit par les questions que vous posez ou par ses performances actuelles. Que les évaluations formelles des performances aient lieu tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, le retour d’information doit être constant. L’évaluation n’est qu’un outil parmi d’autres dans la boîte à outils du manager pour promouvoir la croissance de l’employé et créer une culture saine. Un examen des performances fournit des points de référence – une occasion de fixer des objectifs pour le trimestre à venir et d’examiner les performances à ce jour. Pour améliorer la transparence, il est utile de normaliser les questions que vous posez dans vos évaluations de performance.

La création d’un modèle d’évaluation des performances vous aide à fournir un retour d’information cohérent et précis, basé sur des critères définis. Ce type d’intentionnalité vous aide à créer une culture de coaching au sein de votre équipe. Dans cet espace, les évaluations de performance sont un outil permettant d’évaluer les domaines à améliorer et de développer les compétences – et non pas quelque chose à « passer » ou à craindre.

Comment structurer un examen des performances ?

En général, un examen des performances comprend quatre éléments principaux : l’auto-évaluation, l’évaluation du manager, l’examen et la fixation des objectifs.

Auto-évaluation et évaluation du manager

Ces deux phases du processus d’évaluation des performances se déroulent généralement simultanément. En général, le formulaire d’évaluation de l’employé contient une série de questions ou d’invites. Le manager et l’employé répondent tous deux aux mêmes questions de manière asynchrone.

Donner à vos subordonnés directs l’occasion de s’auto-évaluer peut vous aider à déterminer si vous êtes sur la même longueur d’onde. Idéalement, l’évaluation des performances professionnelles du manager et de l’employé se recoupent largement. Il devrait également y avoir un alignement sur les domaines à améliorer.

Critique

Le formulaire d’évaluation des performances rempli devient la base de la réunion d’évaluation entre le manager et l’employé. Les évaluations sont une conversation à double sens et ne doivent pas être perçues comme punitives ou menaçantes. S’ils comprennent (et doivent comprendre) une évaluation des performances, les managers doivent également veiller à souligner les points forts de l’employé. S’il y a de nombreux domaines à améliorer, l’évaluation ne doit pas être la première fois que l’employé en entend parler.

Fixation des objectifs

L’évaluation des performances devrait également englober les possibilités de développement professionnel. Une partie de cet aspect est couverte dans la section discussion de l’examen, qui comprend généralement les objectifs de la période écoulée et du mandat à venir. Mais en plus des repères spécifiques, il est bon d’inclure une planification de carrière. Cela peut les aider à créer des compétences et des ensembles d’aptitudes qui pourront leur être utiles au fur et à mesure de leur évolution – et stimuler leur engagement.

Comment les modèles rendent les évaluations plus efficaces

Un modèle est une ligne directrice qui vous aide à créer et à réfléchir au processus d’évaluation des performances. Le modèle vous aidera à ne pas omettre d’étapes, ce qui est essentiel lors d’un examen des performances. Il est trop facile d’oublier un domaine ou des étapes importantes lors de la conduite du processus.

En outre, disposer d’un modèle peut aider à formaliser le processus – ce qui est particulièrement important à mesure que votre organisation se développe. Quelle que soit l’équipe ou le responsable dont dépend une personne, le processus de feedback doit être standard. Dans le cas contraire, un manque de retour d’information au sein d’une petite équipe peut avoir un impact négatif sur la culture de tout un département.

Plus que tout, lorsque vous développez un bon processus, il est plus efficace et efficient de continuer à le réutiliser. Les évaluations de performances et la culture d’entreprise ne sont pas des éléments que vous souhaitez laisser au hasard.

Lorsque les évaluations de performances ne sont pas bien faites, elles peuvent conduire à un échec dans l’environnement de travail et à de mauvaises relations entre les managers et les employés. Lorsqu’ils sont considérés comme injustes, partiaux, incohérents ou comme une mesure punitive à peine voilée, ils nuisent en fait à vos employés et à votre équipe. Un examen trimestriel ou annuel des performances mal géré peut nuire à l’engagement, à la motivation et à l’éthique du travail des employés.

Un autre problème courant dans les entreprises est le parti pris du manager. Et cela ne se produit pas seulement selon des critères démographiques, comme le sexe ou la race. Les managers ont également tendance à favoriser inconsciemment les employés qui travaillent au bureau, ceux qu’ils ont embauchés ou ceux dont les performances ont été (récemment) excellentes. En fait, Culture Amp a relevé dix biais cognitifs qui affectent l’évaluation des performances. Un processus normalisé peut contribuer à éliminer les préjugés dans le processus d’évaluation – si les managers, les RH et les dirigeants s’appliquent à les vérifier.

Pourquoi utiliser un modèle d’évaluation des performances ?

L’utilisation d’un modèle d’évaluation du rendement peut aider vos gestionnaires à fournir des commentaires cohérents. Il permet aux membres de l’équipe de savoir à quoi s’attendre et réduit les préjugés dans le processus de gestion des performances.

Un modèle bien conçu offre un espace pour l’auto-évaluation et la communication ainsi qu’une échelle d’évaluation standardisée.

Quels sont les différents types d’évaluation des performances des employés ?

La plupart des entreprises proposent un examen annuel des performances. Ce processus est généralement aligné sur les révisions salariales et les augmentations au mérite. Cependant, ce n’est pas le seul type d’examen que votre équipe peut effectuer. Selon les besoins de votre organisation et la façon dont vous mesurez les performances, la période d’examen peut être mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Vous pouvez également proposer un premier examen abrégé à la fin de l’intégration des nouveaux employés.

Toutes les évaluations ne sont pas non plus menées par un manager. Les équipes bénéficient également des évaluations par les pairs et du feedback à 360 degrés. Dans ce type d’évaluation, les membres de l’équipe qui travaillent en étroite collaboration avec un employé donné répondent à des questions sur ses compétences, ses performances globales et les points à améliorer.

Ce qu’il faut inclure dans votre modèle d’évaluation des performances

Un modèle d’évaluation des performances d’un employé comprend généralement des éléments d’évaluation tels que les objectifs, les performances de l’employé par rapport aux objectifs et des commentaires. Il offre également un espace pour fixer des objectifs pour la période d’évaluation à venir et une auto-évaluation de l’employé. Enfin, de nombreux formulaires prévoient un espace pour la signature de l’évaluation par le manager et l’employé.

Ce qu’il faut inclure dans un modèle d’évaluation des performances

• Informations de base
• Période de révision
• Système de notation
• Critères d’évaluation
• Objectifs
• Commentaires
• Remerciements

Informations de base

Généralement en haut du formulaire, cette partie de l’évaluation demande le nom de l’employé, la date et le responsable qui participe à l’évaluation.

Période de révision

Étant donné que chaque entreprise fixe sa propre année fiscale (et ses propres trimestres), il est utile de préciser la période d’examen. Essayez d’éviter d’énumérer des périodes potentiellement ambiguës, telles que Q3 ou H2, qui peuvent dérouter les nouveaux employés. Précisez plutôt « Q3, du 1er juillet au 30 septembre » (ou toute autre date applicable).

Système de notation

De nombreuses entreprises choisissent d’attribuer à leurs employés une ou plusieurs notes. Il s’agit souvent de « dépasse les attentes », « répond aux attentes », « répond à certaines attentes » et « ne répond pas aux attentes ». Ces notes doivent être clairement définies dans une rubrique placée en haut du document d’évaluation des performances.

Critères d’évaluation

En plus des critères d’évaluation, les entreprises doivent inclure les valeurs internes, les paramètres ou les comportements spécifiques sur lesquels les employés sont évalués. Ces éléments peuvent figurer dans le manuel de l’employé, mais peuvent aussi varier d’une équipe à l’autre.

Buts

En plus de l’examen des performances antérieures, vous devriez prendre le temps de discuter et de planifier les objectifs pour la prochaine période d’examen. Ceux-ci ne doivent pas se limiter aux domaines à améliorer. Ils doivent également inclure les objectifs de carrière et les opportunités de développement professionnel à venir.

Commentaires

Vous pouvez également envisager d’inclure un espace libre pour les éléments d’évaluation que l’employé peut ajouter en fonction de ses points forts ou des commentaires supplémentaires qu’il aimerait fournir. Il est important que les employés aient leur mot à dire et connaissent leurs points forts, afin qu’ils se sentent parfaitement équipés pour relever de nouveaux défis dans leur carrière.

Remerciements

Enfin, vous aurez besoin d’un espace pour que les employés et les managers puissent signer l’évaluation. Ils doivent reconnaître que tous les commentaires, ainsi que l’évaluation, ont été discutés et examinés.

Bien qu’il ne s’agisse pas toujours d’une partie formelle du modèle, réfléchissez dès le départ au temps que vous attendez des employés et de leurs managers pour y consacrer du temps. Soyez réaliste lorsque vous testez votre modèle pour savoir s’il correspond à cette intention. La fixation d’objectifs est-elle la plus importante dans votre organisation ? Faites-le savoir en consacrant plus d’espace et de détails à cette section du modèle d’évaluation. L’évaluation sera-t-elle utilisée comme « preuve » pour justifier les évaluations, les promotions et les changements de rémunération ? Précisez-le également. Il est bon de donner des indications explicites dans le modèle lui-même sur la durée de chaque section.

Ce qu’il ne faut pas mettre dans un modèle d’évaluation des performances d’un employé

Comme nous l’avons mentionné, il est très facile pour une évaluation de performance de se retourner contre vous. Si la culture de votre entreprise est tendue et toxique, votre prochaine évaluation de performance pourrait bien mettre le feu aux poudres.

Il est bon d’être sensible tout au long de ce processus. Les évaluations sont susceptibles d’être stressantes et émotionnelles pour les managers et les employés. Ce n’est pas l’occasion d’exprimer des griefs cachés ou de donner à quelqu’un le feedback de six mois. Une évaluation doit plutôt ressembler à une visite de contrôle. Il ne doit pas y avoir de nouvelles informations, surtout si elles sont négatives.

Dans le modèle lui-même, tenez compte du fait que la conception joue un rôle dans la réactivité. Votre modèle ne doit pas être trop long et compliqué, ni poser des questions inattendues aux employés. Excluez toute information sur les augmentations de salaire, les demandes de congés ou tout autre élément qui devrait être traité en dehors du processus d’examen.

L’évaluation des performances des employés a un coût, qui va au-delà des heures passées à remplir, examiner et discuter des performances. Il y a aussi souvent des jours, des semaines, voire des mois de confusion ou de mauvais sentiments qui peuvent survenir et perdurer dans ce processus. Pourquoi votre équipe procède-t-elle à des évaluations ? Qu’est-ce que vos dirigeants, managers et employés ont à y gagner ? Si vos raisons de procéder à des évaluations de performance justifient le coût, alors concevez-les de manière à atteindre vos objectifs.