Comment réussir votre première réunion avec une nouvelle équipe

Même les personnes les plus expérimentées et les plus confiantes ont le trac lors de la première rencontre avec une nouvelle équipe.

C’est vrai pour les extravertis et les personnes de tous les secteurs. Que vous soyez un nouveau manager ou un nouvel employé, vous voulez que la première réunion avec une nouvelle équipe se passe bien.

La première réunion avec une nouvelle équipe est importante car elle permet de présenter qui vous êtes en tant que personne, ce que vous apporterez à l’équipe et comment vous comptez l’aider à réussir. C’est le moment de répondre à des questions, d’en poser et de commencer à créer des liens avec les personnes avec lesquelles vous allez travailler étroitement. Vous n’avez qu’une seule chance, aussi la préparation est-elle cruciale pour une première rencontre réussie.

Heureusement, il existe des stratégies simples pour soulager vos nerfs et contribuer à la réussite de votre première réunion.

Pourquoi la première réunion est-elle importante ?

La première impression compte beaucoup. Entrer dans votre première réunion d’équipe vous donne, à vous et aux autres membres de votre équipe, beaucoup d’informations, même si cela semble nonchalant.

Si vous rejoignez une nouvelle équipe au travail, vous voulez préciser que vous êtes prêt à contribuer et à apporter vos compétences et vos idées à l’équipe – surtout si cette équipe est très performante. Peut-être rencontrez-vous un nouveau patron avant la première réunion de votre équipe. N’ayez pas peur de poser des questions pour que votre réunion d’introduction avec votre nouvelle équipe se passe bien.

Si vous vous demandez ce que vous devez dire lorsque vous rejoignez une nouvelle équipe, n’oubliez pas d’être authentique lorsque vous vous présentez. Les nouveaux employés veulent entrer en relation avec les membres de l’équipe sur un plan personnel, alors dites-leur des choses sur vous qui ne sont pas liées au travail pour faciliter la connexion.

Vous pouvez vous faire une idée des valeurs et de la culture de l’équipe en écoutant les gens parler. Si vous dirigez la réunion, veillez à ce que plusieurs personnes aient l’occasion de s’exprimer.

S’il s’agit de votre première réunion avec les employés en tant que nouveau manager, la première réunion est l’occasion d’établir votre style de management. Lorsque vous gérez une nouvelle équipe, les gens ont besoin de créer des liens et d’apprendre à se connaître. Cherchez à instaurer la confiance et à favoriser une équipe où tout le monde s’entend bien. La réunion initiale vous aidera à partir du bon pied et à développer votre équipe.

Ce n’est pas grave si vous êtes un peu nerveux à l’idée de diriger une nouvelle équipe. Nos coachs professionnels RecrutementPro sont prêts à vous soutenir lorsque vous apprendrez de nouvelles stratégies qui vous aideront à faire de toutes vos réunions un succès.

9 façons de se préparer à une réunion réussie

Votre première réunion peut être source de beaucoup de pression. Bien sûr, vous voulez faire passer vos idées clairement et ne pas tâtonner avec vos mots. La meilleure façon d’y parvenir est d’arriver aussi préparé que possible. (N’oubliez pas que les exercices de respiration sont une partie importante de la préparation à une réunion importante).

Voici neuf conseils pour vous aider à mener votre première réunion avec confiance et aisance :

1. Avoir un ordre du jour fixe

Ce que les nouveaux chefs d’équipe devraient faire en premier lieu, c’est de créer un agenda fixe. Lorsque vous avez quelque chose à quoi vous pouvez vous référer, le fait de tout mémoriser vous-même vous libère du stress. Préparez un modèle avec un diaporama ou des cartes de repères manuscrites.

Ces aides vous aideront à ne pas vous écarter du sujet et à aborder tous les points que vous vouliez aborder pendant votre réunion.

En tant que nouveau manager, vous voulez que votre première impression soit que vous êtes organisé et que vous pouvez bien diriger votre équipe. Votre modèle d’ordre du jour donne le ton de la réunion. Il indique également vos attentes plus larges et votre philosophie de leadership.

2. Préparez les questions et préparez-vous à ce qu’on vous les pose

Demandez aux membres de votre équipe de vous parler un peu d’eux-mêmes de manière professionnelle. Le lien social et la confiance sont difficiles à établir dans l’environnement virtuel. Donnez l’exemple de la vulnérabilité en partageant un peu de vous-même, y compris ce que vous êtes en tant que personne. Réfléchissez aux détails que vous voulez partager et aux raisons pour lesquelles vous voulez éviter d’aller trop loin ou d’être trop intime.

Demandez à chaque personne de se présenter en quelques points qui peuvent inclure quelque chose de léger mais aussi quelque chose sur son travail actuel. Les questions brise-glace aident à détendre l’atmosphère et encouragent les gens à partager leurs valeurs et ce qui est important pour eux.

Pour un nouveau manager, les premières réunions avec le personnel sont l’occasion de commencer à apprendre qui ils sont en plus du type d’opportunités de développement professionnel et de mentorat qu’ils recherchent.

N’ayez pas non plus peur de poser des questions difficiles. Demandez-leur quelles ont été leurs pires expériences en équipe et comment vous pouvez les aider à résoudre leurs problèmes. Permettez-leur également de vous poser des questions pour les aider à mieux connaître votre style de management.

3. Aménagez votre espace de réunion comme vous le souhaitez.

Qu’y a-t-il de pire que d’entrer dans un espace de réunion et de le trouver complètement à l’envers ? Si vous avez la chance d’être en personne, organisez l’espace physique.

Si les gens sont trop espacés ou trop proches les uns des autres, ils se sentiront mal à l’aise. Veillez à ce que votre espace soit suffisamment intime pour que tout le monde ait de la place, sans pour autant qu’ils aient du mal à entendre les autres lorsqu’ils parlent. Assurez-vous que les sièges sont orientés dans la direction souhaitée et qu’il y a suffisamment d’espace pour tout le monde.

Même dans un environnement virtuel, réfléchissez aux outils de collaboration virtuelle que vous utiliserez, quand et où. Pour une première rencontre, il est préférable de laisser la présentation éteinte afin que les participants puissent vous voir et voir les autres.

Un environnement confortable pour votre première réunion peut contribuer à atténuer toute tension ou nervosité. Cela vaut aussi bien pour vous que pour les membres de votre nouvelle équipe.

4. Faites des recherches sur votre nouvelle équipe à l’avance

Il n’y a rien de mal à faire un peu de recherche avant de se rencontrer en personne. Essayez d’utiliser LinkedIn pour vérifier quel type de compétences les membres de votre équipe apportent à l’équipe et où ils ont travaillé auparavant. C’est une façon d’apprendre à connaître votre équipe à l’avance, ce qui est utile si vous êtes nerveux. Cela peut vous inciter à poser des questions et vous aider à établir des relations plus personnelles.

Cela vous aidera également à vous souvenir des noms, à apprendre la prononciation et à vous familiariser avec leurs visages. Consultez le site web de votre nouvelle entreprise pour voir si elle dispose d’une page « Rencontrez l’équipe ».

Même si vous faites beaucoup de recherches, ne laissez pas cela vous empêcher de faire connaissance avec votre équipe et de lui laisser le temps de vous parler d’elle. Les gens sont bien plus que leur profil LinkedIn. Laissez-leur la possibilité de vous surprendre.

5. Donner le bon exemple

Modélisez le comportement que vous voulez voir chez les membres de votre équipe et dans tout le bureau dans votre nouveau rôle. Éloignez les distractions telles que les appareils électroniques afin qu’elles ne fassent pas dérailler l’ordre du jour que vous avez préparé. Si les caméras sont la norme, prévenez les gens à l’avance et rappelez-leur lors de la première réunion.

Montrez-leur le type de culture d’équipe que vous souhaitez instaurer. Expliquez l’importance de l’intelligence collaborative sur le lieu de travail et montrez l’exemple pendant votre réunion en écoutant les autres, en posant des questions et en étant ouvert aux commentaires. Adoptez une attitude optimiste et soyez enthousiaste à propos du travail que vous vous apprêtez à faire.

Augmentez votre énergie en faisant des exercices rapides ou en respirant avant la réunion, si possible. S’il s’agit d’un appel vidéo, prenez-le depuis une position debout et parlez à la caméra comme si les membres de l’équipe étaient dans la pièce avec vous.

Et, bien sûr, arrivez à l’heure. Vous ne voulez pas être en retard pour votre réunion de présentation avec une nouvelle équipe.

6. Fixer des objectifs appropriés

Déterminez à l’avance les objectifs que vous voulez fixer à votre équipe. Réfléchissez à la direction que vous voulez donner à votre équipe ou au quota que vous voulez atteindre. Ces objectifs pour les membres de votre équipe peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Les équipes très performantes voudront que vous leur fixiez des objectifs afin de pouvoir continuer à se développer, mais la fixation d’objectifs de travail clairs et réalisables est bénéfique pour tous les types d’équipe.

7. Ne pas sur-expliquer les choses

C’est bien de s’exprimer clairement lorsque vous communiquez, mais veillez à ne pas trop expliquer les choses. Les membres de votre équipe sont intelligents. Si les membres de votre équipe connaissent déjà leurs rôles et leurs responsabilités, il n’est pas nécessaire d’inclure des informations sur l’intégration dans votre première réunion.

Vérifiez si les gens semblent confus, mais ne supposez pas qu’ils ne savent rien du fonctionnement de l’entreprise ou de ce que leur rôle exige.

Votre relation de travail avec les autres doit respecter et reconnaître leur intelligence, leur expérience et leur expertise plutôt que de les mettre en doute.

8. Pratiquez votre timing

Il n’est pas nécessaire de passer toute la réunion à parler d’un seul sujet. Vous voulez maintenir l’attention des membres de votre équipe, pas les ennuyer. Une réunion d’équipe efficace ne doit pas nécessairement durer deux heures. Elle doit être concise et respecter le temps et l’attention des autres.

Passez en revue l’ordre du jour de votre réunion, voyez si une section vous semble trop longue, et voyez comment vous pouvez la raccourcir. Prévoyez également du temps pour les questions. Votre nouvelle équipe est probablement aussi curieuse de vous connaître que vous l’êtes d’elle.

9. Avoir une fermeture forte

Ne soyez pas le premier à quitter la pièce. Mais ne laissez pas la réunion se prolonger maladroitement. Résumez vos points et vos actions et mettez fin à la réunion. Votre conclusion doit être concise et motivante. En motivant votre équipe, vous encouragerez ses membres à se passionner, à se fixer des objectifs et à travailler dur.

Soyez accueillant et renforcez ce que vous avez mis en œuvre pour préparer votre nouvelle équipe en restant dans les parages pour discuter. Proposez de clarifier les dernières questions et organisez des rencontres individuelles, si nécessaire. Montrez que vous êtes ouvert aux contacts et que vous voulez apprendre à connaître les membres de votre équipe en vous intéressant ouvertement à ce qu’ils ont à dire.

Derniers conseils et recommandations pour diriger votre première réunion d’équipe

En tant que nouveau manager, vous voulez que votre première réunion avec les employés soit réussie, car vous vous êtes beaucoup préparé. Vous souhaitez également que vos employés réussissent, et une première rencontre réussie y contribue.

Alors que vous réfléchissez au déroulement de la réunion, voici 13 recommandations à retenir avant, pendant et après votre première réunion avec une nouvelle équipe :

1. Soyez intentionnel – pensez à ce que vous voulez que les gens retirent de chaque point de l’ordre du jour et de chaque interaction.
2. Soyez ouvert aux commentaires et prêt à écouter
3. Reconnaissez que vous apprenez aussi, puisque vous êtes un nouveau membre de l’équipe.
4. Comprenez que l’établissement de la confiance peut prendre du temps
5. Établissez un plan pour les 90 premiers jours et faites-le savoir à tout le monde.
6. Prenez note de vos erreurs pour vous aider à l’avenir.
7. Répétez plusieurs fois ce que vous avez à dire avant la réunion.
8. Assurez-vous que vous avez tout le matériel nécessaire et que votre technologie fonctionne.
9. Réfléchissez à la façon de diriger votre équipe de manière à remonter le moral et à encourager les autres.
10. Prévenez les gens à l’avance du moment où la réunion aura lieu en envoyant des messages sur Slack ou en partageant le lien Zoom à l’avance.
11. Partagez l’ordre du jour de la réunion d’équipe pour que tout le monde puisse suivre.
12. Prenez le temps d’expliquer les processus et de définir les attentes des membres de l’équipe de manière approfondie.
13. Expliquez ce qui entre dans vos décisions et comment vous évaluez les progrès et les erreurs.

Même avec une bonne préparation, une première rencontre peut être un moment intimidant. N’hésitez pas à demander de l’aide. Un coach RecrutementPro peut vous aider à vous préparer mentalement et à vous entraîner pour une réunion exceptionnelle qui vous enthousiasmera, vous et les membres de votre nouvelle équipe.