Comment rédiger une lettre de congé (plus modèle)

Chaque jour de travail, vous vous présentez et faites de votre mieux. Mais parfois, l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée vous semble ingérable, et votre meilleur commence à être inférieur à votre ordinaire. Il est difficile d’être performant à 100% tout le temps.

Au bout d’un certain temps, les choses peuvent commencer à vous sembler vraiment écrasantes, et vous vous rendrez compte que vous perdez la concentration et le contrôle.

Lorsque vous êtes vraiment en difficulté, vous pouvez avoir besoin de vous absenter du travail pour récupérer. Et ce n’est pas grave. Si vous vous reconnaissez dans cette situation – ou si vous pensez que ce sera bientôt le cas – il est important d’apprendre à rédiger une lettre expliquant à votre patron la raison personnelle de votre congé. Il est préférable d’être préparé. Votre santé mentale et physique pourrait en dépendre plus tard.

La rédaction d’une lettre de demande de congé peut être une source de stress en soi. Il s’agit d’une lettre personnelle, mais dans quelle mesure doit-elle être formelle ? Devez-vous entrer dans les détails ou pouvez-vous préserver votre intimité ?

Ne laissez pas ces inconnues vous empêcher de déposer une demande de congé. En 2021, 3 200 travailleurs américains à temps plein ont pris un congé au travail. C’est parfaitement courant, alors n’hésitez pas à profiter de cette option. Et rappelez-vous que ce n’est pas un échec : prendre des mesures pour prendre soin de soi est toujours une victoire.

Ne vous inquiétez pas : si vous n’avez jamais rédigé de lettre de congé, vous êtes entre de bonnes mains. Nous allons vous guider dans la rédaction d’une lettre de congé parfaite afin que vous n’ayez pas à vous battre et à stresser lorsque vous ne vous sentez pas au mieux de votre forme. Prenez un stylo et du papier, et plongez dans le vif du sujet.

Qu’est-ce qu’une autorisation d’absence ?

Un congé autorisé est un congé que vous prenez pour vous occuper d’une affaire personnelle. Parfois, ces affaires sont inattendues, comme une maladie soudaine. D’autres fois, vous les voyez venir, comme le besoin de temps pour installer un parent dans une maison de retraite.

Ces absences couvrent une période de temps – parfois fixe, parfois non – pendant laquelle vous vous éloignez de vos responsabilités professionnelles pour vous consacrer davantage à votre vie personnelle. Considérez cela comme un congé sabbatique pendant lequel vous vous éloignez du travail pour prendre soin de vous.

Selon le cas, vous n’aurez peut-être besoin que d’une semaine pour vous sentir mieux ou résoudre une situation. Votre employeur peut vous offrir des jours de congé de maladie ou des congés payés pour couvrir cette pause.

Mais si l’affaire dont vous devez vous occuper dure plus de quelques jours, vous aurez besoin d’un véritable congé personnel. Un congé personnel vous accorde plus de temps libre qu’une série de jours de maladie sans quitter votre emploi. Vous finirez par reprendre le travail, mais vous avez besoin de plus de temps que ce qu’offre le contrat de travail standard.

Les raisons d’un congé personnel sont les suivantes

• Vous souffrez d’un problème de santé qui vous rend malade ou vous fait souffrir de façon chronique.
• Avoir un bébé et prendre un congé de maternité
• Traiter les problèmes de santé mentale ou de maladie mentale
• Soutenir un proche ou un membre de la famille dans le besoin
• Vivre des changements majeurs dans sa vie, comme déménager ou se marier.

Lorsque vous soumettez votre demande de congé, veillez à tout documenter. Si vous avez eu une conversation avec votre responsable des ressources humaines et que vous avez réglé tous les détails, n’oubliez pas d’envoyer un courriel pour conserver une trace écrite de la conversation. Il n’est pas facile de le demander, mais il est utile d’avoir une trace écrite de votre demande si vous devez y faire référence ultérieurement.

Quand dois-je prendre un congé personnel ?

Il est normal d’avoir peur que votre situation personnelle ne suffise pas à convaincre votre employeur de vous accorder un congé. Ne vous inquiétez pas, c’est pour cela que la loi sur le congé familial et médical (FMLA) existe.

La FMLA est une loi qui offre aux employés jusqu’à 12 semaines de congé sans solde par an. Pendant cette période, vos prestations de santé sont maintenues et vous pouvez prendre des congés sans craindre de perdre votre emploi.

Voici les situations dans lesquelles vous pouvez prendre un congé FMLA :

• La naissance de votre enfant et les soins à lui apporter
• Adopter ou accueillir un enfant
• S’occuper d’un membre de la famille immédiate souffrant d’un grave problème de santé
• Prendre un congé médical pour s’occuper de son propre état de santé

Par exemple, si votre conjoint souffre du syndrome de stress post-traumatique, le FMLA vous permet de prendre soin de lui depuis votre domicile. Si votre enfant souffre d’un épuisement professionnel qui a entraîné un épisode intense de maladie mentale, le FMLA vous accorde une période de temps pour vous occuper de votre enfant pendant qu’il a besoin de vous.

Parfois, votre lettre de congé pour raisons personnelles ne répond pas aux directives de la FMLA. Ces circonstances exigent un congé volontaire, ce qui signifie que votre emploi et vos avantages ne sont pas protégés.

Cela ne veut pas dire que vous ne devez pas demander le congé – dans de nombreux cas, votre patron fera preuve de compassion à votre égard. Il pourrait vous proposer de protéger votre poste, même si la loi ne l’exige pas.

Voici quelques exemples de congés volontaires :

• Poursuivre votre formation
• Faire une pause pour voyager
• Déménager dans une nouvelle maison
• Faire le deuil d’un être cher

Comment rédiger une lettre de congé personnel

Une lettre de demande de congé s’adresse à votre responsable RH ou à votre patron, elle doit donc être formelle et professionnelle. Comme votre lettre décrit des circonstances personnelles, efforcez-vous d’être clair et concis.

Donnez suffisamment de détails pour justifier votre demande, mais ne divulguez que ce qui est confortable et nécessaire. Par exemple, si vous suivez un traitement contre le cancer et que vous ne voulez pas évoquer cette partie de votre vie au travail, vous pouvez simplement dire que vous suivez un traitement médical qui vous oblige à rester à la maison.

Une autre chose à garder à l’esprit est le timing. Idéalement, votre lettre doit être envoyée avant la date à laquelle vous souhaitez prendre votre congé. Envoyer votre lettre avec un préavis de deux jours n’est pas toujours suffisant pour permettre à votre employeur de couvrir vos responsabilités et d’établir un plan efficace pour votre absence.

En prévenant suffisamment à l’avance, vous faites preuve de courtoisie envers votre équipe. Mais des urgences peuvent survenir, alors essayez de coopérer tout en réglant les conditions de votre congé.

Voici cinq éléments à inclure dans votre lettre de demande de congé :

1. Combien de temps vous faut-il pour vous reposer

Cela semble être une évidence, mais vous ne devez pas oublier cette information clé : le temps dont vous avez besoin. Peut-être n’avez-vous besoin que de six semaines de congé, ou peut-être aimeriez-vous en prendre douze. C’est une grande différence.

En expliquant combien de temps vous souhaitez prendre votre congé, vous préparerez mieux votre lieu de travail à votre absence. Cela donne également à votre patron une idée de l’impact que cela aura sur le reste du personnel.

2. La date de début et de fin de votre congé

Outre la durée que vous souhaitez donner à votre congé, vous devez indiquer des dates et des heures précises. Une date de début concrète indique le moment où votre congé commencera. Une date de fin permettra également à votre employeur de savoir quand il peut s’attendre à votre retour, afin qu’il puisse commencer à planifier votre travail.

L’établissement d’un calendrier vous responsabilise également. Vous saurez quand vous devez chasser le travail de votre esprit et quand il est temps de vous remettre dans le bain.

3. La raison pour laquelle vous demandez un congé

Les circonstances personnelles sont exactement cela : personnelles. Mais votre patron aura besoin de savoir, en termes généraux, pourquoi vous écrivez une demande de congé. S’il est difficile d’en parler, sachez que vous pouvez décrire la raison de votre demande de congé en respectant vos limites.

N’oubliez pas que cette lettre est privée – le reste de vos collègues n’y jettera pas un coup d’œil. Essayez donc de décrire votre situation de manière succincte, mais ne vous sentez pas obligé de décrire chaque petit détail.

4. Coordonnées et plan

Vous allez manquer un peu de travail. Avez-vous prévu des solutions pour que votre lieu de travail ne prenne pas de retard ? Faites quelques suggestions sur la façon dont quelqu’un pourrait gérer votre travail pendant votre absence et mettez en évidence les ressources dont l’équipe pourrait avoir besoin pour une transition en douceur.

Si vous êtes en mesure de répondre aux messages pendant votre absence, communiquez vos coordonnées à votre responsable (s’il ne les a pas déjà). Indiquez également une personne à contacter en cas d’urgence, comme un membre de la famille ou un ami.

Si vous n’êtes pas prêt à donner un coup de main, pas de problème. Pendant votre congé, vous avez droit à votre repos. Les e-mails auxquels vous répondez sont une faveur, pas une obligation.

5. Un remerciement

Gardez de la place pour un remerciement à la fin de votre lettre d’absence. En remerciant poliment votre employeur d’avoir pris en considération votre lettre et d’avoir pris le temps de trouver une solution, vous montrez que vous lui êtes reconnaissant de son soutien.

Modèles de lettres

Vous êtes prêt à demander un congé, mais comment commencer votre lettre ? Parfois, vous avez besoin d’un peu d’inspiration pour commencer à écrire. C’est là qu’interviennent les modèles.

Chaque lettre de demande est différente, donc copier-coller un modèle ne vous mènera pas loin. Mais utiliser un modèle comme point de départ et s’approprier les mots est un moyen simple de rédiger une lettre en toute confiance.

Voici deux exemples de lettres de congé pour raisons personnelles :

Echantillon 1

[Your name]

[Your address]

[Date]

[Your supervisor’s name]

[Organization name]

Cher [name of your supervisor],

Je voudrais demander un congé. Mon conjoint est en congé de maladie et il a besoin de mes soins le temps qu’il reprenne ses forces. Si possible, j’aimerais que la date de début de mon absence soit le 1er mars et que la date de fin soit le 1er juin.

Si ma demande est approuvée, je serai joignable par courriel ou par Slack si vous avez besoin de moi. J’ai discuté avec [coworker’s name]et ils pensent être en mesure d’assumer certaines de mes responsabilités pendant mon absence. Je serais heureux de discuter plus longuement de la manière de rendre cette transition temporaire aussi douce que possible.

Je vous remercie d’avoir pris en considération ma demande de congé. Comme vous le savez, la famille est très importante pour moi, et je vous serais reconnaissant de me laisser le temps de soutenir mon conjoint.

Tous les meilleurs,

[Your name]

Echantillon 2

[Your name]

[Your address]

[Date]

[Your supervisor’s name]

[Organization name]

Cher [name of your supervisor],

Je souhaite demander officiellement un congé de six semaines. Je demande un congé médical après une opération. J’aimerais que la date de début de mon absence soit le 1er juillet et que la date de fin soit le 12 août. Mon médecin m’a demandé de me ménager pour que mon corps puisse guérir correctement, ce qui m’oblige à rester alité pendant quelques semaines.

Si ma demande est approuvée, je ne pourrai pas venir au bureau. Cependant, je serai joignable par courriel, par Slack et par appel vidéo si nécessaire. Je suis tout à fait disposée à discuter de la façon dont nous pouvons résoudre ce problème avec un minimum de désagrément pour vous et mes collègues. Si vous souhaitez en discuter davantage, mon numéro de téléphone est le suivant [your number].

Je vous remercie de prendre en considération ma demande de congé.

Sincèrement,

[Your name]

Planifier à l’avance

Lorsqu’il s’agit d’une raison personnelle, les demandes de congé peuvent être accablantes. Prendre l’initiative d’apprendre à rédiger une lettre de congé solide vous aidera à long terme.

Votre lettre de demande de congé pourrait faire une grande différence dans votre vie. Des recherches ont montré que la flexibilité au travail est une chose que les travailleurs apprécient le plus. La flexibilité au travail contribue à l’engagement professionnel, à la satisfaction professionnelle et au bonheur général. Si le fait de prendre un congé vous rend la vie un peu plus facile, ce qui se traduit par moins de stress et moins de regrets, pourquoi ne pas le faire ?

La vie ne se résume pas au travail. N’oubliez pas de prendre du temps pour vous et votre santé.