Comment rédiger un énoncé de problème (avec 3 exemples)

Nous avons tous rencontré des problèmes au travail. Après tout, c’est à cela que sert une grande partie du travail. Résoudre des problèmes significatifs pour aider à améliorer quelque chose.

L’élaboration d’un énoncé de problème qui fournit une brève description de la question que vous voulez résoudre est une première étape importante de la résolution de problèmes.

Cela peut sembler simple. Mais créer un énoncé de problème efficace n’est pas si facile, même pour un génie comme Albert Einstein. Si on lui donnait une heure pour travailler sur un problème, il passait 55 minutes à réfléchir au problème et cinq minutes à trouver des solutions. (C’est du moins ce que l’on raconte.)

Einstein exagérait probablement pour se faire comprendre. Mais compte tenu de son succès dans la résolution de problèmes complexes, nous pensons qu’il avait raison.

En tant qu’êtres humains, nous sommes câblés pour dépasser le problème et passer directement à la solution. En cas d’urgence, ce comportement peut nous sauver la vie, comme lorsqu’on s’écarte d’une voiture qui roule à toute vitesse. Mais lorsqu’il s’agit de problèmes à plus long terme sur le lieu de travail, cela peut conduire à de mauvaises décisions ou à des solutions bâclées.

C’est là que les énoncés de problèmes sont utiles. Ils permettent de définir des objectifs significatifs pour parvenir à des solutions efficaces. Savoir comment élaborer un bon énoncé de problème est également un outil précieux pour affiner vos compétences en gestion.

Mais qu’est-ce qu’un énoncé de problème exactement, quand faut-il en utiliser un et comment s’y prendre pour en rédiger un ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions et vous donnerons quelques conseils pour rédiger des énoncés de problèmes efficaces. Vous serez alors prêt à relever de nouveaux défis, petits et grands.

Qu’est-ce qu’un énoncé de problème ?

Tout d’abord, commençons par définir un énoncé de problème.

Qu’est-ce qu’un énoncé de problème ?

Un énoncé de problème est une explication courte et claire d’un problème ou d’un défi qui résume ce que vous voulez changer. Il vous aide, ainsi que les membres de l’équipe et les autres parties prenantes, à vous concentrer sur le problème, à comprendre pourquoi il est important et à savoir qui il affecte.

Un bon énoncé de problème doit susciter une prise de conscience et stimuler la pensée créative. Il ne doit pas identifier une solution ou créer un parti pris pour une stratégie spécifique.

Prendre le temps de travailler sur un énoncé de problème est un excellent moyen de court-circuiter la tendance à se précipiter vers des solutions. Cela permet de s’assurer que l’on se concentre sur le bon problème et que l’on comprend bien les causes profondes. Ce processus peut également vous aider à adopter une approche plus proactive que réactive de la résolution des problèmes. Cela peut vous permettre, à vous et à votre équipe, d’éviter de rester bloqués dans un mode de lutte contre les incendies. Ainsi, vous pourrez profiter de plus d’opportunités de croissance.

Quand utiliser un énoncé de problème

Le meilleur moment pour créer un énoncé de problème est avant de commencer à penser à des solutions. Si vous vous surprenez, vous ou votre équipe, à vous précipiter vers l’étape de la solution lorsque vous discutez pour la première fois d’un problème, freinez. Revenez en arrière et travaillez sur l’énoncé du problème pour vous assurer que tout le monde comprend et est d’accord sur ce qu’est le vrai problème.

Voici quelques situations courantes où la rédaction de l’énoncé du problème peut s’avérer utile :

• Rédiger un résumé pour une proposition de projet ou un projet de recherche

• Collaborer à un projet interfonctionnel avec plusieurs membres de l’équipe.

• Définir le problème du client qu’un produit ou un service proposé vise à résoudre.

• Utiliser le design thinking pour améliorer l’expérience utilisateur
• S’attaquer à un problème que les actions précédentes n’ont pas réussi à résoudre

Comment identifier l’énoncé d’un problème

Comme le corps invisible d’un iceberg, la cause profonde d’un problème spécifique n’est pas toujours évidente. Ainsi, lors de l’élaboration d’un énoncé de problème, comment identifier le véritable problème sous-jacent ?

Ces deux étapes vous aideront à découvrir la cause profonde d’un problème :

1. Collecter des informations à partir de la recherche et de l’expérience antérieure du problème.
2. Parler à plusieurs parties prenantes qui sont touchées par le problème.

Les gens perçoivent souvent les problèmes différemment. Interroger les parties prenantes vous aidera à comprendre le problème de divers points de vue. Cela peut également vous aider à développer des études de cas pour illustrer le problème.

En combinant ces informations avec des données de recherche, vous pourrez identifier les causes profondes avec plus de précision. À son tour, cette méthodologie vous aidera à élaborer un énoncé du problème qui conduira à des solutions plus viables.

A quoi servent les énoncés de problèmes ?

Vous pouvez utiliser les énoncés de problèmes à des fins diverses. Pour une organisation, il peut s’agir de résoudre les problèmes des clients et des employés. Pour le gouvernement, il peut s’agir d’améliorer la santé publique. Pour les particuliers, il peut s’agir d’améliorer leur bien-être personnel. En général, les énoncés de problèmes peuvent être utilisés pour :

• Identifier les possibilités d’amélioration
• Se concentrer sur les bons problèmes ou questions pour lancer des initiatives plus fructueuses – un défi courant en matière de leadership.
• Vous aider à communiquer un problème à d’autres personnes qui doivent être impliquées dans la recherche d’une solution.
• Servir de base à l’élaboration d’un plan d’action ou d’objectifs à atteindre pour aider à résoudre le problème.
• Stimuler la réflexion hors des sentiers battus et d’autres types de techniques de brainstorming créatif.

3 exemples d’énoncés de problèmes

Lorsque vous voulez être sûr de comprendre un concept ou un outil, il est utile de voir un exemple. Il peut également y avoir des différences d’opinion sur ce à quoi doit ressembler un énoncé de problème. Par exemple, certains cadres incluent une proposition de solution dans l’énoncé du problème. Mais si l’objectif est de stimuler de nouvelles idées, il est préférable de ne pas suggérer de solution dans l’énoncé du problème.

D’après notre expérience, un énoncé de problème efficace est bref, de préférence en une phrase. Il est également spécifique et descriptif sans être normatif.

Si ces exemples représentent trois types de problèmes ou d’objectifs, n’oubliez pas qu’il peut y avoir de nombreux autres types d’énoncés de problèmes.

Énoncé du problème no 1 : le statu quo Énoncé du problème

Exemple : Le temps d’attente moyen du service clientèle de la société XYZ est supérieur à cinq minutes, tant en période d’activité intense qu’en période creuse.

Cet énoncé peut être utilisé pour décrire un problème actuel au sein d’une organisation qui doit être résolu. Notez que l’énoncé précise que le problème se produit pendant la période creuse de l’entreprise ainsi que pendant la saison d’activité. Ceci est utile pour effectuer l’analyse des causes profondes et déterminer comment ce problème peut être résolu.

Énoncé de problème n°2 : l’énoncé de problème de la destination

Exemple : Les dirigeants de la société XYZ veulent augmenter de 5 % le revenu net de leur ligne de produits haut de gamme, les widgets, au cours du prochain exercice.

Cette approche peut être utilisée pour décrire où une organisation veut être dans le futur. Ce type d’énoncé de problème est utile pour lancer des initiatives visant à aider une organisation à atteindre l’état souhaité.

Comme pour la création d’objectifs SMART, vous voulez être aussi précis que possible. Notez que l’énoncé précise « revenu net » au lieu de « revenu brut ». Cela permet de garder des options ouvertes pour des actions potentielles. Cela montre aussi clairement qu’une simple augmentation des ventes n’est pas une solution acceptable si les coûts de marketing plus élevés annulent les gains nets.

Énoncé du problème #3 L’énoncé du problème des parties prenantes

Exemple : Dans les trois dernières enquêtes trimestrielles sur l’engagement des employés, moins de 30 % des employés de l’entreprise XYZ ont déclaré se sentir valorisés par l’entreprise. Cela représente une baisse de 20% par rapport à la même période de l’année précédente.

Cette stratégie peut être utilisée pour décrire comment un groupe de parties prenantes spécifique perçoit l’organisation. Elle peut être utile pour explorer les problèmes et les solutions potentielles qui ont un impact sur des groupes de personnes spécifiques.

Notez que l’énoncé indique clairement que le problème est présent dans plusieurs enquêtes et qu’il est nettement plus grave que l’année précédente. En recherchant les causes profondes, l’équipe RH voudra se concentrer sur les facteurs qui ont changé depuis l’année précédente.

Quelles sont les 5 composantes d’un énoncé de problème ?

Lors de l’élaboration de l’énoncé d’un problème, il est utile de penser comme un journaliste en se concentrant sur les cinq « W » : qui, quoi, quand, où et pourquoi ou comment. N’oubliez pas que chaque énoncé peut ne pas inclure explicitement chaque élément. Mais se poser ces questions est un bon moyen de s’assurer que l’on couvre les éléments clés :

• Qui : Quelles sont les parties prenantes qui sont affectées par le problème ?
• Quoi : Quel est l’état actuel, l’état souhaité ou le besoin non satisfait ?
• Quand : Quand le problème se produit-il ou quel est le délai d’exécution ?
• Où : Où le problème se produit-il ? Par exemple, est-il dans un département, un lieu ou une région spécifique ?
• Pourquoi : Pourquoi ce problème est-il important ou vaut-il la peine d’être résolu ? Quel est l’impact du problème sur vos clients, vos employés, les autres parties prenantes ou l’organisation ? Quelle est l’ampleur du problème ? Quelle est l’ampleur de l’écart entre l’état actuel et l’état souhaité ?

Comment rédiger un énoncé de problème ?

Il existe de nombreux cadres conçus pour aider les gens à rédiger un énoncé de problème. Un exemple est décrit dans le livre « The Conclusion Trap : Four Steps to Better Decisions », de Daniel Markovitz. Membre de la faculté du Lean Enterprise Institute, l’auteur utilise de nombreuses études de cas tirées de son travail de consultant en entreprise.

Pour simplifier le processus, nous l’avons décomposé en trois étapes :

1. Recueillir des données et observer

Utiliser des données provenant de recherches et de rapports, ainsi que des faits issus d’observations directes pour répondre aux cinq questions suivantes : qui, quoi, quand, où et pourquoi.

Dans la mesure du possible, allez sur le terrain et parlez directement aux parties prenantes touchées par le problème. Observez directement l’environnement de travail et les équipements. Cela peut signifier passer du temps dans l’atelier de production à poser des questions aux employés sur leur travail et leurs difficultés. Vous pouvez aussi répondre aux appels du service clientèle pour en savoir plus sur les points sensibles des clients et les problèmes auxquels vos employés peuvent être confrontés.

2. Formulez le problème correctement

Un problème bien formulé vous aidera à éviter les préjugés cognitifs et à ouvrir des pistes de discussion. Il encouragera également l’exploration de plus d’options.

Un bon moyen de vérifier si l’énoncé d’un problème est biaisé est de poser des questions comme celles-ci :

Question

Action

Le problème semble-t-il n’avoir qu’une seule solution possible ?

Cherchez des moyens de le reformuler pour ouvrir d’autres possibilités.

L’énoncé décrit-il un symptôme plutôt que le problème ?

Cherchez la cause profonde du problème.

L’énoncé suggère-t-il que le problème est que vous n’avez pas assez de temps, d’argent ou de personnel ?

Trouvez une façon de poser le problème qui conduira à des solutions plus créatives.

L’énoncé du problème manque-t-il d’une solution évidente ?

Génial ! Vous êtes probablement prêt à commencer à explorer des solutions.

L’énoncé stimule-t-il le remue-méninges et la discussion ?

Bien joué ! Poursuivez la discussion en demandant pourquoi.

3. Continuez à vous demander pourquoi (et vérifiez les progrès).

Lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes, restez curieux. Appuyez-vous sur votre esprit de croissance pour continuer à demander pourquoi – et vérifiez les progrès accomplis.

En vous demandant pourquoi jusqu’à ce que vous soyez convaincu d’avoir découvert la cause profonde du problème, vous éviterez les solutions de fortune inefficaces.

Lorsque vous résolvez un problème, quel qu’il soit, il est probable qu’une foule de questions se posent à vous. Pour comprendre de manière holistique la cause profonde du problème en question, votre personnel doit rester curieux.

Chez RecrutementPro, cette idée d’amélioration continue repose sur la curiosité. Nous savons que les organisations du monde entier sont aux prises avec des défis difficiles et complexes. De l’incertitude économique au gel des embauches en passant par les licenciements, le changement est constant.

Il est important de rester curieux, d’écouter attentivement et de comprendre le problème à la racine. Ce n’est pas en grattant la surface d’un problème que vous parviendrez à le résoudre efficacement.

Un énoncé efficace du problème crée l’espace dont vous et votre équipe avez besoin pour explorer, mieux comprendre et obtenir l’adhésion avant d’agir.

Si vous vous êtes lancé dans une proposition de solution, il est également important de comprendre que les solutions sont malléables. Il n’existe peut-être pas de solution optimale unique. Les solutions peuvent changer et s’adapter à mesure que les facteurs externes changent également. Il est plus important que jamais que les organisations restent agiles. Cela signifie que les contrôles interactifs sont essentiels pour résoudre les problèmes difficiles. En gardant un œil sur votre plan d’action, vous serez mieux armé pour pivoter lorsque le moment sera venu de changer.

RecrutementPro peut vous aider. Grâce à l’accès au coaching virtuel, vos collaborateurs peuvent bénéficier d’un soutien personnalisé pour les aider à résoudre les problèmes difficiles de demain.