Comment licencier un employé : Faire le travail que personne ne veut faire

Licencier un employé n’est pas un travail que tout le monde veut faire.

Quelles que soient les circonstances, il n’est pas facile de licencier quelqu’un. Mais il est extrêmement important de bien gérer la situation pour le bien des deux parties. Et selon une enquête, c’est plus fréquent que vous ne le pensez. En fait, près d’un tiers des personnes interrogées ont déclaré avoir été licenciées au moins une fois.

Et malheureusement, nous savons qu’économiquement, les choses ont pris un tournant. Les entreprises procèdent déjà à des licenciements afin de limiter l’impact d’une éventuelle récession. Le licenciement d’un employé n’est pas toujours dû à un employé insubordonné ou à de mauvaises performances. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à licencier des employés.

Si les licenciements peuvent sembler transactionnels, ils sont aussi émotionnels. Les licenciements doivent être traités avec le plus grand soin pour maintenir l’engagement et le moral des employés.

Et pour les gestionnaires de personnel, les licenciements peuvent être source d’anxiété. Il peut également susciter la peur et l’anxiété chez les membres de l’équipe restants. Certains peuvent commencer à craindre pour leur sécurité d’emploi ou éprouver déjà des craintes d’insécurité d’emploi. Il s’agit d’un processus qui, pour être efficace, nécessite un soutien global de la part de plusieurs points de contact.

Et, si possible, les organisations veulent éviter les licenciements. Bien sûr, personne ne souhaite licencier des employés. Il est donc essentiel d’être proactif en matière de performance des employés, que ce soit par le biais du développement professionnel, du coaching, du leadership inclusif, etc.

Si vous vous êtes trouvé dans la position difficile de devoir licencier quelqu’un, nous ne vous envions pas. Mais nous sommes là pour vous aider. Si vous ne savez pas par où commencer, voici comment licencier un employé. C’est un travail que personne ne veut faire, mais il est important que si vous le faites, vous le fassiez bien.

5 étapes pour licencier un employé

Tout d’abord, avant de prendre l’une de ces mesures, consultez vos équipes juridiques et de ressources humaines. Grâce à ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre organisation prend toutes les mesures nécessaires. Mais vous devez également vous assurer que vous mettez fin au contrat de travail de manière légale et respectueuse.

5 étapes pour licencier un employé

1. Le cas échéant, donnez d’abord à l’employé la possibilité de s’améliorer.
2. Consultez vos professionnels des ressources humaines et du droit
3. Préparez l’entretien de licenciement
4. Conduire l’entretien – et écouter le salarié
5. Rassemblez tous les biens de l’entreprise

1. Le cas échéant, donnez à l’employé l’occasion de s’améliorer d’abord

Si votre organisation est aux prises avec de mauvaises performances, il existe des moyens d’être proactif. Il est important de les aider à s’améliorer avant d’en arriver à la phase de licenciement.

La performance des employés est un problème auquel pratiquement toutes les organisations sont confrontées. Et la plupart du temps, il est possible d’améliorer les performances des employés avec le soutien adéquat.

Par exemple, un coach peut aider à pousser les employés à se pencher sur les compétences, les capacités et le potentiel qu’ils possèdent. En offrant un soutien personnalisé, vous pouvez également vous pencher sur la façon dont vous améliorez les performances de vos employés.

Chez RecrutementPro, nous avons mesuré les composantes clés de la performance des employés. Pensez-y : la résilience, l’agilité cognitive, la productivité, l’atteinte des objectifs et l’innovation. Nous avons également mesuré l’impact du coaching sur chacune de ces dimensions. Voici quelques résultats de RecrutementPro sur les performances des employés :

• Il a été démontré que le coaching RecrutementPro augmente la productivité de 2,1 fois.
• Pour ceux qui partent de peu, les membres constatent une multiplication par 2 de l’atteinte des objectifs.
• Pour ceux qui partent de rien, les membres voient leur résilience multipliée par 2,5.
• Lorsqu’il s’agit de gérer le stress, les membres constatent une augmentation de 90 % de la gestion du stress pour ceux qui partent d’un niveau faible.

En résumé : Donnez à vos employés la possibilité de s’améliorer. S’ils ne le font pas, en tant que manager, vous devez documenter les problèmes de performance au fur et à mesure qu’ils se produisent. Avec l’aide des RH et de RecrutementPro, vous pouvez mettre en place un plan d’amélioration des performances.

Si l’employé en question ne répond pas aux attentes après que vous lui ayez donné de nombreuses occasions de s’améliorer, il est peut-être temps de passer à l’étape suivante.

2. Consultez vos équipes RH et juridique

Si le travail à discrétion est courant, votre entreprise doit s’assurer que tous les licenciements sont conformes à la loi fédérale.

En tant que meilleure pratique, il est bon de s’assurer que vous suivez le processus de licenciement avec vos professionnels des RH et du droit. Bien entendu, votre entreprise veut éviter les licenciements abusifs. Vous devez également vous assurer de recueillir autant d’informations que possible sur la politique de l’entreprise, les indemnités de licenciement applicables, etc.

Faites appel à vos équipes RH et juridiques pour vous assurer que vous cochez toutes les cases nécessaires. Le licenciement d’un employé n’est pas un processus dans lequel vous souhaitez vous engager sans l’aide d’un professionnel.

3. Préparer la réunion de licenciement

Le licenciement d’employés est un processus éprouvant pour les nerfs. Et c’est un processus qui demande beaucoup de préparation.

Tout d’abord, assurez-vous de rassembler toutes les informations et tous les documents dont vous avez besoin. Par exemple, si vous renvoyez un employé en raison de son rendement, vous devez avoir cette documentation à portée de main.

Si vous renvoyez quelqu’un parce qu’il a enfreint une partie du manuel de l’employé, vous devez également avoir cette documentation à portée de main. Si vous avez noté des problèmes dans des évaluations de performance antérieures, rassemblez ces données. Ensuite, commencez à réfléchir à ce que vous aimeriez dire. Ce n’est pas une conversation que vous pouvez simplement « improviser ».

Vous pouvez écrire exactement ce que vous voulez dire. Lorsque vous rédigez ce que vous voulez dire, gardez à l’esprit que la relation de travail doit toujours conserver un certain niveau de professionnalisme. Parfois, les entreprises encouragent les managers à se faire accompagner d’un professionnel des RH lorsqu’ils licencient un employé.

Vous pouvez également travailler avec vos professionnels des RH pour rédiger une lettre de licenciement officielle. Tout comme les employés utilisent des lettres de démission lorsqu’ils quittent leur emploi, les employeurs utilisent des lettres de licenciement. Cette lettre de licenciement doit contenir tout ce que l’employé doit savoir. Par exemple, elle doit inclure des éléments tels que

• Motif du licenciement (ou licenciement pour cause)
• Indemnité de licenciement ou accord de licenciement (le cas échéant)
• COBRA et informations sur les prestations d’assurance maladie
• Informations sur le dernier chèque de paie
• Tout autre élément relatif au contrat de travail

Assurez-vous d’avoir préparé cette résiliation avant d’organiser la réunion en face à face avec l’employé. Cela vous permettra également de répondre à toutes les questions que l’employé aura avant son dernier jour.

4. Menez la réunion – et écoutez l’employé

Voici la partie la plus difficile. Il est temps d’organiser la réunion en face à face.

Chaque employé licencié est susceptible de réagir différemment – et c’est normal. Mais il est difficile d’anticiper la réaction de l’employé licencié. Lors de cet entretien, nous vous recommandons d’utiliser les conseils suivants :

• Soyez clair et direct dès le début. S’il y a une réunion où il faut aller droit au but, c’est bien celle-là. Appuyez-vous sur vos compétences en communication pour être clair et direct dès le début de la réunion. Vous serez ainsi sûr de couvrir toutes les informations dont vous avez besoin (et de ne pas laisser l’employé s’interroger ou s’inquiéter de ce qui va suivre). Vous pouvez commencer par dire quelque chose comme : « J’ai de mauvaises nouvelles pour vous. Malheureusement, votre contrat de travail a été résilié avec effet immédiat. Je vais vous expliquer toutes les informations de mon côté, mais je veux laisser un peu de place aux questions. »

• Donnez toutes les informations nécessaires. Si vous avez déjà eu des conversations sur les problèmes de performance, citez-les. Votre employé saura que ce n’est pas la première fois que vous abordez les problèmes de performance. De même, s’il y a des choses comme des violations de la politique de l’entreprise, citez les détails. Plus vous pouvez faire référence à des données et des informations provenant de documents, mieux c’est. Bien entendu, s’il s’agit d’une situation de harcèlement ou de discrimination (comme le harcèlement sexuel ou une conduite illégale), faites appel à vos experts en RH et en droit pour vous aider à orienter la conversation. Ils peuvent également être présents si c’est le cas.

• Écoutez l’employé. Donnez à l’employé l’espace nécessaire pour digérer. Il est probable que l’employé licencié ressente des vagues de chagrin, de perte, de choc et de tristesse. Il peut aussi exprimer de la colère, de la frustration ou d’autres émotions. Il est préférable de simplement lui laisser l’espace nécessaire pour l’écouter. À cette étape de la conversation, appuyez-vous sur vos compétences en matière de régulation émotionnelle. Se faire licencier n’est pas facile pour l’employé non plus, quelles que soient les circonstances. Bien que vous ne puissiez pas savoir ce qu’il ressent, vous pouvez prendre le temps d’écouter ce qu’il a à dire.
• Répondez aux questions du mieux que vous pouvez. Il est probable que l’employé aura des questions. Essayez d’y répondre du mieux que vous le pouvez. C’est également à ce stade que la documentation sera utile. Par exemple, si un employé ne comprend pas pourquoi il est licencié pour mauvais résultats, vous pouvez lui donner des exemples précis. Le fait d’être bien préparé pour la conversation vous aidera à répondre à autant de questions que possible.
• Réglez tous les détails. C’est ici que vous voulez vous assurer que l’employé licencié a toutes les informations dont il a besoin. Passez en revue des éléments tels que les vacances ou les congés non utilisés, la date à laquelle il recevra son dernier chèque de salaire et les prestations de santé. Si vos employés travaillent en personne, assurez-vous de leur donner le temps de rassembler leurs effets personnels.

5. Rassemblez tous les biens de l’entreprise

La plupart des propriétaires d’entreprises fournissent à leurs employés une sorte de propriété de l’entreprise. Assurez-vous de rassembler tous les biens que vous pouvez, comme les ordinateurs portables, les dossiers et tout autre type d’appareil de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises distribuent des téléphones ou des iPads d’entreprise.

Veillez également à laisser à l’employé le temps de rassembler ses effets personnels. Si votre personnel est éloigné, vous devez également vous assurer que vous donnez à l’employé des instructions sur la façon de rendre les biens de l’entreprise.

5 choses à ne pas dire lors du licenciement d’un employé

Pour les managers, il n’est pas facile de licencier un employé. Cela peut être anxiogène et éprouvant pour les nerfs. Pour certains managers, vous pouvez également ressentir un sentiment de culpabilité, de honte ou de chagrin associé au licenciement d’une personne.

Mais même s’il s’agit d’un processus émotionnel, il est important de veiller à ne pas laisser vos émotions prendre le dessus. En particulier si un employé exerce des représailles irrespectueuses, il est important de garder votre sang-froid. Vous ne voulez pas non plus que vos nerfs prennent le dessus au point de vous mettre le pied dans la bouche.

Nous avons dressé une liste de cinq choses à ne pas dire lors du licenciement d’un employé.

• « C’est vraiment dur pour moi. » Arrêtons-nous là. Peu importe les circonstances du licenciement, l’employé licencié perd son emploi. N’en faites pas une affaire personnelle. Il est important de diriger avec empathie, mais aussi d’avoir un style de communication direct et clair.

• « Comparé à ce membre de l’équipe, vous ne vous en sortez tout simplement pas bien ». Les managers doivent savoir que les performances des employés ne doivent jamais être comparées à celles d’un collègue. Les employés doivent être comparés aux exigences du poste à pourvoir, et non au coéquipier à côté d’eux.

• « Certains détails devront être réglés plus tard. » Non, les détails auraient déjà dû être réglés. Si vous avez tendance à dire cela, vous devez revenir à l’étape de préparation pour vous assurer que vous avez réglé tous les détails.

• « Faites-moi savoir si je peux faire quelque chose pour vous aider. » Bien que cela soit dit avec de bonnes intentions, ce n’est pas utile. Cela peut paraître condescendant et condescendant pour l’employé.
• « Notre équipe est comme une famille, donc c’était une décision difficile. » Les entreprises ne sont pas des familles. Le fait que votre organisation considère ses employés comme des membres d’une famille peut laisser entrevoir la toxicité de la culture d’entreprise. Bien sûr, vous ne licencieriez pas un membre de votre famille.

5 raisons pour lesquelles vous licencieriez un employé

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez licencier un employé. Nous avons compilé cinq des raisons les plus courantes de licenciement d’un employé.

Discrimination

Si un employé a fait preuve de discrimination à l’égard d’autres personnes sur le lieu de travail, cela constitue un motif de licenciement. En vertu de la loi fédérale, il est illégal pour une personne de discriminer une autre personne en raison de sa race, de sa religion, de son sexe, de son origine ethnique, etc.

Si vous pensez qu’il y a matière à licenciement pour cause de discrimination, consultez vos professionnels des RH et du droit. Il est probable qu’il s’agisse de signes d’un environnement de travail hostile.

Mauvaise performance des employés

Les mauvaises performances des employés sont une raison fréquente de licenciement. Si les employés ne s’acquittent pas de leurs tâches, cela a un effet d’entraînement sur l’ensemble de l’organisation. Parfois, cela peut également avoir un impact sur les performances professionnelles d’autres employés.

Bien qu’il s’agisse d’une raison pour laquelle les employés sont licenciés, il est également possible de l’éviter. Avec le soutien et les ressources adéquats, vous pouvez être proactif quant à la fréquence de vos licenciements pour cause de performance.

Comportement non éthique

Il est probable que le code de conduite de votre organisation ou le manuel de l’employé contienne des informations sur le comportement éthique. Si un employé enfreint ce code de conduite en adoptant un comportement contraire à l’éthique, cela peut constituer un motif de licenciement.

Par exemple, un employé des ventes pourrait corrompre un client potentiel. Dans votre code de conduite, votre entreprise énonce clairement une politique contre la corruption. Cela pourrait entraîner le licenciement de cette personne.

Harcèlement ou autre activité illégale

Si vous avez constaté qu’un employé a participé à un harcèlement ou à une autre activité illégale, cela peut constituer un motif de licenciement. Le harcèlement ne doit en aucun cas être excusé sur le lieu de travail.

Réduction des effectifs

Malheureusement, les licenciements sont fréquents, surtout lorsque les entreprises réagissent à un climat économique plus important. Il s’agit souvent du licenciement le plus difficile, car de nombreux employés qui auraient pu être des travailleurs fantastiques sont licenciés.

Mais il y a des coûts que les entreprises paient en réponse aux licenciements. Nous savons que les licenciements nuisent au moral des employés, à leur engagement, à la productivité et aux performances globales de l’entreprise. Si vous vous trouvez dans la situation impossible de devoir licencier des employés, appuyez-vous sur votre coach. Avec le bon soutien, vous pouvez vous assurer que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour que ce type de licenciement soit le meilleur possible.

N’oubliez pas l’élément humain du licenciement des employés

Bien qu’il semble s’agir d’un processus transactionnel, le licenciement d’employés est un processus émotionnel. Il a des répercussions négatives sur l’employé licencié. Mais il peut aussi avoir un impact sur les responsables du recrutement, les membres de l’équipe, l’engagement des employés et le moral général.

Travaillez avec RecrutementPro pour vous assurer que vos employés sont en bonne santé mentale et qu’ils sont capables de surmonter les périodes difficiles. En investissant de manière proactive dans vos employés, vous pouvez limiter les impacts négatifs de certains événements comme les licenciements. Et, en fin de compte, vous investissez dans le pouvoir de vos employés.