Comment le feedback externe peut améliorer votre processus de gestion des performances

Le retour d’information peut être considéré comme l’une des principales composantes du succès. En effet, il nous offre l’occasion unique de comprendre ce qui a bien marché et ce qui n’a pas marché. Il nous aide à recueillir différents points de vue sur la façon dont nous pouvons nous améliorer. Mais à quelle fréquence pensez-vous au feedback externe ?

En tant que responsable RH, si vous parvenez à instaurer une forte culture du retour d’information, vous constaterez que les équipes deviennent plus ouvertes, que les compétences en matière de communication s’améliorent et que l’alignement sur les objectifs de l’entreprise est plus important.
Cependant, donner et recevoir du feedback n’est pas la pratique la plus courante dans toutes les organisations. Pourtant, si nous voulons nous améliorer dans tout ce que nous faisons – qu’il s’agisse d’une compétence ou d’un projet – et en retirer des enseignements précieux, nous devons non seulement apprendre à être ouverts au retour d’information et à le donner, mais aussi à l’établir comme un processus sérieux et permanent dans nos organisations.Et nous ne parlons pas seulement du retour d’information entre pairs. Travailler dans une agence, par exemple, pose certains défis lorsqu’il s’agit de recueillir le feedback des clients ou des contractants, car ils ne font techniquement pas partie de votre écosystème quotidien.Il est difficile de savoir ce que vos parties externes pensent du travail de certaines personnes de votre organisation avec lesquelles elles collaborent, surtout avant la fin d’un projet. Cet article a pour but de vous aider à comprendre l’intérêt de demander un retour d’information externe afin d’améliorer l’apprentissage et de vous montrer comment vous pouvez rationaliser ce processus dans le cadre du flux de travail de votre organisation.

Pourquoi il est si important de demander un retour d’informations aux parties externes avec lesquelles vous travaillez

Tout d’abord, les organisations comprennent souvent la valeur du retour d’information, mais ne l’utilisent pas assez. En particulier lorsqu’elles travaillent avec des parties externes, elles ont tendance à ne pas recueillir de retour d’information sur les performances d’une personne ou à se concentrer sur la collecte d’informations par le biais de vagues questionnaires généraux envoyés par e-mail.
Ce n’est pas une méthode efficace pour apprendre et s’améliorer. Le problème avec cette approche est que
a) chaque projet et chaque client est différent (ces enquêtes doivent donc être personnalisées dans une certaine mesure) b) le retour d’information porte souvent uniquement sur le projet lui-même et non sur la façon dont les gens ont collaboré entre eux ou sur la façon dont ils ont travaillé avec certaines personnes
c) la collecte du retour d’information a lieu une fois le projet terminé, de sorte que si quelque chose n’allait pas tout au long du processus, personne n’aurait pu réagir à temps. Le retour d’information doit être considéré comme un processus continu, une boucle si vous voulez, afin d’apprendre, d’itérer et de s’améliorer en permanence. Il ne s’agit pas de crucifier les gens ou de juger les erreurs qui se sont produites en cours de route. Au lieu de cela, le retour d’information doit être considéré comme un mécanisme permettant de créer des liens significatifs sur ce qui va bien afin que vos collaborateurs puissent continuer à le faire, et/ou de discuter de ce qui nécessite une attention particulière afin de le corriger avant qu’il ne soit trop tard. Voici quelques-uns d’entre eux :

• Il introduit une courbe d’apprentissage continue pour que l’amélioration ne s’arrête jamais – vos employés sont dans un état constant d’itération pour créer leur meilleur travail possible.
• En demandant un retour d’information à des personnes qui ne font pas partie de votre organisation, les équipes obtiennent un retour objectif différent sur les projets et les individus.
• Une image holistique est peinte de la façon dont les équipes et les individus travaillent ensemble en interne ainsi que de la façon dont ils collaborent avec d’autres personnes en dehors de l’organisation. On peut comprendre comment votre établissement est présenté et comment l’ensemble des relations de travail avec les clients peut être amélioré.
• Les personnes travaillant sur des projets en équipe reçoivent un retour personnalisé sur leurs performances tout au long du processus. C’est important car cela permet d’identifier les aptitudes et les compétences que certains individus peuvent améliorer.
• Pour les projets plus longs, il n’est pas nécessaire d’attendre la fin du projet pour obtenir des informations. Les équipes et les individus bénéficient de points de contrôle plus fréquents.
• Cela peut également permettre de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité. De nombreux projets à long terme disposent de budgets importants et attendre un an avant d’obtenir un retour d’information peut être financièrement dévastateur.

Comment rationaliser le processus de retour d’information externe

Accordez une attention particulière aux questions

Les questions de votre enquête externe sont essentielles pour recueillir le bon feedback. Ce sont elles qui détermineront la qualité du feedback que vous recevrez. Vous devez garder à l’esprit que les gestionnaires ou les propriétaires de projet peuvent vouloir personnaliser certaines questions pour obtenir des informations sur des aspects spécifiques d’un projet et/ou des individus.
C’est pourquoi il est important de laisser les responsables et les chefs de projet composer leurs propres questions, avec vos conseils si vous le jugez nécessaire, afin d’en savoir plus sur ce qui compte le plus et de les impliquer dans le processus. La flexibilité est importante. N’oubliez pas non plus que lorsque vous posez des questions, il est important de les formuler de manière plus engageante et moins formelle. D’une part, vous vous assurez que les gens comprennent ce qu’on leur demande réellement. D’autre part, vous faites tomber la barrière mentale pour qu’ils soient plus honnêtes et authentiques dans leurs réponses. Après tout, vous vous adressez à un être humain qui sera enclin à répondre au mieux de ses capacités.

Planifiez les différentes étapes du processus

Distribuez le retour d’information à toutes les personnes concernées, en externe et en interne, en même temps. Par exemple, si vous avez travaillé sur un projet avec plusieurs parties prenantes externes, incitez les responsables à compiler leurs questions, puis envoyez directement la demande de retour d’information à tout le monde en même temps.Retarder le retour d’information n’est pas idéal car des études ont montré que plus vous attendez pour donner un retour d’information, moins il sera précis. Les gens ont tendance à oublier des choses plus le temps passe. Pour vous assurer de recueillir le plus de commentaires possible, et sachant que nous sommes tous très occupés au travail, envoyez un rappel à tous les participants à l’enquête afin de faire remonter la demande de commentaires dans votre esprit. De cette façon, vous assurez le suivi et veillez à ce que les demandes de feedback ne restent pas sans réponse. Vous pouvez également personnaliser le message pour vous assurer que votre rappel est personnel et bien pensé.Une fois que vous avez recueilli le feedback, vous pouvez vous concentrer sur la documentation et le stockage de toutes les informations en un seul endroit. Une fois que vous avez recueilli les commentaires, vous pouvez vous concentrer sur la documentation et le stockage de toutes les informations en un seul endroit. Cela sera très bénéfique pour les individus et leurs managers, car ils pourront organiser un entretien individuel pour discuter des résultats de l’enquête.

Créer une boucle de rétroaction externe

Vous devriez viser à créer un processus de rétroaction externe dans un endroit qui peut être facilement reproduit, de sorte que finalement il y ait une boucle d’apprentissage continu établie. Cela rend le processus évolutif.Comme ce processus fournira aux membres de l’équipe des commentaires précieux tout au long de l’année, ils auront une meilleure idée de leur performance et de leur position. Cela alimentera les examens annuels de performance et les équipes ne tomberont pas dans le piège de ne recevoir qu’un seul feedback par an sur les projets sur lesquels ils ont travaillé avec des parties externes.Commencez par déterminer comment vous pouvez intégrer ce processus de feedback dans les flux de travail existants des managers et de leurs équipes. L’idée est de créer le moins d’obstacles possible afin d’augmenter l’adoption du système. Les managers ont des emplois du temps chargés, donc un processus compliqué qui leur prend beaucoup de temps n’encouragera pas l’adoption du système. N’oubliez pas de partager les informations importantes issues de ces enquêtes sur l’engagement des employés au sein des équipes et entre elles, afin d’optimiser et d’accélérer l’apprentissage. Il est vraiment inutile de recueillir des commentaires externes si personne n’y donne suite et si personne n’en tire des leçons.

Commencer à recueillir des commentaires externes

Recueillir un feedback externe n’est pas aussi simple que d’envoyer une enquête générique à des personnes extérieures à votre organisation. Il s’agit d’un processus qui doit être personnalisé et faire l’objet d’un effort conscient afin d’obtenir un retour qui soit réellement utile aux équipes et à leurs responsables. Puisqu’il implique des personnes extérieures à votre organisation, vous devez réfléchir à la manière dont vous et vos managers pouvez impliquer ces parties et fusionner cela avec le flux de travail existant des équipes.Notre conseil est de prêter attention aux points suivants lorsque vous vous lancez dans la création d’une boucle d’apprentissage continu par le biais du feedback externe :

• Soyez attentif aux demandes de feedback qui peuvent être réutilisées et à celles qui doivent être personnalisées. Chaque projet est différent, donc beaucoup de questions que vous partagez avec les parties prenantes externes devront être adaptées.
• Rédigez vos questions avec une réelle curiosité et de manière moins formelle. Le taux de participation et la qualité des réponses s’en trouveront améliorés.
• N’attendez pas trop longtemps pour envoyer les questions, car plus vous attendez, plus les gens oublient. Envoyez les questions par lots pour accélérer le processus.
• N’oubliez pas de documenter et de stocker toutes les informations en un seul endroit afin qu’elles soient facilement accessibles à tout moment.
• Avant même de commencer à envoyer des demandes de retour d’information, assurez-vous de déterminer comment vous pouvez intégrer ce système dans le flux de travail des équipes aussi facilement que possible, afin que la barrière à l’adoption soit faible.

L’avenir du travail change et évolue rapidement. Nous savons que vos employés apprennent à s’adapter au changement, à l’incertitude et à l’inconnu qui les attend. Pour prospérer, votre personnel doit être en mesure de demander ouvertement un retour d’information. Mais sous chaque mécanisme de retour d’information se cache un socle de sécurité psychologique, de leadership inclusif et de confiance. Afin d’obtenir un retour d’information significatif, votre personnel a besoin de connexions significatives. RecrutementPro peut vous aider. Avec RecrutementPro, vous pouvez libérer tout le potentiel de votre personnel pour commencer à construire un avenir meilleur.